檔案工作規章制度(6篇)
在我們平凡的日常里，人們運用到制度的場合不斷增多，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？以下是小編收集整理的檔案工作規章制度，歡迎閱讀與收藏。
檔案工作規章制度1
為了建立健全公司的檔案工作，加強對公司檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，結合本公司實際情況，特制定本辦法。
一．公司的檔案范圍
1．企業行政文書檔案。包括法規性文件；各種合同及協議書；會議文件；工作計劃、規劃和工作總結；有關干部的任免、獎勵和處分、調配人事材料；職工花名冊、人事檔案等。
2．企業管理檔案。包括企業生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等。
3．企業技術檔案。包括技術研究檔案、產品檔案等。
4．企業會計檔案。包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。
5．企業業務檔案。包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務報告、貿易單據等。
6．企業聲像檔案。包括照片、錄音、錄像檔案等。
二、公司檔案管理體制
1．公司檔案管理機構：行政部統一管理公司各類檔案（會計檔案除外）。
2．公司指定專人分管公司檔案工作，保管人必須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。
三、立卷歸檔制度
1．檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業務部門將辦理完畢的文件材料，經過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。
2．歸檔范圍：凡是本單位具有考查利用價值的文件材料。包括包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務報告、貿易單據，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。
3．歸檔時間：辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：
3．1．按年形成的文件，第二年上半年歸檔。
3．2．凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。
3．3．凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。
3．4．工程項目，科研課題，鑒定，竣工驗收后，三個月內歸檔。
4．歸檔要求
4．1．材料完整齊全。
4．2．系統、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內在聯系，區分它們不同的'保存價值。文件分類準確、立卷合理。
4．3．立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統一立卷，不得分散。
4．4．在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統一規定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。
4．5．由檔案部門對業務部門加以指導，協助業務部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續，雙方在移交清冊簽字。
5．部門歸檔要求
5．1．編制立卷項目，將辦理完畢的文件按有關條款歸入卷內，便于次年立卷。
5．2．文件按時間順序排列，最近的在最上面。
5．3．一個客戶一個立卷，一個檔案盒。
5．4．貿易檔案與往來函件分開放，貿易檔案分筆次按各自的發票流水號放在文件袋里。
5．5．定時交檔案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交兩次，次年上半年和下半年各一次。
6．檔案室在收到業務部門的歸檔和各類文件后進行分流排列編日，作進一步的整理和局部調整等。
7．記錄檔案文件材料須用碳素筆寫。在無特殊情況下，須用A4紙。
四、檔案管理工作
1．檔案的管理：區分全宗，正確立檔單位；分類，依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別；案卷排列并編制案卷目錄。
2．檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案。
3．檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。
4．檔案的銷毀編制銷毀清冊；辦理銷毀手續，經總經理批準，方能銷毀；銷毀要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。
五、檔案利用工作
1．凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據借閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。
2．檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案復印件；提供文獻索引資料。
3．檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、市場信息等。
4．依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。
檔案工作規章制度2
1目的
為了加強檔案的管理工作，確保現有檔案齊全、完整、準確、安全，更好地為各項工作服務，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，根據《檔案法》有關檔案工作條例及公司經營管理工作需要，制訂本制度。
2適用范圍
適用于公司各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等工作管理。客戶及供方檔案管理不適用本制度。
3管理職責
3.1綜合管理部負責公司檔案管理工作。
3.1.1制定公司檔案工作制度；
3.1.2對公司各部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督；
3.1.3做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作；
3.1.4做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作；
3.1.5提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。
3.2各部門、子公司負責職責范圍內的檔案管理工作。
3.2.1人力資源負責公司勞資人力資源資料檔案的收集歸檔、保管。
3.2.2財務審計部負責公司財務會計賬簿及各類憑證的收集歸檔、保管。
3.3項目公司負責本公司檔案管理工作；項目公司因故解散，解散前負責將公司檔案移交公司辦公室。
4收集歸檔范圍
4.1收集歸檔范圍包括下列紙質和有電子版資料文件。
4.2法規性文件。包括上級頒發，需公司執行的，或由公司發行的各種標準、規章制度等。
4.3公司的重大決議。包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
4.4計劃性文件。包括公司總體計劃或規劃、開發計劃、科研報告、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。
4.5 總結性文件。包括公司年度和月度工作總結、下屬部門、子公司的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。
4.6批示性文件。包括公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及公司各類命令、工作指示等。
4.7憑證性文書材料。包括公司各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。
4.8證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、公司和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
4.9匯報性文書資料。包括公司上報各級主管部門、子公司的文件資料和相關統計表，以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。
4.10勞資人力資源資料。包括公司各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。
4.11財務資料。包括公司及子公司財務預決算、財務審計報告。
4.12聲像制品資料。包括公司及各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門、子公司提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
4.13題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
4.14技術性資料。包括開發項目各類工程圖紙、竣工資料等。
5檔案移交
5.1文書檔案。工作辦結后，移交綜合管理部歸檔；
5.2開發項目檔案，項目結束后移交綜合管理部歸檔；
5.2.1開發項目前期資料，由經營發展部收集整理，交綜合管理部驗收、歸檔；
5.2.2開發項目技術資料，由承辦單位（工程管理部或項目部）收集整理，交綜合管理部驗收、歸檔；
5.2.3工程竣工驗收備案資料，由項目部整理成冊，交綜合管理部驗收、歸檔；
5.2.4后期銷售資料，由市場研發部收集整理，交綜合管理部驗收、歸檔；
5.2.5其他需要歸檔的，由承辦單位收集整理，交綜合管理部驗收、歸檔。
6程序
6.1檔案管理的基本程序。
6.2包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體。
6.3檔案的收集。
6.3.1各部門負責把分散的各類檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中到綜合管理部，其收集的主要方式是歸檔。即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料，由各部門和個人定期協同綜合管理部進行整理、立卷、歸檔。歸檔的'文件原則上一律為原件，凡有原件的文件不能以復印件歸檔，必要時存復印件須加蓋公章注明原件存放處。
6.3.2立卷歸檔的范圍：凡屬本制度第4條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。
6.3.3立卷歸檔的時間。
6.3.3.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交綜合管理部立卷歸檔；
6.3.3.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別項目部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長；
6.3.4歸檔立卷的要求。
6.3.4.1歸檔立卷檔案要同時建立紙質和電子檔案。
6.3.4.2各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交綜合管理部立卷歸檔。同時遞交該部分電子文檔，電子文檔的內容和編排順序應與紙質文件保持一致。
6.3.4.3移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。
6.3.4.4歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。
6.3.4.5立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無任何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。
6.3.4.6填寫案卷一律用黑色鋼筆或中性筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。
6.3.4.7立卷應以本部門形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映公司生產活動狀況和面貌。
6.3.4.8立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。
6.3.4.9立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。
檔案工作規章制度3
一、分管檔案工作的領導職責
1、組織本單位檔案工作的宣傳、貫徹，執行《中華人民共和國檔案法》和上級關于檔案工作的各項方針政策的活動。
2、加強對本單位檔案工作的領導，將檔案工作納入本單位的整體發展計劃，列入本單位議事日程，督促分管部門按上級和本單位檔案部門要求做好應做的工作。
3、關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。
二、檔案人員職責
1、貫徹實施《檔案法》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。
2、對各有關處室形成的各種材料的`收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。
3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。
4、負責管理本單位各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務。
5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。
6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。
三、兼職檔案人員職責
1、堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。
2、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。
3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。
4、保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主動接收本單位檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。
6、積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。
8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。
檔案工作規章制度4
為加強干部檔案業務建設，提高干部檔案工作水平，根據中共中央組織部、國家檔案局頒布的《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細則》的有關規定，結合我省干部檔案工作情況，特制訂本細則。
一、干部檔案管理體制、機構和職責
（一）干部檔案管理體制：
干部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。省直單位，對直屬單位的干部檔案，實行廳局集中管理。地市直單位，管理干部檔案不足100卷的要集中到地市委組織部管理或組織部、人事局管理。縣（市、區）以下機關單位的子部檔案，實行由縣委組織部集中管理或由縣委組織部、縣人事局、縣教委相對集中管理。企事業單位的干部檔案，具備保管條件的，由組織或人事部門一家集中管理；不具備保管條件或干部檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理干部檔案被納入綜合檔案室管理的單位，其干部檔案要固定專人、專庫管理，業務工作要接受本單位組織部門的領導和上級有關業務部門的檢查指導。
（二）干部檔案工作機構：
地、市、縣（市、區）委組織部和省直單位要建立干部檔案工作機構，負責對本地區、本部門、本系統的'干部檔案工作進行指導、監督和檢查。每管理一千人的檔案配備一名專職干部，地、市委組織部要配備業務指導人員，縣（市、區）委組織部和省直有業務指導任務的單位，也要配備相應的業務指導人員。縣以下實行集中或相對集中管理干部檔案的單位和企事業管理干部檔案的單位，根據上述原則要配備專職人員。不需要建立機構的單位，必須配備專職或以干部檔案工作為主的兼職檔案工作人員。
（三）干部檔案管理部門的職責
1、保管干部檔案，為國家積累檔案史料；
2、收集、鑒別和整理干部檔案材料；
3、辦理干部檔案的查閱、借閱、轉遞和統計；
4、登記干部職務、工資的變動情況；
5、為有關部門提供干部的情況；
6、做好干部檔案的安全、保密保護工作；
7、調查研究干部檔案工作情況，制定規章制度，搞好干部檔案的業務建設和業務指導；
8、推廣、應用干部檔案現代化管理技術；
9、定期向檔案館（室）移交死亡干部的檔案；
10、辦理其他的關事項。
二、干部檔案管理范圍
(一)在職干部檔案的管理：
1、在職干部檔案的管理，按照管理體制集中或相對集中管理；
2、縣級以上協管干部的單位，可管理協管干部檔案的副本；
3、軍隊干部兼任地方職務的，其檔案正本由軍隊保管。地方干部兼任軍隊職務的，其檔案正本由地方保管；
4、干部檔案管理人員及其在本管理范圍的直系親屬的檔案，由所在單位組織指定有關部門專人保管；
5、不管理干部檔案的干部所在單位組織人事部門，根據工作需要可復制干部職務變動登記表、工資變動情況登記表。此表不隨干部調動而轉遞，干部調出后，原單位可自行銷毀。
(二)退(離)休干部檔案的管理：
干部退(離)休以后，其檔案仍由原檔案管理部門保管。
(三)死亡干部檔案的管理：
1、省委管理的干部死亡后，其檔案由原管理部門保管五年后，移交省檔案館保存；
2、其他干部死亡后，其檔案由原管理部門保管五年后，省直單位的，移交省檔案館保存；地市以下單位的，移交同級檔案館保存。
檔案工作規章制度5
一、收集歸檔范圍
本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應按規定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
(一)本級文件
1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀要。
2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡報、通報、通知。
3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。
4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復、通知。
5、各項決定、決議、規定、標準、規范、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。
7、反映生產、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。
8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。
9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。
10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。
11、年鑒、大事記、基礎數字匯編、基本情況綜合。
12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。
13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來信及處理材料。
16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。
17、本機關(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統計、報表、干部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。
(二)上級文件材料
1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批復及調查、檢查、經驗材料。
2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。
4、上級報刊刊載有關本機關、本地區情況的`文章。
(三)同級文件材料
1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的文件材料。
2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。
3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。
4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性文件。
(四)下級文件材料
1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。
2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案文件。
3、重要的名冊、登記表。
4、大事記、基本情況匯編、基礎數字匯編。
二、歸檔份數
文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。
三、歸檔時間和方法
(一)凡經過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。
(二)凡各部門發出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題
已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作形成的全部文件材料，系統整理后送交綜合檔案室歸檔。
(四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。
(五)年度工作總結、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年一月底前交文書檔案歸檔。
(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。
四、歸檔要求
(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。
(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。
(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。
(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。
(六)凡是歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
檔案工作規章制度6
一、主題內容與適應范圍
本制度規定了綜合檔案室及其各崗位工作范圍、工作職責與權限。
二、綜合檔案室工作職責
1、認真宣傳貫徹《檔案法》以及上級對檔案工作的有關規定，切實加強對本校檔案工作的監督指導，使檔案工作更好的為學校工作服務。
2、集中統一管理本校在工作活動中形成的各種門類和載體的'全部檔案，積極提供利用，為本校各項工作服務。
3、制定本校檔案工作計劃、管理辦法規定。
4、對本單位的檔案工作進行監督、檢查和指導，并根據需要，組織必要的業務培訓。
5、指導、監督、檢查和考核有關部門按照歸檔的范圍和要求做好文件材料的形成、積累和歸檔工作。
6、負責收集、接收、整理、統計、保管、開發利用本校的各類檔案和信息資料，為本校工作服務。
7、負責根據有關檔案鑒定的規定，按期提供鑒定小組鑒定，辦理好手續，銷毀失去保存和利用價值和各類檔案材料。
8、參加基建工程竣工驗收等專項活動，及時收集、整理各種有關的技術文件資料，參加設備儀器的開箱活動，做好各種文件的歸檔工作，并提出對檔案工作的要求。
9、負責定期組織檔案管理網絡人員進行業務活動，加強業務學習，不斷提高網絡人員的業務水平。
10、加強對檔案庫房的管理，配置必要的設備，達到上級對檔案庫房的管理要求，加強對檔案管理人員的保密教育，嚴格執行保密制度。
11、積極收集與學校各項活動有關的校內外各類信息，逐步建立完整的信息系統。
12、認真完成領導交辦的其他工作。
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