報(bào)告寫作技巧三篇

報(bào)告寫作技巧三篇

　　篇一：調(diào)查報(bào)告寫作技巧

　　調(diào)查報(bào)告一般包括以下內(nèi)容

　　1、調(diào)查目的

　　2、調(diào)查對(duì)象及其一般情況

　　3、調(diào)查內(nèi)容

　　4、調(diào)查方式（一般可選擇：?jiǎn)柧硎�，訪談法，觀察法，資料法等）

　　5、調(diào)查時(shí)間

　　6、調(diào)查結(jié)果

　　7、調(diào)查體會(huì)（可以是對(duì)調(diào)查結(jié)果的分析，也可以是找出結(jié)果的原因及應(yīng)對(duì)辦法等。）

　　一般格式

　　從嚴(yán)格意義上說(shuō)，市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告沒(méi)有固定不變的格式。不同的市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告寫作，主要依據(jù)調(diào)查的目的、內(nèi)容、結(jié)果以及主要用途來(lái)決定。但一般來(lái)說(shuō)，各種市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告在結(jié)構(gòu)上都包括標(biāo)題、導(dǎo)言、主體和結(jié)尾幾個(gè)部分。

　　1．標(biāo)題

　　市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的標(biāo)題即市場(chǎng)調(diào)查的題目。標(biāo)題必須準(zhǔn)確揭示調(diào)查報(bào)告的主題思想。標(biāo)題要簡(jiǎn)單明了、高度概括、題文相符。如《××市居民住宅消費(fèi)需求調(diào)查報(bào)告》、《關(guān)于化妝品市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告》、《××產(chǎn)品滯銷的調(diào)查報(bào)告》等，這些標(biāo)題都很簡(jiǎn)明，能吸引人。

　　2．導(dǎo)言

　　導(dǎo)言是市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的開頭部分，一般說(shuō)明市場(chǎng)調(diào)查的目的和意義，介紹市場(chǎng)調(diào)查工作基本概況，包括市場(chǎng)調(diào)查的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和對(duì)象以及采用的調(diào)查方法、方式。這是比較常見的寫法。也有調(diào)查報(bào)告在導(dǎo)言中，先寫調(diào)查的結(jié)論是什么，或直接提出問(wèn)題等，這種寫法能增強(qiáng)讀者閱讀報(bào)告的興趣。

　　3．主體部分

　　這是市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告中的主要內(nèi)容，是表現(xiàn)調(diào)查報(bào)告主題的重要部分。這一部分的寫作直接決定調(diào)查報(bào)告的質(zhì)量高低和作用大小。主體部分要客觀、全面闡述市場(chǎng)調(diào)查所獲得的材料、數(shù)據(jù)，用它們來(lái)說(shuō)明有關(guān)問(wèn)題，得出有關(guān)結(jié)論； 對(duì)有些問(wèn)題、 現(xiàn)象要做深入分析、評(píng)論等�？傊�，主體部分要善于運(yùn)用材料，來(lái)表現(xiàn)調(diào)查的主題。

　　4．結(jié)尾

　　主要是形成市場(chǎng)調(diào)查的基本結(jié)論，也就是對(duì)市場(chǎng)調(diào)查的結(jié)果作一個(gè)小結(jié)。有的調(diào)查報(bào)告還要提出對(duì)策措施，供有關(guān)決策者參考。

　　有的市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告還有附錄。附錄的內(nèi)容一般是有關(guān)調(diào)查的統(tǒng)計(jì)圖表、有關(guān)材料出處、參考文獻(xiàn)等。

　　寫作技巧

　　1．合理使用理論依據(jù)

　　要提高創(chuàng)業(yè)計(jì)劃內(nèi)容的可信性，更好地說(shuō)服閱讀者，就要為創(chuàng)業(yè)策劃書的觀點(diǎn)尋找理論依據(jù)，這是一個(gè)事半功倍的有效辦法。但要防止純粹的理論堆砌。

　　2．適當(dāng)舉例說(shuō)明

　　在市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告中，加入適當(dāng)?shù)某晒εc失敗的例子既可以充實(shí)內(nèi)容，又能增強(qiáng)說(shuō)服力。在具體使用時(shí)一般以多舉成功的例子為宜，選擇一些國(guó)外先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)與做法，以印證自己的觀點(diǎn)，效果非常明顯。

　　3．充分利用數(shù)字說(shuō)明問(wèn)題

　　市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告是為了指導(dǎo)企業(yè)營(yíng)銷實(shí)踐，必須保證其可靠性。市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)有理有據(jù)，任何一個(gè)論點(diǎn)最好都有依據(jù)，而數(shù)字就是最好的依據(jù)。在市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告中利用各種絕對(duì)數(shù)和相對(duì)數(shù)來(lái)進(jìn)行比較對(duì)照是絕對(duì)不可少的，而且要使各種數(shù)字都有可靠的出處。

　　4．運(yùn)用圖表，使內(nèi)容視覺(jué)化

　　圖表有著強(qiáng)烈的直觀效果，并且比較美觀，有助于閱讀者理解策劃的內(nèi)容。用其進(jìn)行比較分析、概括歸納、輔助說(shuō)明等非常有效。市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告要形象生動(dòng)，最好還應(yīng)視覺(jué)化。所謂視覺(jué)化，就是將市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告中的內(nèi)容盡量用各種圖表、實(shí)物照片來(lái)表示，從而給讀者以直觀的印象。讀者可能對(duì)整段整篇的文字沒(méi)什么記憶，卻容易理解各種圖案、流程圖、箭頭及圖形邊的簡(jiǎn)短說(shuō)明，而且記憶也深。

　　5．突出重點(diǎn)，切勿面面俱到

　　在計(jì)劃過(guò)程中，過(guò)分貪求是要不得的，那樣往往使一個(gè)市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告里面包含太多的構(gòu)想，目標(biāo)過(guò)多。

　　對(duì)于一個(gè)善于思考的人來(lái)說(shuō)，就某個(gè)問(wèn)題產(chǎn)生很多的想法是個(gè)大優(yōu)點(diǎn)，但如果把這些想法全都納入計(jì)劃之中，則是一件十分危險(xiǎn)的事情。市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告中觀點(diǎn)和想法太多，容易造成分不清創(chuàng)業(yè)策劃的焦點(diǎn)和主體。

　　因此，一個(gè)優(yōu)秀的創(chuàng)業(yè)策劃書撰寫人員一定不會(huì)貪心，他們會(huì)把構(gòu)想濃縮。即使有很好的方案，只要與主題無(wú)關(guān)，就要?jiǎng)h除。要記�。哼m當(dāng)?shù)纳釛壥侵匾�的技巧�?/p>

　　6．準(zhǔn)備若干方案，未雨綢繆

　　當(dāng)擬定市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告時(shí)，并沒(méi)有硬性規(guī)定一次只能做一個(gè)方案。對(duì)于同一個(gè)主題，同時(shí)作出兩個(gè)或三個(gè)市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告也是可以的。當(dāng)然，有時(shí)撰寫者會(huì)過(guò)于自信，認(rèn)為自己的工作是完美無(wú)缺的，但從企業(yè)的實(shí)踐而言，在對(duì)創(chuàng)業(yè)策劃書進(jìn)行審查時(shí)，一定會(huì)有種種的意見出現(xiàn)，所以事先準(zhǔn)備替代方案是明智的。

　　有經(jīng)驗(yàn)的撰寫者會(huì)預(yù)測(cè)審查者可能提出的反對(duì)意見，或者了解他們的習(xí)慣，然后準(zhǔn)備第二方案、第三方案。首先把第一方案提出，當(dāng)反對(duì)意見出現(xiàn)時(shí)，您就可以馬上說(shuō)：“事實(shí)上我也認(rèn)為這有缺點(diǎn)，所以我還準(zhǔn)備了第二套方案�！�

　　由于第二套方案已經(jīng)包含了對(duì)第一套方案的批評(píng)，所以審查人員不得不贊成。更周到的撰寫人員還往往準(zhǔn)備第三套方案，以防萬(wàn)一。

　　總之，與其因第一方案遭否決而使自己全軍覆沒(méi)，倒不如事先準(zhǔn)備好后備方案，使成功的概率大為提高。

　　7．有效利用版面設(shè)計(jì)，增強(qiáng)感染力

　　市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告視覺(jué)效果的優(yōu)劣在一定程度上取決于版面設(shè)計(jì)，故有效利用版面安排也是市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告撰寫的技巧之一。這包括打印的字體、字的大小、字與字的空隙、行與行的間隔、黑體字的采用以及插圖和顏色等。優(yōu)秀的版面設(shè)計(jì)能使市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告顯示生氣、突

　　出重點(diǎn)、層次分明、嚴(yán)謹(jǐn)而又不失活潑。下面就為大家介紹幾個(gè)版面設(shè)計(jì)時(shí)常用的技巧。

　�。�1）標(biāo)題可以分為主標(biāo)題、附標(biāo)題、小標(biāo)題、標(biāo)題解說(shuō)等。通過(guò)這種簡(jiǎn)練的文字，可使市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告的內(nèi)容與層次一目了然。

　�。�2）用空白突出重點(diǎn)。用空白處將某一部分分開以示強(qiáng)調(diào)，這是使市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告易懂的常用版面設(shè)計(jì)方法之一。在正文中調(diào)整段落的長(zhǎng)度，使用列舉等方法留出更多的空白處。

　　（3）限制同一版面出現(xiàn)字體的數(shù)目。絕大多數(shù)的策劃文案只使用3種或更少的字體，因?yàn)檫^(guò)于紛繁的字體會(huì)使版面顯得過(guò)于花哨、喧賓奪主，且影響閱讀速度。通常中文文字使用“宋體”、“黑體”、“楷體”等字體，英文文字使用“Times Roman”、“Palatino”、“Elite”等字體。字號(hào)使用“五號(hào)”、“小四號(hào)”、“11號(hào)”等。

　�。�4）使用陰影突出、適度著色和其他點(diǎn)綴方式。色彩可以有效地突出重點(diǎn)，藍(lán)色、綠色、紫色深受年輕讀者的喜愛(ài)，而50歲以上的讀者對(duì)藍(lán)色的接受程度漸漸消失。但如果計(jì)劃書方案只在普通打印機(jī)上輸出，就不必著色，因?yàn)闊o(wú)法看出效果。另外，著色過(guò)多也會(huì)適得其反。

　　（5）若使用識(shí)別符號(hào)來(lái)增加市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告版面的美感，最好在標(biāo)題前加上統(tǒng)一的識(shí)別符號(hào)或圖案來(lái)作為策劃內(nèi)容的視覺(jué)識(shí)別，而不致給人以雜亂的感覺(jué)。

　�。�6）版面的排列、設(shè)計(jì)不應(yīng)該一成不變。為了防止刻板老套，可以多運(yùn)用圖表、圖片、插圖、曲線圖以及統(tǒng)計(jì)圖表等，并輔之以文字說(shuō)明，增加可讀性。

　　8．重視細(xì)節(jié)，完善市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告

　　細(xì)節(jié)往往被人忽視，但是對(duì)于市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告來(lái)說(shuō)這些細(xì)節(jié)卻十分重要。因此，我們?cè)跁鴮懯袌?chǎng)調(diào)研報(bào)告時(shí)還應(yīng)注意下面幾個(gè)問(wèn)題：

　　（1）市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告中的錯(cuò)字、漏字會(huì)影響閱讀者對(duì)策劃者的印象。企業(yè)的名稱、專業(yè)術(shù)語(yǔ)更不能出現(xiàn)錯(cuò)誤。

　�。�2）一些專門的英文單詞，差錯(cuò)率往往是很高的，在檢查時(shí)要特別予以注意。如果出現(xiàn)差錯(cuò)，閱讀者往往會(huì)以為是由于撰寫人本身的知識(shí)水平不高所致，這就影響了對(duì)市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告內(nèi)容的信任度。

　　篇二：報(bào)告的寫法

　　文秘和辦公室工作學(xué)習(xí)資料

　�。ǖ�6期）

　　張家口市人口計(jì)生委辦公室 2005年5月20日

　　報(bào)告的寫法

　　一、有關(guān)知識(shí)

　　報(bào)告是向所屬上級(jí)匯報(bào)工作 、反映情況、提出意見或者建議、答復(fù)上級(jí)的詢問(wèn)時(shí)使用的一種陳述性文書。報(bào)告按使用目的的不同，可分為：工作報(bào)告、情況報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、報(bào)送報(bào)告等。報(bào)告是最常用的文書之一，經(jīng)常把本單位各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況通過(guò)報(bào)告向上級(jí)反映，有利于密切上下級(jí)關(guān)系，便于上級(jí)指導(dǎo)下級(jí)工作，同時(shí)對(duì)于本單位來(lái)說(shuō)可以達(dá)到及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，找出前進(jìn)方向的目的。

　　二、如何擬寫報(bào)告

　　1、工作報(bào)告的擬寫

　　工作報(bào)告主要用于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、匯報(bào)工作進(jìn)展情況或提出今后工作意見等。工作報(bào)告的正文，通常由四部分組成：工作過(guò)程、成績(jī)或收獲、經(jīng)驗(yàn)或體會(huì)、 存在問(wèn)題與今后打算。工作過(guò)程：是指工作情況的概述，包括背景、依據(jù)、任務(wù)、成效等；成績(jī)或收獲：是指工作的成果，包括物質(zhì)的和精神的，直接的和間接的，這一部分可分成幾個(gè)方面敘述；經(jīng)驗(yàn)或體會(huì)：是指在完成工作任務(wù)的過(guò)程中帶有規(guī)律性的認(rèn)識(shí)或經(jīng)驗(yàn)體會(huì) ，這一部分比直接成果

　　更進(jìn)一步，屬理性認(rèn)識(shí)，對(duì)于其它工作具有指導(dǎo)作用；問(wèn)題與今后打算：是指工作中的失誤和實(shí)踐困難，下一步工作應(yīng)如何做。

　　2、情況報(bào)告的擬寫

　　情況報(bào)告是用來(lái)匯報(bào)工作中發(fā)生的重大問(wèn)題或特殊情況、接辦事項(xiàng)的處理情況等。反映問(wèn)題比較專一 ，主要是圍繞一項(xiàng)工作、一件事情敘述和說(shuō)明。其正文由兩部分組成：事情的起因和經(jīng)過(guò)、辦理結(jié)果。事情的起因和經(jīng)過(guò)：是指所要報(bào)告事情發(fā)生的原因(即報(bào)告依據(jù))及發(fā)生的過(guò)程(或工作完成的過(guò)程)；辦理結(jié)果：是指事情最后辦理情況(或完成情況或結(jié)論)。

　　例文：情況報(bào)告

　　××廠關(guān)于舉辦技術(shù)交易會(huì)開展技術(shù)協(xié)作活動(dòng)的情況報(bào)告

　　××省工業(yè)局：

　　今年×月，我廠在××召開了化學(xué)石油工業(yè)技術(shù)交流會(huì)，仿照物資交易會(huì)的形式，以技術(shù)有償轉(zhuǎn)讓為主要內(nèi)容，組織科研單位和生產(chǎn)企業(yè)，開展技術(shù)協(xié)作活動(dòng)。會(huì)上，科研單位、高等院校與工廠之間、工廠與工廠之間，草簽了科技成果轉(zhuǎn)讓、委托研究生產(chǎn)技術(shù)難題和試制新產(chǎn)品的合同或協(xié)議達(dá)×××個(gè)；組織了以教授、工程師為主的×××位技術(shù)顧問(wèn)，解答了各種技術(shù)問(wèn)題；邀請(qǐng)省輕工、紡織、電子、農(nóng)林和建材等部門，對(duì)化學(xué)石油工業(yè)的研究和生產(chǎn)提出了要求；組織有關(guān)科研、高等院校、生產(chǎn)單位交流了科技工作經(jīng)驗(yàn)。這對(duì)當(dāng)前和今后的科技工作和生產(chǎn)水平的提高，都起了較好的推動(dòng)作用 。

　　一、促進(jìn)了生產(chǎn)同科研的緊密結(jié)合，變潛在的生產(chǎn)力為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力。……

　　二、促進(jìn)了先進(jìn)的地區(qū)同后進(jìn)地區(qū)的聯(lián)合，為逐步實(shí)現(xiàn)向后進(jìn)地區(qū)的技術(shù)轉(zhuǎn)讓摸索到了一些經(jīng)驗(yàn)。……

　　三、促進(jìn)了科研機(jī)構(gòu)的整頓和科研管理體制的改革�！�…

　　四、摸清了全省化工系統(tǒng)科技工作的狀況及亟待解決的技術(shù)問(wèn)題�！�…特此報(bào)告

　　××廠

　　×年×月×日

　　3、調(diào)查報(bào)告的擬寫

　　調(diào)查報(bào)告是指有關(guān)單位為了了解情況，研究制訂政策、法規(guī)、計(jì)劃，解決與處理問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)典型與總結(jié)新鮮經(jīng)驗(yàn)推動(dòng)工作等，有目的的指派專人或工作組， 深入實(shí)際進(jìn)行調(diào)查之后寫出的書面

　　報(bào)告。調(diào)查研究是取得第一手材料、制定有關(guān)方針政策和處理問(wèn)題的重要依據(jù)。調(diào)查報(bào)告的正文通常由四部分組成：目的經(jīng)過(guò)、基本情況、分析認(rèn)識(shí)、結(jié)尾部分。目的經(jīng)過(guò)：應(yīng)放在正文的開首，簡(jiǎn)要交代進(jìn)行調(diào)查的緣由，調(diào)查的時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象，要解決的中心問(wèn)題，參加調(diào)查的人員和調(diào)查的簡(jiǎn)要經(jīng)過(guò)等；基本情況：是指通過(guò)調(diào)查得到的具體情況；分析認(rèn)識(shí)：是指從調(diào)查所得情況中，經(jīng)過(guò)分析研究得出的認(rèn)識(shí)。這一部分可以和基本情況結(jié)合在一起寫，可以采取縱的敘述法，即從事務(wù)的歷史狀況談起，敘述它的發(fā)展變化及其原因，也可以從橫的剖面敘述，即從幾個(gè)主要方面來(lái)看事物的發(fā)展面貌、主要特點(diǎn)。無(wú)論是縱向的還是橫向的，各部分均可擬出生動(dòng)醒目的小標(biāo)題；結(jié)尾部分：是對(duì)全篇做出的”畫龍點(diǎn)睛”式的總結(jié)，概括出全篇給人的啟示和得出的結(jié)論，或者是對(duì)于問(wèn)題的處理、政策的調(diào)整、工作的開展等提出意見和建議。

　　4、答復(fù)報(bào)告的擬寫

　　上級(jí)向下級(jí)詢問(wèn)某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作的進(jìn)展情況時(shí)，下級(jí)要按要求如實(shí)向上級(jí)匯報(bào)，這時(shí)使用答復(fù)報(bào)告。答復(fù)報(bào)告的正文由報(bào)告起因和報(bào)告內(nèi)容兩部分組成。報(bào)告起因：是寫報(bào)告的原因或根據(jù)，常要寫明收到上級(jí)什么文件或什么指示或接受了什么任務(wù)，執(zhí)行辦理情況及結(jié)果摘要。報(bào)告內(nèi)容：是報(bào)告的主體，按照?qǐng)?zhí)行或辦理的實(shí)際情況擬寫，常要寫明執(zhí)行或辦理的依據(jù)、主要過(guò)程、措施、結(jié)果，有時(shí)還要寫出經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)與今后打算。答復(fù)報(bào)告具

　　有很強(qiáng)的真對(duì)性，問(wèn)什么答什么。

　　例文：答復(fù)報(bào)告

　　××廠辦公室關(guān)于××同志職稱評(píng)定的報(bào)告

　　市政府辦公室：

　　接到你們八月十日對(duì)我廠××同志職稱評(píng)定情況的查詢，我們立即進(jìn)行了調(diào)查，現(xiàn)將有關(guān)情況匯報(bào)如下：

　　××同志是我廠第二車間技術(shù)員。該同志于1963年下半年至1966 年上半年在××工學(xué)院受過(guò)三年函授教育，學(xué)習(xí)了有關(guān)課程。因“文革”到來(lái)，未能取得學(xué)歷證明。今年上半年評(píng)定職稱時(shí)，根據(jù)上級(jí)有關(guān)文件精神，因缺乏學(xué)歷證明，決定暫緩評(píng)定他的工程師職稱，待取得證明后補(bǔ)辦。該同志認(rèn)為這是刁難，故向市政府寫了申訴。接到市政府辦公室查詢半個(gè)月，我們派人去××工學(xué)院查到了有關(guān)材料，他們已出具了該同志的學(xué)歷證明。現(xiàn)在，我廠已為××同志補(bǔ)辦了評(píng)定工程師的手續(xù)。并向本人說(shuō)明了情況，他表示滿意。

　　特此報(bào)告

　　××廠辦公室

　　×年×月××日

　　5、報(bào)送報(bào)告的擬寫

　　報(bào)送報(bào)告是下級(jí)向上送報(bào)送有關(guān)文書或物品時(shí)，隨文書或物品寫的一種報(bào)告。報(bào)送報(bào)告的正文比較簡(jiǎn)短，只寫明報(bào)送對(duì)象及報(bào)送目的即可。

　　例文 ：報(bào)送報(bào)告

　　××機(jī)械廠關(guān)于報(bào)送1995-1999年度發(fā)展規(guī)劃的報(bào)告

　　市機(jī)械工業(yè)局：

　　現(xiàn)將我廠制定的《1995-1999年度發(fā) 展規(guī)劃》一式五份送上，請(qǐng)審核。

　　××機(jī)械廠

　　一九九五年三月五日

　　三、擬寫報(bào)告應(yīng)注意的事項(xiàng)

　　第一，報(bào)告中不要夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。報(bào)告中夾帶的請(qǐng)示事項(xiàng)，受文單位沒(méi)有答復(fù)的責(zé)任，這樣容易誤事。

　　第二，要善于綜合歸納。 面對(duì)眾多的材料、細(xì)節(jié)、數(shù)據(jù)，寫作時(shí)要分清主次，突出重點(diǎn)，抽象概括出有規(guī)律有價(jià)值的部分，不要面面俱到，記流水賬。

　　篇三：報(bào)告撰寫技巧

　　以前看過(guò)的一篇文章《用word寫論文的幾點(diǎn)建議》，寫的很好，覺(jué)得很多地方可以用到用WORD編輯《環(huán)評(píng)報(bào)告書》的時(shí)候，大家可以借鑒一下。

　　由于各方面的原因，大家主要還是用Microsoft Word (以下簡(jiǎn)稱Word)編輯環(huán)評(píng)報(bào)告書。Word在寫科技報(bào)告方面雖然有一些先天不足，但卻提供了非常強(qiáng)大的功能。如果不能充分利用這些功能，可能經(jīng)常要為不斷地調(diào)整格式而煩惱。我把自己以前使用Word的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)總結(jié)一下，拋塊磚。

　　原則: 內(nèi)容與表現(xiàn)分離

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　　一篇論文應(yīng)該包括兩個(gè)層次的含義：內(nèi)容與表現(xiàn)，前者是指文章作者用來(lái)表達(dá)自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個(gè)文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等，而后者則是指論文頁(yè)面大小、邊距、各種字體、字號(hào)等。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn)，例如一篇文章在不同的出版社出版會(huì)有不同的表現(xiàn)；而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn)，例如一個(gè)期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。在排版軟件普及之前，作者只需關(guān)心文章的內(nèi)容，文章表現(xiàn)則由出版社的排版工人完成，當(dāng)然他們之間會(huì)有一定交互。Word 倡導(dǎo)一種所見即所得（WYSIWYG）的方式,將編輯和排版集成在一起，使得作者在處理內(nèi)容的同時(shí)就可以設(shè)置并立即看到其表現(xiàn)�？上У氖呛芏嘧髡邽E用WYSIWYG，將內(nèi)容與表現(xiàn)混雜在一起，花費(fèi)了大量的時(shí)間在人工排版上，然而效率和效果都很差。

　　本文所強(qiáng)調(diào)的"內(nèi)容與表現(xiàn)分離"的原則就是說(shuō)文章作者只要關(guān)心文章的內(nèi)容，所有與內(nèi)容無(wú)關(guān)的排版工作都交給 Word 去完成，作者只需將自己的排版意圖以適當(dāng)?shù)姆绞礁嬖V Word。因?yàn)閃ord不僅僅是一個(gè)編輯器，還是一個(gè)排版軟件，不要只拿它當(dāng)記事本或?qū)懽职逵谩?（我們寫環(huán)評(píng)報(bào)告書時(shí)同樣如此）

　　主要建議如下。

　　1. 一定要使用樣式，除了Word原先所提供的標(biāo)題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。

　　如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式欄來(lái)設(shè)定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，最好就定義一個(gè)樣式。對(duì)于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅(jiān)持使用統(tǒng)一的樣式。這樣做能大大減少工作量和出錯(cuò)機(jī)會(huì)，如果要對(duì)排版格式（文檔表現(xiàn)）做調(diào)整，只需一次性修改相關(guān)樣式即可。使用樣式的另一個(gè)好處是可以由Word 自動(dòng)生成各種目錄和索引。 （環(huán)評(píng)中的樣式包括章節(jié)標(biāo)題，一級(jí)標(biāo)題，二級(jí)標(biāo)題，表格標(biāo)題，表格內(nèi)容，正文內(nèi)容等，已經(jīng)編好的樣式模板在附件中）

　　2. 一定不要自己敲編號(hào)，一定要使用交叉引用。

　　如果你發(fā)現(xiàn)自己打了編號(hào)，一定要小心，這極可能給你文章的修改帶來(lái)無(wú)窮的后患。標(biāo)題的編號(hào)可以通過(guò)設(shè)置標(biāo)題樣式來(lái)實(shí)現(xiàn)，表格和圖形的編號(hào)通過(guò)設(shè)置題注的編號(hào)來(lái)完成。在寫"參見第x章、如圖x所示"等字樣時(shí)，不要自己敲編號(hào)，應(yīng)使用交叉引用。這樣做以后，當(dāng)插入或刪除新的內(nèi)容時(shí)，所有的編號(hào)和引用都將自動(dòng)更新，無(wú)需人力維護(hù)。并且可以自動(dòng)生成圖、表目錄。 （這一點(diǎn)對(duì)環(huán)評(píng)報(bào)告來(lái)說(shuō)更為重要，環(huán)評(píng)的表格實(shí)在是太多了）公式的編號(hào)雖然也可以通過(guò)題注來(lái)完成，但我另有建議，見5。

　　3. 一定不要自己敲空格來(lái)達(dá)到對(duì)齊的目的。

　　只有英文單詞間才會(huì)有空格，中文文檔沒(méi)有空格。所有的對(duì)齊都應(yīng)該利用標(biāo)尺、制表位、對(duì)齊方式和段落的縮進(jìn)等來(lái)進(jìn)行。如果發(fā)現(xiàn)自己打了空格，一定要謹(jǐn)慎，想想是否可以通過(guò)其他方法來(lái)避免。同理，一定不要敲回車來(lái)調(diào)整段落的間距。

　　（對(duì)應(yīng)環(huán)評(píng)中為，首行縮進(jìn)2字符，段落間距1.5倍）

　　4. 繪圖。統(tǒng)計(jì)圖建議使用Execel生成，框圖和流程圖建議使用Visio畫。

　　如果不能忍受Visio對(duì)象復(fù)制到Word的速度，還可以試試SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio難，速度卻快多了。如果使用Word的繪圖工具繪圖，最好以插入Word圖片的方式，并適當(dāng)使用組合。

　�。ōh(huán)評(píng)中流程圖建議使用Visio 2003，繪好的圖最好是另存為單獨(dú)文件，然后復(fù)制到Word中，這樣既可以在Word中雙擊編輯，也不會(huì)因失誤導(dǎo)致全部重來(lái)）

　　5. 編輯數(shù)學(xué)公式建議使用 MathType5.0，其實(shí)Word集成的公式編輯器是它的3.0版。

　　安裝MathType后，Word會(huì)增加一個(gè)菜單項(xiàng)，其功能一目了然。一定要使用 MathType的自動(dòng)編號(hào)和引用功能。這樣首先可以有一個(gè)良好的對(duì)齊，還可以自動(dòng)更新編號(hào)。

　　Word 正文中插入公式的一個(gè)常見問(wèn)題是把上下行距都撐大了，很不美觀，這部分可以通過(guò)固定行距來(lái)修正。

　　（插入公式或圖件處，段落行距不能用固定值，因?yàn)槟菢涌赡艹霈F(xiàn)公式或圖件只有很窄的一部分顯示出來(lái)，出現(xiàn)這種情況時(shí)，選中公式或圖件，將行距改為1倍即可）

　　6. 參考文獻(xiàn)的編輯和管理。

　　如果你在寫論文時(shí)才想到要整理參考文獻(xiàn)，已經(jīng)太遲了，但總比論文寫到參考文獻(xiàn)那一頁(yè)時(shí)才去整理要好。應(yīng)該養(yǎng)成看文章的同時(shí)就整理參考文獻(xiàn)的習(xí)慣。手工整理參考文獻(xiàn)是很痛苦的，而且很容易出錯(cuò)。Word沒(méi)有提供管理參考文獻(xiàn)的功能，用插入尾注的方法也很不地道。我建議使用 Reference Manager，它與Word集成得非常好，提供即寫即引用（Cite while you write，簡(jiǎn)稱Cwyw）的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關(guān)信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文獻(xiàn)的的方插入標(biāo)記，它會(huì)為你生成非常美觀和專業(yè)的參考文獻(xiàn)列表，并且對(duì)參考文獻(xiàn)的引用編號(hào)也是自動(dòng)生成和更新的。這除了可以保持格式上的一致、規(guī)范，減少出錯(cuò)機(jī)會(huì)外，更可以避免正文中對(duì)參考文獻(xiàn)的引用和參考文獻(xiàn)列

　　表之間的不匹配。并且從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō)，本次輸入的參考文獻(xiàn)信息可以在今后重復(fù)利用，從而一勞永逸。類似軟件還有Endnote和Biblioscape。Endnote優(yōu)點(diǎn)在于可以將文獻(xiàn)列表導(dǎo)出到BibTeX格式，但功能沒(méi)有Reference Manager強(qiáng)大�？上н@兩個(gè)軟件都不支持中文，據(jù)說(shuō)Biblioscape對(duì)中文支持的很好，我沒(méi)有用過(guò)，就不加評(píng)論了。

　　7.使用節(jié)。

　　如果希望在一片文檔里得到不同的頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼格式，可以插入分節(jié)符，并設(shè)置當(dāng)前節(jié)的格式與上一節(jié)不同。

　　（環(huán)評(píng)中每一章使用不同的頁(yè)眉，目錄與正文等都要使用分節(jié)）

　　上述7點(diǎn)都是關(guān)于排版的建議，還是要強(qiáng)調(diào)一遍，作者關(guān)心的重點(diǎn)是文章的內(nèi)容，文章的表現(xiàn)就交給Word去處理。如果你發(fā)現(xiàn)自己正在做與文章內(nèi)容無(wú)關(guān)的繁瑣的排版工作，一定要停下來(lái)學(xué)一下Word的幫助，因?yàn)閃ord 早已提供了足夠強(qiáng)大的功能。

　　我不懷疑Word的功能，但不相信其可靠性和穩(wěn)定性，經(jīng)常遇到"所想非所見"、"所見非所得"的情況讓人非常郁悶。如果養(yǎng)成良好的習(xí)慣，這些情況也可以盡量避免，即使遇上，也可以將損失降低到最低限度。

　　建議如下：

　　8.使用子文檔。

　　學(xué)位論文至少要幾十頁(yè)，且包括大量的圖片、公式、表格，比較龐大。如果所有的內(nèi)容都保存在一個(gè)文件里，打開、保存、關(guān)閉都需要很長(zhǎng)的時(shí)間，且不保險(xiǎn)。建議論文的每一章保存到一個(gè)子文檔，而在主控文檔中設(shè)置樣式。這樣每個(gè)文件小了，編輯速度快，而且就算文檔損壞，也只有一章的損失，不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔，從主控文檔中創(chuàng)建子文檔，個(gè)人感覺(jué)比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。

　　9.及時(shí)保存，設(shè)置自動(dòng)保存，還有一有空就ctrl+s。

　　10.多做備份，不但Word不可靠，windows也不可靠，每天的工作都要有備份才好。

　　注意分清版本，不要搞混了。Word提供了版本管理的功能，將一個(gè)文檔的各個(gè)版本保存到一個(gè)文件里，并提供比較合并等功能。不過(guò)保存幾個(gè)版本后文件就大得不得了，而且一個(gè)文件損壞后所有的版本都沒(méi)了，個(gè)人感覺(jué)不實(shí)用。還是多處備份吧

　　11.插入的圖片、和公式最好單獨(dú)保存到文件里另做備份。

　　否則，哪天打文檔時(shí)發(fā)現(xiàn)自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉，哭都來(lái)不及了。

　　其他建議:

　　12. 使用大綱視圖寫文章的提綱，調(diào)整章節(jié)順序比較方便

　　13. 使用文檔結(jié)構(gòu)圖讓你方便的定位章節(jié) （做環(huán)評(píng)時(shí)打開文檔結(jié)構(gòu)圖，為會(huì)您帶來(lái)很大方便的）

　　14. 使用文檔保護(hù)，方便文章的審閱和修改

　　15. Word表格的排序、公式和轉(zhuǎn)換的功能也是很值得學(xué)習(xí)的

　　上面的建議并不全面，但相信比較管用。如果還有疑問(wèn)，自己花些時(shí)間研究一下Word的幫助，相信會(huì)有事半功倍的效果

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