加強企業(yè)基建檔案管理初探論文
摘 要：本文通過對基建檔案管理工作現(xiàn)狀分析，結(jié)合基建檔案工作實際，提出基建檔案管理的具體措施和辦法，主要是加強領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案組織。建立健全基建檔案管理制度、編制分類方案和規(guī)則。加強對有關(guān)人員的培訓(xùn)。把依法治檔工作落到實處。
關(guān)鍵詞：檔案管理；企業(yè)；基建
基建檔案是指在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，是建設(shè)過程的真實反映和記錄。一個完整的基建工程項目要經(jīng)過立項、設(shè)計、施工、竣工等階段，要經(jīng)過主管機關(guān)、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位等好多部門。基建檔案具有成套性、現(xiàn)實性、專業(yè)性等要求。因此，在現(xiàn)實工作中基建檔案管理有很多困難，就此對基建檔案管理談幾點粗淺的認(rèn)識。
一、加強領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案組織
抓好基建檔案工作，首先要提高認(rèn)識，從思想上重視基建檔案管理工作。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給以多方面的支持和提供可靠的保障，要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。建立一套有機聯(lián)系的相互統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。企業(yè)內(nèi)部要協(xié)調(diào)各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；企業(yè)外部要抓住每一個環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位負(fù)責(zé)人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立檔案管理組織，不僅僅是是管理職能，而且是一項必須做好的基礎(chǔ)性工作。因此，要明確有關(guān)人員與部門的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作列入工程條款，以法律形式約定下來。作為檔案人員應(yīng)列出需歸檔資料名目，要求檔案管理人員自立項開始，就積極介入，深入現(xiàn)場。
二、建立健全基建檔案管理制度、編制分類方案和規(guī)則
建章立制，用制度來管理基建檔案工作。按照檔案管理的法律法規(guī)及國家規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，如它所包括基建工程的規(guī)劃、設(shè)計檔案、基建施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的基建檔案管理實施細(xì)則，細(xì)則應(yīng)主要明確基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，基建檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。基建檔案有了制度、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)，就更好操作了。
資料要齊全，內(nèi)容要完整。應(yīng)該特別重視資料的收集工作，按照檔案管理規(guī)范要求，堅持工程項目建檔工作與工程建設(shè)、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基建部門相結(jié)合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件、工程設(shè)計文件、工程管理文件、施工竣工驗收及文件、基建財務(wù)文件、監(jiān)理文件等的分類工作，齊抓共管，能進一步做好基建竣工歸檔工作。
管理要及時，立卷要規(guī)范。為確保基建工程檔案齊全、完整、系統(tǒng)，就要保證基建檔案工作與工程建設(shè)計劃、檢查、總結(jié)、驗收等各個環(huán)節(jié)同步進行，做到工程進度到哪，檔案管理工作就跟蹤到哪。立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰，組卷做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門，嚴(yán)格交接手續(xù)，認(rèn)真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。
三、加強對有關(guān)人員的培訓(xùn)
一個單位基建檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的'思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關(guān)系。針對某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識薄弱、檔案管理人員與基建負(fù)責(zé)人員工作不協(xié)調(diào)、缺乏基建方面專職人才、施工企業(yè)一般比較重視工程質(zhì)量和進度等現(xiàn)狀，一是要結(jié)合建設(shè)項目的特點，加強對基建管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)、項目設(shè)計及建設(shè)施工單位檔案管理人員的培訓(xùn)，將基建檔案工作列入工程條款，將基建檔案工作以法律形式進行約定。自項目建設(shè)開始，應(yīng)該組織其學(xué)習(xí)、貫徹國家關(guān)于建設(shè)項目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及辦法，要求做到統(tǒng)一的要求、標(biāo)準(zhǔn)與格式，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)，要求做到技監(jiān)與基建檔案同步進行、工程建設(shè)與檔案材料的積累、整編、審定同步進行，系統(tǒng)掌握項目開工前、項目進行過程中、項目竣工后檔案工作的不同點與側(cè)重點。二是要組織本單位檔案人員及其相關(guān)人員，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》及國家關(guān)于建設(shè)項目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)和辦法，在各部門間形成檔案共識，不斷提高業(yè)務(wù)能力，自覺增強責(zé)任意識。
四、把依法治檔工作落到實處
缺乏有力的檔案執(zhí)法機制是一個比較突出的問題。在基建檔案未形成時，存有檔案資料散落在各科技人員及合同管理人員或是一些領(lǐng)導(dǎo)手中的現(xiàn)象，應(yīng)根據(jù)實際情況，把檔案法宣傳列入全年工作計劃和責(zé)任目標(biāo)考核內(nèi)容，并認(rèn)真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過不同媒體進行宣傳，不斷強化監(jiān)督指導(dǎo)功能，特別是主管部門和業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，既要做好執(zhí)法檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結(jié)合、跟蹤督辦。形成有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)的局面，推動檔案工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。
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