應用文寫作基礎知識5篇
應用文寫作基礎知識1
一、判斷題
1、標題中不能出現阿拉伯數字如“20xx 年度全市國稅工作總結表彰大會開幕詞”。（0）
2、公文附件的形式可以是附表、附圖和文字。（1
3、公文的成文日期應用漢字書寫。
4、在 13 種公文中，上行文包括報告、通報、通知、請示、意見、函。 0
5、公文寫作是代表一級機關立言，是“經國之大業”， �！罢轮葎铡保�1)
6、任何公文的標題都必須三要素俱全，請示也不能例 （0）外。
7、應用文以實際應用為目的，寫作時要采用慣用的格式。1
8、公文的主送機關（即主要受文機關）應當使用全稱或規范化的簡稱、統稱.1
9、公文的成文日期通常排列在正文后的右下角（右空四字） “零”寫為“O”。 。用漢字書寫。 （1) 10、公文的結構層次序數第一層為“一”、第二層為“（一）”、第三層為“1.”，第四層“（1）”。1 11、通知、通報、報告、請示、意見、函等文種屬于稅收事務文書。（0）
12、述職報告、講話稿、總結、簡報等文種屬于常用行政公文。0
13、述職報告是指領導定期向選舉或任命機構以及本單位的職工干部所作的工作匯報。0
14、述職報告要圍繞崗位職責和工作目標講述自己的工作，尤其要體現個人作用，不能寫成工作總結。（1） 15、述職報告要突出重點，對影響全局、有創造性、有開拓性的特色工作重點著筆，力求詳盡具體，而對日常性、一般性工作的表述則盡量簡潔，略作介紹即可。1
16、我們常說的講話要得體，指的就是講話要符合講話者的身份、習慣、風格和講話場合的要求。1 17、講話稿開頭的總的要求是：要能充分調動聽眾的注意力，并能引出主體內容。1
18、領導講話要把握現場的氣氛和場合，見什么人講什么話。（0）
19、演講稿語言生動要求使用敘述、議論、描寫、說明、表達方式。（0）
20、在演講中借用名人名言會給人故弄玄虛的感覺。 （1）
21、撰寫競選演講稿一定要充分展示自己。為了取得良好的效果，既要注意內容的客觀性，又要開展合理的想象，對某些材料進行典型的藝術加工。0
22、制定工作計劃與方案，要明確“做什么”“怎樣做”的問題。1
23、工作要點不屬于“計劃與方案”的范疇。（0）
24、制定計劃首先要考慮計劃的可行性，即符合下情，其次還要考慮計劃的政策性，即符合上級精神。0 25、總結是單位（或個人）對過去一定階段所做工作或開展活動進行全面、系統的分析、研究和評價。1 26、總結是一種比較靈活的應用文體，它既是機關單位內部的工作公文，又可以作為新聞媒體的經驗性通訊報道，還可以寫成研究規律的論文。（1）
27、無論觀點如何，只要材料典型，總結的質量便高。（0）
28、寫總結是探索規律的，要有個性，主次分明，突出重點。（1）
29、寫個人總結，要重在寫明擔負的工作責任，不一定 （0）要寫出個人的工作感受。 （1）
30、工作簡報語言要簡潔明了，力求一個“簡”字。 35、調查報告的寫作，要求“用事實說話”。調查報告 。的寫作，要求“用事實說話”（1）
31、事實勝于雄辯。調查報告是用事實說話，只要詳盡而具體地列舉大量各種各樣的事實，就能將話說好，說出令人信服的道理。（0）
32、會議紀要是具有紀實性和指導性的事務文書。（）
33、在十三種行政公文中，使用頻率最高的公文是通知。（1）
34、通告是政府或有關單位用于向國內外宣布重要事項或者法定事項的公文。（0）
35、通報的寫作，一定要注意概括情況與典型情況相結合，特別突出現在情況，歷史情況則可有可無。0 36、適用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或情況的公文文種稱為通報。（1）
37、通報和通知一樣，一般都屬于下行文，但通報有時也可用于上行和平行。（0）
38、表彰性通報、批評性通報的標題務必準確概括、恰 （1）當表述被表彰者的先進事跡或被批評者的錯誤行為。 44、請示是主動向上級機關請求指示、批準的公文，文中一定要有請求事項。1
39、請示有時由于正文內容已經說明清楚，也可不采用結尾詞語，自然結尾。（0）
40、請示要堅持“一文一事”的原則，切忌“一文數事”。（1）
41、“報告”和“請示”雖是兩種性質、用途不同的文種，但在實際工作中有時卻可以互用。（0） 42、請示的內容集中單一，一文一事，其結構也比較固定；而報告涉及內容較為廣泛，結構比較靈活。1 43、意見是對重要問題提出見解和處理辦法的公文，具有指導性和針對性的特點，因此只能向下行文。 公文主旨，是指確定公文的主要意旨、意圖，即每篇公文中行文目的和基本思想觀點、意圖。它貫穿于全文的全部內容，集中地表現了對客觀事物的感受、認識和理解。（）
44、公文決定具有“法規”和“規章”作用，絕不能與國家憲法、法律相悖。（1）
45、決定的事項應明確而具體，用語要準確，內容要得當，表述要謙恭有禮。（0）
46、向不相隸屬機關之間請求批準和答復審批事項，用請示行文。0
47、凡是向不相隸屬的機關（無論是高級別、低級別還是相同級別行文一律使用函。 55、決定一般分為指揮性決定和知照性決定。（1）
二、單項選擇
1、公文寫作中所采用的論證方法，主要有例證法、（ c ）、因果法。A 論述法 b 分析法 c 對比法實證法
2、下列分析不正確的一項是（b） a“職務轉正考核述職報告”采用單標題，一目了然 b 述職報告要使用雙標題述職人的姓名字不出現在題目中 c 標題中可以采用阿拉伯數字
3、演講稿在選材上要求（a） a 精練、生動 b 層次分明 c 銜接恰當 d 安排有序
4、寫好一篇調查報告的決定性基礎是（c） a 大量占有材料 b 用典型材料闡明觀點 c 認真分析研究材料 d 注意表達方式
5、寫作調查報告，在表達方式上，要做到（d） a 只敘不議 b 只議不敘 c 議多敘少 d 敘議結合 6、《國家行政機關公文處理辦法》規定的行政公文中，除某種公文外，應當加蓋印章。這某種公文指的是（ b ） a 通知 b 會議紀要 c 通報 d 通告
7、轉發性通知不能轉發（ b） a 上級機關的公文 b 下級機關的公文 c 同級機關的公文 d 不相隸屬機關的公文
8、適用于在一定范圍內公布社會各方面應當遵守或者周知的事項的公文叫（ d ） a 公告 b 通報 c 決定 d 通告
9、有篇通報第一部分概述了 5 月份稅收收入完成和增長的情況，第二部份具體分析了收入增長的原因，并提出了下一步確保實現收入目標的具體要求和工作措施。這篇通報是（c） a 表揚性通報 b 批評性通報 c 情況通報 d 知照性通報
10、某項工作的審批權本屬于上級機關，需例行請求批準的手續。這種請求批準的請示公文的行文時間應在（ a ） a 工作開始之前 b 工作結束之后 c 工作開始后被領導發現之時 d 工作取得經驗或出現問題之中
11、報告這一公文對所寫內容和所用語言要求嚴格，非常講究，不能隨意而行。它所表達的內容和使用的語言都是（ c ） a 宣傳性的 b 論說性的 c 陳述性的 d 指令性的
12、下列要素中不屬于公文標題范疇的是（b） a 單位 b 要點 c 內容 d 文種
13、下列關于行政機關公文成文日期的書寫哪項是正確的（ b ） a20xx 年 7 月 8 日 b 二 OO 三年七月八日 c 二 00 三年壹月五日 d 二 00 三年四月
14、公文正文的內容必須符合（c） a 上級的需要 b 為人民服務的精神 c 便于執行和檢查的原則 d 時事政治
15、下列標題中有錯誤的一個是（c） a 國家稅務總局關于全面加強稅收執法監督工作的決定 bXX 市國家稅務局關于 20xx 年 5 月份稅收收入情況的通報 cXX 區國家稅務局建設工程規劃許可證的函 d 國家稅務總局關于在全國稅務系統進一步推行崗位責任制的意見
16、規范性公文的規范性表現在（a） a 規范性的行文和格式 b 文件結構的周密有效 c 文件的文字條理清楚 d 文件的語言簡約不繁
17、起著上情下達、下情上傳、左右溝通、交流經驗作用的公文文種是（c） a 總結 b 計劃 c 簡報 d 調查報告
18、對未來一定時期工作作出打算和安排的公文文種是（d） a 簡報 b 總結 c 調查報告 d 計劃 19、有段述職報告在談“精心組織稅收業務工作”時，提出了以打好“四大戰役”為主線、精心組織實施稅收工作大合唱的構想：一是科技興稅戰役；二是依法治稅戰役；三是促產增稅戰役；四是文明辦稅戰役。從以上四點可以看出這段文字論述過程的主要特點是 （ c ） a 中心突出，事實典型 b 論據有力，邏輯嚴密 c 層次清楚，條理分明 d 由淺入深，語言簡潔
20、某述職報告最后寫道：“以上報告，請領導和同志們評議，歡迎對我的工作多提寶貴意見，并借此機會向一貫關心、支持和幫助我的各位領導、各位同志表示誠摯的謝 ”這個結尾所采用的是（意。 b ） a 總結歸納式結尾 b 謙遜式結尾 c 表決心式結尾 d 綜合使用以上三式結尾
21、寫講話稿時，把總論點分為幾個分論點，每一個部分闡述一個分論點，分論點與分論點之間成平行關系。這樣安排主體結構的寫作方法叫（ c ） a 遞進式 b 螺旋式 c 并列式 d 交叉結網式
22、對工作實踐進行全面、深刻概括，找出經驗和教訓的公文文種是（a）a 總結 b 簡報 c 計劃 d 方案 23、總結寫作要做到（c） a 材料統領觀點 b 觀點支撐材料 c 觀點與材料統一 d 觀點與材料平分 24、題為《20xx 年度工作總結》正文在宏觀上分為五個方面：一、主要成績；二、基本做法；三、主要經驗；四、存在的問題；五、20xx 年工作打算，即“成績——情況——經驗——問題——打算”。這是常見的一種程序化的寫法，其結構叫做 （ c ） a 條文式結構 b 比較式結構 c 五段式結構 d 總分式結構 25、簡報的語言要用（b） a 口頭語言 b 書面語言 c 模糊語言 d 新潮語言 28、下列各字中不屬于簡報寫作要求的是（c） a 新 b 簡 c 快 d多
26、在例文《XX 市國家稅務局關于 20xx 年度工作的報告》中有“為搞好稅收宣傳，提高公民納稅的意識，我們精心組織了一年一度的‘稅收宣傳月’活動”的話。它使用了（c） a 祈使式強調 b 復指式強調 c 前置式強調 d 后置式
27、強調 《關于表彰 XX 先進集體和先進個人的（c）》a 通知 b 通報 c 決定 d 通告
28、《XX 區國家稅務局關于申請建設工程規劃許可證的（a ）》 a 函 b 意見 c 請示 d 報告
三、多項選擇題
1、公文生效的標志是 ad a 印章 b 文件頭 c 發文字號 d 領導簽署
2、撰寫公文選擇文種的依據是（abcd） a 工作關系 b 行文目的 c 職權范圍 d 政策法規
3、公文的標題在實際運用中可以有（ abcd ）形式。 a 發文機關＋事由＋文種 b 發文機關＋文種 c 事由＋文種 d 文種
4、與一般文章相比，機關應用文的特點是（abd） a 時效性 b 實用性 c 形象性 d 程式性
5、公文的主要特點有（abcd ） a 作者的法定性 b 體式的規范性 c 制發的程序性 d 作用的權威性 6、常用的總結分類主要有（bcd ） a 長期總結 b 單位總結 c 個人總結 d 專題總結
7、下列公文屬于或部分屬于平行文的是（abc ） a 意見 b 函 c 通知 d 決定
8、述職報告的導言包括（ ab ） a 任職介紹 b 任職評價 c 任職說明 d 任職描述
9、寫作述職報告個性鮮明要求（abc ） a 突出個性 b 展示個人風格和魅力 c 不要千人一面 d 相同的崗位述職報告大體相同
10、對“在我們共同探討稅文化這個主題的時候，我們早已相識，因為我們同是共和國國土上和藍天下的納稅義務人”分析正確的是（ab） a 開門見山式的開頭，直接切入主題 b 用語親切，與聽眾溝通感情 c 采用了簡要介紹法 d 以問候語作為開場白
11、比賽演講稿的寫作要求一般是（ abcd ） a 把握論說性 b 把握表演性 c 把握感染性 d 把握互動性 12、計劃的特點主要有（abc ） a 指導性 b 執行性 c 預見性 d 激勵性
13、《××國稅分局關于開展整頓和規范稅收秩序專項檢查的實施方案》包括開展活動的指導思想、組織
領導、檢查對象、檢查內容、檢查時間、檢查步驟、檢查要求等。從這個提綱看，該項實施方案具有較強的（ ae ） a 針對性 b 綜合性 c 宏觀性 d 適應性 e 可操作性
14、各類總結的寫作要求主要是（abcd） a 注意分析，總結規律 b 一分為二，事實求是詳略得當， c 重點突出 d 條理清楚，用語確切
15、調查報告是為了工作需要和特定目的而撰寫的，有鮮明的特點，主要包括（ bce ） a 反映的內容廣泛 b 針對性強 c 用事實說明 d 政策的靈活性大 e 揭示規律性
16、寫作調查報告的步驟要求，一般認為有（abcd） a 確定主題 b 擬定提綱 c 占有資料 d 敘議結合 17、通知事項是通知正文的主體內容，包括什么事情和具體要求等。這部分常見的結構形式有（ abe ） a 分條列項式歸納式 b 條表綜合式 c 縱橫交錯式 d 篇段合一式
18、通報的主體，也即是其主要內容，它通常由（ bc ）構成。 a 形勢 b 情況 c 分析 d 號召 19、請示的正文包括（abd ） a 請示緣由 b 請示事項 c 請示日期 d 請示結語
20、擬寫報告，要克服的是（ac）a 流于形式，言之無物 b 篇幅規范，不長不短 c 內容繁雜，言不及義 21、意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法，它具有（ abc ）的特點。 a 行文的多向性 b 內容的廣泛性 c 功能的多樣化 d 語言的個性化
22、下列事項中，可以用函來處理的有（ ad） a、X 縣人事局擬撰文請求縣財政局撥給補干 考試辦公費 b、X 縣紀委擬向地委匯報重大案件查處情況 c、X 市教委擬向所屬學校公布初中畢業統考時間及要求 d、
A 縣工商局委托 B 縣工商局協助調查 A 縣個體戶張 X在 B 縣營業狀況
23、下列文種屬于行政公文的是（ ace ） a 通告 b 總結 c 請示 d 講話稿 e 批復
24、公文按行文方向分，可以分為上行文、平行文、下行文。意見屬于（abc ） a 上行文 b 平行文 c 下行文
25、在以匯報成績和經驗為主的報告中，介紹工作經驗時，要具體要求寫清（acd ） a、取得成績的原因 b、創造的經濟價值 c、介紹行之有效的辦法 d、總結帶有規律性的體會
四、簡答題
1、現行公文的種類有哪些？ 現行公文有 12 種：（1）命令（令）（2）決定（3）通告（4）公告（6）通報
�。�5）通知（8）請示（7）報告（9）批復（10）函（11）意見（12）會議紀要。
2、什么叫上行文？它包括哪些文種？ 答：下級機關向上級機關報送的文件叫上行文。它包括報告、請示，有時也用“意見”、“函”。
3、什么叫平行文？它包括哪些文種？ 答：平行文是指平級或不相隸屬機關之間遞送的公文。包括“函”，有時也用“意見”、“通知”。
4、什么叫下行文？它包括哪些文種？ 答：下行文是指上級機關向下級機關發送的文件。包括命令、決定、指示、公告、通告、通知、通報、批復、意見，有時也用“函”
5、通知有哪些種類？
6、通報正文主體部分應如何寫？（見 217 頁）
7、報告的正文部分包括哪些內容？（見 230 頁）
8、請示的正文部分包括哪些內容？（見 244 頁）
9、報告與請示的不同點是什么？ （2） 答：報告與請示的不同點有 （1）目的作用不同； （3）行文時限不同。內容結構不同；
10、函的寫作，應該注意什么？（見 265 頁）
11、述職報告的寫作要求是什么？（見 16 頁）
12、個人總結的寫作要求是什么？（見 120 頁）
13、述職報告的標題有哪些不同寫法？ 14、述職報告的寫作要求是什么？（P16）
14、計劃的正文一般寫哪些內容？ 答：計劃正文部分的內容主要包括開頭、主體、結尾三部分。開頭簡要說明制訂計劃的指導思想、目的、依據等；主體寫目標和任務、辦法與措施、時間的安排；結尾提出完成計劃的要求和希望。
應用文寫作基礎知識2
應用文的種類繁多，可以從不同的角度劃分成不同的類別。
一、按其處理事情的性質劃分
可以分為公務類應用文和私務類應用文。
公務類應用文是指為處理國家和集體的事務而寫作和使用的應用文，即通常所說的公文。
私務類應用文是指為處理個人的事務而寫作和使用的應用文，即通常所說的個人日常應用文書。
二、按表達方式劃分
有記敘文、說明文、議論文。
記敘文是以記敘為主要表達方式的應用文;說明文是以說明為主要表達方式的應用文;議論文是以議論為主要表達方式的應用文。
三、按使用領域劃分
(一)行政類應用文
行政類應用文包括國家行政機關公文和日常行政公文。
1.國家行政機關公文
國家行政機關公文是指國務院辦公廳印發的《國家行政機關公文處理辦法》中所規定的命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要十三類十三種公文。國家機關公文是國家機關、社會團體或企事業單位處理事務的文件，主要用來傳達和貫徹黨和國家的政策法令，指導工作，提出要求，答復問題，通報情況，交流經驗，傳遞信息。公文制作比較嚴格，具有一定的法律效力，在寫作和使用時，要根據國家最新的行政機關公文處理辦法，區分每類公文文種的行文要求和使用范圍，確定適用的文種形式，確保其使用效率。
2.日常行政機關公文
日常行政機關公文是指上述國家法定的行政機關公文以外的一些事務文件。是指簡報、計劃、總結、調查報告、規章制度，介紹信、證明信等用來處理單位內部日常事務，與具體部門進行工作聯系的應用文。它們的行文格式不像公文那樣嚴格，制作也比較自由。日常事務公文不具有法定的權威，一般不單獨行文，如有必要，需另行備文，按法定公文處理，否則只作為參考材料。有些日常事務公文還可在報刊上發表。
(二)專業工作應用文
專業工作應用文是指在一定專業機關或專門的業務活動領域內，因特殊需要而專門形成和使用的應用文。由于分工不同，社會各行各業經管的事務有很大的差異。這樣，在長期的工作實踐中便逐漸形成了一些與其專業相適應的應用文，稱為專業工作應用文。專業應用文除了要遵守應用文的一般規則外，還有很強的專業特點，外行人是不能寫好的，如財經部門常用的預決算報告、審計報告、市場調查報告、市場預測報告、項目可行性研究報告、外貿函電、經濟合同等;司法部門常用的起訴書、判決書、證詞、辯護詞、立案報告、破案報告;文教部門常用的教學計劃、教學大綱、教案、教學管理條例;醫務工作常用的病歷、處方、護理日志、診斷證明書、死亡報告;外事工作常用的照會、聲明、國書、意向書、備忘錄、國際公約、聯合公報等等。
在各類應用文中，專業工作應用文涉及的面最廣，發展最快。隨著社會經濟的發展和科學技術的進步，社會分工會越來越細，為適應工作需要隨事立體的應用寫作新形式，也將會不斷增多。
(三)日常生活應用文
日常生活應用文主要指個人用來處理日常生活事務和禮儀的應用文，如書信、電報、啟事、請柬、訃告、日記、讀書筆記。日常生活應用文與個人的日常生活、人際交往活動關系密切，使用范圍很廣。日常生活應用文雖然也有一定的格式，但不十分嚴格，寫作較靈活自由。
以上只是從大的方面來劃分。如果進一步，還可根據行文方向、內容性質或其他管理文件的標準來劃分。
應用文寫作基礎知識3
1.準確
準確，就是要正確地、恰當無誤地表達出所要表達的內容，用詞用語含義清楚，概念恰當明確，不產生歧義，不引起誤會，無溢美之詞，無隱惡之嫌。
要做到語言準確，必須要把握詞語的分寸感和合適度。特別是要區分同義詞、近義詞在適用范圍、詞義輕重、搭配功能、語體雅俗、詞性差別等方面的細微差別。
要做到語言準確，還要注意語意鮮明，不能模棱兩可，含糊其辭，以免產生歧義，延誤工作。如“大致尚可”、“有關部門”、“條件許可時”、“事出有因，查無實據”等表達含糊的詞應謹慎使用。
2.簡明
簡明，指文字的簡潔、明白，用較少的文字清楚表達較多、較豐富的內容，要“有話則長，無話則短”。要做到簡明，首先要精簡文意，壓縮篇幅，突出主干，把無關或關系不大的內容刪去。其次要反復錘煉，提高概括能力，杜絕堆砌修飾語，適當使用縮略語，如“五講四美”等。第三，要推敲詞語，錘煉句子，一句話就能說明白的決不用兩句話，一個詞能概括清楚的決不用兩個詞。恰當地運用成語、文言詞語等，也有助于語言的簡明。第四，要注意用詞通俗，不用生僻晦澀的字句。應該指出的是，“簡”要得當，不能茍簡，要以不妨礙內容的表達為前提，絕不能為簡而生造詞語、亂縮略、濫用文言，不能讓人不明白或產生歧義，引起誤解。
3.平實
應用文是為解決實際問題而寫的，它的語言重在實用。一個字、一句話，往往至關重要。為了便于讀者理解，應用文語言應力求平實。行文時多用平直的敘述，恰當的議論，簡潔明了的說明。比如公文，它具有行政約束力和法定的權威性，因此，用語必須樸素、切實，不能浮華失實，不能亂用形容詞或俚俗口語。
應用文寫作要求用語平實，但平實不等于平淡。我國歷史上保留下來的許多文章既是應用文，同時又是文學佳作。
4.得體
應用文實用性強，講究得體，一方面要適合特定的文體。按文體要求遣詞造句，保持該文體的語言特色。如公文宜莊重，調查報告須平實，學術論文應嚴謹，社交文書需較濃的感情色彩，廣告就常用模糊的語言，使用說明書則需具體實在，商業交際文書要委婉，合同書則要精確等。另一方面要考慮作者自己的身份，閱讀的對象，約稿的單位，行文的目的，甚至與客觀環境的和諧一致，恰如其分。比如需要登報或張貼的，語言要通俗易懂，需要宣讀或廣播的，語言應簡明流暢、便于朗讀;書信的寫作，要根據遠近親疏、尊卑長幼的關系使用相應的語言；公文的寫作要根據不同文種和行文關系而使用相應的語言，否則就不得體�？偠灾�，作者應有針對性地運用得體的語言取得最佳的表達效果。
應用文寫作基礎知識4
公文的概念：公文是國家機關，社會團體及企事業單位在公務活動中，為行使法定職權而制作的文件。它能夠跨越時間，空間的限制，有效地傳遞公務活動所需要的信息。因而行政公文雖然數量不多，但卻是應用文中的一個主要門類。
一、決 定
決定的適用范圍
決定記錄和反映了各類機關的重要決策結果和內容，它是一種帶有制約，規范，指導作用的下行文，對于下級機關的工作過程或者活動具有強制力和約束力，是一種兼具領導性與規定性的公文。決定以機關名義發布，以國家行政機關為例，按照有關法律，決定的發布機關是國務院，國務院各部委，以及縣級以上(含縣級)地方各級人民政府;鄉，民族鄉，鎮人民政府也可以發布決定。決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
決定的寫法
決定的格式主要由標題，正文，簽署和日期組成。 1，標題 決定的標題應當精煉地反映決定的主要內容，通常要求寫全項標題，即發文機關，事由和文種。 2，正文 決定的正文，應具體表達決定原由及對具體事項或行動的意見，要求，方法，措施等內容。具體寫法有兩種:宣告性決定，因其內容相對簡單，篇幅又較短小，所以，常按"決定原由"，"決定內容"的順序作篇段合一的方法來進行表述。指揮性和表彰性決定，因其內容相對復雜，所以，常采用二部式結構表述:第一部分是開頭，闡明決定的原由;第二部分是主體，闡明對有關事項或行動的意見，要求，方法，措施等內容，可按一定邏輯順序分條列項進行表述;有時也可采用小標題的方式來表述。 3，簽署及日期 決定的簽署與其他行政公文一樣，在正文的右下方簽上發文機關及成文日期，其中，如果是需要明確通過決定的時間及會議，則可將二者寫在標題的下方。 撰寫決定的注意事項: 第一，要注意決定的必要性。第二，要注意決定的正確性。
二、通知
通知的適用范圍?? 在機關，團體和企事業中，作為通用公文的"通知"是應用范圍廣，使用頻率高的一個文種。 通知適用于批轉下級機關相關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。通知的適用范圍廣，從公布國家的政策法令，到基層單位的事務告知，無論是黨，政，軍機關，群眾團體，還是企事業單位，上至中央，下至地方，單位無論大小都可以使用通知這種公文形式。由于通知的限定性小，機動性，靈活性大，所以處理各種事項用其他公文不好歸類和使用時，常常考慮用通知來發文。通知均以機關名義發布。
通知的寫法與撰寫注意事項?? 通知的寫作格式由標題，受文單位，正文，簽署和日期幾部分組成。標題常用的寫法有兩種:一種是發文機關，事由，文種三要素俱全，另一種標題是只有發文事由和文種兩要素，受文單位 即被通知對象或主送單位，一般是單位，有時也可是個人。通知的正文多用祈使語句，適當配以說明語句，而且口氣堅定，不容置疑。簽署和日期 通知的正文結束后還要將發文機關名稱寫上，然后再寫成文日期，最后要加蓋公章。
撰寫通知的注意事項:
第一，要認真仔細。第二，被通知單位的名稱要寫清寫全。通知的主送單位可以是一個，
可以是幾個，也可以是所有下屬單位，發文時必須寫清楚，通知周全。如使用"省政府有關部門"一類略稱，所附發文單位則應寫明"有關部門"的名稱，以避免發文不全，貽誤工作。
三、報告
報告的適用范圍
報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。報告從性質上看是一種陳述性的公文;從行文關系上看，是一種典型的上行文。
報告的特點第一，已然性。第二，總結性。第三，陳述性。
報告的種類
報告，按其呈報要求可分為呈報性報告，呈轉性和呈復性報告。報告，按其內容可分為綜合報告和專題報告，工作報告和情況報告，以及調查報告。
報告的寫法與撰寫注意事項
報告的寫法? 報告由標題，主送機關，正文，落款及日期四部分組成。 1，標題 一般由規范化的"三要素"的寫法即發文機關，報告內容和報告組成，也可以由事由和文種組成，省略其發文單位。 2，主送單位 主送機關寫在正文前第一行。 3，正文 報告的正文一般也分為開頭，主體和結尾三部分組成。正文的開頭，一般是簡要說明報告的目的或有關情況，有時是對報告的情況作簡要概括。采用的方式常用說明式或概括式。
正文的主體應集中反映報告的核心內容。其具體寫法，因報告種類不同而略有差異。綜合性報告及呈報性報告，專題報告，因是匯報工作，按其內容基本上是采用順敘法。呈轉性報告，因其主要目的是反映對具體問題的意見，所以其內容安排亦采取順敘法，正文的結尾，一般的報告多無特殊的結尾，匯報完畢，即告結束。結尾常用語是"以上報告，如有不妥，請指正。"呈轉性報告，其結尾比較固定，常用語是"以上報告，如無不妥，請批轉×××，×××貫徹執行。"
落款及日期 如果標題是"兩要素"的寫法，或者即使標題是"三要素"寫法，為了鄭重起見，則先落款即發文單位全稱，再寫成文的日期。
撰寫報告應注意的事項:
第一，要注意明確寫作目的。一是根據目的確定報告的具體種類，二是根據目的選擇典型材料和重點內容。第二，報告的材料應確實，可靠。第三，報告里的觀點要正確。第四，文字要簡練。
四、請 示
請示的適用范圍
請示適用于向上級機關請求指示，批準。請示從行文關系看，它是一種典型的上行文，從性質上看是期復性公文。上級機關收到請示后，應當及時給予指示，批復。請示一般以機關的名義發出，在國家行政機關中，為了明確行政領導負責制，重要的請示，比如涉及有關全國或者一個地區，一個方面工作的方針，政策，計劃和重大行政措施等事項的請示，也可以由機關的正職行政領導簽署發出。
請示的特點:
第一，行文關系具有固定性。請示的行文不能超越法定的隸屬關系，而且一般是逐級行文。 第二，行文的內容具有單一性。凡較規范的請示，都是具有這種單一性的，即一篇請示的公文只寫一件事或一個問題，亦即所謂的"一文一事"，"一事一請示"。這樣做的原因是由行政管理權限及行文效果所決定的。 第三，行文目的鮮明性。這主要表現在兩個方面:一是對請示事項或問題所持的意見是非常明確的;二是對上級機關的有關請求也同樣是非常明確的。在這里，一切的含糊其辭都是不允許的
請示與報告的區別
第一，行文目的不同。請示用于向上級請求指示或批準某些事項，待上級明確審批意見
后再開展或結束工作，在請示中可以向上級明確提出務必予以答復的要求;報告卻不能請求指示或批準，更不能要求必須復文。 第二，兩個文種的作用不同。請示對工作起到啟始或中續作用;報告則起到匯報工作，反映情況供上級了解或參考的作用。 第三，兩個文種的形成時間不同。請示只能在事前，報告則在事后或事情進行當中形成。 四、 請示的寫法 請示由標題，主送單位，正文，簽署及日期組成。 1，標題 請示的標題由請示單位的法定名稱，事由(請示事項)和文種(請示)組成。標題中的事由必須是請示的主要內容的精煉概括，一般為請示事項或問題的名目。 2，主送單位 即請示單位的直接上級機關。如有雙重隸屬關系時，則應主送能夠直接批復的隸屬上級，另者則以"抄報"處理，即主送單位只能是一個。不要輕易越級行文，如因特殊需要，必須越級行文時，應在報送更高的隸屬上級機關的同時，抄報被越過的直接隸屬的上級機關。 3，正文 請示的正文包括請示緣由，請示事項及請示批準的希望或要求。請示緣由部分應簡明扼要地寫出導致提出請示事項或問題的主要情況，也是構成原因的主要理由。第二部分的請示事項是全文的重點，明確提出請示的事項或問題以及相應的具體意見。最后一部分是向上級機關提出請求批準的希望或要求，常用語有"妥否，請批準""以上請示，可妥，請指示"等，如果是呈轉性請示，結尾時常寫"以上請示，如同意，請批轉××××地執行"等。以上內容，視繁簡程度，可分別作一段或若干段安排。
4，簽署及時間 請示全文之后要寫上請示單位的全稱和請示正式簽發的時間，完整的年，月，日。
請示撰寫的注意事項
第一，必須做到"一文一事一請示"。
第二，撰寫請示事項時，意見要具體明確，決不能含混不清，不知可否。
第三，凡請示事項或問題的解決涉及有關單位者，應事先商同有關單位，或在請示中加以說明;不能在主送的同時抄給下級機關。
第四，一定要把請示與報告區分開來，不能混用，亦不能寫成"請示報告"。
五、批 復
批復的適用范圍
批復，是上級機關根據有關的方針，政策和法律法規，依據自身的職權，針對下級機關的請示事項所作書面形式的答復。批復表達了領導機關對下級機關要開展某項工作或者處置某種事項所持的態度，或指示性意見。因此，批復具有強制約束力和嚴肅鄭重性，并有很強的針對性和結論性，受文者必須貫徹執行。
批復適用于答復下級機關的請示事項。
批復是專門針對下級機關的請示而發的，一般是"一請示一批復"，不涉及請示以外的其他事項。它屬于指示性下行文。
批復的用途
主要是通過對請示事項的具體答復或指示，實行對下級單位的具體指導，對全局工作及時協調。
三、 批復與批示同屬于上級機關發往下級機關的指導性公文，但它們有明顯的區別。批復是專門答復下級機關請示事項的，內容具有明顯的指導性，屬于被動發文;批示是上級機關對某些問題或某項工作發表的指導性意見，其內容常常有較強的針對性和參考作用，屬主動發文。
四、批復的寫法與撰寫注意事項
1、標題 批復的標題一般都是規范的"三要素"的寫法，即由發文單位的全稱，事由和文種構成，也有的批復的標題由事由和文種構成。
2、主送單位 批復的主送單位即原請示單位，換言之即答復是誰的請示，主送單位就應
該是誰，若帶有普遍指導意義的，需要發給下級機關，則用"抄送"的形式。另外，標題中如有請示單位的，則不必再寫主送單位。 3、 正文 批復的正文一般都很簡短，因為它不像通知和指示那樣詳細闡述道理或意義，也不必像請示那樣充分說明理由，而是答復問題。正文一般由"引語"和"答復意見"兩部分組成。 4、落款及時間 批復因具有通知和指示的性質，所以文中要寫發文機關名稱和成文具體時間;如果標題中已有發文機關名稱，正文后也不再落款而只寫成文日期。但無論是哪一種都必須加蓋發文機關公章，以示嚴肅性。 撰寫批復的注意事項
第一，針對性和真實性。寫批復意見必須依照黨和國家的方針，政策，針對所請示的問題，并核實請示原由的真實性，實事求是地給予明確答復。 第二，明確性和具體性。寫批復，意見要明確，不可模棱兩可，意見還應盡量具體，以利下級機關執行。 第三，及時性和一致性。批復是答復請示事項的公文，對請示事項的答復，一定要及時，以免誤事。凡請示事項涉及到其他部門或地區的問題，批復前要盡快與其協商，取得一致意見，然后寫成批復意見，以利于下級機關的實施。 第四，正確使用"批復"與"答復函"兩個文種。批復是一種針對"請示"而發的下行文，作者必須是受文機關的上級領導或指導機關，否則不能使用這一文種。
六、函
函的適用范圍
函，也稱公函，是商洽性公文。各級各類機關在開展工作中經常需要與平行或不相隸屬的機關進行聯系，以便更好地協調工作事項，這種聯系常用"函"進行。函，國家機關，企事業單位都可以使用。它是公文中運用最為靈活的一個文種。函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。
函與批復的區別:
首先，可以從概念上加以界定。函是用來相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準的。批復是專門用來答復請示事項的。其次，從作用與行文關系上來區分。批復的作用僅限于有隸屬關系或業務主管關系的上級對所管轄的機關單位行文，準與不準的態度鮮明，往往具有通知和指示的性質，它只能是下行文。而函的答復更多為平級行文，并只是商洽性，聯系與咨詢的答復，一般情況都是平行文。
請示函與請示的區別:
公文處理中，平行單位之間請示與申請批準內容的函混淆的情況時有發生，雖然它們都有請示的性質，但它們也有明顯的區別，主要有以下兩點: 第一，請示是上行文，函是平行文。 第二，請示的制發單位和受文單位之間的關系是領導與被領導的關系，函的制發單位與受文單位是平行或不相隸屬的關系。
函的寫法
函的一般格式主要包括:標題，主送單位，正文，落款與時間。
標題 函的標題是全要素標題，即包括發文單位，事由及文種。其中事由應是對正文主要內容的標準而精煉的概括。
正文 函的正文是文件的主要部分。強調就事論事，應直陳其事。第一部分是敘述事項，第二部分說明希望和要求。去函的正文先寫商洽，請求，詢問或告知的事項，然后提出希望，請求或要求。最后明確提出"以上意見可否，請函復"，"敬請函復"，"特此函告"等。"事項"部分基本是敘述和說明的寫法，是什么就寫什么，應簡單扼要，又要交待清楚。"要求"部分可多可少，如果事項很簡單，而且沒有過多要求就同事項寫在一起，一氣呵成;如果事項復雜些，或要求多些可以單列一段來寫，甚至分條列項來寫，而且無論是哪一種內容，也不論是對哪一級，要求的口氣都是謙和的。復函正文的一般結構是:先引述來函，可引來函的文件名稱，發文字號，主要內容。如"貴廠×字×號文悉"這樣的格式，也可以直接寫"電悉""函悉"，
然后寫答復的主要事項，所答復的內容要圍繞來函，要準確表達本機關的意見，態度要鮮明。復函的結尾一般可寫上"此復""特此函復"等話語。在復函中要針對來函中提出的問題予以答復:同意或不同意，同意將怎么辦;不同意是什么原因或應該怎么辦，不應該怎么辦等。文中用語應言簡意賅。
落款與日期 函的正文寫完之后，最后要有簽署和日期，并要加蓋公章。
七、會議紀要
會議紀要的適用范圍和種類
會議紀要也是一種比較重要的法定公文。為了體現民主集中制的原則，各級機關，人民團體，企事業單位的公務活動經常采用會議形式，這就使以記錄會議情況和議定事項的會議紀要具有較高的使用頻率。會議紀要適用于記載，傳達會議情況和議定事項。會議紀要是一種特殊文種，主要用于傳達會議的主要精神和要求，與會單位共同遵守執行的事項，以溝通情況，交流經驗，統一認識，指導工作。它是在歸納，整理會議記錄及其他有關會議材料的基礎上，按照會議的宗旨和要求，針對會議討論研究的工作事項和問題綜合整理而形成，它既可以反映會議的基本情況，主要精神和中心內容，也能夠用以解決問題，統一協調各方面的步調，還可以向上級機關匯報會議情況。例如《××大學思想政治教育工作座談會會議紀要》。
會議紀要的種類
會議紀要從本身反映的內容和性質及作用來看，大體可分為三種:第一類，指令性會議紀要。第二類，通報性會議紀要。第三類，座談會紀要。 三、 會議紀要的寫法與撰寫注意事項
會議紀要的`格式一般包括標題，時間，正文等項。
標題 會議紀要的標題有兩種寫法:其一是單標題，其二是雙標題，這里有兩個語言結構，前一個是主標題，概括會議的主題，后一個是副標題，說明會議的名稱及所用文種。
時間 會議紀要的時間，一般是會議紀要形成的時間，有時也可以寫會議結束的時間。會議紀要的時間一般寫在標題下方的居中位置，并且首尾加圓括號。
正文 會議紀要正文一般包括開頭，主體和結尾三部分。
開頭部分用簡練的文字寫出會議概況:介紹召集會議的單位，會議的目的，開會的時間，地點，會期，參加人員，會議的議程和進行情況等。主體部分主要寫會議內容，即會議研究的問題，討論的意見及所形成的結果。這部分的表述方式比較靈活多樣，可以加寫序號按問題的順序逐一表述，也可以直接以小標題形式表述，還可以按內容性質加序號分若干部分表述。
結尾部分有兩種寫法。一種是提出希望，號召，要求有關單位認真貫徹會議精神，努力完成會上提出的各項任務;另一種是不另寫結尾，正文的主體部分結束就是全文的結尾，一般工作會議紀要常常采用這種寫法。
撰寫會議紀要應注意的事項:
第一、要真實，準確地概括會議內容，尤其是會議的議決事項。會議紀要，既要忠實于會議的實際內容，又要作好歸納整理工作，不能隨主觀意圖增減或更改會議的內容，而必須做到真實，準確地表達會議內容。 第二、要突出反映會議的重點內容，這主要是指重點反映會議所討論的問題及形成的統一意見，即會議明確和解決的問題。 第三，會議紀要的寫作要及時，否則拖延時間過長，會給人"時過境遷"之感，影響公文的效果。
應用文寫作基礎知識5
能力目標：
正確理解應用文寫作知識，并會具體運用寫作知識進行寫作實踐。
教學設計 ：
通過具體的實例講解 應用文寫作基礎知識
導入 ：
“博士”尋驢
從前，有一位老先生，號稱學富五車、才高八斗，方圓百十里地享有很高的聲望，人稱“博士”，他也因此得意洋洋、自視很高。這一天，家人來向他報告：家里一頭最精壯的黑驢莫名其妙地丟失了，而眼下正是田里、家里活兒最多、最需要牲口的時候，請老爺趕緊想辦法或者找回黑驢、或者重買一頭新驢。當時一頭正值壯年的驢也還很值幾個錢，于是有好事者提醒博士說，還是先寫個尋驢啟事，也許還能找回來呢!博士連連點頭稱是。于是磨墨鋪紙，提筆運腕，一張尋驢啟事一氣呵成，墨跡未干就趕緊讓家人拿出去，張貼在鬧市口了。
可是，轉眼幾天過去了，一點黑驢的消息也沒有，博士決定親自到街頭去看一看、聽一聽，了解了解關于黑驢的消息。來到鬧市口，自己寫的啟事還在，還真有不少人在圍觀，博士混入人群，心下得意，想聽聽大家的說法。只聽得有好事者正搖頭晃腦地給大家念著：“……，我中華古國、歷史悠久，文化燦爛、民風淳樸、文明教化，……盤古開天……，唐宗……，宋祖……”“什么嘛!什么嘛!”“什么意思!瞎耽誤工夫!”圍觀的人沒等好事者念完，就已連連唾棄著地四下散去。原來，“博士”真不愧為博士，一個尋驢啟事洋洋灑灑上萬字下去，還沒提到一個驢字，難怪他等了好幾天沒有任何消息呢!原來大家還沒等他講到驢就早已不耐煩讀下去了!
那么，到底什么是應用文呢?
關于應用文的概念， 1979 年上海辭書出版社出版的《辭海》的解釋是：應用文是人們在日常生活、工作和學習中所應用的簡易通俗文字，包括書信、公文、契約、啟事、條據等。定義很簡單，但沒能概括出應用文的本質特征，僅僅指出應用文的“簡易通俗”，這才只是應用文的一些方面，而不是全部特征。
根據國務院辦公廳頒布的《國家行政機關公文處理辦法》中對公文的定義，推廣開來，應用文的定義應為：應用文是機關團體、企事業單位以及人民群眾在日常工作、生產和生活中辦理公務以及個人事務時，交流情況、溝通信息，具有直接實用價值和慣用格式的一種書面交際工具。這個定義規定了應用文的本質特征，使它明顯區別于其他文體，又涵蓋了應用文的基本特性。
應用文的起源至遲可以追溯到殷商社會晚期，也就是距今 3000 多年前，可以說我國有初步定型文字的最初年代也就伴隨著有了應用文的使用。殷墟出土的甲骨卜辭，商周時期的鐘鼎文，《周易》中的卦、爻辭等，都是應用文的原始形態。所以，如果說，神話是中國文學的“祖先”，那么甲骨文則是應用文的“祖先”了。
應用文的使用非常廣泛，幾乎涉及各個領域、各個部門、各個階層、每個個人。比如，科研單位的人員，需要用學術論文;政府機關指導工作，需要用公文;工商企業經營，需要用合同;打官司，需要用訴狀;即使個人今天生病了、不能上課，也需要用到請假條;……。相對于其它文體來說，應用文的使用頻率要高得多：許多人可以一輩子不寫小說、劇本、詩歌、散文，但他在工作、生活、學習中卻免不了要寫應用文，小到寫張請假條，大到計劃、總結、論文等。正如 葉圣陶 先生所說的那樣：“大學畢業生不一定能寫小說詩歌，但是一定要能寫工作和學習中實用的文章，而且非寫得既通順又扎實不可�！�
可以這么說，應用文使用的廣泛，已經到了無所不在的程度。今天在中國特色的社會主義市場經濟條件下，應用文是任何企事業單位和個人日常工作、生活中不可缺少的一個重要工具。
應用文同別的文體比較，有共性，也有個性。共性是他們都是對客觀事物的反映，都要謀篇布局、用詞造句、使用標點符號，講究條理性、邏輯性，同樣使用敘述、說明、議論等表達方式，要求準確、鮮明、生動的文風。具體表現在以下幾方面。
教學內容：
第一節 應用文的主題
應用文寫作基礎知識既有與一般文體寫作的共通之處，更多的是其在寫作知識運用上的獨特性，只有掌握其獨特性，才能正確、規范地寫好應用文體。
主題先行性
一、主題的特點 主題單一性
主題顯露性
應用文的主題就是解決問題的方法、建議。其主題是十分明確直接的，主題的確立大多不是寫作者有感而發，而是應客觀實際的需要，為解決實際問題而產生的，由此可以說應用文主題就是解決問題的具體方法。因此應用文的主題具有以下特點：
文學作品的主題是從生活中、從已獲取的材料中提煉出來的，往往反對主題先行。而應用文主題的確立與文學作品主題的確立不同，其主題確立在全文寫作之前，所謂“意在筆先”。因為應用文總是先產生了具體問題而后產生寫作的需求，而解決這一問題的方法、結論往往也產生在文章寫作之前;同時執筆者的寫作行為往往也是被動的，是應解決問題而動筆，寫作的過程更是確切地體現主題。如《國務院關于同意黑龍江省調整哈爾濱市部分行政區劃的批復》一文就是為答復《調整哈爾濱市部分行政區劃的請示》而寫的文章，表示同意請示提出的請求事項而作，主題一定是確立在寫作之前。
一般說文學作品的主題具有其復雜性，對主題的理解更呈多元化。然而應用文的主題則必須單一、明確，讀者對主題的理解不允許多元，而要求理解上的同一性，這樣才利于統一認識，更有利于問題的解決。如：《關于當代青年消費問題的調查報告》一文就消費觀念、消費現狀、消費趨勢和消費結構等四個方面，展開調查，盡管涉及面廣，材料較豐富，但文章緊緊圍繞“當代青年消費”這一中心，內容集中，一題一議，主題單一、明確。
文學作品的主題要求含蓄、曲折，令人回味。而應用文寫作就不同，要求直截了當地點明主題，表明態度，提出解決問題的措施和辦法，對文章所涉及的各類問題，必須有明確的觀點立場，應該怎么做，解決什么問題，達到什么目的，都要明確地表達出來。
標題顯旨
二、主題的表現方法 開頭點旨
結尾點旨
應用文主題的表達要做到明確、顯露。那么怎么才能做到主題從文章中顯露出來呢?下面就給大家介紹幾種表現方法：
標題顯旨，就是在文章的標題中直接點明主題。如《三季度物價水平再次轉降，出口增速趨于穩定》，這篇經濟活動分析報告的標題就直接點明了主題，讓人一看就大致明白了文章的主要內容，主題十分顯露。這不失為是一種使主題顯現的好方法。
這種方式是在文章的開頭或每一段落的開頭用簡短的語句陳述主題，使主題凸現出來。如《 20xx 年經濟形勢展望》一開頭就指出： “展望 20xx 年，經濟回升的勢頭還比較微弱，促進經濟的持續向好仍然需要克服許多困難�！� 開宗明義，點明主題。再如《靠名牌贏得市場——關于深圳市飛亞達(集團)股份有限公司的調查》一文在 “啟示：現代企業必須重視實施名牌戰略” 的小標題下，分三段來闡述這一問題，在每段開頭用段首句點明主旨：第一段的段 首句： 實施名牌戰略是提高產品質量、提升企業品味的內在要求。 第二段的段首句： 實施名牌戰略是企業參與市場競爭尤其是國際市場競爭的客觀需要。 第三段的段首句： 實施名牌戰略是增強國家經濟實力的重要手段。 在這三句主題句的提示下，每段的中心就十分明了。
這種方式是在文章的的結尾之處點明文章主題。如李政道的論文《基礎、應用科學與生產三者關系》一文就是采用這一方法結尾。文章的結尾指出： “我再重復一下，沒有基礎學科就沒有應用學科，沒有應用學科就沒有生產學科，三者是緊密結合在一起的�！� 非常清晰地顯示了主題。
主題決定材料的選取
三、主題的作用 主題決定文種的選用
主題決定結構的安排
主題決定表達方式的選用
實訓：
根據下面材料概括出主題，并用主題句表現出來。
1 .目前，全世界的年教育經費已超過 20xx 億美元，在公共資金的支出中僅次于軍事經費，占第二位。世界工業化國家人口只占世界人口約三分之一，其教育經費比發展中國家多十倍以上。中國人口占世界總數超過五分之一，但教育經費僅占約三十分之一。按 1982 年的數字算，人均教育費為 11.2 元人民幣，屬世界 14 個人均教育經費不足 5 美元的國家之一。
2 .國外有兩家鞋廠，各派一位推銷員到太平洋某島國去推銷本廠的鞋子。上島后不久，他們各發回一份電報。一位的電文是：“此島上的人都不穿鞋，明天我就回去�！绷硪晃坏碾娢氖牵骸疤昧�!這個島上的人都沒穿上鞋子，我打算長駐此島�！�
第二節 應用文的材料
材料的真實性
一、材料的特點 材料的現實和新穎性
材料的典型性
應用文寫作對材料是十分依賴的，常言道“巧婦難為無米之炊”，為了表現主題我們需要收集一系列材料，或綜合或舍取運用到文章的寫作之中，使主題真實立體地表現出來。應用文材料的使用除了與文學作品有共通之處外，更多地體現自身特點：
應用文在材料的選用過程中不準改變材料本身性質，必須保持材料的真實性，對材料的時間、地點、數據、事實過程及結果都不能任意改動，否則就會使材料本身的價值發生變異，導致歪曲事實的真相，弄虛作假的后果，失去應用文的主題應有的價值，不僅不能解決問題，反而于事無補。應用文要求的真實是“絕對的真實”，也就是說所有材料要確鑿無誤、持之有據。不僅對搜集到的材料要反復核實，在材料的解釋上，也要有科學的態度，實事求是。
應用文寫作是為了解決現實問題而作的即時之作，其主要的材料需選取能反映現實的新穎材料。所謂現實是指，圍繞文章要解決的問題所存在的事實(數據)材料而非通過聯想和推論得到的材料。如在《新的消費熱點：出門旅游過年》一文中，為了陳述出門旅游過年的現狀，就采用了大量的事實(數據)材料： “根據國家旅游局對江蘇、廣東、云南、海南、北京、福建、廣西、四川、黑龍江、湖南、山東、山西等 13 個省、自治區、直轄市的調查，……今年春節期間，這些地區直接由旅行社接待的國內旅游人次比往年至少有 15 %的增長……以上 13 個省、區、市的旅行社，春節期間共接待旅游者 124 萬人次，旅行社營業收入 14 億元�！� 文中采用的材料都是新近現實發生的，這是大多數應用文材料的特點。所謂新穎是指，材料本身是新近產生的，如新事實、新政策、新的統計數據、新發現的問題等和用新的角度重新審視其新意。
所謂典型性是指那些最能支持主題和說明問題的材料。典型材料可以是一個具體的事例，一些有說服力的數據和一些帶有普遍性的現象。如題為《“小解放”為何俏銷湖北》的市場調查報告中，在說明“優質服務獲得良好口碑”這一經驗時，采用了這樣一則事實材料： “去年 10 月的一天傍晚，河南省鄭州市某單位的一輛小解放牌車在去廣州途徑武漢時，在武漢黃鶴樓處出現問題，求助電話打到了該銷售中心，中心經理立即親自帶隊迅速趕到現場，發現該車是用戶對后驅動橋端面螺絲沒擰緊而發生齒輪油漏盡，導致差速器錐齒燒損。當維修人員在后半夜將修好的車交給用戶時，用戶激動地說雖然我們不屬于該省管轄，又沒帶保用手冊，并且問題又是因我們使用不當所致，你們還這樣及時周到地服務，太讓我們感動了!‘小解放'走到哪服務到哪，此言不虛，以后再買車，還買‘小解放'�！� 這一材料就是一則很能表現主題的材料，是典型的材料。 直接獲取
獲取材料的方法
二、材料的選取 間接獲取
圍繞主題，挖掘材料的意義
材料的使用 根據主題的需要，進行詳略處理
合理安排材料，注重條理
如何獲取材料，哪些材料是應用文寫作值得關注的?下面我們談談這個問題：
在實踐之中積累材料。在自身及周圍同事的工作實踐中做個有心人，時刻關注有價值的事件及數據，如在工作中及時對做了什么工作、采用了什么方法、取得了什么效果、有哪些人參與等信息及時記錄收集。
在觀察中掌握材料。在觀察時要做到實事求是，防止主觀武斷、先入為主，同時要全面、系統、動態地進行觀察，以獲取真實、廣泛、完整的材料，并能把觀察所得及時整理成文字，給寫作提供基礎。
在調查中拓展材料。個人的實踐和視野總是有限的，觀察也不可能做到深入細致，這樣就需要走向實際、走向社會，向有關人士了解情況，做一些調查，以擴大自己的視野，獲取材料上的補充。經濟類的應用文，調查是必不可少的步驟，如市場調查報告，市場預測報告需在調查之后，才能動筆。
通過查閱文獻資料獲取材料。應用文寫作材料常常從有關文件、正式出版物，以及會議資料中獲取材料，為寫入具體文章之用，因此大量查閱文獻資料來獲取材料，是應用文寫作經常采用的方法。
獲取材料是寫作的第一步。總的來說，獲取材料要求以多為好，以全為貴。材料多了，便于比較、鑒別，更有選擇的余地;材料全面，觀點才能不至于偏頗，因此，動筆之前，應當圍繞主題，占有詳盡而充實的材料。
其次，強調對感性材料的分析研究，不能停留在表面的認識上，要挖掘材料能凸現主題的一面，使其在文章中發揮挖掘主題的作用。如有這樣一則材料 ： 某日，某國駐廣州領事館的外交官員去珠江三角洲某市參觀，市長親自接待，但講不好普通話請了一個翻譯，本來 10 分鐘就可以講完的話，結果用了 20 分鐘。此外交官用標準的普通話問：廣東不是在大力推廣普通話嗎么? 這則材料從不同的角度可展現不同的主題，但意義深淺不一。從較粗淺的角度看，可表現“市長不重視說普通話”的主題;進一步挖掘可表現“我們的官員素質的高低，直接關乎辦公的效率”。這樣的材料還可以根據主題的需要進行開拓。同學可以動動腦筋來挖掘一下。
使用材料時，要分清主次。對材料的加工整理，無非是為了突出文章的主題，加強應用文的表達效果，處理材料的詳略要以此為據。突出事件特征的材料要詳寫，一般材料可略寫;處于主體地位的材料詳寫，處于從屬地位、過渡的材料略寫;讀者不熟悉的材料詳寫，熟悉的略寫;材料之間角度相異的詳寫，材料之間相同的略寫。
根據主題的需要，按照一定的組織形式，安排材料的先后順序，在安排順序時要考慮材料的主次、時間的先后、材料間的邏輯順序、人們認識事物的規律、事物發展的過程等因素。
最后，數字材料是應用文寫作中十分重要的材料，數字有時比文字材料更具體、準確、更能說明問題。因此，要注意： ⑴ 真實、準確地用好數據材料。 ⑵ 運用統計數據，展開分析論證，更好地為主題服務。 ⑶ 適當地使用統計圖表。 ⑷ 變抽象的數字為具體，使其形象。如有兩篇介紹樂山大佛的文字，其中一篇在介紹時用了這樣一些數字： “樂山大佛身高 71 米 ，頭高 14 . 7 米 ，寬 10 米 �！� 這些數字看似具體清晰，但比較抽象，大佛的高大這一主題沒有凸現出來。另一段文字這樣寫道： “佛像有三十多層樓高，耳朵有四人高，每只腳背上可以停五輛解放牌汽車，腳大拇指上，可以擺一桌酒席�！� 這段文字也用了數字，但采用文字敘述的方法，使抽象的數字形象了，大佛的高大形象仿佛就在眼前，極好地體現了主題。
實訓：
概括下列材料的主題。
1 .隨著市場的進化，專業化分工的加強，未來 10 年內，以往支撐家電企業的自營渠道因為成本原因將全面撤退，而其他大量零星的代理商將通過特許經營方式加盟到大的品牌渠道中，成為品牌渠道的連鎖店。
2 .據 1987 年國家審計局的公報， 1985 —— 1986 年僅對 2700 多個縣以上的教育主管部門的審核，查出被挪用、占用普教經費，竟高達 5 億多萬，占審計總額的 5 %，成了違紀金額中的主要項目。被占用的錢用來建干部宿舍、招待所、辦工樓、買小汽車、經商辦廠。一個縣教育局竟把 40 萬轉入銀行吃利息，而置全縣二萬多平方米的學校危房于不顧。
第三節 應用文的結構
固定性
一、應用文結構的特點 條理性
文種不同結構不同
應用文是經過長期寫作實踐，逐漸形成較固定的寫作結構，以適應實際工作需要，使寫作更快速，閱讀更便捷，提高辦事效率。特別是公文寫作，其格式更規范，結構更固定。
應用文寫作要求有嚴密的思路，表現在結構上以求清晰有條理。在寫作中要根據主題的需要安排好結構。如寫事件，就應按“開端——發展——結果”的順序安排結構;寫問題就應按“發現問題——分析問題——解決問題”的順序安排結構。
凡文種都有相對穩定的結構樣式，應用文寫作結構安排需適應不同文體的要求。如寫合同就需要將合同的條款按標的、數量、質量、價款等內容分條列項地寫清楚;寫通知要按目的依據、事項、執行要求的順序安排結構。
二、常見的應用文結構模式
(一)單段式
正文內容用一個自然段來表達。用于內容少而單一，不便分開，往往采用一段文字來表達。如寫在商品外包裝上的說明文;公文中的函、批復，也常用一段文字來進行寫作�！坝裉m油”寫在外包裝上的說明： “經實驗證明能幫助減少細紋。四星期內，肌膚重現青春光澤。請不要涂抹在眼睛及眼瞼周圍。如不慎入眼，即用清水徹底洗清。如有持續眼睛刺激，請向醫生咨詢。如有持續皮膚刺激，請停止使用。請置于兒童接觸不到的地方�！� 這就是單段式。
(二)兩段式
正文內容用兩個自然段來表達。用于內容簡單，不需每層內容都分段。這種結構模式，一般用于以下幾種情況：
1 .把結語部分內容和主體內容分開寫，單列一個自然段，成為兩段式。即行文的緣由和行文事項為一段，希望、要求等結語為一段。
2 .寫作目的緣由、行文事項各為一段。
3 .在轉發、發布性公文中，將發布或轉發的文件名和發文意見列為一段，執行要求另為一段。
4 .在答復性公文中，將表示收到對方文件為一段，而答復事項為另一段。
5 .沒有開頭、結語部分，將主體內容列為兩段。
(三)三段式
這是短篇應用文比較規范的常用模式。正文把寫作目的緣由、寫作事項、結尾分為三段來寫。
(四)多段式
它用于內容較多，篇幅較長的應用文書，總共有四個自然段以上。一般是開頭概述基本情況、說明原因、目的、依據，結尾單獨成段或省略結尾，主體部分內容分為若干個段，各部分不分條列項。如短文式的說明書、簡單的市場預測報告等。內容多、篇幅長的應用文書，一般不宜采用多段式，宜采用將主體內容分成幾部分，用小標題或總分條文式。
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