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檔案統(tǒng)計分析報告
在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，報告的使用成為日常生活的常態(tài)，寫報告的時候要注意內(nèi)容的完整。在寫之前，可以先參考范文，下面是小編整理的檔案統(tǒng)計分析報告，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
檔案統(tǒng)計分析報告1
隨著電信行業(yè)實(shí)施省級公司財務(wù)集中管理，會計檔案管理需進(jìn)行相應(yīng)規(guī)范。因此，對會計檔案管理，包括適用范圍和管理對象，職責(zé)分工，整理和裝訂要求，保管、借閱、移交管理等規(guī)范進(jìn)行探析。
一、適用范圍和管理對象
1、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、其他憑證。
2、會計賬簿類：明細(xì)賬，日記賬，其他會計賬薄。
3、財務(wù)報告類：月度、半年、年度財務(wù)報告(包括全套會計報表、附表、附注及文字說明，各類審計評估報告，財務(wù)情況說明書)、其他財務(wù)報告。
4、其他類：年終結(jié)轉(zhuǎn)資料，會計科目和建賬資料，評估資料，銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，納稅申報及相關(guān)稅務(wù)批復(fù)資料，對賬資料及差異處理報告，預(yù)算資料，工作移交清冊，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等其他作為會計資料保存的資料。
二、檔案管理職責(zé)
財務(wù)部負(fù)責(zé)紙質(zhì)會計檔案歸檔前的統(tǒng)一管理。具體職責(zé)為：負(fù)責(zé)制定和完善會計檔案管理辦法，負(fù)責(zé)記帳憑證的打印及與原始憑證的匹配，負(fù)責(zé)會計檔案的裝訂、保管與安全，負(fù)責(zé)向公司檔案部門統(tǒng)一歸檔，負(fù)責(zé)接口審計檔案及其它部門的調(diào)閱需求。
三、會計檔案整理及裝訂
1、會計憑證整理和裝訂
會計憑證整理的前提是檔案管理人員接到完整的會計憑證檔案(會計憑證、符合要求的原始票據(jù)、財輔表單)。
(1)檔案管理人員將從票據(jù)稽核人員處接收到的原始票據(jù)、發(fā)送清單與電子影像進(jìn)行三者核對一致后，將與之對應(yīng)的會計憑證打印，形成一套完整的紙質(zhì)會計憑證檔案（會計憑證、符合要求的原始票據(jù)、財輔表單）后，按照單位、月份、憑證號等由小到大的順序在檔案架上進(jìn)行分類擺放。
(2)整理過程中需對憑證進(jìn)行手工調(diào)整，憑證及其附件均應(yīng)按A4紙縱向疊放，避開憑證裝訂線，避免需要翻閱的內(nèi)容被裝訂導(dǎo)致憑證無法查閱的現(xiàn)象，盡量將有效字跡或有效附件避開以免裝訂在裝訂線以內(nèi)。(3)檔案管理人員將電子清單按憑證類型順序從系統(tǒng)中打印出，清單需包括年度、公司代碼、記賬日期、憑證類型、憑證編號、抬頭文本、用戶名稱等要素。
(4)檔案管理人員根據(jù)清單將憑證順序整理并分冊，注意上一冊尾號與下一冊尾號的接續(xù)，每冊的'中部位置厚度保持在3、0公分。原始票據(jù)厚度超過3、0公分的會計憑證必須分多冊裝訂，但不得與其他會計憑證混裝。
2、會計賬簿整理和裝訂
(1)財務(wù)部檔案管理人員對全省會計賬簿進(jìn)行打印，并將打印完畢的賬簿分類擺放。
(2)將已按順序排列的賬簿根據(jù)頁碼按每本200頁進(jìn)行裝訂，日記賬、明細(xì)賬不可混裝。裝訂后在會計賬簿上附封面，注明賬簿性質(zhì)，分冊序號，賬簿所屬主體等信息。
3、會計報表整理和裝訂
(1)會計檔案管理人員從報表會計處接收已加蓋公章、法人章、財務(wù)負(fù)責(zé)人章的會計報表。會計檔案管理人員將報表按報表封面、會計報表編制說明、資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、報表附注的順序整理好。
(2)裝訂后在會計報表上附封面，并注明報表所屬期間、主體等信息。
4、其他檔案整理和裝訂
(1)銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，審計評估報告，會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等檔案整理會計檔案需整理至統(tǒng)一規(guī)格。接收前已裝訂成冊的其他檔案，會計檔案管理人員整理登記后直接歸檔，其他會計檔案需整理為和會計賬簿統(tǒng)一規(guī)格。
(2)其他檔案裝訂細(xì)則同“會計憑證裝訂”。裝訂后在檔案上附封面，并注明檔案名稱、所屬期間、保管人等信息。
(3)將其他檔案成品上架歸檔并在系統(tǒng)中觸發(fā)歸檔事項，同時電子文檔形式制作檔案保管清冊。
四、會計檔案保管
1、會計檔案保管時間規(guī)定
計憑證由財務(wù)部統(tǒng)一整理保管。會計檔案管理人員對年度終了后會計檔案進(jìn)行一年的保管工作，期滿后向公司檔案管理部門進(jìn)行移交。
2、會計檔案保管要
(1)建立專門的紙質(zhì)會計檔案庫，作為紙質(zhì)會計檔案的存放地點(diǎn)。
(2)會計檔案室應(yīng)保持通風(fēng)、透光，并有適當(dāng)?shù)牟殚喛臻g。
(3)會計檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁堆放易燃易爆物品或其他帶有火災(zāi)隱患的物品。
(4)非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理員離開檔案庫房時要將門鎖好，檔案室的鑰匙僅檔案員配備，其他人員不得私自配備鑰匙。
(5)所有紙質(zhì)會計檔案以盒為基本保管單位，裝盒上架，檔案冊封面應(yīng)加蓋財務(wù)專用章。檔案需在固定劃分的區(qū)域上架擺放，并按照年份、類型和憑證號排列整齊。
五、會計檔案借閱
1、會計檔案借閱適用于在財務(wù)部保管的會計檔案。
2、會計憑證借閱主要用于公司內(nèi)部審計、外部審計及相關(guān)檢查。
3、如需特殊原因需外借檔案，外借時間原則上不能超過15天，如超過規(guī)定時間需要再次辦理借閱手續(xù)。
4、檔案管理人員對于取出調(diào)閱的會計檔案在借閱人歸還后需及時放回原處同時在系統(tǒng)中觸發(fā)檔案的歸還事項。
5、公司內(nèi)部員工借閱會計報表需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批同意。
6、嚴(yán)禁借閱人員在會計檔案上涂畫、拆封和抽換等。檔案管理員應(yīng)對借閱歸還的檔案進(jìn)行檢查有無毀損、涂畫、拆封和抽換等情況。
六、會計檔案移交
當(dāng)年形成的會計檔案，在年度終了后，由會計檔案管理人員保管一年，期滿向公司檔案部門移交，同時編制移交清冊一式兩份，交接雙方清點(diǎn)無誤后，雙方領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人在移交清冊上簽字蓋章，各存一份。移交檔案部門的會計檔案，應(yīng)以盒為基本單位，檔案盒封脊面要準(zhǔn)確填寫年度、月份、單位、種類、會計處理號、保管期限、檔案卷號(紅印章填寫)。
總之，財務(wù)集中管理后通過對會計檔案的規(guī)范管理，有利于夯實(shí)會計基礎(chǔ)管理工作，適應(yīng)新形勢下對會計檔案管理工作的要求。
檔案統(tǒng)計分析報告2
伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理信息系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)中的重要內(nèi)容，越來越多的先進(jìn)技術(shù)和管理理念被廣泛地引入到檔案領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理和提供檔案方便利用，充實(shí)和豐富了檔案管理內(nèi)容，在整項工作中處于基礎(chǔ)性的地位，形成了別具特色的現(xiàn)代檔案管理。
1、檔案管理信息系統(tǒng)分析及設(shè)想
為了知曉現(xiàn)實(shí)情況，設(shè)計了檔案管理信息系統(tǒng)調(diào)查表，以問卷形式作為客觀獲取信息的途徑，圍繞需求分析的相關(guān)問題，以檔案部門相關(guān)人員的訪談結(jié)果作為主觀獲取信息的途徑，記錄了大量的訪談內(nèi)容，給研究工作提供了較大的幫助。
信息系統(tǒng)使用過程中遇到主要的問題，信息系統(tǒng)使用過程中遇到主要的問題，單位信息化進(jìn)程緩慢，或者是檔案業(yè)務(wù)單一，檔案管理系統(tǒng)接口的更新、升級速度慢，對于檔案日常的管理工作及后續(xù)的利用查詢工作不利，未進(jìn)行全面的需求分析，沒有統(tǒng)籌規(guī)劃；對檔案信息總化的意識及認(rèn)知度有偏差，信息整合也十分困難，歸檔制度與系統(tǒng)不能很好的融合；系統(tǒng)不友好，操作不方便，降低了管理的效率也會造成一定程度的混亂；幾乎所有的檔案管理信息系統(tǒng)都能實(shí)現(xiàn)檢索這一功能，但檢索問題卻成為使用檔案管理信息系統(tǒng)反映最多的問題之一，大家普遍對現(xiàn)有的檢索查詢功能感到不滿。綜合調(diào)研結(jié)果進(jìn)行分析，進(jìn)行一個合理、良好、符合自身實(shí)際的需求分析，對于一個新檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，一個詳實(shí)、切合本單位實(shí)際的需求分析是系統(tǒng)建設(shè)的開端及系統(tǒng)實(shí)施的關(guān)鍵。
2、檔案管理信息系統(tǒng)通用需求
結(jié)合實(shí)際調(diào)研結(jié)果及我國的相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理信息系統(tǒng)的概念進(jìn)行描述，滿足和幫助檔案機(jī)構(gòu)建立需求分析框架，其中總體業(yè)務(wù)需求描述了檔案部門及相關(guān)人員對檔案管理信息系統(tǒng)的總體或者說是高層次的目標(biāo)及要求。
在信息時代，隨著現(xiàn)代管理技術(shù)的發(fā)展，檔案部門建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)的原因是因為檔案部門的手工管理及利用方式已不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)狀況，另外由于檔案部門已經(jīng)有檔案管理信息系統(tǒng)多種原因不能滿足現(xiàn)在的需求，必須加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。系統(tǒng)的目標(biāo)一定要與本單位實(shí)際相結(jié)合，在辦公自動化的前提下實(shí)現(xiàn)歸檔自動化，并帶有一定前瞻性且性價比高的系統(tǒng)，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的'文檔一體化，是檔案價值體現(xiàn)之所在，形成電子檔案的電子文件歸檔系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)更加便捷、完善的檔案現(xiàn)代化利用，防止信息“孤島”的出現(xiàn)。
結(jié)合實(shí)際工作中遇到的實(shí)際功能需求，捕獲與歸檔功能，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備如下捕獲功能：可以捕獲來自于多種外部系統(tǒng)的文件，不同單位可以根據(jù)本單位實(shí)際選擇外部系統(tǒng)的類型；必須能夠捕獲各種類型電子文件，捕獲各種類型的子文件的能力是作為電子文件管理系統(tǒng)所必須具備，如：博客、壓縮文件、多媒體文檔。保持各組件間的有機(jī)聯(lián)系，具有自動捕獲電子文檔及盡可能多的相關(guān)元數(shù)據(jù)的功能，確保各個組件結(jié)構(gòu)上的完整，而且數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性也得到提高；系統(tǒng)設(shè)計前要確定各種數(shù)據(jù)類型的獲取方法，根據(jù)系統(tǒng)的配置規(guī)則和初始文號，可以批量捕獲外部系統(tǒng)的文件，批量導(dǎo)入過程中，文件和元數(shù)據(jù)需要一并導(dǎo)入，并能及時修正導(dǎo)入過程中的錯誤，可以將原有文件轉(zhuǎn)換格式后捕獲，并保留格式間的聯(lián)系，系統(tǒng)應(yīng)該告知用戶進(jìn)行處理，檔案管理信息系統(tǒng)必須具有預(yù)歸檔的功能。
分類功能是檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)與核心，系統(tǒng)應(yīng)確保設(shè)置分類方案不打亂電子文件形成時的有機(jī)聯(lián)系，應(yīng)該基于對機(jī)構(gòu)職能和業(yè)務(wù)活動的分析；系統(tǒng)應(yīng)允許授權(quán)用戶的分類方案進(jìn)行相關(guān)變動，系統(tǒng)應(yīng)該允許授權(quán)用戶對原分類方案進(jìn)行相應(yīng)操作；在分類方案的不同類目、案卷下允許存在相同的名稱或編碼，系統(tǒng)應(yīng)該允許存在相同的名稱或者編碼。
鑒定和處置功能，對檔案的鑒定工作非常重要，系統(tǒng)可以設(shè)置電子檔案的保管期限表，具有進(jìn)行保管期限定義、修改、維護(hù)的能力。系統(tǒng)可以自動檢索出過期檔案，并加入待銷毀列表，經(jīng)過鑒定后發(fā)現(xiàn)其并無保存價值需要銷毀；系統(tǒng)具有復(fù)審功能，檔案管理員根據(jù)銷毀審批單；系統(tǒng)必須具有轉(zhuǎn)存與遷移的功能，需要我們及時更換軟、硬件載體；銷毀時要保證該電子文件的徹底銷毀，必須確保已銷毀的文件已經(jīng)從系統(tǒng)中徹底清除，檔案管理系統(tǒng)必須為轉(zhuǎn)移或銷毀的文件保留元數(shù)據(jù)存根。
檔案管理信息系統(tǒng)的控制功能，系統(tǒng)必須具備阻止非法操作行為的功能，使授權(quán)用戶能夠在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行合法操作。系統(tǒng)必須具備審計跟蹤功能，以保證文件的真實(shí)性和完整性；系統(tǒng)可通過審計跟蹤功能記錄用戶的活動，如檢查用戶的行為是否存在濫用權(quán)限；系統(tǒng)管理員可自行確定用于審計跟蹤的行為，應(yīng)允許管理員選擇并決定審計跟蹤；系統(tǒng)應(yīng)對系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行監(jiān)視并形成審計跟蹤報告，系統(tǒng)應(yīng)具備訪問控制功能，系統(tǒng)應(yīng)具備安全類別的劃分功能，系統(tǒng)應(yīng)該支持一個訪問控制機(jī)制配置選項，系統(tǒng)應(yīng)允許系統(tǒng)管理員定義用戶角色，維護(hù)權(quán)限管理；系統(tǒng)應(yīng)能對重要文件進(jìn)行特別的保護(hù)。
查找與檢索功能，其系統(tǒng)檢索模塊應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)則，系統(tǒng)應(yīng)支持多途徑的檢索方式，系統(tǒng)可以選擇支持網(wǎng)絡(luò)化檢索方式，系統(tǒng)應(yīng)支持直觀、靈活的檢索結(jié)果及輸出方式，允許同時進(jìn)行查看、傳輸和打印等。系統(tǒng)報表設(shè)計和制作功能，系統(tǒng)應(yīng)具備統(tǒng)計功能，如根據(jù)其實(shí)際業(yè)務(wù)需求自定義統(tǒng)計報表的格式；系統(tǒng)必須具備根據(jù)統(tǒng)計內(nèi)容生成內(nèi)容、形式豐富的統(tǒng)計報表功能。另外管理功能是系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)處理功能，系統(tǒng)應(yīng)具備存儲保管功能，系統(tǒng)應(yīng)具備備份和恢復(fù)功能。
3、通用性能需求
它是檔案管理信息系統(tǒng)在設(shè)計時必須考慮的，包括信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確性，即系統(tǒng)數(shù)據(jù)在傳遞過程中吻合程度；系統(tǒng)的及時性是指系統(tǒng)對用戶的請求可以在很短的時間內(nèi)就得到響應(yīng)；檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)該具備穩(wěn)定且靈活的體系結(jié)構(gòu)，其功能設(shè)計也應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)規(guī)范的要求；系統(tǒng)的友好性，體現(xiàn)為以用戶為中心，系統(tǒng)的先進(jìn)性、保持其最合理、最經(jīng)濟(jì)的先進(jìn)性水平。
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