管理規(guī)范化面向信息化的功能拓展論文
摘要：通過管理規(guī)范的制定和實行，以形成管理運行的良好秩序是管理的基本手段和過程。信息化對管理規(guī)范化既有推動作用，也提出了支撐性的要求。面向信息化的深入發(fā)展，管理規(guī)范化應實現(xiàn)有效的功能拓展，以確保管理信息化穩(wěn)步持續(xù)的發(fā)展，并提高管理規(guī)范化自身的質(zhì)效。
關鍵詞：信息化；管理規(guī)范化；功能拓展
管理規(guī)范化，作為組織管理制度化建設的有機組成部分，是組織管理的一項經(jīng)常性工作。任何企業(yè)或政府部門要形成正規(guī)的管理秩序，長期保持健康穩(wěn)定發(fā)展，勢必要經(jīng)歷管理規(guī)范化環(huán)節(jié)。不同時期的管理規(guī)范化，有其不同的特點。面對信息化的特殊要求和有利條件，管理規(guī)范化需要在功能上有所拓展，以其與信息化的蓬勃發(fā)展相適應，同時實現(xiàn)自身的發(fā)展。
1基本概念界定
1.1管理工作規(guī)范
規(guī)范，作為日常用語，一般是指對討論對象行為的約束和限制。具體到管理領域，則是指對管理主體、客體及管理主體與客體交互作用行為的約束和限制。本文所指的管理規(guī)范，主要是對管理主體管理行為的明確而具體的規(guī)定。它與管理標準有所區(qū)別，后者主要是對管理業(yè)務目標、要求、范圍等的約束和限定。所謂管理工作規(guī)范，主要是指對于重復性管理活動的目標、程序，對每一工序的活動內(nèi)容、方式、方法、工作標準、承辦者及其職責權利、考核辦法等做出的明確具體的規(guī)定[1]。
1.2管理規(guī)范化
管理規(guī)范化，主要是指研究制定、推行并不斷優(yōu)化管理工作規(guī)范的過程，以及該過程所指向的管理運行達到規(guī)范、有序、有效和可持續(xù)發(fā)展的狀態(tài)[1-2]。它是現(xiàn)代管理的基本方法，它是管理活動的基本內(nèi)容，是形成和提升管理有序性的基本手段，是管理效能達成的基本保證，是管理成果固化的基本方式，也是管理質(zhì)效提升的基本途徑。
1.3信息化
信息化一般與具體領域相關，它既指一個過程，也指向一定的狀態(tài)和目標。一般是指以信息技術發(fā)展與運用為基礎，以信息資源開發(fā)與利用為核心，以信息平臺建設與使用為依托，以領域要素的信息改造和融合為手段和支撐，實現(xiàn)領域形態(tài)轉向信息主導的持續(xù)過程和最終目標[3-4]。信息化通過信息技術的運用，促進領域信息活動效率的快速提升；通過對相關領域信息資源的開發(fā)和利用，實現(xiàn)信息資源和流程的整合和優(yōu)化；通過信息平臺的建設和使用，為領域業(yè)務活動的展開和效能提升提供技術支撐；通過領域要素的信息改造和融合，實現(xiàn)相應領域管理觀念、組織結構和運行方式的全面、系統(tǒng)轉變，并最終促使領域整體形態(tài)的信息主導。從本質(zhì)上講，信息化通過信息技術的運用，實現(xiàn)了對領域信息活動的流程改造和優(yōu)化，并通過信息活動與組織活動的內(nèi)在聯(lián)系，通過“信息技術運用—信息活動組織—組織活動設計”三者的持續(xù)互動，對組織整體產(chǎn)生了深刻的影響，使組織從思想觀念、組織結構、運行機制等各方面呈現(xiàn)出信息特色。
2管理規(guī)范化的基本功能
作為對管理者所展開的管理活動的約束和限定，作為對管理運行流程、方式、方法的系統(tǒng)設計，作為管理理論與管理實踐有機銜接的重要環(huán)節(jié)，管理規(guī)范化傳統(tǒng)上具有以下六個方面的基本功能。
2.1管理秩序的形成和提升
管理秩序是管理工作有效展開的基礎。通過管理體制設計和推行，組織建立了基本的管理秩序，各級各層次的管理者被賦予一定的職責、權力，部門間也確定了相互聯(lián)系和協(xié)同作用的基本關系，為管理運行提供了基本的框架。管理規(guī)范化在管理體制和組織結構設計的基礎上，通過管理工作規(guī)范的設定，使管理者的管理行為受到約束和限定，它與管理標準化一起，使組織的管理主體、客體總體上按照既定的標準、規(guī)范展開活動，對管理運行秩序的形成、維持提供了基本的保證。同時通過持續(xù)的規(guī)范化活動，能夠持續(xù)穩(wěn)步地提高這種管理運行秩序。
2.2管理知識的匯聚和傳承
管理規(guī)范化的基本活動包括：“管理工作研究—管理工作規(guī)范設計—管理工作規(guī)范施行—管理工作研究”的循環(huán)過程。其中的管理工作研究既包括對管理工作規(guī)范實施情況的評估與反思，也包括對管理工作規(guī)律的認識和總結，更包括對先進管理理念、理論、方法與技術的學習和運用，事實上就是一個管理知識的匯聚過程，其結果就是形成規(guī)范、有效的管理知識。通過規(guī)范的設計、更新和實施，使這些體系化了的、規(guī)范而有效的管理知識得以傳承。
2.3管理效能的保持和優(yōu)化
從管理規(guī)范化的作用機理[5]可以看出，管理規(guī)范化通過管理規(guī)范的制定和實施，既盡可能地實現(xiàn)了管理活動的相對穩(wěn)定性和有序性，同時也確保了管理運行于管理目標的有效性，并穩(wěn)步朝向以組織結構所限定的管理效能最大化前進。管理規(guī)范化實際上是通過對組織目標可行的實現(xiàn)路徑進行選擇、優(yōu)化，并以規(guī)范的形式加以固化并推行，而實現(xiàn)對管理效能的保持。通過持續(xù)的管理規(guī)范化活動，促使管理效能穩(wěn)步地提升，直至達到組織結構所限定或規(guī)定的效能最大值。
2.4管理活動的評價與監(jiān)控管理
規(guī)范化之管理規(guī)范，不僅僅包括對管理者管理行為的限定和約束，更包括管理的目標及其分解，包括對管理目標達成的效能評價標準和方法。因此，管理工作規(guī)范作為管理規(guī)范化的核心成果，它還為管理活動的評價與監(jiān)控提供了基本的標準，在一定意義上具備管理活動的評價與監(jiān)控功能。
2.5理論與實踐的互動平臺
從理論與實踐互動的角度來看，管理規(guī)范化通過管理工作研究，一方面實現(xiàn)了對現(xiàn)實管理活動中規(guī)律性知識的挖掘，為管理理論的發(fā)展提供了養(yǎng)料，另一方面通過先進管理理論與技術的學習與運用，使理論與實踐在經(jīng)驗基礎上形成了有機聯(lián)系，在管理工作規(guī)范的實施過程中得到了檢驗，通過管理規(guī)范化的持續(xù)推行而得到鞏固、發(fā)展和提升。為此可以認為管理規(guī)范化還是管理理論與管理實踐實現(xiàn)持續(xù)互動的良好平臺。
2.6管理機制的創(chuàng)建與優(yōu)化
管理機制，與管理體制和管理組織結構一起，構成組織管理的有機體系。作為管理運行具體方式、方法和路徑及其組合，管理機制是組織管理體系不可或缺的重要環(huán)節(jié)，直接對應和決定了組織管理系統(tǒng)的效能。而管理規(guī)范化的基本過程，正是這種管理運行機制形成的核心過程。管理規(guī)范的設計和推行，是在管理體制和組織結構設計的基礎上，進一步實現(xiàn)了管理運行的設計，使管理運行更加具有穩(wěn)定性和確定性，使具體管理行為有規(guī)可依、有方可行、有據(jù)可評，減小和降低管理行為的不確定性。管理體制和組織結構確定了管理的職能區(qū)分和職能關系，明確了不同職能和部門在組織運行過程的責權范圍，在此基礎上，管理規(guī)范化對管理具體如何展開和實施，如何穩(wěn)步達成管理目標的內(nèi)在機理和模式進行了明確、規(guī)范，實際上實現(xiàn)了對管理運行機制的設計。為此，管理規(guī)范化，又可稱之為管理系統(tǒng)運行機制構建過程。它是組織管理制度設計的末端和重要環(huán)節(jié)。綜上所述，管理規(guī)范化源于人類活動認識與實踐的有限性，建立在對管理實踐與管理理論有限性認識的基礎上，人們通過管理工作規(guī)范的設計和推行，使管理運行相對穩(wěn)定而有效地實現(xiàn)管理目標，并通過對管理工作規(guī)范的持續(xù)更新，使管理運行的效能得到穩(wěn)步提升，直至達到管理組織結構所限定的組織管理的最佳效能的過程。圍繞管理秩序的維持、管理效能的提升、管理機制的構建等，管理規(guī)范化具有六項基本的管理功能。
3管理規(guī)范化與信息化的相互關系
從信息化的概念及分析，容易看到，信息化是一個持續(xù)的過程，它建立在對組織從體制、結構到運行的建模基礎上的，通過信息活動的激化和強化，并通過信息活動與組織其他活動的持續(xù)、有機和高效的互動，實現(xiàn)組織信息效能的提升和優(yōu)化，并進而轉化為組織整體效能的躍升和強化。信息化使信息活動異常活躍的同時，也因信息活動的廣泛性、深入性和信息自身的性質(zhì)，促使事物之間更加廣泛、多樣而近似實時的聯(lián)系，它一方面為組織活動的.有效開展提供快速、精確、高效的信息保證，信息獲取的便利性、實時性，使面向現(xiàn)實和未來的不確定性得到了最大程度上的消除，為組織系統(tǒng)運行有序性的提升奠定了基礎；另一方面，它所帶來的事物（事務）間聯(lián)系的多樣性、緊密性、實時性和不確定性，使得管理面臨異常復雜和不確定性的環(huán)境和條件。當然，信息化對管理及其規(guī)范化的支撐作用也會表現(xiàn)在對其活動效率和效能的提升上。概而言之，管理規(guī)范化與信息化之間的關系主要有以下四個方面。
3.1信息化以規(guī)范化為基礎
信息化，特別是信息資源的開發(fā)和利用、信息平臺的構建和使用，需要建立在管理業(yè)務流程的標準化、規(guī)范化基礎上。沒有對管理活動的統(tǒng)一理解，沒有對管理信息活動的規(guī)范化，就難以構建統(tǒng)一而規(guī)范的信息流程，也就難以進行深入、系統(tǒng)的管理信息資源開發(fā)，就難以構建有效而完備的管理信息系統(tǒng)，基于不同語義基礎和數(shù)據(jù)表達標準的管理信息平臺之間難以實現(xiàn)信息的有效互通和互操作。同時由于信息活動是組織業(yè)務活動和管理業(yè)務活動一個側面的反映，它的標準化與規(guī)范化，勢必要引起管理業(yè)務活動本身的規(guī)范化、管理對象的標準化，以與之相應。只有適度規(guī)范化、標準化的管理運行行為，才能使信息化的效能得到有效發(fā)揮，否則，難以使管理信息化的效能發(fā)揮出來，甚至反而會導致管理整體效能的下降。所以通常而言，信息化總要以業(yè)務活動的標準化與規(guī)范化為基礎，只有理順管理運行行為，統(tǒng)一人們對管理運行路徑和方法的認知，才能組織信息技術的運用、信息資源的開發(fā)、信息系統(tǒng)的運用，進而沿著信息主導方向從組織結構到運行方式的全面調(diào)整甚至變革。
3.2信息化對規(guī)范化的特殊要求
信息化通過人、物、信息、事之間關系的強化，使得人與人之間、物與物之間、人與物之間的相互關系產(chǎn)生越來越緊密、廣泛而深入的關系，這種不斷緊密的關系超越了個人和單個物品，超越了組織之間的間隔，甚至超越了一般的國與國之間的距離，這種持續(xù)擴展和膨脹的相互關系，使得管理面臨日益復雜和不確定性的環(huán)境。這種復雜和不確定性變化集中體現(xiàn)在管理環(huán)境變化的多樣性、快速性，以及變化的不確定性上。它要求管理建設與發(fā)展必須有效應對這種環(huán)境的變化，具備高度的適應性。這一方面要求管理目標必須能夠響應多樣化的社會需求，同時組織更需要根據(jù)環(huán)境變化和自身條件，重新選擇和調(diào)整自身的發(fā)展目標，這種目標的選擇往往具有高度的不確定性。目標的多樣化、快速變化和不確定性，對管理的組織結構乃至管理運行的具體方式都提出了新的要求。阿什比的“必要的多樣性”定律指出，管理系統(tǒng)的復雜性需要與管理對象系統(tǒng)的復雜性相適應。作為管理活動的有機組成部分，管理規(guī)范化活動理應為管理活動的環(huán)境適應性提升提供技術支撐。
3.3規(guī)范化對信息化的支撐作用
管理規(guī)范化作為對管理主體行為的系統(tǒng)化約束，作為對管理運行的持續(xù)優(yōu)化，對信息化乃至管理的信息化起到十分重要的推動作用。一是為信息化的發(fā)展提供“規(guī)范”支撐。信息化無論是對于單個社會組織或者整個社會而言，都是一個漸進的、持續(xù)的過程。管理信息化的階段性成果需要通過管理運行得以體現(xiàn)，也只有人們廣泛運用信息技術、信息系統(tǒng)、信息資源，使之真正成為管理活動的有機組成部分和管理效能提升的推手，才可以說組織或社會正處于信息化的進程之中。這種在運行上的體現(xiàn)過程正需要管理規(guī)范化這種管理運行設計手段加以保證。通過基于信息流程優(yōu)化的管理運行再設計和持續(xù)優(yōu)化，使管理信息化以某種強制的形式加以推行，為信息化的快速展開和取得效果奠定基礎。二是為適應信息化所帶來的環(huán)境變化提供“動態(tài)規(guī)范”支撐。以管理環(huán)境變化的多樣性、快速性和不確定性為特征的管理復雜性，倒逼管理自身的復雜性。管理規(guī)范體系本身就是有效的確定性的組合體。要適應管理環(huán)境的復雜性，管理規(guī)范體系自身也必須通過某種方式提高其復雜性。從目前來看，主要通過管理規(guī)范的模塊化和管理規(guī)范組合的多樣化來實現(xiàn)這種管理的適應性。針對管理環(huán)境的復雜性要求，通過將管理活動區(qū)分為基本的管理活動和基本管理活動的組合，將管理規(guī)范化的規(guī)范設計過程，進一步延展為對基本管理工作規(guī)范的模塊化設計和對管理規(guī)范模塊運用的規(guī)則設計。針對穩(wěn)定性更強的基本管理業(yè)務工作，仍然按照傳統(tǒng)的管理規(guī)范化的思路進行規(guī)范設計，以形成基本的管理運行規(guī)范模塊；針對基本管理業(yè)務工作的組合，則更加側重于基本管理規(guī)范模塊的組合方式和規(guī)則的設計與推行。以此種方式構建動態(tài)的管理規(guī)范體系，就可以實現(xiàn)對管理復雜性要求的動態(tài)適應。通過持續(xù)的管理規(guī)范化進程，可以使這種模塊化的、動態(tài)組合的管理規(guī)范體系更加合理而有效。
3.4信息化對規(guī)范化的支撐作用
信息化的深入發(fā)展，帶來的是信息活動成本的極大降低和信息活動效能的極大提升，而管理活動的主體就是信息，管理規(guī)范化的關鍵———管理工作規(guī)范體系的設計，其主要過程也是信息過程。因此，信息技術、信息資源、信息平臺等等信息化的要素，勢必對管理規(guī)范化活動產(chǎn)生較大地促進和支撐作用。具體表現(xiàn)在：一方面它為管理規(guī)范體系的更為精確、合理地構建提供信息和方法支撐。在信息方面，它能為管理工作研究提供更為豐富而便利的信息支持。通過互聯(lián)網(wǎng)能夠獲取關于先進管理理論、理念、技術方面的信息，通過信息系統(tǒng)的運用，也使管理工作研究建立在豐富的現(xiàn)實數(shù)據(jù)基礎上，使管理工作研究成果更具針對性；通過仿真、模擬技術的運用，可以更為快速、有效地輔助管理工作研究，大大提升管理工作研究的質(zhì)效。另一方面，它可以使管理規(guī)范化的形式更加靈活、多樣。以往的管理規(guī)范體系，大多以紙質(zhì)的管理工作流程圖的形式或懸掛于墻上，或收錄于書本、手冊中，不便于學習、掌握和更新。信息化所提供的先進技術和方法可以使管理規(guī)范體系電子化，從而依托EDA、PDA等終端設備，可以實現(xiàn)管理規(guī)范查閱、學習、反饋和更新的實時化、動態(tài)化和多樣化，也便于管理規(guī)范的遵循，促進了管理規(guī)范相關知識與管理實踐的互動，促進了管理理論與實踐的循環(huán)速度和效率。
3.5信息化與規(guī)范化的相輔相成關系
通過以上的分析，容易看到，信息化實際上實現(xiàn)的是將信息技術優(yōu)勢轉化為信息資源優(yōu)勢，進而將信息資源優(yōu)勢轉化為組織信息優(yōu)勢、組織整體優(yōu)勢的過程；管理規(guī)范化實現(xiàn)的則是將管理的有序性轉化為適應的穩(wěn)定性，并通過穩(wěn)步改進，提高管理活動有效性的過程。兩者之間的關系事實上是相輔相成的關系。其中管理規(guī)范化是信息化的基礎，為信息化成果的鞏固和持續(xù)推進提供支撐、創(chuàng)造氛圍；而信息化反過來既要求管理規(guī)范化具有動態(tài)適應性，又為管理規(guī)范化的效能提升、功能拓展提供了重要基礎。兩者相互作用、相互協(xié)同，共同推動管理在新時期面向科學化的持續(xù)進步與發(fā)展。
4管理規(guī)范化的功能拓展
總體來看，信息化要求管理規(guī)范化的支撐，又對管理規(guī)范化提出了新的要求，同時還給管理規(guī)范化提供了必要的技術支撐。這些都使得管理規(guī)范化相比較于以往，在具體管理運行的內(nèi)容和方式上呈現(xiàn)不同的特點，促使管理規(guī)范化的功能拓展。具體有以下四個方面。
4.1技術運用的必要環(huán)節(jié)
先進技術的學習與運用，是管理工作研究的重要方面。在當今信息化深入發(fā)展的時期，管理先進技術層出不窮，為管理效能提升提供了大量的機遇，這就為管理規(guī)范化在技術運用方面的功能發(fā)揮奠定了基礎。技術運用必須與管理實際相結合，在管理工作研究對管理實際進行歸納、總結的基礎上，運用信息技術提供的方法和技術，綜合討論先進技術在管理領域運用的可能行、可行性，研討適用的方式、方法和策略，并統(tǒng)一管理思想，融入到管理運行規(guī)范的設計中，通過管理運行規(guī)范實施環(huán)節(jié)，在固化技術運用的同時，發(fā)掘新技術運用的其他潛力和找出存在的問題，并在新一輪的管理規(guī)范化進程中加以解決。
4.2知識管理的基礎平臺
知識管理是現(xiàn)代組織管理的重要內(nèi)容。管理規(guī)范化作為理論與實踐的交互載體，一方面強調(diào)先進理論與技術的運用，另一方面也強調(diào)管理經(jīng)驗的歸納、總結和提高。通過管理規(guī)范及其體系的構建和完善，實際上完成了管理知識的一種挖掘、顯化和體系化的過程，它既是理論研究材料的重要來源，也是組織內(nèi)部管理知識的重要來源。通過管理工作研究和管理工作規(guī)范設計，進一步促進了知識的收集、規(guī)范和共享，是知識管理的基礎平臺。
4.3組織學習的重要載體
組織學習是組織適應環(huán)境的必要手段。管理規(guī)范化通過管理工作研究，搜集、整合不同個體和渠道來源的關于組織管理環(huán)境的復雜性信息，進而與組織管理內(nèi)部狀態(tài)結合起來，加以分析和研究，為組織戰(zhàn)略調(diào)整和組織結構調(diào)整提供原料，并通過管理工作規(guī)范的設計為前者的制定、調(diào)整提供支撐。從以上來看，管理規(guī)范化，特別是管理工作研究過程，實際上就是組織學習的重要過程。這一過程通過規(guī)范的制定與實施的反復循環(huán)將學習與實踐有機結合起來，是學以致用的有效形式。
4.4長效機制的構建路徑
組織學習是組織適應環(huán)境變化的有效手段，其關鍵還在于形成和完善組織適應環(huán)境變化的良性、長效機制。以管理規(guī)范化為基礎，可以有效構建這種長效機制。一是針對環(huán)境的動態(tài)變化，可以通過管理規(guī)范體系內(nèi)部要素的動態(tài)整合，實現(xiàn)管理自身的多樣性。二是通過對管理工作研究自身的規(guī)范化和技術強化，提高管理規(guī)范體系的精確性、可操作性和先進性，提高管理規(guī)范指導管理實踐的針對性和有效性，進而提高管理的環(huán)境適應能力。三是通過管理規(guī)范化的持續(xù)、動態(tài)循環(huán)，使管理規(guī)范及其體系持續(xù)處于動態(tài)變化之中，以確保其適應性。通過強化管理工作研究、強調(diào)管理規(guī)范要素的動態(tài)組合、強調(diào)管理規(guī)范的動態(tài)更新，能夠形成組織環(huán)境變化的長效機制。
5結論
管理規(guī)范化是促使管理業(yè)務工作規(guī)范有序開展、穩(wěn)步達成管理目標，并使管理效能穩(wěn)步提升的基本過程。管理規(guī)范化一般而言，具有管理秩序的形成和提升、管理知識的匯聚和傳承、管理效能的保持和優(yōu)化、管理活動的評價與監(jiān)控、理論與實踐的互動平臺、管理機制的創(chuàng)建與優(yōu)化等六項基本功能。面對信息化的適應性要求，以及信息化對管理規(guī)范化的推動作用、管理環(huán)境的變化要求，管理規(guī)范化在技術運用、知識管理、組織學習、長效機制的構建等方面具有功能拓展的潛力。為進一步推動管理規(guī)范化的深入發(fā)展，還應在管理規(guī)范化的指導理論上求突破、在業(yè)務管理規(guī)范體系的適應性建設上求發(fā)展、在信息技術手段運用上求創(chuàng)新、在管理適應環(huán)境變化的長效機制構建上求深入。
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