文件管理制度

時間：2024-05-30 18:20:14 管理制度我要投稿

(通用)文件管理制度

　　在現實社會中，越來越多地方需要用到制度，制度一經制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編為大家整理的文件管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

(通用)文件管理制度

文件管理制度1

　　1 目的

　　為了規范安全生產文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。

　　本制度適用于本廠與安全生產有關的文件檔案的管理。

　　2 職責

　　2.1 安全管理部門負責制定本制度,并負責綜合監督管理。

　　2.2 各單位負責本單位文件檔案的管理,并負責監督檢查和考核。

　　2.3 各單位安全員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。

　　3 內容

　　3.1 文件資料收集安全生產文件檔案內容如下:

　　3.1.1 國家有關安全生產法律法規、標準規范及其他要求。

　　3.1.2 上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等。

　　3.1.3 本廠安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。

　　3.1.4 安全生產工作計劃、總結、報告等。

　　3.1.5 各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。

　　3.1.6 供應商、承包商相關材料。

　　3.1.7 安全設施檢測、校驗報告、記錄等。

　　3.1.8 安全、職業衛生評價報告。

　　3.2 立卷歸檔

　　3.2.1 文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產主要情況,以便保管和利用。

　　3.2.2 應根據文件資料的'重要性,案時間永久、長期和短期等三種進行時間整理,分類歸檔。

　　3.2.3 各單位在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔,統一保存。

　　3.2.4 各種文件資料按一定特征進行排列和系統化,應層次分明,編寫頁碼,填寫卷內文件資料目錄。

　　3.2.5 不同價值,不同性質的文件資料應當區別管理,單獨立卷。

　　3.3 檔案保管

　　3.3.1 檔案應入柜上架,科學排列,避免暴露和捆扎堆放。

　　3.3.2 應采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。

　　3.4 檔案借閱

　　3.4.1 文件資料檔案借閱,必須借閱手續,借閱當案要注意保護,不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續借手續。

　　3.4.2 借閱的檔案要注意保密,未經許可,不得隨意公開、發表或轉借他人。

　　3.4.3 歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,并在借閱登記本上注銷。

　　3.5 檔案銷毀

　　對于過期并失去保存價值的文件資料,經單位領導批準,可以定期銷毀,必要時做好銷毀記錄。

　　4 相關記錄

　　《文件檔案清單》

　　5本制度由安全管理部門制定并負責解釋,自發布之日起實施。

文件管理制度2

　　行政文件管理制度是企業內部管理的重要組成部分，旨在規范文件的生成、審批、存儲和銷毀流程，確保信息的安全性和有效性。它涵蓋了文件的分類、編碼、版本控制、權限分配、歸檔和檢索等多個環節。

　　內容概述：

　　1、文件分類與編碼：明確各類行政文件的分類標準，如政策法規、工作計劃、會議紀要等，并設定統一的`編碼體系，便于管理和查找。

　　2、文件審批流程：規定文件的起草、審核、批準和發布流程，明確各級人員的職責和權限。

　　3、版本控制：建立文件版本更新的規則，確保每個版本的可追溯性和準確性。

　　4、權限管理：設定文件的訪問權限，防止未經授權的查看、修改或刪除。

　　5、存儲與備份：規定文件的存儲介質、期限和備份策略，保證文件的完整性和安全性。

　　6、文件檢索：設計高效的檢索系統，方便員工快速找到所需文件。

　　7、文件歸檔與銷毀：制定文件的歸檔標準和銷毀程序，確保合規性。

文件管理制度3

　　為理順考勤程序，規范考勤行為，嚴格考勤制度，確保有序經營，特制定本考勤制度。本制度適用于公司總廠區工作的全體員工（總裁、總裁助理、總經理除外）之考勤管理。

　　職責

　　人事行政部全面負責公司考勤工作之管理、監督、檢查和指導，同時收集、匯總考勤數據。門崗負責收集《員工請假單》，并于每天下班前轉交人力資源安全處，并對員工進、出廠區刷卡進行控制。各部門經理、各商業廣場負責人要帶頭執行并監督本部門公司考勤制度，參與控制考勤管理，設立兼職考勤員，負責本部門考勤方面問題與人力資源安全處相互溝通。

　　考勤辦法

　　本公司考勤采用智能化、數字化方式對全公司員工日常出勤情況進行管理——即刷卡考勤。倒班員工不參與刷卡，實行手工簽到考勤。

　　考勤要求

　　員工考勤是公司進行正常工作秩序的基礎，是支付工資、員工考核的重要依據。員工應自覺遵守考勤制度，按公司規定時間到崗和離崗，自覺刷卡，接受監督，服從管理。人力資源安全處每月統計員工的出勤情況，并于次月8日以前將公司執行層人員出勤情況表報公司辦公室，由辦公室進行考核；同時將各部門員工的出勤情況表及員工剩余換休時間表反饋給各部門的兼職考勤員，以此作為支付員工工資的參考。各部門倒班員工考勤記錄，由兼職考勤員在《月份出勤計算表》進行統計，經所在部門領導簽字確認后，于次月5號前交于人力資源安全處。考勤員嚴格執行公司考勤制度，切實履行工作職責，堅持原則，不弄虛作假，如實統計、匯總考勤數據，為考核各車間、處室的出勤率提供可靠依據各部門應嚴格執行公司考勤制度，規范本部門的考勤管理工作，人力資源安全處應監督、檢查和考核各部門考勤管理工作。考勤原始記錄保存時間為二年。

　　考勤規定

　　工作時間：正常工作時間為每周一至周五，每天工作8小時，具體作息時間以公司辦公室下發的`通知為準。員工每天上班、下班均需刷卡（共計每日2次）。法定休假日作息時間按國家有關部門規定執行。

　　考勤內容

　　1、遲到

　　員工未在規定上班時間內刷卡或雖然刷卡但未到工作崗位工作的視為遲到。（因通勤火車或公司通勤班車晚點的不計遲到）遲到10分鐘（含10分鐘）以內扣罰10元；遲到10分鐘以上1小時以內扣罰30元；無故遲到超過1小時（含1小時），視曠工半天處理，超過3小時（含3小時）視曠工一天處理；連續遲到三次或月累計遲到五次以上者除按遲到處理外，另累計曠工一次。

　　2、早退

　　員工在規定工作時間終了前刷卡離崗視為早退。早退處罰規定比照遲到條款處理。

　　3、曠工

　　有下列情形之一的視為曠工：未經請假或請假未經批準而不到崗、擅自離崗的；特殊情況下請假事后一個工作日內不補假的；假期已滿，逾期未歸而又無正當理由的；不服從工作調動，未按調令期限內報到上崗工作的；無故不刷卡而事后又未提供任何證明的。曠工不足4小時（含）的按曠工半天計算，5小時以上8小時以下的按礦工1天計算；曠工后出勤時間不滿5天仍曠工的，其前后曠工時間連續計算。

　　處罰規定：曠工一日，扣罰其曠工者當月日工資的300%；連續曠工五日（含五日）以上者，扣罰其當月工資，并將其工作關系調整到培訓中心待崗培訓；連續曠工十五日（含十五日）以上或年累計曠工三十日（含三十日）以上者，公司有權與其解除勞動關系，并追究其違約責任。員工一年之內出現一次曠工現象則扣發其年終獎。

　　4、公出（即出差）

　　員工出差應事前填寫《員工請假單》請公出假，如遇特殊情況不能按預計日期返回的，在返回后第一個工作日內補辦手續，否則一律視為事假。公出期間按正常出勤核發全額工資。

　　5、事假

　　員工因事而不能上班者，應請事假。事假應事前一個工作日內辦妥請假手續；若遇到臨時突發事件，不能事前請假的，須電話或讓他人代為請假，在獲批準后，方可休假，并應在假后的第一個工作日內補辦事假手續，否則視為曠工。事假以小時和天為單位計算，不足1小時按1小時計算，不足4小時（含）按半天計算，5小時（含）以上，8小時以下的按1天計算。

文件管理制度4

　　各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、廠部提出發文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體文件由黨委批轉。

　　.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發。其余文件均由分管廠領導批準簽發。

　　九條發文的范圍：

　　.凡是以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

　　.黨委、廠部下發文件主要用于：

　　()公布全廠規章制度；

　　()轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；

　　()公布工廠體制機構變動或干部任免事項；

　　()公布全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的'決定；

　　()發布有關獎懲決定和通報；

　　()其他有關全廠的重大事項；

　　.黨委、廠部上行文、外發文主要用于：

　　()對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

　　()同兄弟單位聯系有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。

　　.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準后，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用廠部文件發布。

　　.凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

　　.各業務科室與外單位發生的一般業務聯系，可用各科室的名義對外發函(應各自編號備查)不用廠部名義發文。

　　(四)發文程序與要求

　　十條發文程序規定：

　　.各單位需要發文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；

　　.黨委、廠部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

　　.草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

　　.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

　　.兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　.經兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；

　　.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；

　　.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；

　　.文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發；

　　.經領導批準簽發后的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室打印；

　　.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

　　.文件打字后，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。，

文件管理制度5

　　一、概述

　　在現代中小企業人力資源管理中,薪酬制度的設計被認為是一項最困難、最敏感、政策性最強的工作。眾多企業的實踐表面,員工薪酬制度的設計和管理是企業管理的重要內容,它對于保障員工的物質利益,激勵員工的工作熱情,促進企業發展和經營效益的提高,都具有十分重要的意義,健全的薪酬制度是吸引、激勵、發展與留住人才的強有力的工具。

　　二、中小企業加強薪酬管理制度的重要性

　　中小企業是國民經濟的重要組成部分,是國民經濟健康、穩定發展的重要力量。但中小企業在發展過程也面臨著不少的問題,如招不到人、留不住人。其中一個重要原因是中小企業缺乏完善的薪酬制度,不重視薪酬管理。我國很多中小企業沒有形成合理、規范的薪酬制度,隨意性很大。薪酬是一般勞動者主要的經濟收入來源，對于勞動者及其家庭的生活水平影響很大。一個國家勞動者的總體薪酬水平也是反映該國總體社會和經濟發展的一個重要指標。一般情況下，各國的國民生產總值大約60%的部分體現為薪酬的形式。薪酬是雇員地位和成功的重要標志之一，對于員工的態度和行為有著重要的影響。薪酬管理既是維持企業正常運轉的常規工作，又是推動企業戰略目標實現的強有力工具。薪酬的決策和管理對于企業員工隊伍建設、經營管理和保持競爭優勢等影響極大。

　　薪酬管理作為企業人力資源管理部門的重要職能和工作過程，通過服務于企業人力資源管理的總體發展戰略，根據企業不同時段的生產經營目標，設計制定一套適用的薪酬制度，采用有效的措施，協調薪酬不同要素之間的關系，通過薪酬制度的貫徹和落實，對調整企業內部勞動關系，維系和穩定員工隊伍，不斷地提高員工的專業素質，激發員工的工作主動性、積極性和創造性等發揮著重要的作用。

　　三、中小企業薪酬制度及管理的現狀及存在的問題

　　1.薪酬制度設計缺乏戰略思考

　　根據現代薪酬理念,薪酬制度是企業戰略決策的重要組成部分和實現企業目標的關鍵因素,因而薪酬制度的設計要與企業戰略規劃相匹配。然而長期以來,薪酬制度設計在中小企業內屬于較低層次的規劃,薪酬制度設計與企業的戰略規劃缺乏內在聯系。隨著企業的不斷壯大,薪酬制度逐漸成為制約企業發展的瓶頸,但很多企業卻并沒有認識到這個問題,以為提高薪酬待遇就能解決問題,以至于在這方面花費了大量的人力和財力,占用了組織的大量資源,但卻對企業經營戰略目標的實現沒有起到太大的作用。因此，在進行具體的設計之前，要考慮如何使薪酬戰略有效地融入企業的整體戰略。但很多中小企業沒有從企業總體戰略的.角度出發來設計薪酬管理系統，而是就薪酬論薪酬，把薪酬看做是一種目的，沒有關注什么樣的薪酬最有利于實現企業戰略、能夠最大限度地發揮員工的主動性和積極性。

　　2.薪酬的結構失衡

　　企業員工薪酬由各種薪酬單元組成。薪酬結構失衡主要有兩種體現:第一種是整體薪酬結構的失衡。比如在很多民營中小企業中,福利這一薪酬要素往往沒有引起足夠的重視。薪酬結構失衡會致使企業的薪酬制度在運行過程中缺乏足夠的靈活性,無法滿足多數員工在薪酬方面的不同需求,特別是對員工的短、中、長期激勵的組合效果產生影響。很多現代中小企業,將福利完全變成了保健因素,激勵效果很差。第二種是各類人員的薪酬單元組合比例失調,如固定工資比例過高,績效工資比例過低,容易導致薪酬的激勵作用無法有效發揮。

　　3.薪酬制度未考慮市場的競爭性

　　一個企業所支付的薪酬水平高低無疑會直接影響到企業在勞動力市場上獲取勞動力的能力強弱。一方面,由于多數民營企業受到發展規模的限制,難以承受過高的人工成本,即便是面對企業所急需的人才,也無力支付較高的薪酬,造成民營企業整體薪酬水平大大低于市場水平;另一方面,在觀念上認為薪酬僅僅是為維持員工的生存需要,而忽視了薪酬對員工的激勵作用。這樣,企業在設計薪酬制度時使薪酬水準大大低于市場水準。此外,還沒有其它方面的激勵補償措施,如:較高的福利、便利的工作條件、有吸引力的發展前途。它們導致員工流失率很高,直接或間接地影響了企業的經濟效益和發展目標。薪酬調查是了解市場通行工資水平的手段。但很多中小企業只是粗略地考察市場總體薪酬水平。經營者對員工的薪酬水平依據個人的主觀判斷，經常隨意變動，甚至不按事先確定的薪酬水平發放，大大挫傷了員工的工作積極性。

　　4.薪酬制度中對內在薪酬不夠重視

　　內在薪酬和外在薪酬都是薪酬體系中不可或缺的部分,員工存在物質和精神需要,相應的報酬方式也應該是物質和精神報酬結合。物質激勵的作用是滿足人類最基礎的需要,但層次也最低,物質激勵的作用是表面的,激勵深度有限,而精神需要是人類較高層次的需要,精神激勵是內在動力。因此,在生產力水平和員工素質日益提高的今天,薪酬制度的重心理應轉移到滿足較高層次需要的精神激勵上。

　　四、中小企業薪酬制度及管理的對策

　　1.制定戰略性薪酬制度

　　企業的戰略會隨著它服務市場的變化發生相應的調整。在制定戰略時,企業要考慮到自己的企業性質、發展方向、企業的優勢、劣勢、機會和威脅是什么,決定企業實現目標的關鍵因素是什么,繼而制定與企業戰略相適應的薪酬制度來推動戰略目標的實現。在不同的戰略階段,企業應該適時改變薪酬制度,使其不斷的適應企業的戰略發展,運用薪酬的激勵導向引導員工的行為與企業的目標和戰略一致,最終推動企業向前發展。引入工作評價環節首先，通過工作分析完善工作描述。中小企業一般缺乏專業化的人力資源管理人員，因此工作分析可以通過兩種方式來完成：一是向外部咨詢公司求助，目前我國已有不少咨詢公司，這些公司已積累了大量的經驗，可以幫助企業快速完成工作分析，但是這種方式成本較高;二是可以購買職位說明書范例，從中提煉出有用的信息，再結合本企業的實際情況，完成工作分析。

　　2.設置以績效為導向的薪酬結構

　　企業薪酬結構的設計對企業員工的行為具有一定的導向作用,從而鼓勵員工產生企業需要的行為。薪酬具有保健和激勵兩大功能,剛性薪酬制會強化薪酬的保健功能,弱化薪酬的激勵功能,鼓勵員工出工不出力行為。以市場調查為薪酬設計的主要環節薪酬調查是企業通過搜集信息來判斷其他企業所支付的薪酬狀況這樣一個系統過程，這種信息能夠向實施調查的企業提供市場上的各種相關企業向員工支付的薪酬水平和薪酬結構等方面的信息。這樣，實施調查的企業就可以根據調查結果來確定自己當前的薪酬水平相對于競爭對手在既定勞動力市場上的位置，從而根據自己的戰略調整自己的薪酬水平甚至薪酬結構。

　　3.設計具有競爭性的薪酬管理制度

　　具有市場競爭性的薪酬制度代表了和公司經營目標一致的薪酬策略。具有外部競爭性的薪酬制度在吸引和留住最優秀的員工方面具有重要作用。中小企業可根據工作崗位、知識結構、工作能力和市場供求關系的差異分配有限人工成本,充分發揮其效益。對于高級管理人員、高級技術人員,市場需求大于供應的人員、企業急需的人員,可將其薪酬水平定位在市場薪酬水平之上,并為他們提供個人發展、工作環境、便利的條件等非經濟性薪酬。對于一般崗位的人員,由于人數眾多,市場上的供應大于需求,替代成本較低,可將這些人員的薪酬水平定位于市場平均水平或以下,保證企業對貢獻大的人員能夠支付具有市場競爭力的薪酬水平。

　　4.重視非經濟性報酬對員工的作用

　　員工的態度和行為有助于企業發展。因而此時的薪酬戰略應考慮：需要如何做才能吸引和保留企業所需要的員工隊伍，通過什么樣的薪酬組合建立員工的責任感，傳達企業戰略。也就是說薪酬體系是實現企業發展戰略的重要杠桿，應思考怎樣以薪酬戰略去支撐企業發展戰略。

　　中小企業編制的職位說明書應明確職責和關鍵工作任務，但不需要非常完美。在描述任職者所應具備的任職資格時，要基于企業的實際情況，如果某一職位能招到的人員也就是大專畢業生，就不要設定為本科。同時要盡可能理清、規范工作流程。在此基礎上對各項工作所要求的知識和技能、工作的復雜程度等付薪要素進行測評，準確衡量各項工作的價值來確定付薪標準，以保證員工薪酬水平的內部公平性。

　　中小企業通過市場調查來確定具有競爭力的薪酬政策，但并不意味著企業一定要提供最高的薪酬來吸引人才。由于重要程度不同的職位，給企業帶來的效益是不一樣的，企業應合理分配有限的人工成本，充分發揮薪酬的激勵作用。對于重要的技術人員、管理人員，可以將薪酬水平定位于市場水平之上;對于一般工作崗位的人員，由于人數多，替代成本低，則薪酬水平可與市場平均水平相近或略低，以保證企業有能力支付給重要崗位人員具有市場競爭力的薪酬水平。

　　通過滿足員工的高層次需求來達到提供更大激勵的目的。赫茲伯格的雙因素理論也指出激勵因素則是對員工的滿意產生影響的主要因素。只有足夠的激勵因素才能讓員工滿意，從而激勵績效的產生，激勵因素主要是一些內在報酬，包括成就、認可、晉升、工作責任等等。

　　使薪酬與績效有更緊密的聯系，企業績效評估具有影響企業組織的生產效率和競爭力，為人事決策提供指標，有助于員工管理等重要意義。它既是保障并促進企業內部管理機制有序運轉，實現企業各項經營管理目標的手段，又是促進員工個人發展的重要措施。使用透明薪酬制度，實際上是向員工傳達這樣一個信息：公司的薪酬制度，沒有必要隱瞞，薪酬高的人自有其高的道理，薪酬低的人自有其不足之處，歡迎所有員工監督薪酬的公正性。如果對自己的薪酬不滿意，可以提出意見。透明化實際上是建立在公平公正和公開的基礎上的。具體做法主要有：盡可能采用簡單的方法進行職務評價，使之容易理解;發布文件詳細向員工說明薪酬的制定過程;設立員工信箱，隨時解答員工在薪酬方面的疑問，處理員工投訴。

　　五、結語

　　企業競爭說到底是資源尤其是人力資源的爭奪、重新組織和利用,在我國經濟發展中肩負越來越重要使命的中小企業也是如此。引入薪酬管理制度的現代理念、方法和技術,構建更具競爭性的薪酬制度,是中小企業人力資源管理面臨的重要課題。我國中小企業由于歷史及現實的原因,在薪酬制度建設方面存在著尤為嚴重的問題,這些問題已經嚴重影響了企業的進一步發展。中小企業應努力建設完善的薪酬制度,從而使企業競爭實力得到進一步提高。

文件管理制度6

　　資本金管理制度文件旨在規范企業資本運作，確保資金的合理使用和有效監管，它涵蓋了以下幾個核心部分：

　　1、資本金定義與分類：明確資本金的性質、來源及構成，區分法定資本金和注冊資本金。

　　2、資本金的籌集：規定資本金的注入方式、時間限制及股東責任。

　　3、資本金的使用：規定資本金的`用途，如運營資金、投資、償還債務等。

　　4、資本金的變動：涵蓋增減資、利潤分配、虧損彌補等可能影響資本金的情形。

　　5、監管與審計：設定內部審計和外部審計的要求，確保資本金管理的合規性。

　　6、法律責任：明確違反資本金管理制度的后果和處理辦法。

　　內容概述：

　　1、制度的適用范圍：確定制度覆蓋的企業部門和人員。

　　2、管理職責：劃分財務部門、董事會、監事會等在資本金管理中的角色和職責。

　　3、流程規范：詳細描述資本金從籌集到使用的各個環節的具體操作流程。

　　4、報告與審批：規定資本金相關活動的報告機制和審批權限。

　　5、風險控制：識別資本金管理可能面臨的風險，并設定預防措施。

　　6、制度修訂：設定制度更新和完善的機制，以適應企業發展的需要。

文件管理制度7

　　前言：

　　為貫徹執行《中華人民共和國計量法》，強化公司計量基礎工作，改善公司經營管理，提高公司素質，確保量值傳遞準確，保證公司產品質量和降低物質消耗，提高經濟效益，特制定本管理制度。

　　1.計量組織及人員職責

　　1.1計量組織

　　本公司計量工作在管理者代表的領導下、由品管科歸口管理。品管科計量員負責整個公司計量工作的日常管理，各車間班組長作為兼職計量員負責管轄內的計量管理。

　　1.2人員職責

　　1.2.1計量工作分管領導職責

　　負責公司計量工作的全面領導；

　　負責國家有關計量法律法規在公司的貫徹落實；負責審核公司計量器具配置規劃；負責審批公司計量器具檢定/校準計劃；負責審核公司計量管理制度。

　　1.2.2品管科負責人

　　負責公司計量工作的具體領導；負責編制公司計量管理制度；

　　負責督促公司計量管理制度的有效實施；負責制定計量器具的配置/檢定/校準計劃；負責核準計量器具的內部校準結果；

　　負責組織新購計量器具/送修計量器具回廠的驗收；負責計量檢測點的確定并確保進行相應的計量檢測。

　　1.2.3品管科計量員

　　負責公司計量工作的日常管理；負責編制計量器具的內部校準規程；負責編制計量器具編號及管理臺帳；負責執行計量器具的內部校準；

　　負責組織計量器具的送檢；

　　負責計量器具使用狀況及維護保養的督查；負責計量管理相關表格的填報；負責計量文件/資料檔案的保管。1.2.4各車間班組兼職計量員

　　負責管轄范圍內計量工作的管理；負責在班組貫徹落實公司計量管理制度；

　　負責督促管轄范圍內計量器具的日常維護/保養，確保使用的計量器具狀態良好；

　　負責計量管理相關記錄的收集/整理/保管。

　　2.計量器具采購/入庫/流轉

　　2.1計量器具的采購

　　2.1.1請購

　　各部門根據實際需求提出計量器具采購申請，由部門負責人填寫《采購計劃單》，明確計量器具的名稱、型號、準確度、精密度、量程等資料，然后交品管科負責人確認，再由管理者代表或總經理核準，最后交由采購部執行采購。

　　2.1.2計量器具生產/供應廠家的選擇及采購執行

　　采購部接到經批準的《采購計劃單》后，即著手選擇計量器具的生產廠家，計量器具生產廠家要有生產許可證，且在其生產的器具或包裝上有明確的標識。同時具備質量保證能力和售后服務能力。一般計量器具的采購可直接到計量器具的供應商店考察，對照實物并查看相關說明書，了解生產廠家資格，比對價格等，確認符合要求即可購買。如果是大型貴重的計量器具，采購部應充分聽取使用部門、項目工程師及品管科的意見并進行市場調研、詢價，綜合評估然后選定一家質量保證、價格合理的生產/供應廠商報總經理批準再落單訂貨，如需與廠商進行技術談判應請專業人員參加，就計量器具的性能、品質、價格、交貨期、保修、備件及操作培訓等事項達成協議，報總經理批準后簽訂正式采購合同，并按合同約定的事項執行。

　　2.2計量器具的入庫

　　2.2.1計量器具的驗收

　　計量器具到廠后，采購部即通知品管科，由品管科負責人組織使用單位、專業人員、計量員對計量器具進行驗收，驗收的主要項目是：

　　A.隨機資料和備件是否齊全；

　　B.設備狀態是否正常；

　　C.按設備說明書或相關作業指引調試設備是否正常。驗收后，品管科計量員填寫《監視和測量設備驗收單》交采購部，驗收合格則準予入庫，驗收不合格則由采購部與供應商協商作退貨處理或其它妥善的解決方式。

　　2.2.2計量器具的編號/臺帳

　　計量器具驗收合格后，品管科計量員即對計量器具進行編號，并登錄于《監視和測量設備臺帳》中列管。

　　2.2.3計量器具的.入庫

　　計量器具驗收合格后，采購部將發票連同驗收單辦理入庫手續，若手續不全，倉管有權拒絕入庫，財務有權拒絕報銷。

　　2.3計量器具的流轉

　　2.3.1計量器具的領用

　　計量器具編號登錄后，品管科計量員即通知使用單位領用。領用時使用單位需填寫《監視和測量設備移交單》，由品管科計量員保存備案。

　　2.3.2計量器具的流轉

　　2.3.2.1當計量器具需在公司內部借用時，由借用單位向被借用單位提出借用申請，若同意借用則由借用單位復印一份《借用申請單》給品管科計量員備案。若由于公司業務的調整，需對公司計量器具進行調配時，由品管科提出方案，經管理者代表審批后執行，品管科計量員則予以登記備案。

　　2.3.2.2原則上，本公司計量器具不允許外借，若確實需要外借，必須經品管科負責人同意和管理者代表或總經理批準，品管科計量員需跟進外借計量器具的歸還時間及其歸還時的狀態。必要時需進行校準/檢定后才能使用。

　　3.計量器具的檢定/校準

　　3.1計量器具的分類

　　根據計量器具的應用范圍，對計量器具進行分類管理,本公司計量器具分A、B、C共三類。品管科根據以下分類原則對公司所有計量器具進行分類，在計量器具臺帳上予以注明。

　　3.1.1用于產品質量檢驗、貿易結算、環境安全衛生計量檢測和公司同類計量最高標準的計量器具為A類；

　　3.1.2用于內部物料、能源消耗考核、工藝參數監控、機修使用等相應的計量器具為B類；

　　3.1.3用于指示功能其指示值僅做參考的計量器具為C類。

　　3.2計量器具的檢定/校準

　　3.2.1臨時檢定/校準

　　有下列情形之一時，計量器具的使用部門應提出臨時檢定/校準要求，品管科審核確認后，組織實施檢定/校準。a）b）c）d）新購計量器具；

　　固定放置的計量器具遷移后；計量器具維修后；對數據產生懷疑時。

　　3.2.2周期檢定/校準

　　3.2.2.1檢定/校準方式

　　1）A類計量器具需由具有資格和能力的法定計量測試機構進行檢定；

　　2）B類計量器具由品管科進行內部校準；

　　3）C類計量器具可以免校。

　　3.2.2.2檢定/校準計劃

　　品管科根據計量器具的類別及使用頻率確定檢定/校準周期，在《監視和測量設備臺帳》上注明，并于每年12月份制定下計量器具的《檢定/校準計劃》，經管理者代表審批后分發相關部門。3.2.2.3檢定/校準的執行

　　1）外校

　　a）品管科根據校驗計劃，在有效期到期前，通知計量器具使用部門做好檢定/校準準備。如果該計量器具屬于“外校”，則由品管科統籌安排，聯系條件符合的機構，洽談檢定/校準時間和方式（送檢或由檢定機構來公司檢定），由其執行檢定。

　　b）檢定結束后，由檢定機構出具檢定報告和合格證，品管科將合格證張貼于計量器具合適的部位或其外包裝上，標明其檢定狀態。

　　2）內校

　　a）屬于“內校”的計量器具，由品管科執行校準，校準時需嚴格按計量器具的內校規程進行，并做好內校記錄。

　　b）內校完成后，品管科根據內校結果，在計量器具合適的部位或其外包裝上張貼校準標識，以標明其校準狀態。

　　3.2.2.4檢定/校準不合格的處理

　　1）由品管科貼上不準使用標識，并及時組織修理，修理好后再進行檢定/校準。無法修理的計量器具，由使用部門填寫《監視和測量設備報廢申請單》申請報廢，經品管科確認、管理者代表或總經理批準后予以報廢。

　　2）對使用該不合格計量器具測量的產品，由品管科組織追溯、重檢，以評估之前所測量結果的有效性，并采取妥善的處理措施。

　　4.計量器具的貯存、搬運、使用、維護和保養

　　4.1計量器具應按其使用說明書的要求貯存于合適的環境中。4.2搬移計量器具時，必須小心謹慎，以防受外力撞擊損傷或造成精確度的下降。搬運重量大精度高的計量器具應由品管科進行指導，并使用合適的搬運工具，搬移后應由品管科對其進行檢查確認，必要時要經過檢定/校準合格后再繼續使用。

　　4.3凡投入使用的A、B類的計量器具必須經過檢定/校準合格，而且在有效期內，C類計量器具也需由品管科對其狀態進行確認，嚴禁使用不合格的計量器具。4.4計量器具使用人員必須熟悉掌握其使用方法，并嚴格按操作規程進行操作，無關人員不得擅自使用。發現計量器具異常時，不得擅自拆卸或損壞計量器具，應通知品管科，由品管科組織專業人員進行處理。

　　4.5計量器具使用部門和人員要經常對計量器具進行維護/保養，使用后要清除計量器具上的灰塵、污垢等異物，保持計量器具整潔、完好。

　　5.計量檢測

　　5.1項目工程師負責對每個產品制定工藝規范、原材料標準、產品標準，確定需要檢測的工藝參數、原材料、產品質量指標，品管科確認計量“檢測點”并配置相應的計量器具對其進行檢測，并保持檢測記錄。

　　5.2原材料進廠、生產領料、生產投料、產品分裝、產品出廠必須進行嚴格的計量，而且要填寫相應的進倉單、領料單、投料記錄、產品分裝記錄、出貨記錄，載明計量數值和計量單位。

　　5.3生產/生活用電、用水、用油要通過相應的計量器具進行計量，能夠細分的盡量細分，計量結果也要進行記錄，便以考核各種物、能源消耗以及產品成本的正確核算。

　　5.4環境、安全、衛生的監測一般委托有資格的相關監測機構進行檢測，但較簡單的項目可以由公司進行檢測。

　　5.5應使用國家法律法規規定的計量單位。

　　6.計量監督管理

　　6.1現場品管員每天對車間使用的計量器具的準確性進行檢查，督促車間對計量器具進行維護保養，發現計量器具異常則及時報告品管科計量員進行處理。

　　6.2品管科負責對實驗室使用的計量器具的準確性進行日常檢查，督促檢測人員對計量器具進行維護保養，發現計量器具異常則及時進行處理。

　　6.3品管科計量員定期或不定期對公司所有計量器具進行檢查，發現異常及時處理。

　　6.4現場品管員按規定的頻率和數量抽檢投料數量、包裝重量的準確性，同時檢查實際包裝重量與標識的符合性，發現異常及時處理。

　　6.5品管科負責對公司計量管理制度的執行情況進行監控，對違反計量管理制度的單位提出整改要求，并跟進整改效果，直到問題得到徹底解決。

　　7.計量檔案資料管理

　　計量檔案資料包括相關計量器具管理臺帳、計量器具周期檢定/校準計劃、計量器具檢定/校準報告、內校規程及內校記錄、計量器具使用說明書、計量器具驗收單、計量檢測記錄等等，這些文件和記錄由品管科計量員按公司《文件控制程序》/《記錄控制程序》規定的保存期限、保存環境、標識方法進行管理。

文件管理制度8

　　1.目的

　　對管轄區域內的危險作業進行監控,確保人身財產安全,杜絕事故發生。

　　2.范圍

　　適用于公司各部門。

　　3.職責

　　3.1公司總經理或相關授權人負責所轄區域內的危險作業的審批。

　　3.2相關主管(主辦)具體負責危險作業的.指揮監督和落實。

　　3.3現場安全員進行監護。

　　4.方法和過程控制

　　4.1本文件所稱的危險作業是指在小區范圍內進行的高空作業、物品吊裝、大件物品(超長、超寬、超高等)搬運、濕滑場地作業、非水平場地作業以及重物搬運等操作。

　　4.2所有在管轄區域內公共場所進行的危險作業必須事先報公司總經理或相關授權人審批,批準后指定專人負責作業指揮、監護后方可進行。

　　4.3需要隔夜施工、對顧客出行造成不便或對小區有較大影響的危險作業必須至少提前一天發布有關通知,以便顧客提前準備。

　　4.4安全員在對危險作業進行指揮、監控時應首先注意自身安全。

　　4.5在危險作業進行前,安全員應對施工人員交代'安全第一、預防為主'的方針。

　　4.6危險作業的施工現場必須用警戒帶圈出警戒區,并在明顯位置放置如'高空作業,請勿靠近'等字樣的標識。

　　4.7安全員必須維護好現場秩序,阻止無關人員進入施工區域。

　　4.8對于3米以上的高空作業,應至少設一名安全監護員進行監控。

　　4.9對車輛、人行通道上方的高空作業,必須在通道兩端放置警示標識,盡可能將通道臨時封閉,指揮車輛行人繞行。

　　4.10在危險作業現場附近停放有車輛或其他重要設施時,應盡可能移走,確實無法移走時,應采取保護措施,避免造成不必要損失。

　　4.11安全員應監督高空作業人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。

　　4.12安全員應監督作業人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。

　　4.13高空作業、吊裝以及需四人以上的搬運重物,須設專人指揮。

　　4.14對過重的物品搬運應使用機械設備,防止對員工造成潛在的傷害。

　　4.15危險作業完畢后,負責監護的安全員應督促施工人員及時對現場進行清理,撤回警戒帶和標識,并向審批人匯報工作結果。

　　5.支持性文件

　　jsnhwy7.0-12《安全管理程序》

　　jsnhwy7.0-12-05《突發性緊急事件現場處理辦法》

　　6.質量記錄和表格

　　《安全員巡查記錄表》

　　《緊急事件處理記錄表》

文件管理制度9

　　一、目的

　　為規范文件資料的管理，防止文件治療的丟失，提高日常辦公效率，特訂立本規定。

　　二、適用范圍

　　本企業個部門文件柜、資料柜、墻柜等。

　　三、細則

　　1、各部門辦公室必需按規定的流程申請、購買文件柜。 2、各部門辦公室必需充分利用文件柜的'空間，現場不的擺放多余的和利用率低的文件柜，否則將強制收回。

　　3、文件柜必需定置擺放，文件柜內的物品也必需分類并定置擺放。 4、做好文件柜的標識，實在做到以下兩點。（1）文件柜表面貼上標簽，且一律貼在門的右上角。

　　（2）文件柜內貼有“物品清單”，（）且一律貼在右門的左上角。 5、文件柜物品必需按“物品清單”擺放整齊。 6、文件柜內資料必需編號，分類擺放。

　　7、文件必需裝在文件夾內，文件夾必需有文件目錄及編號。 8、文件柜表面及柜內保持干凈，無油污、無贓物、無垃圾等。 9、文件柜損壞或鑰匙丟失，按規定的程序申報維護和修理，不得擅自撬文件柜。有意損壞者，照價賠償。

　　10、各部門辦公室必需建立文件柜管理臺賬。

　　11、各部門辦公室必需于每月月末自查文件柜，將自查結果報有關部門。

　　12、本規定由7S活動推行委員會辦公室起草。 13、本規定接受權屬于“7S檢查小組”

文件管理制度10

　　（一）目的

　　為規范管理本企業的安全生產規章制度，確保符合國家相關法律法規、標準和規范，符合本企業的特點，具有實際的指導意義，制訂本制度。

　　（二）適用范圍

　　本制度適用于xx水泥有限公司安全生產規章制度，安全操作規程及其他安全生產文件的編制、發布、使用、評審、修訂等管理。

　　（三）規范性引用文件

　　《文件控制程序》

　　（四）職責

　　1.總經理負責組織制定、審核、簽發并落實本單位安全生產規章制度和、崗位安全操作規程和崗位生產責任制。

　　2.生產技術處負責實施對安全規章制度、崗位安全操作規程和崗位生產責任制文件的編制組織、審核修訂，包括與安全標準化有關的外來文件。

　　3.各分廠、處室在職權范圍內分工負責本單位的安全生產管理制度、安全操作規程和崗位生產責任制的編制和管理。

　　(五)管理要求

　　1.安全標準化文件的分類、編號

　　1.1本企業的安全標準化文件主要包括：安全生產規章制度、安全操作規程、崗位安全生產責任制、事故應急救援預案等。

　　1.2安全標準化文件的受控狀態

　　安全標準化文件分“受控”和“非受控”兩種形式。“受控”文件的發放對象為本公司與標準化運行有關的部門或個人。“受控”文件發放時其封面加蓋“受控”章，進行統一編號，并對持有者進行登記，必要時蓋xx水泥有限公司專用章。“非受控”文件只進行編號和記錄，可作為一次性文件提供給顧客，發出后不再進行管理。

　　1.3安全標準化文件的編號規則：

　　1.3.1公司自行編制的安全標準化文件的編號規則：

　　注：

　　“WNXN”，是“xx水泥有限公司”的代碼

　　“WN”是，“威寧”的拼音第一個字母縮寫；

　　“XN”，指公司名稱“西南”；

　　“R”是指“記錄”；

　　“AQ”，指各安全文件的編號，安全生產規章制度WNXN-AQZD，操作規程WNXN-CZGC，安全責任制WNXN-AQZRZ等開始編，需保留文件控制的相關記錄。

　　1.3.2國家行業地方等標準采用原編號。

　　2.安全標準化文件的編制

　　2.1生產技術處負責組織編寫《安全生產管理制度匯編》，包括《應急救援預案》《崗位安全操作規程》《崗位安全生產責任制》等文件的`編寫，按照安全標準化的13個要素進行分解，各分廠、處室按照職權范圍負責本部門所涉及的安全標準化要素進行安全文件的編寫。

　　2.2 《安全生產管理制度匯編》至少包含下列內容：安全目標管理、安全生產責任制管理、法律法規標準規范管理、安全投入管理、文件和檔案管理、風險評估和控制管理、安全教育培訓管理、特種作業人員管理、設備設施安全管理、建設項目安全“三同時”管理、生產設備設施驗收管理、生產設備設施報廢管理、施工和檢維修安全管理、危險物品及重大危險源管理、作業安全管理、相關方及外用工（單位）管理、職業健康管理、勞動防護用品（具）和保健品管理、安全檢查及隱患治理、應急管理、事故管理、安全績效評定管理等。

　　2.3制度內容要符合國家相關法律、法規，標準和規范，應符合本企業的實際，不能照抄照搬。

　　2.4制度的編寫人員應了解國家相關法律、法規，標準和規范，熟悉本企業的組織架構和管理特點，確保合規性。制度的格式建議包括以下內容：目的、適用范圍、規范性引用文件、職責、管理要求、記錄等。

　　2.5 《崗位安全操作規程》要涵蓋本企業的所有崗位（或設備），內容要基于特定的危險源（危害因素）辨識和風險分析評價和控制。其格式建議包括以下內容：目的、范圍、主要風險及控制措施、操作規程、安全注意事項、應急處置、附件等。

　　2.6應急預案的編寫應符合《生產經營單位安全生產事故應急預案編制導則》的要求，應按規定評審，并報安監部門備案。

　　3.安全標準化文件的會簽

　　3.1安全標準化文件草稿編制結束后，生產技術處應將草稿發放到相關部門，或組織相關部門、人員討論，廣泛征求各部門人員的意見。

　　3.2各部門人員提出的意見，生產技術處應做好記錄，斟酌采納后融入到其中。

　　4.安全標準化文件的審批

　　4.1《安全生產管理制度匯編》由生產技術處組織編寫，生產技術處負責人審核后報請主管領導，由總經理批準。

　　4.2各部門負責編制的安全標準化文件由各單位自行起草，生產技術處負責人審核后報請主管領導，公司總經理批準。

　　4.3安全標準化文件在發布前，審核時規定發放范圍。

　　4.4各分廠、處室負責人負責審核部門起草的文件，報公司總經理批準。

　　5.安全標準化文件的發布

　　5.1受控文件由行政人事處根據文件的發放范圍統一發放。

　　5.1．1公司重要安全文件、制度由行政人事處文件發放程序發放，發放途徑通過公司OA或ERP管理信息平臺發放到相關部門，相關部門應及時查閱，獲取存檔。

　　5.1．2一般的安全文件，由擬定文件部門，按文件發放程序發放，發放途徑通過公司OA或ERP管理信息平臺發放到相關部門或本部門，相關部門或本部門應及時查閱，獲取存檔。

　　5.2安全標準化文件發放應在《文件發放/回收登記表》上登記，受控文件應記錄發放號，并有文件接收人簽名，保留發放記錄。

　　5.3各分廠編制的安全生產管理制度及崗位安全操作規程應由行政人事處發放到相關崗位，并組織培訓考核，保留記錄資料。

　　5.4安全標準化文件應以公司正式文件發布。

　　5.5各分廠、處室應嚴格按照安全標準化文件的要求執行。

　　6.安全標準化文件的使用

　　6.1文件使用人的受控文件破損嚴重影響使用時，應向辦公室辦理更換手續，交回破損文件，補發新文件。補發新文件，分發號不變。

　　6.2文件使用人丟失受控文件應向行政人事處報告，說明丟失原因，經原批準人批準后補發新文件。

　　6.3行政人事處保存相關《受控文件目錄》。

　　7.安全標準化文件的評審

　　7.1公司每年至少組織一次對安全生產法律法規、標準規范、規章制度和操作規程、崗位安全生產責任制的執行情況及適用情況進行全面檢查和評估，并編寫評估報告。

　　7.2個別文件因可操作性等原因需要臨時評審的，由使用單位提出，生產技術處負責組織安全標準化文件評審，以確定是否需要修改。

　　7.3出現下列情況時，評審工作可以立即開展，確保安全規章制度和安全操作規程的適用性和有效性：

　　7.3.1國家安全生產新的法律法規標準及其他要求在官方媒體公布或通過文件精神下達時。

　　7.3.2省市等上級部門安全生產行政管理部門新下發的安全管理相關文件通知時。

　　7.3.3公司新工藝新技術、新裝置、新產品和新方法的投入使用時。

　　7.3.4當發生事故時，工藝技術材料等發生變更時。

　　7.3.5企業發生并購重組時。

　　8.安全標準化文件的修訂

　　8.1制定文件修訂的計劃，并根據文件評審結果、安全檢查反饋的問題、生產安全事故案例和績效評定結果等，對安全生產規章制度及崗位安全操作規程進行修訂，確保其有效和適用；

　　8.2安全標準化文件需要更改時，應有文件更改人書面說明原因及更改內容；重大更改（如技術等）還應附有充分的理由和依據，經單位負責人簽字，文件主管部門審核后，報原文件批準人批準。原批準人發生變化或其職能發生變化時，應報接替其職能的人員批準。

　　8.3安全標準化文件經修改后應注明修改狀態，自0開始順序編號，修改頁超過2/3時應換版。

　　8.4安全標準化文件的換版和文件的作廢及銷毀要進行登記。

　　9.安全標準化文件的管理

　　9.1經批準的文件應按文件的編號規則予以編號登記。文件起草部門應將文件原稿和批文交辦公室保存。以媒體形式存放文件應加密/將磁盤標識存檔。

　　9.2需臨時借閱安全標準化文件時，應經安全文件管理部門負責人批準并予以登記，借閱者應在規定的日期時間內歸還文件。文件原稿不對外借閱。

　　9.3文件復印和拷貝需填寫申請單，由行政人事處負責人批準后執行。未經批準任何人不得擅自打印復印和拷貝。

文件管理制度11

　　1目的

　　確保對文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進行規范、科學的管理。

　　2適用范圍

　　適用xx嘉園管理處所有公文、資料的管理,包括公文、物業資料、業主/用戶資料、財務資料等。

　　3職責

　　3.1客服中心設專人負責公文、資料的管理。

　　3.2客服中心負責所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作。

　　3.3客服中心負責質量體系文件的存檔工作。

　　4質量要求

　　4.1文件資料管理全過程

　　4.1.1文件資料的歸檔范圍

　　a.行政文書:外來文件、內部文件、對外發文、外部來函、專業書刊、合同正本、備份軟盤、相關報紙。

　　b.人事勞資:員工檔案、培訓檔案。

　　c.經營財務:經營合同、財務資料。

　　d.業主/用戶管理:業主/用戶資料、裝修審批資料、服務協議、業主/業主/業主/用戶變更情況等。

　　e.工程技術、設施設備管理:竣工驗收資料(圖紙、說明書、質量保證書、公共設施設備驗收資料)、建筑物使用功能改造及結構變更資料、房屋及公用設施修繕養護資料(大、中修年度計劃、預算、審批、執行、驗收等記錄)、接管驗收資料、功能結構改造及重點部位的維修資料、設施設備管理及技術資料、產權基本資料、設備運行維護保養資料。

　　f.管理資料:為業主/用戶提供服務所需的文件,如政府部門或上級管理機構發布的各類法律、法規、條例,須引用或參考的標準等外來文件,以及業主/業主/用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等。

　　4.1.2文件資料的歸檔要求

　　a.歸檔時必須進行認真查驗,并辦理交接登記手續,同時必須確保文件資料的完整性、系統性、準確性和真實性。

　　b.歸檔的文件屬自有文件或經濟文件必須是原件,在特殊情況下可使用復印件,但必須附上說明。

　　c.歸檔文件必須進行科學分類、立卷(格式見標識一)和編號,檔案目錄應編制案卷目錄、卷內目錄。

　　4.1.3文件資料的保管

　　a.資料在排列上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左而右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　b.資料存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。

　　c.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或專用卷盒。

　　d.每年年底進行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質量檢查工作,對破損或變質檔案要及時進行修補和復制。

　　4.1.4檔案盒的運用(格式見標識二)

　　4.1.5檔案資料的借閱

　　a.文件調閱權限:

　　a)財務資料除主任外,非財務人員查閱財務檔案資料須經客服中心負責人及主任批準,財務人員因工作需要借閱的'須經客服中心負責人批準。

　　b)查閱員工檔案須由客服中心負責人批準。

　　c)查閱工程技術、設施設備檔案、業主/用戶檔案、非工作范圍內的質量管理文件須由管理處負責人批準。

　　b.本管理處人員調閱超出權限,或涉及機密的檔案資料時,應填寫《借閱申請單》,資料員按照閱檔批準權限辦理手續后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書檔案只閱不借,科技檔案借出后20日內歸還,書籍45日內歸還,如需長期使用者,須歸還后辦理續借手續。

　　c.外借檔案資料不得隨意折疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。服從檔案管理人員管理,在借閱范圍內借閱,僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內查閱,不準攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。

　　d.借出和歸還檔案資料時,應辦理清點、登記手續,由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密,不得隱瞞不報,應立即寫出書面報告,并按情節追究當事人的責任。

　　4.2分項管理要求

　　4.2.1公文的管理要求

　　a.通知、工作聯系函、會議紀要:通知、工作聯系函、會議紀要等主要是管理處、管理處、部門之間的文件聯系。

　　b.對外發文(業主/用戶):凡是對外的發文均代表管理處形象,因此對外發文必須由客服中心統一打印、編號,管理處主任審核同意后方能發放。

　　c.對外聯系函:由相關部門起草,管理處負責人審批(重要事項)后發文。

　　d.外部來函:管理處外部來函統一由綜合部客服中心接收,客服中心留存外部來函的原件,復印件根據主任的批示意見轉發放給相關單位,同時做好簽收記錄;如有需要,客服中心應對批示的執行情況進行監督、檢查。

　　4.2.2業主/用戶資料的管理要求

　　a.為便于掌握各業主/用戶的基本情況,應建立一戶一檔制,并實行電腦化管理。

　　b.業主/用戶資料應包括樓層座號、業主姓名、業主/業主/用戶姓名(是單位的還應有營業執照、法人身份證復印件等)、人員情況、緊急聯絡電話及聯絡人等。

　　c.業主/用戶檔案建立后,需將所有的情況輸入電腦,以便及時查找,更新有關內容。

　　d.業主/用戶資料要嚴格保密,嚴禁外借。

　　4.2.3工程技術、設施設備資料的管理要求

　　a.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的文件、資料均需按分類目錄建檔存放,同時圖紙等資料要在電腦或光盤上備份存儲,以方便調閱。

　　b.工程資料原則上不得借出。如確需借出,需辦理相關借閱手續,由管理處主任簽字,外借時間不得超過一周。

　　5記錄、標識

　　5.1標識一:立卷格式

　　5.2標識二:檔案盒卷脊格式(側面)

　　5.3標識三:對外發文(業主/用戶)格式

　　5.4標識四:對外聯系函、傳真格式

　　5.5《借閱申請單》

　　5.6《借閱登記表》

文件管理制度12

　　一、管理職現

　　1、技術部負責技術文件(工藝、檢驗規范)的編制、更改、負責人負責審核。

　　2、總經理負責對技術文件的適宜性進行審批。

　　3、品控部負責技術文件的歸檔管理、發放等管理工作。

　　二、工作程序

　　1、生產行政部針對產品的要求,通過,確定應有的技術文件(包括配方、工藝、檢驗規范等)。

　　2、根據技術文件的要求相應落實到有關人員,收集有關資料,作為開發產品的依據,這些資料應由技術部負責人對其適宜性進行評審。

　　3、通過評審,由開發人員對產品進行開發,編制相應的技術文件,這些文件在適當的階段,由生產行政部對其符合性進行評審,必需時由質量負責人如今有關部門一同進行評審。評審符合要求后,交技術部負責審核、總經進批準后進行小樣試驗。

　　4、通過批準,由化驗室負責小親試樣,對小樣進行產品特性的總體驗證。

　　5、在驗證中如發現不符原開發要求,應由原開發人員負責對設計開發文件作更改,更改后仍應進行審批。

　　6、通過驗證,產品符合要求,可采用產品鑒定或顧客確認的方法對產品進行鑒定。

　　7、通過鑒定,由開發人員對技術進行一次完整性的`檢查,正式定稿,定稿的文件由質量負責人員進行審核、總經理批準后,作為批量投產的依據。

　　8、審批后的正搞,由品控部移交到技術部進行歸檔,根據需要,技術部負責指派專人對文件進行復制,發放到需使用的部門,進行使用。

　　9、在使用中發現文件中有差錯或需進行更改,由使用部門提出報技術部,負責人簽注意見后,由原開發人員進行更盡管,當指定其它人員更改,應取得相應的背景資料。

　　10、更改后,應通過4.4、4.5、4.7、4.8程序后,由技術部負責原稿進行修改,對發下文件同時進行修改。

　　11、任何人員、任何部門均不得擅自更改文件,對制訂審批后的文件應嚴格執行。

　　12、本制度由生產行政結合平時工藝執行情況一同監督實施情況。

　　13、當發現擅自更改或不執行情況,質檢部將開出《糾正措施處理單》限期進行整改,嚴重的應按違反廠紀廠規進行處理,對造成損失將追究經濟責任,對造成事故的移交有關方面處理。

文件管理制度13

　　一、編制目的

　　為維護公司文件收發和輪閱的規范性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司文件收發和輪閱的`管理。

　　三、相關職責

　　1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發和輪閱文件。

　　2.綜合辦公室負責文件收發和輪閱管理制度的管理。

　　四、文件收發程序

　　1.凡上級和有關部門發、送本公司的文件,均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。

　　2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發每天不少于一次,對需送閱的文件應登記后及時送閱。時效性較強的會議通知和文件等,應立即交總經理閱簽。

　　3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,并提出擬辦意見。

　　4.經總經理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需復印、打印的文件,則由承辦部門按規定辦理。

　　5.各職能部門需要發文件,先由各職能部門自行擬稿,經部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經理審核,最后由總經理簽發。

　　6.收到已簽發的文件后,辦公室專門人員應及時編好文號,確定印制份數,并逐項將文件標題、文號、發文日期、印編份數等記入發文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。

　　7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發,送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發時需注明,由綜合辦公室按有關規定辦理。

　　五、文件輪閱程序

　　1.文件輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應將文件送回,待后補閱。

　　2.輪閱時不得擅自將有關輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應經辦公室負責人同意,辦理有關登記手續,借閱時間一般不超過五天,復印件應妥善保管。

　　3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應及時收集、整理,分類存查,并按規定立卷歸檔。

　　六、其他

　　1.本制度自簽發之日起執行。

　　2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。

文件管理制度14

　　1、學校各部門對學校以上文件的收發，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的文件要有專人保管，并按要求定期交回。

　　2、收發文件有登記。收到上級文件后，由專人拆封，認真核對份數，統一編號，及時登記；向下發文時，明確份數，嚴格履行發文登記（簽字）手續。

　　3、傳閱文件有專夾。做到及時，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴大。

　　4、借閱文件有手續。借閱秘密文件要嚴格履行領導簽批，本人（借閱者）簽字手續，閱后及時歸還。

　　5、繳毀文件有清單。對清繳上來的文件，按規定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷毀的銷毀，無論是存檔，上交或是銷毀，都必須分類列出清單備查。

　　6、存放文件有專柜。需要繼續保存的'文件，要設專柜專人分類保管，存放文件的室內要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。

　　7、秘密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任并予以必要的紀律處分。

　　8、上級召開會議由領導帶回的文件，一律交文秘人員登記，保管干部調動工作，事先要把文件交清。

文件管理制度15

　　部門文件管理制度是指在企業內部，對部門產生的各類文件進行有序管理的一系列規則和流程。它涵蓋了文件的創建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等全過程，旨在確保信息的安全、準確和高效流通。

　　內容概述：

　　1. 文件分類：明確各類文件的`分類標準，如工作報告、會議紀要、業務合同等。

　　2. 文件編號：為每個文件設定唯一的識別碼，便于查找和管理。

　　3. 制作與審批流程：規定文件制作的權限和審批流程，確保內容的準確性和合規性。

　　4. 存儲與備份：規定文件的存儲位置和備份策略，防止數據丟失。

　　5. 分發與查閱：設定文件的分發范圍和查閱權限，保護敏感信息。

　　6. 更新與廢棄：明確文件修訂和廢棄的條件與程序。

　　7. 審計與合規：定期進行文件管理審計，確保制度的執行。

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