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2015公文寫作基礎(chǔ)知識精選:格式要求
一篇好的作品，必須思路清晰、具備選擇材料的技能。材料是構(gòu)成公文的要素之一。沒有材料的支撐，主題無法成立，更談不上有什么說服力。公文材料可分為兩大類：事實性材料和觀念性材料。事實性材料指客觀事物，主要包括人物、事件、事物、現(xiàn)象、統(tǒng)計數(shù)字等。如總結(jié)、報告中得到。觀念性材料是作者從別人那里引用來證明自己的觀點的理性認識。這些理性認識一般都在實踐中經(jīng)過反復驗證，其正確性得到了人們的公認。觀念性材料主要包括科學原理、定義、名人名言、格言諺語等等。
不論是事實性材料還是觀念性材料，都可以以因形態(tài)、性質(zhì)、來源的不同，再區(qū)分出兩相對的類型來，主要有：一是個別性材料和綜合性材料。單獨存在的事實或個人的觀點，用作材料時就是綜合性材料。二是現(xiàn)實材料和歷史材料。與作者的寫作行為共同用一個時代背景的材料都是現(xiàn)實材料，在以前的歷史時期發(fā)生和存在過的事實和觀念都是歷史材料。三是正面材料和反面材料。與作者的觀點相一致的材料是正面材料，相違背的材料是反面材料。不過，由于作者的觀點在沒有確定之前是不斷深化和變動的，有時甚至會走反面，因此正面材料和反面材料也會發(fā)生轉(zhuǎn)化。四是直接材料和間接材料。來源于作者的直接生活經(jīng)驗的直接材料，通過各種渠道間接得到的都是間接材料。直接材料最為真實、生動、可靠，但數(shù)量有限，僅靠直接材料寫作，內(nèi)容必定十分貧乏。公文寫作，運用間接材料比直接材料還要多。
公文材料的作用兩大類：一是材料是觀點賴以產(chǎn)生的基礎(chǔ)。以上我們提到，主題的提煉在于深入的實踐和豐富的材料，那是從主題的角度去看材料在提煉主題時的作用。通過對材料的分析、鑒別、綜合歸納之后產(chǎn)生的。二是材料是表現(xiàn)觀點的支柱。在具體的文章中，觀點不能孤立地、赤裸裸地存在，它們必須有充分的材料來證明、來支持。
公文材料的選擇和使用。在寫作中，材料的“真實”有兩種含義。一種是指在現(xiàn)實生活中真正發(fā)生過或正在發(fā)生的事實，這種真實叫做生活真是或現(xiàn)象真實。另一種含義主要用于文學創(chuàng)作，這種真實并不要求在生活中真正發(fā)生過，而要求必須揭示事物本質(zhì)，反映事物發(fā)展的基本規(guī)律，人們稱其為本質(zhì)真實。公文使用的材料，應該具有典型性。典型性材料有兩個特點：一是典型材料有鮮明獨特的個性。簡單的說一半都是具體的、個別的，而且是新鮮的、奇特的，它容易被人接受，能夠給人留下深刻的印象。典型材料又有明顯的共性特征，能夠體現(xiàn)同一類事物的本質(zhì)和規(guī)律，因而具有普遍意義。典型材料對主題的表現(xiàn)，能起到“以一當十”的作用。如果所用的材料不典型，往往堆砌了很多，主題仍然沒有得到透切的表現(xiàn)，文章卻已經(jīng)很臃腫。公文材料要新穎。有人說，音樂是靠多次重復不斷加強其審美表現(xiàn)力的，人們一聽到熟悉的曲調(diào)就感到親切，就會動情;而文章是靠新鮮來征服讀者的，人們對熟悉的文章性趣不大，卻很難去集中精力閱讀領(lǐng)會。公文也同樣需要新鮮感，雖然它在形式上、意象上、語言上不能像文學作品那樣講究創(chuàng)造性，但它所表達的思想、所運用的材料，不能總是老生常談，不能給人抄襲別人、重復自己的印象。對于事實性材料而言，明天都有新的情況發(fā)生，每天都有新的事跡出現(xiàn)，公文的作者只要密切關(guān)注現(xiàn)實生活，勤觀察、多實踐、多思考，就能及時得到大量的新鮮的事實性材料。
劃分好層次和段落。層次是結(jié)構(gòu)諸環(huán)節(jié)中最重要的一環(huán)。結(jié)構(gòu)的完整性和嚴密性，主要通過層次安排得以實現(xiàn)。層次又稱“部分”、“大段”、“邏輯段”等，是小于篇、大于段的結(jié)構(gòu)單位。公文的層次安排，有兩種基本形態(tài)，一種是并列式，一種是遞進式。開頭通常是總述或總論，它自成一個層次。主體部分的各層或分述或分論，不是呈現(xiàn)并列形態(tài)，就是呈現(xiàn)遞進形態(tài)。
段落劃分。就是我們平時所說的自然段。段落的劃分使文章的結(jié)構(gòu)更明晰、醒目。相對于層次的的安排，段落的劃分比較容易一些。只需注意一下三點：一是保持段意的單一性。只能有一個中心話題，只能有一個中心思想。二是注意段意的完整性。只有單一性還不夠，如果一段話的意思沒有表達完整就結(jié)束，讀者不知所云，也是結(jié)構(gòu)的嚴重失誤。三是段落安排要長短適度。段落多長才合適?這并沒有統(tǒng)一的標準。但是，如果一段文字有七八百字還不分段，讀者就很難把握作者的思路和內(nèi)容的步驟了。相反，段落都只有一兩行文字，那又會將思路切割得七零八碎，讀者也難以接受。
安排開頭和結(jié)尾。一是開頭的安排，首先要開門見山。公文開頭不能像文學作品那樣極盡鋪張渲染之能事，制造出特定的氣氛后才切入正事或正題。公文必須開門見山，一落筆就直接指向要處理的事件或要解決的問題。其次要文筆簡練。公文開頭，多數(shù)只有一個自然段，而且不能太長。最好做到不可增減一字的地步----如果增加一字，那個字必然是可有可無的;如果減少一字，則意思無法表達清楚。
結(jié)尾的安排。與一般文章相比，公文的結(jié)尾有特殊的要求，它不能用象征、隱喻、暗示的方法去追求“言有盡而意無窮”的韻味，而必須明確提出結(jié)論性的意見、請求或執(zhí)行要求。公文結(jié)尾的常見體式有以下四種：一是總結(jié)是結(jié)尾。在結(jié)尾處用簡潔明白的語言進行畫龍點睛式的概括歸納，也就是對全文內(nèi)容進行總結(jié)。二是希望式結(jié)尾。在結(jié)尾出提出希望、號召。如：“我們希望xxxx及時改變渙散的工作作風，并能在今年解決xxxx員工的基本保障問題。”三是說明式結(jié)尾。在結(jié)尾處對與文章內(nèi)容有關(guān)的事項或問題進行交代說明。如：“以上內(nèi)容僅用于征求意見，不能作為執(zhí)行的依據(jù)。在沒有正式通知之前，必須按現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定辦理。”四是套語式結(jié)尾。用固定的套語作結(jié)尾，多用于請示、報告等上行文的通知、通告等普發(fā)性下行文。如：“特此報告”、“以上請示如無不妥，請予批準。”
安排主次詳略。文章的各部分內(nèi)容，在文章中占的的地位和所起得作用，并不完全相同，有的分量重，有的分量輕;有的為主，有的為輔。分清主次，也是結(jié)構(gòu)安排的一個主要環(huán)節(jié)。詳是詳寫，略是略寫。公文寫作，表現(xiàn)觀點是可詳可略，敘述和引用材料時也可詳可略�？偟膩砜�，公文是講究精練使用的文體，表達觀點直接明了，敘述事實簡練清晰，一般不寫細節(jié)，更不用精雕細刻的手法。與文學寫作相比，公文的略寫多于詳寫。
那么，公文寫作如何掌握詳略呢?具體寫法必須結(jié)合實際才能確定，我們在這里只能提供兩條原則。一是以主次的地位確定詳略。大多數(shù)情況下，主要觀點和重要條文要詳寫，一般觀點和次要條文要略寫。二是以典型程度確定詳略。這是指材料而言。典型材料的說服力強，要表達得充分一些;非典型性得輔助性材料，則可以表述得簡略一些。
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