文件管理制度

時間：2024-10-18 13:19:04 海潔制度我要投稿

文件管理制度（精選25篇）

　　在現(xiàn)實(shí)社會中，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編精心整理的文件管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

文件管理制度（精選25篇）

　　文件管理制度 1

　　第一條管理要點(diǎn)

　　1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

　　2、文件管理的.范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。

　　3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。

　　4、根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進(jìn)行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。

　　第二條制度規(guī)范

　　1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。

　　2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　3、公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。

　　4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

　　5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。

　　6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

　　7、辦公室管理人員對文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。

　　8、按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

　　9、根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。

　　第三條文件管理流程設(shè)計(jì)

　　1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

　　2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

　　3、借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

　　文件管理制度 2

　　一、目的

　　通過對經(jīng)營部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營資料的完整性并保障公司經(jīng)營活動的可追溯性，有效督導(dǎo)經(jīng)營部職員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作程序并作為公開、公平考核經(jīng)營部職員工作成績的依據(jù)。

　　二、適用范圍

　　適用于經(jīng)營部所有工作人員的檔案管理，并作為經(jīng)營部人員文件處理程序指導(dǎo)文件。

　　三、管理職責(zé)

　　3.1經(jīng)營部配備檔案管理員運(yùn)用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

　　3.2檔案管理員負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理，提供檔案處理意見；負(fù)責(zé)對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作；負(fù)責(zé)管理檔案的借閱、外調(diào)；負(fù)責(zé)客戶定單的傳真、確認(rèn)工作。

　　3.3經(jīng)營部主管負(fù)責(zé)檔案管理員的工作指導(dǎo)、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作；負(fù)責(zé)經(jīng)營部職員經(jīng)營資料的監(jiān)督管理及相關(guān)經(jīng)營資料評審程序監(jiān)督管理。

　　3.4經(jīng)營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準(zhǔn)確、全面的經(jīng)營資料，以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部檔案。

　　3.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)經(jīng)營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟(jì)類檔案的審計(jì)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)告工作；負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案管理專用電腦與財(cái)務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。

　　3.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部與經(jīng)營部檔案管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督；負(fù)責(zé)經(jīng)營部經(jīng)營資料歸檔情況的監(jiān)督；負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案借閱、外調(diào)的'審批及經(jīng)營部檔案處理的最終審批。

　　3.7董事長負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部對經(jīng)濟(jì)類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報(bào)告的審批。

　　四、管理程序

　　4.1經(jīng)營部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級審批后簽訂并結(jié)合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

　　4.2客戶訂單經(jīng)逐級審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。

　　4.3客戶反饋情況的書面報(bào)告、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營部工作計(jì)劃(工作報(bào)告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)批示意見后方可視為有效文件存檔。

　　4.4經(jīng)營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

　　4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營情況由客戶負(fù)責(zé)人簽名后作為有效文件存檔。

　　4.6經(jīng)營部投標(biāo)文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)標(biāo)書內(nèi)容之日起存檔。

　　4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗(yàn)收產(chǎn)品之日起存檔。

　　4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶確認(rèn)之日起作為有效文件存檔。

　　4.9經(jīng)營部職員出差記錄、經(jīng)營部制度及工作程序文件由經(jīng)營部負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

　　4.10檔案管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時必須依據(jù)有效文件要求進(jìn)行核對后方可進(jìn)行文件轉(zhuǎn)化處理。

　　4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應(yīng)反饋至經(jīng)營部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督協(xié)調(diào)，保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經(jīng)營部負(fù)責(zé)人應(yīng)調(diào)查研究事情原因并出具說明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補(bǔ)充資料一同交檔案管理員進(jìn)行存檔管理。

　　4.12檔案管理員應(yīng)對不完整的文件監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)充完整進(jìn)行轉(zhuǎn)化并管理。

　　4.13檔案管理員應(yīng)先對有效文件進(jìn)行分類整理編號，并就文件名稱、文件編號、主題內(nèi)容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫管理要求進(jìn)行檔案管理。

　　4.14檔案管理員的檔案柜應(yīng)進(jìn)行分類編號并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。

　　4.15經(jīng)營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設(shè)備進(jìn)行操作，便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦，合同原件放于檔案柜內(nèi)。

　　4.16財(cái)務(wù)部電腦與經(jīng)營部檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進(jìn)行維護(hù)工作。便于隨時查閱、審核、統(tǒng)計(jì)合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟(jì)類檔案資料。

　　4.17借閱經(jīng)營部檔案須經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意；外調(diào)經(jīng)營部檔案須經(jīng)經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應(yīng)對借閱、外調(diào)檔案進(jìn)行登記并及時督促回收。

　　4.18檔案管理員應(yīng)參照《公司機(jī)密管理程序》保證經(jīng)營部檔案的保密工作，設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案柜，保管好鑰匙。保障檔案的整潔，進(jìn)行對檔案柜防潮、防蟲處理，對電腦資料進(jìn)行及時備份處理。

　　五、獎懲條例

　　5.1檔案管理員恪盡職守，保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準(zhǔn)確正規(guī)，保證了檔案資料的機(jī)密性、保證了公司經(jīng)營的有效追溯的將進(jìn)行表彰及相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)獎勵。

　　5.2經(jīng)營部職員能主動、及時、準(zhǔn)確、全面的提供文件資料進(jìn)行歸檔工作，全力配合檔案管理員進(jìn)行工作的將進(jìn)行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。

　　5.3對于違反檔案管理程序條例，未按程序進(jìn)行文件審批，不準(zhǔn)確、全面提供文件資料，未配合檔案管理員工作的將進(jìn)行批評、警告及經(jīng)濟(jì)處罰并作為工作不良記錄存檔，供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據(jù)。

　　5.4對于未按照本程序進(jìn)行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進(jìn)行批評、警告及相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰，并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。

　　5.5對于未經(jīng)許可私自動用檔案管理專用電腦，私自開啟檔案柜，私自調(diào)閱檔案資料，私自對進(jìn)行檔案資料復(fù)印、拷貝的將依照《公司機(jī)密管理程序》相關(guān)條款進(jìn)行處罰并作為不良記錄存檔。

　　文件管理制度 3

　　一、收文

　　1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進(jìn)行文件收文處理。

　　2、實(shí)行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統(tǒng)一交辦公室負(fù)責(zé)人，辦公室負(fù)責(zé)人按文件內(nèi)容及各部門分工和職責(zé)，傳達(dá)部門負(fù)責(zé)人辦理。

　　3、辦理文件的有關(guān)人員均應(yīng)簽字，有關(guān)工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的文件，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復(fù)印件。

　　4、各部門收到的函件，應(yīng)交辦公室即時登記，交簽字后2、3條處理。

　　5、各有關(guān)人員注意保密，不得泄露本公司機(jī)密。

　　二、發(fā)文

　　1、公司發(fā)文由有關(guān)部門起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統(tǒng)一編號、發(fā)出。

　　2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄。

　　3、各部門對公司所發(fā)的`內(nèi)部文件必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

　　4、向上級單位呈報(bào)的文件，由辦公室派專人，按公文傳進(jìn)程序進(jìn)行。

　　5、監(jiān)理項(xiàng)目中的一般業(yè)務(wù)文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準(zhǔn)。

　　三、文件查詢

　　1、凡查詢、復(fù)印、借閱文件，均需申請、登記。

　　2、凡涉及公司經(jīng)營機(jī)密及項(xiàng)目當(dāng)事人有關(guān)機(jī)密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后才能查詢。不允許復(fù)印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復(fù)印的文件，不得帶出公司，只能在公司復(fù)印。

　　文件管理制度 4

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)本公司安全生產(chǎn)管理工作，預(yù)防和減少安全生產(chǎn)事故，提高本公司安全生產(chǎn)管理水平，根據(jù)本公司具體情況，特制定如下安全生產(chǎn)檔案(以下稱安全臺帳)管理制度，請遵照執(zhí)行。

　　一、安全臺帳資料記錄是反映一個單位安全生產(chǎn)管理的情況，在安全臺帳的記錄、整理和積累過程中能起到自我督促、強(qiáng)化安全生產(chǎn)管理的作用，本公司所屬生產(chǎn)單位均必須遵照本制度，根據(jù)安全生產(chǎn)管理職責(zé)范圍分別建立相應(yīng)的安全臺帳，安全臺帳由各生產(chǎn)單位指定專人負(fù)責(zé)，保證資料收集的.及時、準(zhǔn)確、齊全。

　　二、各生產(chǎn)單位安全臺帳分門別類，按時間順序(以年度為界)裝訂成冊，編寫相應(yīng)的目錄。

　　三、各生產(chǎn)單位安全臺帳資料分為以下幾大類:

　　1、責(zé)任書:承包合同、安全管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的文件、安全組織網(wǎng)絡(luò)圖、上下兩級簽訂的安全生產(chǎn)責(zé)任書、生產(chǎn)單位從業(yè)人員安全責(zé)任狀、特種作業(yè)人員安全責(zé)任狀、生產(chǎn)單位主要負(fù)責(zé)人、副職負(fù)責(zé)人、安全負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員、安全員、車間主任(工區(qū)、段、隊(duì))長、班組長安全生產(chǎn)崗位責(zé)任制。

　　2、制度文件:有關(guān)部門制訂和下發(fā)的制度性文件。

　　3、通知、通報(bào):有關(guān)部門下發(fā)的安全生產(chǎn)方面的通知、通報(bào)。

　　4、花名冊:全員花名冊、安全管理人員花名冊、特種作業(yè)人員花名冊及相關(guān)身份證明、安全資格證書復(fù)印件。

　　5、新工人(含民工和臨時工)三級教育資料。

　　6、安全檢查、安全學(xué)習(xí)、安全宣傳培訓(xùn)教育活動情況資料。

　　7、機(jī)械、電氣等設(shè)備管理資料(含設(shè)備保養(yǎng)、維修、檢驗(yàn)、檢測、使用情況等資料)。

　　8、安全技術(shù)交底資料。

　　9、危險化學(xué)品、民用爆破器材管理臺帳資料(如有則建立)。

　　10、安全事故應(yīng)急預(yù)案、事故記錄和報(bào)告資料、安全事故調(diào)查處理材料。

　　11、安全設(shè)備設(shè)施和勞保用品購買、發(fā)放登記臺帳(附票證復(fù)印件)。

　　四、以上安全臺帳統(tǒng)一采用a4紙格式，各部門可根據(jù)具體情況要求增加表格。

　　五、每年年終臺帳裝訂成冊保存。

　　六、公司對各部門安全臺帳的建立落實(shí)情況督促和監(jiān)督，并定期進(jìn)行檢查，檢查時間為每季進(jìn)行一次。

　　文件管理制度 5

　　為加強(qiáng)公司安全基礎(chǔ)檔案管理，發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能，完善安全管理過程監(jiān)督，特制定本制度。

　　1、實(shí)行安全文件收發(fā)登記制度，上級來文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領(lǐng)導(dǎo)簽批意見督辦落實(shí)。

　　2、文件應(yīng)按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。

　　3、嚴(yán)格按檔案管理要求建立健全各種基礎(chǔ)資料檔案，實(shí)行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項(xiàng)活動、工作一檔，檔案資料做到真實(shí)、有效、完整。

　　4、基礎(chǔ)檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進(jìn)行銷毀處理。

　　5、檔案基礎(chǔ)資料管理信息，必須實(shí)現(xiàn)從購置到退出市場的全過程監(jiān)督，及時進(jìn)行更新，確保檔案資料完整性。

　　6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續(xù)，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借閱。

　　7、檔案資料由安全科安排專人負(fù)責(zé)管理，實(shí)習(xí)專柜存放，落實(shí)防護(hù)措施，防止損毀。

　　文件管理制度 6

　　1、醫(yī)院內(nèi)部文件由職能科或辦公室擬稿，辦公室主任核稿，院長簽發(fā)，辦公室同意行文。

　　2、上級下發(fā)的文件由院辦公室收文登記，送交院長閱批，由院辦室督促有關(guān)職能科辦理，所有來文均先交院辦公室統(tǒng)一登記。

　　3、凡收文、發(fā)文、文電、公函等文件及外出開會、檢查工作帶回的文件資料均需交院辦公室登記。

　　4、送交各部門的文件應(yīng)定期收回，對到期未退的應(yīng)進(jìn)行催退，院辦公室定期對所管文件清點(diǎn)、對帳，保證文件不遺失。

　　5、醫(yī)院下發(fā)的`各類文件、通知，各科應(yīng)及時傳達(dá)，妥善保管，不得遺失，傳達(dá)貫徹情況，科主任須在文件上簽字。

　　6、院辦公室對需歸檔的文件應(yīng)根據(jù)文件的作者、內(nèi)容、文種、時間等特征組卷，并于次年三月底前向檔案室移交。

　　7、醫(yī)院下發(fā)的重要文件，各病區(qū)、科室應(yīng)及時傳達(dá)貫徹，病區(qū)負(fù)責(zé)人或科室主任簽字，并在規(guī)定時間上交院辦公室歸檔備查。

　　文件管理制度 7

　　為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。

　　1、文件的發(fā)放：

　　(1)財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營銷部辦公室以本部門名義構(gòu)成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實(shí)施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

　　(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時，務(wù)必將文件打印并復(fù)印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

　　(3)任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人務(wù)必負(fù)責(zé)及時將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個人親自簽字接收。

　　(4)需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等)，發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個人。

　　2、文件的更改：

　　(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制構(gòu)成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可)，連同編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

　　(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡狀況，可到現(xiàn)場為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時務(wù)必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應(yīng)上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的'私章。

　　3、文件的換頁：

　　(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制構(gòu)成將需修改頁面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好，由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁狀況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。

　　(2)所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間，將原頁銷毀。

　　4、文件的回收、作廢：

　　(1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。

　　(2)文件發(fā)放人在回收文件時，務(wù)必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

　　(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無效材料清理回收一次。

　　(4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

　　5、其它規(guī)定：

　　(1)任何部門以公司名義構(gòu)成的文件討論稿或正式稿，務(wù)必發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門的相互配合。

　　(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務(wù)必在檔案室存檔備案。

　　(3)任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后務(wù)必領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時，須向原發(fā)放部門提出申請，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

　　(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務(wù)必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

　　文件管理制度 8

　　1.目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。

　　2.范圍

　　公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

　　3.內(nèi)容

　　3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應(yīng)進(jìn)行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、風(fēng)險評價信息；培訓(xùn)記錄；標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評價報(bào)告；事故調(diào)查報(bào)告；檢查、整改記錄；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護(hù)記錄；安全生產(chǎn)會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；應(yīng)急演習(xí)信息；承包商和供應(yīng)商信息；維護(hù)和校驗(yàn)記錄；技術(shù)圖紙；人員資格證；安全評價報(bào)告等。

　　3.2公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

　　3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

　　3.4歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。

　　3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

　　3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

　　3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

　　3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的'電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

　　3.9非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

　　3.10外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

　　3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

　　3.12歸檔范圍及保管期限

　　3.13歸檔時間：

　　（1）管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。

　　（2）凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

　�。�3）外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。

　�。�4）工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個月內(nèi)接收歸檔。

　�。�5）每年形成的財(cái)務(wù)檔案，由行政部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向行政部移交歸檔。

　　（6）電子文件邏輯歸檔實(shí)時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

　�。�7）榮譽(yù)檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

　　（8）聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。

　�。�9）相關(guān)會議（技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議），在會議結(jié)束后歸檔。

　　（10）外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。

　�。�11）變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。

　�。�12）公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

　�。�13）公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

　　3.14檔案查（借）閱制度

　　檔案借閱是行政部的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

　　（1）凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時做登記。

　　（2）本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

　�。�3）借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。

　�。�5）凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

　　3.15檔案的保密制度

　�。�1）凡屬密級檔案，必須正確地標(biāo)明密級，并妥善存放。

　　（2）非綜合行政部人員不得隨便進(jìn)入行政部，行政部門窗及箱柜應(yīng)及時關(guān)鎖。

　�。�3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

　�。�4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

　　（5）查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

　�。�6）檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。

　�。�7）定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

　　3.16行政部管理制度

　�。�1）檔案存入檢查：

　　1）檔案出入行政部要清點(diǎn)、登記。

　　2）定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

　�。�2）行政部管理：

　　1）行政部未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進(jìn)入。

　　2）檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。

　　3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100lx。

　　4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

　　5）行政部嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

　　8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

　　9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。

　　10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺帳。

　　3.17檔案鑒定、銷毀制度

　�。�1）根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計(jì)檔案見會計(jì)檔案保存期限表。

　�。�2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

　　（3）從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。

　　（4）檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。

　�。�5）銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報(bào)告報(bào)總經(jīng)理審批。銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。

　　3.18檔案工作人員崗位職責(zé)

　�。�1）認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅(jiān)持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。

　�。�2）負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

　�。�3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準(zhǔn)確地提供利用。

　�。�4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

　　（5）嚴(yán)格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

　�。�6）負(fù)責(zé)對本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

　　文件管理制度 9

　　一、目的

　　為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn)，特制定本制度。

　　本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。

　　二、職責(zé)

　　2.1 安全環(huán)保部負(fù)責(zé)制定本制度，并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。

　　2.2 各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的管理，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。

　　2.3 各部門管理人員負(fù)責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。

　　三、內(nèi)容

　　3.1文件資料收集，安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:

　　3.1.1國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求。

　　3.1.2上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會議資料等。

　　3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、領(lǐng)導(dǎo)指示材料等。

　　3.1.4安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。

　　3.1.5各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等。

　　3.1.6供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。

　　3.1.7安全設(shè)施檢測、校驗(yàn)報(bào)告、記錄等。

　　3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報(bào)告。

　　3.2立卷歸檔

　　3.2.1文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。

　　3.2.2應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，按時間永久、長期和短期等三種進(jìn)行時間整理，分類歸檔。

　　3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的.文件資料進(jìn)行歸檔，統(tǒng)一保存。

　　3.2.4各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)文件資料目錄。

　　3.2.5不同價值，不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。

　　3.3檔案保管

　　3.3.1檔案應(yīng)入柜上架，科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放。

　　3.3.2應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。

　　3.4檔案借閱

　　3.4.1文件資料檔案借閱，必須辦理借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。

　　3.4.2借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。

　　3.4.3歸還檔案時，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷。

　　3.5檔案銷毀

　　對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄。

　　四、本制度由安全環(huán)保部制定并負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。

　　文件管理制度 10

　　一、總則

　　1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。

　　2、文件管理內(nèi)容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報(bào)、下發(fā)的各種文件、資料。

　　3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

　　二、發(fā)文管理

　　1、凡以我公司名義上報(bào)或下發(fā)的文件（報(bào)告、請示、紀(jì)要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。

　　2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔。

　　3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對方是否收到，對沒有收到的應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送。

　　4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記，并標(biāo)注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負(fù)責(zé)。

　　5、發(fā)文辦理工作程序：

　�。�1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負(fù)責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚。

　　（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對擬好的文稿進(jìn)行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。

　　（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門會簽。有關(guān)部門會簽后送辦公室主任處對公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會簽；文種、公文格式是否正確等。

　　（4）簽發(fā)：以公司名義報(bào)送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時如有修改，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。

　�。�5）發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見成文稿的內(nèi)容，并對待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號，確定份數(shù)后印制。

　�。�6）用�。河糜∈侵皋k公室對已印制好的公文進(jìn)行蓋章。

　�。�7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

　　三、收文管理

　　1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達(dá)的公文、業(yè)務(wù)往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門辦理，為避免文件擠壓，一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。

　　2、接收傳真應(yīng)明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。

　　3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時向總經(jīng)理上報(bào)或移交辦公室，直接上報(bào)總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級報(bào)告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門辦理，并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。

　　4、辦公室收到文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。

　　5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

　　6、個人或部門閱讀文件應(yīng)抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應(yīng)及時交還給檔案管理員。

　　7、收文辦理工作程序：

　�。�1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公室簽收、拆封，對需納入收文辦理的`，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行收文登記。

　�。�2）收文登記：收文登記是指對收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機(jī)關(guān)或部門進(jìn)行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。

　�。�3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規(guī)定的，辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門辦理。

　�。�4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。

　　（5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認(rèn)真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關(guān)部門協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。

　�。�6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報(bào)辦理結(jié)果。

　�。�7）注結(jié)：文件辦理完畢，應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結(jié)果。

　�。�8）存檔：在收文辦理結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。

　　四、保密文件管理

　　1、嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴(yán)格把關(guān)。

　　2、制發(fā)保密文件時，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報(bào)送總經(jīng)理審批后印發(fā)。

　　3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復(fù)印。

　　4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查，防止丟失。

　　五、文件的銷毀

　　1、對于多余、重復(fù)、過期和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，按照公司有關(guān)規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報(bào)總經(jīng)理批示。

　　2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。

　　六、附則

　　1、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　2、本制度自發(fā)文之日起實(shí)施。

　　文件管理制度 11

　　1、目的

　　為了使本公司采用的外來文件處于受控狀態(tài)、不損壞、不丟失、保持其完整性、統(tǒng)一性和有效性，便于檢索、查找和及時更新，特制定本制度。

　　2、適用范圍

　　國家有關(guān)法律法規(guī)；

　　壓力管道元件制造相關(guān)安全技術(shù)規(guī)范；

　　壓力管道元件的型式與參數(shù)、設(shè)計(jì)、制造、檢查和驗(yàn)收、檢驗(yàn)與試驗(yàn)方法等國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（含指導(dǎo)性技術(shù)條件）；

　　型式試驗(yàn)報(bào)告、監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告；

　　分供方產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、資格證明文件。

　　3、控制內(nèi)容

　　3.1辦公室主任負(fù)責(zé)對本公司壓力管道元件產(chǎn)品相關(guān)法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的收集、購買、歸檔、登記造冊、貯存和管理工作。

　　3.1.1積極掌握壓力管道元件相關(guān)法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展動態(tài)；

　　3.1.2及時采用適合于本公司壓力管道元件產(chǎn)品的新的法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，淘汰舊法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)；

　　3.1.3經(jīng)確認(rèn)有效適用的法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)均應(yīng)加蓋“受控”章，記錄標(biāo)準(zhǔn)清單；

　　3.1.4每年定期對公司所有采用的.法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行清理，過期淘汰的舊法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)加蓋“作廢”章，并注明新替代法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)名稱，存檔妥善保管；

　　3.1.5產(chǎn)品圖紙、技術(shù)文件所采用的標(biāo)準(zhǔn)均須由技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)簽字確認(rèn)；

　　3.2外來文件的保管、發(fā)放和借閱。

　　3.2.1外來文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)保管；

　　3.2.2外來文件的發(fā)放范圍由技術(shù)科長確認(rèn)，質(zhì)保工程師審批；

　　3.2.3外來文件發(fā)放的文本一律是復(fù)印件，并加蓋“受控”章，由使用部門負(fù)責(zé)人簽字領(lǐng)用；

　　3.2.4本公司外來文件一律不得外借，內(nèi)部借閱須由借閱部門負(fù)責(zé)人簽字借閱，定期歸還。

　　4、本制度由辦公室負(fù)責(zé)實(shí)施。

　　文件管理制度 12

　　1、公文辦理一般包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序；

　　2、凡酒店的收文(信、函)包括領(lǐng)導(dǎo)的`親收件，由總經(jīng)理室秘書處簽收、登記，轉(zhuǎn)交董事長或總經(jīng)理；

　　3、公文登記后，根據(jù)總經(jīng)理的批示，由總經(jīng)理辦公室轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱，如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦，應(yīng)由總辦秘書送交，并經(jīng)登記、簽收后方可送交；

　　4、閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍，秘密級以上文件須到總經(jīng)理辦公室閱讀，因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù)，用完后及時退還，秘密級以上文件，各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室；

　　5、各部門或個人對承辦的公文，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定期限迅速辦理，不得拖延積壓；

　　6、各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對自己經(jīng)手處理的公文，應(yīng)件件有著落，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事；

　　7、公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷，當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第二季度移交完畢；

　　8、各級干部調(diào)動時，應(yīng)將文件(含保密記錄本)清理移交，凡參加會議帶回的文件，應(yīng)及時送總辦秘書處登記保管；

　　9、沒有保存價值的文件，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由總經(jīng)理定期銷毀。銷毀秘密文件，要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷，秘密級以上文件不準(zhǔn)作廢出售，一律集中銷毀。

　　文件管理制度 13

　　一、管理職現(xiàn)

　　1、技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件(工藝、檢驗(yàn)規(guī)范)的編制、更改、負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核。

　　2、總經(jīng)理負(fù)責(zé)對技術(shù)文件的適宜性進(jìn)行審批。

　　3、品控部負(fù)責(zé)技術(shù)文件的歸檔管理、發(fā)放等管理工作。

　　二、工作程序

　　1、生產(chǎn)行政部針對產(chǎn)品的要求，通過，確定應(yīng)有的技術(shù)文件(包括配方、工藝、檢驗(yàn)規(guī)范等)。

　　2、根據(jù)技術(shù)文件的要求相應(yīng)落實(shí)到有關(guān)人員，收集有關(guān)資料，作為開發(fā)產(chǎn)品的依據(jù)，這些資料應(yīng)由技術(shù)部負(fù)責(zé)人對其適宜性進(jìn)行評審。

　　3、通過評審，由開發(fā)人員對產(chǎn)品進(jìn)行開發(fā)，編制相應(yīng)的'技術(shù)文件，這些文件在適當(dāng)?shù)碾A段，由生產(chǎn)行政部對其符合性進(jìn)行評審，必需時由質(zhì)量負(fù)責(zé)人如今有關(guān)部門一同進(jìn)行評審。評審符合要求后，交技術(shù)部負(fù)責(zé)審核、總經(jīng)進(jìn)批準(zhǔn)后進(jìn)行小樣試驗(yàn)。

　　4、通過批準(zhǔn)，由化驗(yàn)室負(fù)責(zé)小親試樣，對小樣進(jìn)行產(chǎn)品特性的總體驗(yàn)證。

　　5、在驗(yàn)證中如發(fā)現(xiàn)不符原開發(fā)要求，應(yīng)由原開發(fā)人員負(fù)責(zé)對設(shè)計(jì)開發(fā)文件作更改，更改后仍應(yīng)進(jìn)行審批。

　　6、通過驗(yàn)證，產(chǎn)品符合要求，可采用產(chǎn)品鑒定或顧客確認(rèn)的方法對產(chǎn)品進(jìn)行鑒定。

　　7、通過鑒定，由開發(fā)人員對技術(shù)進(jìn)行一次完整性的檢查，正式定稿，定稿的文件由質(zhì)量負(fù)責(zé)人員進(jìn)行審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，作為批量投產(chǎn)的依據(jù)。

　　8、審批后的正搞，由品控部移交到技術(shù)部進(jìn)行歸檔，根據(jù)需要，技術(shù)部負(fù)責(zé)指派專人對文件進(jìn)行復(fù)制，發(fā)放到需使用的部門，進(jìn)行使用。

　　9、在使用中發(fā)現(xiàn)文件中有差錯或需進(jìn)行更改，由使用部門提出報(bào)技術(shù)部，負(fù)責(zé)人簽注意見后，由原開發(fā)人員進(jìn)行更盡管，當(dāng)指定其它人員更改，應(yīng)取得相應(yīng)的背景資料。

　　10、更改后，應(yīng)通過4.4、4.5、4.7、4.8程序后，由技術(shù)部負(fù)責(zé)原稿進(jìn)行修改，對發(fā)下文件同時進(jìn)行修改。

　　11、任何人員、任何部門均不得擅自更改文件，對制訂審批后的文件應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。

　　12、本制度由生產(chǎn)行政結(jié)合平時工藝執(zhí)行情況一同監(jiān)督實(shí)施情況。

　　13、當(dāng)發(fā)現(xiàn)擅自更改或不執(zhí)行情況，質(zhì)檢部將開出《糾正措施處理單》限期進(jìn)行整改，嚴(yán)重的應(yīng)按違反廠紀(jì)廠規(guī)進(jìn)行處理，對造成損失將追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任，對造成事故的移交有關(guān)方面處理。

　　文件管理制度 14

　　一、文件材料歸檔

　　1、歸檔范圍

　　凡是公司及各分公司、小區(qū)經(jīng)營活動中直接形成的具有保存價值的文件材料都應(yīng)定期歸檔保存在公司檔案室。

　　2、歸檔時間

　　對公司規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規(guī)定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進(jìn)行集中管理，任何部門或者個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

　�。�1）文書文檔(包括統(tǒng)計(jì)檔案以及業(yè)務(wù)部門形成的檔案)。

　�。�2）會計(jì)檔案先在財(cái)務(wù)部門保存一年后移交檔案室。

　�。�3）設(shè)備檔案在設(shè)備安裝后一周內(nèi)歸檔。

　�。�4）特種載體檔案，隨時歸檔。

　�。�5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。

　　3、歸檔要求

　�。�1）歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

　�。�2）歸檔的文件材料必須按其規(guī)律組成案卷。

　�。�3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。

　�。�4）歸檔時必須填寫移交目錄，辦理交接手續(xù)。

　�。�5）歸檔的材料原則上應(yīng)裝訂成冊，確實(shí)不能裝訂成冊的，由經(jīng)辦人說明原因，由檔案員接受不成冊的資料后裝訂成冊。

　　二、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須履行登記手續(xù)。檔案原則上只在檔案室查閱。非機(jī)密檔案，因特殊情況需借出者，要經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后并辦理借出手續(xù)，歸還時對所借檔案應(yīng)予以檢查核對，并注銷。

　　2、借閱檔案必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。

　　3、外單位要查閱檔案，需經(jīng)本公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)書面同意批準(zhǔn)，方可借閱，借閱人要登記簽名。

　　4、借閱者要愛護(hù)檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發(fā)現(xiàn)以上情況，視情節(jié)按《檔案法》規(guī)定處理。

　　5、借閱檔案要嚴(yán)守機(jī)密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得向借閱范圍以外的.人員泄露檔案內(nèi)容。

　　6、摘抄、復(fù)制檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，摘抄的檔案內(nèi)容必須經(jīng)檔案人員核對，加蓋公章后始有效用。

　　7、對借出的檔案，管理人員應(yīng)及時催還。

　　三、檔案保密

　　1、認(rèn)真執(zhí)行公司的商業(yè)和技術(shù)保密制作，維護(hù)檔案的安全，做好公司的保密的工作。

　　2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)將檔案給無關(guān)人員翻閱，若有泄露，按保密規(guī)定處理。

　　3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀(jì)律。不得擅自涂改，拆頁和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內(nèi)容。

　　4、檔案室應(yīng)根據(jù)《保密條例》規(guī)定的保密范圍，對全部檔案進(jìn)行密級劃分。

　　5、借閱有密級的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關(guān)規(guī)定辦理。

　　6、管理人員如有變動，必須辦理交接手續(xù)，移交時進(jìn)行清點(diǎn)、核對，以確保檔案的完整與安全。

　　文件管理制度 15

　　1.目的

　　防止在服務(wù)過程中因公用設(shè)施和服務(wù)過程無標(biāo)識或標(biāo)識不當(dāng)導(dǎo)致各類不合格的發(fā)生。

　　2.適用范圍

　　適用于公司各部門的日常工作。

　　3.職責(zé)

　　3.1總經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)公用設(shè)施、倉庫內(nèi)物資、重要、危險部位及其他服務(wù)過程標(biāo)識的監(jiān)察。

　　3.2部門主管和崗位責(zé)任人負(fù)責(zé)標(biāo)識的安裝和檢查。

　　4.方法和過程控制

　　4.1公用設(shè)施的標(biāo)識

　　4.1.1機(jī)電設(shè)備按各設(shè)備名稱、設(shè)備責(zé)任人標(biāo)識，標(biāo)識牌掛(貼)在設(shè)備顯眼部位。

　　4.1.2消防通道出入口、消防設(shè)施處設(shè)置相應(yīng)消防標(biāo)識。

　　4.1.3配電室、水泵房、泳池機(jī)房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的`標(biāo)識。

　　4.1.4所有設(shè)備間出入門上應(yīng)有機(jī)房重地，非請勿進(jìn)的標(biāo)識。

　　4.1.5所有閥門上應(yīng)作上標(biāo)識以確認(rèn)閥門開閉狀態(tài)。

　　4.1.6倉庫內(nèi)的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上，并在庫房門上貼嚴(yán)禁煙火的告示牌。

　　4.1.7樓層的標(biāo)識貼于本樓層的顯著位置。

　　4.1.8在進(jìn)天臺的通道上應(yīng)有天臺重地，非請勿進(jìn)的標(biāo)識。

　　4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛高壓危險，請勿靠近告示牌。

　　4.1.10游泳池必須標(biāo)明水的深度。

　　4.1.11天臺顯眼部位應(yīng)掛貼高空拋物，手下留人等字樣的警示牌。

　　4.2服務(wù)過程的標(biāo)識

　　4.2.1高空作業(yè)時，在危險區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域，對區(qū)域內(nèi)的財(cái)產(chǎn)要做好防護(hù)措施，并放置有危險勿進(jìn)，高空作業(yè)，注意安全等字樣的告示牌。

　　4.2.2配電設(shè)備維修時，必須在開關(guān)上掛有人工作，禁止合閘的告示牌。

　　4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時，應(yīng)在顯眼部位放置小心地滑的告示牌。

　　4.2.4在公共場所刷油漆時，如果油漆未干而現(xiàn)場又無工作人員時，應(yīng)在顯眼位置放置油漆未干告示牌。

　　4.2.5泳池、兒童娛樂設(shè)施、會所等設(shè)施暫停開放期間，在顯眼部位掛放暫停使用告示牌，清潔時掛放清潔中字樣的標(biāo)識。

　　4.2.6維修公共衛(wèi)生間設(shè)施時，應(yīng)放置維修中或停用字樣的告示牌。

　　4.2.7樓內(nèi)保潔員在進(jìn)行樓梯道、樓層保潔工作時，應(yīng)在單元防盜門或明顯位置懸掛此區(qū)域在清潔中字樣的標(biāo)識。

　　4.2.8對于其他有追溯性要求的服務(wù)過程(如一些清潔、保安、設(shè)備維護(hù)服務(wù))標(biāo)識，應(yīng)通過制定明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實(shí)現(xiàn)。

　　4.3標(biāo)識的管理

　　4.3.1各部門自行制作的標(biāo)識，必須嚴(yán)格參照公司ci手冊標(biāo)識所規(guī)范的樣式，所有ci手冊所規(guī)范的標(biāo)識，部門必須嚴(yán)格執(zhí)行。

　　4.3.2各部門如需設(shè)置中英文對照標(biāo)識，需將中文及譯文內(nèi)容報(bào)品質(zhì)主管審批。

　　4.3.3如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標(biāo)識意義，應(yīng)及時更換、替補(bǔ)或撤消。

　　4.3.4當(dāng)設(shè)置標(biāo)識的位置需要更改或撤銷標(biāo)識時，必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。

　　文件管理制度 16

　　1.目的

　　建立文件與資料管理制度，規(guī)范質(zhì)量體系文件的起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷、替換、銷毀的管理，確保文件的有效性和適宜性。

　　2.依據(jù)

　　《中華人民共和國藥品管理法》及其實(shí)施條例、《藥品流通監(jiān)督管理辦法》、《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范（國家食品藥品監(jiān)督管理總局令第13號）》及附錄。

　　3.適用范圍

　　本制度適用于公司質(zhì)量體系文件的起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷、替換、銷毀等。

　　4.職責(zé)

　　4.1質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)組織制訂質(zhì)量管理體系文件，并指導(dǎo)、監(jiān)督文件的.執(zhí)行；

　　4.2文件使用部門、人員嚴(yán)格按本制度進(jìn)行文件的使用。

　　5.內(nèi)容

　　5.1公司質(zhì)量體系文件由質(zhì)量管理制度、部門及崗位職責(zé)、操作規(guī)程、進(jìn)貨評審、內(nèi)審等組成；

　　5.2編制質(zhì)量管理文件時遵循以下原則：

　　5.2.1合法性原則：質(zhì)量管理文件應(yīng)符合國家法律、法規(guī)以及部門規(guī)章和有關(guān)政策；

　　5.2.2實(shí)用性原則：與企業(yè)經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)營范圍、經(jīng)營方式相適應(yīng)，與企業(yè)組織機(jī)構(gòu)、人員崗位設(shè)置、設(shè)施設(shè)備、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的設(shè)置相吻合，與企業(yè)經(jīng)營和質(zhì)量控制的實(shí)際流程一致、實(shí)用；

　　5.2.3高效性原則：在合法及實(shí)用原則前提下，管理要求適當(dāng)高法定標(biāo)準(zhǔn)，采用先進(jìn)科學(xué)的管理辦法和手段，提高工作效率，推動企業(yè)不斷改進(jìn)和提高；

　　5.2.4強(qiáng)制性原則：提供必要的人力、財(cái)力、物力和措施，有必要的獎懲措施和辦

　　文件管理制度 17

　　1.目的

　　為了加強(qiáng)對安全生產(chǎn)制度的管理，確保安全生產(chǎn)制度和操作規(guī)程的編制、發(fā)布、使用、評審、修訂等得到控制，確保使用文件的適宜性和有效性，特制定本規(guī)定。

　　2.適用范圍

　　本規(guī)定適用于燒結(jié)廠各部門。

　　3.管理職責(zé):

　　3.1綜合辦公室是文件的歸口管理部門，負(fù)責(zé)所有廠級文件的發(fā)布和歸檔工作。負(fù)責(zé)起草有關(guān)培訓(xùn)、職業(yè)衛(wèi)生、經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核等文件的編制。

　　3.2安全科負(fù)責(zé)起草有關(guān)安全文件的編制。

　　3.3技術(shù)科負(fù)責(zé)起草有關(guān)質(zhì)量、工藝等文件的編寫。

　　3.4機(jī)動科負(fù)責(zé)起草有關(guān)設(shè)備、維護(hù)、能源消耗、備件材料等文件的編制。

　　3.5生產(chǎn)科負(fù)責(zé)起草有關(guān)生產(chǎn)、環(huán)保等文件的編寫。

　　4.文件管理要求:

　　4.1引用法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)

　　文件制定要依據(jù)國家法律法規(guī)、天津市地方法規(guī)、《冶金企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化評定標(biāo)準(zhǔn)》、《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》及公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

　　4.2文件編寫要求:

　　4.2.1簡單說明編寫目的；

　　4.2.2明確執(zhí)行文件涉及的范圍；

　　4.2.3實(shí)施活動的主管部門與相關(guān)部門的職責(zé)和權(quán)限。

　　4.2.4文件內(nèi)容和要求:作為文件的主要內(nèi)容，要明確相關(guān)部門應(yīng)做些什么，由誰來做，如何做，達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)，信息如何反饋，獎勵與考核等。

　　4.2.5文件實(shí)施日期。

　　5.文件審批

　　文件編寫后，由部門負(fù)責(zé)人核稿后，送交主管廠領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。

　　6.評審與修訂

　　6.1文件評審

　　6.1.1評審的頻次:正常情況下，每年組織評審一次；當(dāng)出現(xiàn)以下情況時，可隨時組織評審。

　　a)安全生產(chǎn)的法律、法規(guī)發(fā)生變化；

　　b)生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化；

　　c)安全生產(chǎn)相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變化；

　　d)管理機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)發(fā)生重大變化時；

　　6.1.2評審內(nèi)容

　　a)與法律、法規(guī)符合性；

　　b)與企業(yè)發(fā)展總體水平的相適應(yīng)性；

　　c)與工藝流程和裝置變化的相適應(yīng)性；

　　d)安全管理制度之間的`相容性和匹配性；

　　6.2文件修訂

　　6.2.1修訂頻次:正常情況下，每兩年組織修訂一次。當(dāng)出現(xiàn)以下情況，可隨時組織修訂。

　　a)安全生產(chǎn)法律、法規(guī)發(fā)生變化，現(xiàn)行安全規(guī)章制度與之出現(xiàn)沖突，或不能充分滿足法律、法規(guī)要求；

　　b)生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化；

　　c)新裝置、新產(chǎn)品投產(chǎn)，現(xiàn)行管理制度不能覆蓋其安全管理；

　　d)組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變化，需重新分配安全生產(chǎn)職責(zé)；

　　e)各級人員素質(zhì)發(fā)生較大變化，規(guī)章制度的要求已經(jīng)充分轉(zhuǎn)變?yōu)閱T工的自覺行動；

　　6.2.2修訂組織權(quán)限:制度文件的修訂，本著制訂部門組織修訂的原則，當(dāng)制訂部門發(fā)生職能變化時，由該職能的后續(xù)承接部門組織。必要時，需了解該制度的制訂的原始背景。

　　6.2.3修訂依據(jù):

　　6.2.3.1國家行業(yè)的安全生產(chǎn)法律、法規(guī)、條例。

　　6.2.3.2安全生產(chǎn)制度評審結(jié)果。

　　6.2.3.3制度執(zhí)行過程中，員工提出的合理化建議。

　　6.2.4修訂后的制度文件，要履行會簽手續(xù)，最后由廠長審批后，修訂版發(fā)布實(shí)施。

　　7.制度文件的終止執(zhí)行

　　因特殊原因，終止執(zhí)行的安全生產(chǎn)制度，按原審批程序申請批準(zhǔn)終止。

　　文件管理制度 18

　　一、總則

　　1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強(qiáng)勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

　　2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用范圍：適用于本廠的.技術(shù)文件的管理。

　　二、技術(shù)文件的編制

　　1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

　　具體包括：

　　文件管理制度

　　1）開發(fā)計(jì)劃階段：方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃書、檢驗(yàn)要求。

　　2）開發(fā)設(shè)計(jì)階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計(jì)評審記錄表。

　　3）產(chǎn)品調(diào)試階段：產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。

　　4）產(chǎn)品維護(hù)階段：設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

　　2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

　　3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。

　　三、技術(shù)文件的提交

　　1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中，設(shè)計(jì)人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范文件管理制度

　　認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性。

　　2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段，設(shè)計(jì)人員都必須按時提交設(shè)計(jì)文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計(jì)人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。

　　3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。

　　4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

　　四、技術(shù)文件的歸檔

　　1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn)；技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責(zé)、權(quán)、利。

　　2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期，設(shè)計(jì)、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其文件管理制度

　　中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。

　　4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

　　5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時，須填寫《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。

　　五、技術(shù)文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法保持不具權(quán)限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《借閱登記表》，然后方可通過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。

　　3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊情況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。

　　六、責(zé)任追究

　　各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。

　　文件管理制度 19

　　一、嚴(yán)格履行保密職責(zé)，嚴(yán)守秘密，責(zé)任分明。

　　二、有專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取密級文件，并由a、b角負(fù)責(zé)公務(wù)網(wǎng)的文件接收，并及時做好收文登記(并注明密級)、編號、傳遞、簽收、保管等工作。

　　三、將已閱處的'保密文件及時放入專用保密箱，確保文件的。

　　四、保密文件采取專用文件夾進(jìn)行傳閱，注明周轉(zhuǎn)時間、文件編號、文件件數(shù)，嚴(yán)格辦理閱讀者簽名手續(xù)。

　　五、嚴(yán)格按規(guī)定控制傳閱范圍，每個環(huán)節(jié)都嚴(yán)格把關(guān)，確保文件在每個環(huán)節(jié)的安全。

　　六、嚴(yán)格做好不復(fù)印保密文件，不擅自擴(kuò)大傳閱范圍，不自行橫傳、不隨意摘抄密件內(nèi)容，不向傳閱范圍之外的人員談?wù)撁芗䞍?nèi)容，真正做到將其泄密可能降到最低。

　　七、按規(guī)定及時清退密級文件。

　　八、按規(guī)定統(tǒng)一上交保密廢紙。

　　文件管理制度 20

　　一、文件與資料識別

　　1、各單位、部門在制定安全生產(chǎn)文件時，必須按標(biāo)準(zhǔn)化要求制定符合標(biāo)準(zhǔn)的各種文件。(格式、紙張、文件程序、版面等)

　　2、對外來文件要進(jìn)行識別與分析，在轉(zhuǎn)發(fā)或修訂下發(fā)時要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)性轉(zhuǎn)換，下傳的文件必須符合標(biāo)準(zhǔn)化文件要求。

　　3、各種資料的收集、整理要以標(biāo)準(zhǔn)資料格式進(jìn)行裝訂收藏。

　　4、對資料的.內(nèi)容進(jìn)行識別分析，不符合標(biāo)準(zhǔn)化要求的要修改完善。

　　二、文件與資料的管理規(guī)定

　　1、文件、資料都要按標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行分類、保存、管理。

　　2、下發(fā)文件要建立“文件下發(fā)登記表”，登記表格式必須符合標(biāo)準(zhǔn)化要求，并將保存文件下發(fā)登記表存檔。

　　3、建立文件、資料檔案庫，專人負(fù)責(zé)管理和保存。

　　4、借閱、查詢各種資料、文件時，要建立借閱、查詢登記表。

　　5、文件、資料要整理規(guī)范，保存有序，管理到位，查找便捷。

　　6、若文件、資料需更新、補(bǔ)充、增加，必須經(jīng)過保管員進(jìn)行操作，非工作人員不得隨意進(jìn)行修改。

　　7、妥善保護(hù)文件、資料，不得隨意外借；查詢文件時不得在文件上做任何標(biāo)記，不得損壞。

　　8、文件、資料科室要做好防火、防潮、防盜工作，制定相應(yīng)的安全措施，保證文件、資料的安全。

　　文件管理制度 21

　　為規(guī)范和加強(qiáng)站內(nèi)的安全檔案的`管理，實(shí)行制度化管理，特制定本制度。安全生產(chǎn)檔案必須由專人管理安全生產(chǎn)檔案。

　　1、安全生產(chǎn)檔案內(nèi)容:

　　(1)安全生產(chǎn)管理管理人員任命書及變動情況記錄。

　　(2)從業(yè)人員檔案(包括安全運(yùn)行、培訓(xùn)教育、獎懲等信息)。

　　(3)特種作業(yè)人員資格證名單。

　　(4)特種設(shè)備清單及有關(guān)檔案。

　　(5)危險源管理清單。

　　(6)監(jiān)測資料(設(shè)備運(yùn)行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等)。

　　(7)職工健康檔案及職業(yè)病檔案資料。

　　(8)安全生產(chǎn)整改情況記錄。

　　(9)安全例會及安全日、月活動記錄。

　　(10)安全生產(chǎn)隱患排查方案、平安交通實(shí)施方案等各種方案及落實(shí)情況；

　　(11)事故記錄和統(tǒng)計(jì)資料。

　　(12)傷亡登記表存檔情況。

　　(13)崗位作業(yè)操作規(guī)程。

　　(14)安全措施經(jīng)費(fèi)及使用情況。

　　(15)事故應(yīng)急救援預(yù)案、演練、實(shí)施記錄。

　　2、要編寫詳細(xì)的目錄并分檔存放，以形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

　　3、按期上報(bào)給各有關(guān)部門，定期向職工公布檔案管理情況。

　　4、主要領(lǐng)導(dǎo)要檢查檢查檔案管理情況，使之完善化、科學(xué)化。

　　文件管理制度 22

　　1.技術(shù)文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類�！笆芸亍蔽募概c質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有關(guān)文件。

　　2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負(fù)責(zé)人簽字后方可更改并標(biāo)識，文件更改幅度較大時，予以換版。換版文件下發(fā)后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。

　　3.文件領(lǐng)用者，因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時，到行政部填寫《文件處理單》，經(jīng)常務(wù)副總審核、批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。

　　4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，并保持文字清晰，外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》，經(jīng)常務(wù)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

　　5.作廢文件銷毀時，由該部門填寫《文件處理單》，由總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需要留用的`加蓋“作廢留用章”后方可保留。

　　6.質(zhì)量記錄的格式和內(nèi)容由使用部門設(shè)計(jì)，行政管理部門審查批準(zhǔn)，統(tǒng)一編號控制。質(zhì)量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。

　　7.質(zhì)量記錄填寫：要求個部門質(zhì)量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質(zhì)量記錄原則上不準(zhǔn)更改，如有失誤或者計(jì)算錯誤時，在改動處劃改并簽名。

　　8.質(zhì)量記錄的借閱：外來人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)借閱，公司人員經(jīng)行政部部長批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。

　　9.質(zhì)量記錄的管理和保存：質(zhì)量記錄由本部門制定專人負(fù)責(zé)保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實(shí)施。

　　10.各類質(zhì)量記錄由各部門指定專人手機(jī)、整理分類并裝訂，行政部負(fù)責(zé)歸檔并規(guī)定期限保存。

　　11.質(zhì)量記錄銷毀：對于超過保存期的質(zhì)量記錄，由行政部和使用部門負(fù)責(zé)簽字，包常務(wù)副總審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀并填寫《質(zhì)量記錄銷毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。

　　12.行政部對質(zhì)量記錄的填寫和使用情況進(jìn)行檢查。并留有記錄，填寫《監(jiān)督檢查記錄》，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行糾正。

　　文件管理制度 23

　　技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙，各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

　　一、技術(shù)文件是公司進(jìn)行生產(chǎn)和各項(xiàng)管理工作共同的技術(shù)依據(jù)，必須加強(qiáng)管理，切實(shí)做好各種技術(shù)文件的登記、保管、復(fù)制、收發(fā)、注銷、歸檔和保密工作。

　　保證技術(shù)文件的完整，準(zhǔn)確清晰、統(tǒng)一等。

　　二、技術(shù)文件的制訂，按各有關(guān)管理細(xì)則及有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及資料執(zhí)行。

　　并嚴(yán)格執(zhí)行逐級會審，會簽制度。

　　三、技術(shù)文件的修改必須按級、按各職能部門的業(yè)務(wù)分管范圍執(zhí)行。

　　四、技術(shù)文件修改前，負(fù)責(zé)修改部門要提出修改理由及具體內(nèi)容，交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　五、修改后的技術(shù)文件必須重新履行會審、會簽及批準(zhǔn)手續(xù)，填發(fā)更改通知書。

　　六、公司的.技術(shù)文件均由技術(shù)資料室管理，技術(shù)部門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。

　　七、各有關(guān)單位應(yīng)有兼職的技術(shù)資料管理員，負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

　　八、技術(shù)文件任何部門、個人不得擅自復(fù)制，因工作需要必須復(fù)制時，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理一定的手續(xù)后方可復(fù)印。

　　九、公司的技術(shù)文件均由技術(shù)資料室管理，技術(shù)部門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。

　　十、各有關(guān)單位應(yīng)有兼職的技術(shù)資料管理員，負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

　　十一、技術(shù)文件任何部門、個人不得擅自復(fù)制，因工作需要必須復(fù)制時，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理手續(xù)后方可復(fù)印。

　　文件管理制度 24

　　1.目的:

　　為完善公司文件收發(fā)管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。

　　2.適用范圍:

　　適用本公司所有文件。

　　3.職責(zé):

　　文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

　　工作內(nèi)容

　　公司文件共分絕密、機(jī)密、秘密、普通四種，文件密級由公司總經(jīng)理確定。

　　公司文件由行政辦公室擬稿，文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。

　　業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。

　　屬于秘密以上的文件，核稿人應(yīng)注明文件密級，并確定報(bào)送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。

　　已簽發(fā)的`文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按文印規(guī)定處理。

　　文件由擬稿人校對，審核后方能復(fù)印、蓋章。

　　公司的文件由行政辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報(bào)送。

　　經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。

　　外來文件由行政辦公室行政主管負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門，辦好文件閱辦;屬急件的，應(yīng)在接件后即時報(bào)送。

　　文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向行政辦公室說明原因。

　　文件管理制度 25

　　一、收文處理

　　每次收文之后，首先要與發(fā)文通知單對照檢查，看所收文件是否與通知單上所印文件種類、數(shù)量相同，如有不符，應(yīng)及時向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢。

　　二、發(fā)文處理

　　(一)發(fā)文范圍。文件的發(fā)放，要嚴(yán)格按文件特定的發(fā)放范圍和份數(shù)發(fā)放。主干線文件的.發(fā)放范圍是市委常委、市政府、市人大、市政協(xié)、市紀(jì)檢委、市委各部辦委、各黨委。上級文件的發(fā)放范圍，主要是市人大、市政府、市政協(xié)、市紀(jì)檢委。

　　(二)發(fā)文程序。凡經(jīng)市委辦公室下發(fā)的文件，都由通信員親自送到各單位。

　　三、文件日常管理

　　文件登記、分發(fā)、傳閱后，要實(shí)行歸類管理。要留出三份文件存檔。剩余文件存入柜內(nèi)，以備查用；領(lǐng)導(dǎo)閱后文件要通過篩選，留有批示文件，其余銷毀。

　　四、文件的清繳與銷毀

　　文件清繳一年兩次。上半年的文件在七月中旬清繳，下半年的文件在下一年的二月中旬清繳，清繳期為十至十五天。每次清繳文件時要下發(fā)文件清繳單。文件的銷毀一年兩次，上半年、下半年各一次。每次清繳文件結(jié)束后，對需銷毀的文件，用專車專人送到指定地點(diǎn)銷毀。

　　五、文件借閱

　　(一)借閱文件要認(rèn)真登記。

　　(二)絕密級文件，僅在閱文室借閱。未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)將文件帶出閱文室。

　　(三)文件借閱后三日內(nèi)要追回。

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