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干部檔案工作細(xì)則
第一章 總 則
第一條 為了實現(xiàn)干部檔案整理工作的規(guī)范化，搞好檔案建設(shè)，便于檔案的保管和利用，根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)及有關(guān)規(guī)定，特制訂本細(xì)則。
第二條 干部檔案的整理工作，是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。它是將收集起來的每個干部的檔案材料，進行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對檔案內(nèi)容進行補充的工作。
第三條 各級干部檔案管理部門，均應(yīng)按本細(xì)則和有關(guān)規(guī)定的要求，對所管理的干部檔案進行認(rèn)真的整理。
第二章 整理工作的基本要求
第四條 整理干部檔案，須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。
第五條 整理干部檔案，事先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設(shè)備。
第六條 整理干部檔案的人員，必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，熟悉整理干部檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)做好整理工作。
第三章 檔案材料的鑒別
第七條 干部檔案材料的鑒別工作，是干部檔案管理部門對收集起來準(zhǔn)備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真?zhèn)危卸ú牧系谋４鎯r值，確定其是否歸入干部檔案的工作。
第八條 鑒別歸檔材料，必須根據(jù)中央有關(guān)文件的精神，以《條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，嚴(yán)肅認(rèn)真地進行。
第九條 鑒別工作應(yīng)堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價值，確定材料是否歸入檔案。
第十條 鑒別歸檔材料的具體做法:
(一)判定材料是否屬于所管干部的材料及應(yīng)歸入干部檔案的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的，或不屬于干部檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出來。對其中有保存價值的文件、資料，可交文書檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存。不屬于干部檔案內(nèi)容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無保存價值又不宜退回本人的，應(yīng)登記報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀;
(二)審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報告、上級批復(fù)、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免予處分的決定)、調(diào)查報告、上級批復(fù)、個人檢討或?qū)μ幏值囊庖姷取Ｉ鲜霾牧希瑢儆诔商椎模仨汖R全;每份歸檔材料，必須完整。對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔;
(三)審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機關(guān)、批注時間和文號。出國、出境審批表，須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時間。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補辦完手續(xù)后再歸檔;
(四)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入干部檔案，應(yīng)交有關(guān)組織處理;
(五)鑒別時，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料，要及時進行登記并收集補充。
第四章 檔案材料的分類
第十一條 對歸檔案的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關(guān)于正、副本10類內(nèi)容的劃分進行分類。
第十二條 干部檔案正本，由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。其內(nèi)容分類:
第一類 履歷材料:干部履歷表(書)、簡歷表，干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員登記表，個人簡歷材料，更改姓名的材料。
第二類 自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。
第三類 鑒定(含自我鑒定)、考察、考核材料:以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料;作為干部任免、調(diào)動依據(jù)的正式考察綜合材料;考核登記表，干部考核和民主評議的綜合材料。
第四類 學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料:報考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表，畢業(yè)登記表，學(xué)習(xí)(培訓(xùn)結(jié)業(yè))成績表，學(xué)歷證明材料，選拔留學(xué)生審查登記表;專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表，套改和晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)審批表;干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文(如獲獎或在全國性報刊上發(fā)表的)等目錄。
第五類 政審材料:審查干部政治歷史情況(包括黨籍問題)的調(diào)查報告、審查結(jié)論、上級批復(fù)、本人對結(jié)論的意見、檢查交待或說明情況的材料，主要證明材料;甄別、復(fù)查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報告、批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料;入黨、入團、參軍、出國等政審材料;更改干部的民族、年齡、國籍、入黨入團和參加工作時間的組織審查意見，上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
第六類 加入黨團的材料:中國共產(chǎn)黨入黨志愿書，入黨申請書(1-2份全面系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請書，中國共產(chǎn)黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料;民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取銷預(yù)備黨員資格的組織意見;中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書、申請書，團員登記表、退團材料;加入民主黨派的有關(guān)材料。
第七類 獎勵(包括科技和業(yè)務(wù)獎勵)材料:各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎、通報表揚等材料。
第八類 干部違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國法等材料:處分決定(免予處分的處理意見)，查證核實報告，上級批復(fù)，本人對處分的意見和檢查、交待材料;通報批評材料;甄別、復(fù)查報告、決定，上級批復(fù)及本人意見;法院審判工作形成的判決書等。
第九類 干部工資級別登記表、職務(wù)工資變動登記表、干部調(diào)資審批表，定級和解決待遇的審批材料;干部任免呈報表(包括附件)，錄用和聘用審批表，聘用干部合同書，續(xù)聘審批表，解聘、辭退材料;退(離)休審批表;軍銜審批表、軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表;出國、出境人員審批表;黨代會、人代會、政協(xié)會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會代表登記表。
第十類 其他可供組織參考有保存價值的材料:有殘疾的體檢表、殘廢等級材料;干部逝世后報紙報道的消息或訃告，悼詞(生平)，非正常死亡的調(diào)查報告及有關(guān)情況的遺書等。
第十三條 干部檔案副本內(nèi)容，是由正本中以下類別主要材料的重復(fù)件或復(fù)制件構(gòu)成:
第一類的近期履歷材料。
第三類的主要鑒定，干部考核材料。
第四類的學(xué)歷、學(xué)位，評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。
第五類的政治歷史情況的審查結(jié)論(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。
第七類的獎勵材料。
第八類的處分決定(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。
第九類的任免呈報表和工資、待遇的審批材料。
其它類別多余的重要材料，也可歸入副本。
第十四條 內(nèi)容交叉的材料，可根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別。
(一)帶自傳的履歷或簡歷表，以自傳為主，歸第二類。
(二)履歷表和簡歷表有鑒別的，以履歷為主，歸第一類。
(三)有任免職務(wù)內(nèi)容的干部登記表、任免呈報表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類。
(四)政治問題與違紀(jì)錯誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報告、處分決定等材料，一律歸第八類;凡未給予處分，以政治問題為主的，歸第五類，以違紀(jì)錯誤為主的歸第八類。
第五章 檔案材料的排序與編目
第十五條 每類干部檔案材料，都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序，并在每份材料的右上角編上類號和順序號，在其右下角編寫頁數(shù)。
第十六條 檔案材料排序的基本方式:
(一)按檔案材料形成時間排序的:第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料;
(二)按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系進行排序的:第五類、第六類、第八類材料。其中第五類、第八類材料的排列順序為:上級批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等，其證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列。第六類材料，入團志愿書應(yīng)排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序;
(三)第九類材料可根據(jù)不同層次干部的檔案材料情況，采用按時間順序或按材料性質(zhì)相對集中排序。按材料性質(zhì)相對集中排序的方法是:1、工資情況的材料;2、任免材料;3、出國、出境材料;4、其它材料。每種材料再根據(jù)形成材料的時間順序排列。
第十七條 每卷干部檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認(rèn)真進行編寫。具體要求:
(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進行填寫;
(二)根據(jù)材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應(yīng)擬定題目。材料的題目過長，可適當(dāng)簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
(三)“材料形成時間”，一般采用材料落款標(biāo)明的最后時間。復(fù)制的檔案材料，采用原材料形成時間;
(四)填寫“材料份數(shù)”，以每份完整的材料為一份(包括附件);材料頁數(shù)的計算，采用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應(yīng)加數(shù)填寫;
(五)書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水書寫目錄。填寫目錄后，要檢查核對，做到準(zhǔn)確無誤;
(六)書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。
第六章 復(fù)制與技術(shù)加工
第十八條 檔案材料載體變質(zhì)或字跡褪色不清時，須進行搶救。搶救材料，一般可采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印等方法。凡打印、抄寫的材料，必須認(rèn)真細(xì)致、核對無誤，注明復(fù)制單位和日期。
第十九條 建立檔案副本的材料不夠時，可選擇正本中的材料進行復(fù)制，將復(fù)制件存副本，其原件必須存入正本。
第二十條 為便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)進行技術(shù)加工。其主要方法:
(一)對超出16開規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進行剪裁;不能剪裁的材料，須進行折疊。折疊時，要根據(jù)材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。折疊后的檔案材料，要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀;
(二)對破損、卷角、折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料，要進行裱糊。主要方法有:單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。裱糊用的襯紙，必須采用白紙。漿糊和膠水必須能防蟲蝕、不腐蝕紙張。裱糊后的檔案材料要涼干，不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤;
(三)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，須進行加邊。打眼裝訂，不得壓字和損傷材料內(nèi)容;
(四)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨罚苑乐寡趸P毀材料
第七章 裝訂與驗收入庫
第二十一條 每個干部的檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符;卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實實用，具體做法:
(一)將目錄與材料核對無誤;
(二)把全卷材料理齊。材料條件好的應(yīng)做到四面整齊，條件較差的，以裝訂線一邊和下邊兩面為齊;
(三)在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一的裝訂孔。孔距規(guī)格應(yīng)符合《條例》附件的規(guī)定;
(四)一律使用《條例》附件規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)干部檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡化字。
第二十二條 干部檔案整理裝訂成卷后，必須進行認(rèn)真細(xì)致的檢查，經(jīng)驗收合格后，方能入庫。
第八章 整理工作的注意事項
第二十三條 干部檔案整理工作人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部檔案工作的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。
(一)在整理檔案時，嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案的安全;
(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料;
(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。
(四)在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露干部檔案內(nèi)容。
第九章 附 則
第二十四條 本細(xì)則由中央組織部干部檔案工作部門負(fù)責(zé)解釋。
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