應用文事務文書的寫作基礎知識

　　第一節 事務文書的概述

　　事務文書是機關、團體、企事業單位在處理日常事務時用來溝通信息、安排工作、總結得失 、研究問題的實用文體。

　　由于這類管理類文體處理的日常事務亦為公務，所以事務文書屬于廣義的公文范疇。它與狹 義公文(行政機關12類13種，黨內機關14種)的區別在于：一是無統一規定的文本格式; 二是 不能單獨作為文件發文，需要時只能作為公文的附件行文;三是必要時它可公開面向社會，或提供新聞線索(如簡報)或通過傳媒宣傳(如經驗性總結、調查報告等)。

　　第二節　簡報的寫作

　　簡報是機關、團體、企事業單位內部，或者是某項中心工作、某次重要會議中用的溝通信息、交流經驗、反映情況、匯報工作的期刊式文字載體。其特點是文字短、內容新、反應快、 形式活。

　　一、簡報的類別

　　簡報的名稱很多，常見的有《××簡報》、《××簡訊》、《××信息》、《××動態》、 《××通報》、《××通訊》及《內部參考》、《情況反映》等。?從不同角度對簡報有不同的分類，按內容來分，可分三種。

　　1、綜合簡報

　　它全面、綜合反映編發單位工作進展、思想動態、成績缺點等概況。綜合簡報多常年定期編 發，例某高校黨委、校長辦公室編《××工作動態》。

　　2、中心工作簡報

　　它主要是為配合、推動當前某項中心工作，掌握思想動態、交流推廣經驗而編發。中心工作 簡報多在一定時期內不定期制發。例某市委路線教育工作領導小組編發《路教工作簡報》。

　　3、會議簡報

　　它報道會議概況，反映會議交流經驗和探討的問題，傳達和貫徹會議精神和決議。會議簡報 用于大中型會議，視會期長短及規模在會議期間可只編發一期或多期。例某校學代會秘書組編發的《××學代會簡報》。

　　二、簡報的編寫

　　(一)報頭

　　簡報首頁上端1/3處由分割線將報頭與文稿部分分開，報頭由以下四個必備要素構成：①、簡報名稱，一般套紅、居中、字體稍大印刷;②、期數，印于簡報名稱正下方;③、編印機 關，一般為制發簡報單位的辦公部門或中心工作領導小組及會議的秘書處(組)，要求用全稱 或規范化簡稱印于分割線左上方;④、編印日期，印于分割線右上方，要求年月日齊全。除以上四個要素，視簡報內容，保密要求，還可以增加簡報編號、密級(或使用范圍和要求)等 要素。

　　(二)文稿

　　根據文體性質和文稿來源，簡報的體式可分四種：一是報道體，它及時、簡明、準確地敘述 、報告部門、行業、系統、領域內最新發生的新情況、新動態。其文體十分類似動態消息、動態信息;二是匯篇體，這是在眾多稿源基礎上剪輯而成的類似綜合消息的簡報文體，其 信息量大面廣，能做到點面結合反映全局性情況;三是總結體，其文章即一般意義的總結，但內容有典型性有推廣價值，編入簡報能發揮其指導一般的作用;四是轉引體，即將他單位 有參考借鑒意義的材料完整地或篇段地摘編轉引。

　　1、按語

　　按語是代簡報編制機關立言，是對文稿及使用作出說明、評價，如說明材料來源、轉引目的 、轉發范圍，表明對簡報內容的傾向性意見及表示對所提問題引起討論研究的希望等等。按語的位置在報頭下，標題前。它視需要而使用，并非每篇必有。一般在轉引體、總結體及重 要的報道體、匯篇體簡報文章前才配用按語。

　　按語可分三種類型：一是題解性按語，它類似前言，主要對文稿產生過程、作者情況、主體 內容作簡要介紹;二是提示性按語，它側重于對簡報內容的理解揭示或是針對當前實踐應注意事項的提醒;三是批示性按語，它往往援引領導人原話或上級機關指示結合簡報內容對實 際工作提出批示性意見。

　　2、標題

　　根據簡報的體式，標題也有不同寫法。動態性較強的內容多采用單行式新聞標題，簡短明快 地交待事實、揭示中心，在總結體簡報和其他體式簡報中，一般使用文章化標題。

　　3、目錄

　　簡報文稿通常是一期一篇，根據需要也可以是一期為一組性質接近的文章。如是一組文章， 則須在報頭下設計“目錄”一欄，將各篇文章標題先印于此，然后依次刊出每篇文章。

　　4、正文

　　因體式各異，簡報正文格式相去甚遠。報道體、匯篇體類消息結構往往前有導語，后有主體 、背景等;總結體可完整地將“總結”刊于簡報;轉引體則因所引文章不同，正文或可能是片斷章節，也可能是整篇文稿。

　　(三)報尾

　　在簡報末頁下1/3處用分割線與文稿部分分開，分割線下與之平行的另一橫線間內標本期簡 報的“報、送、發”單位名稱，右側注明本期印數。

　　第三節 計劃與總結的寫作

　　一、計劃的寫作

　　計劃是單位或個人對未來一定時間內要做的工作從目標、任務、要求到措施預先作出設計安 排的事務性文書。

　　(一)計劃的種類

　　從性質、內容、時間等角度可劃分出不同種類的計劃。從形式分有以下三種：文件式計劃， 分目標、要求、措施、步驟等環節，寫作嚴謹具體，內容重大并有一定篇幅;條文式計劃，以列出任務為主，較少涉及措施、步驟等;表格式計劃，通常用于項目較多又具共性的內容 ，有時輔之適當文字說明，使計劃簡潔明了。

　　計劃是個統稱，像規劃、綱要、設想、打算、要點、方案、意見、安排等都是根據計劃目標 遠近、時間長短、內容詳略等差異而確定的名稱。

　　規劃　是一種時間跨度長(三年以上)，范圍廣，內容較為概括的計劃。例：《××市城市建設總體規劃》。

　　綱要　和規劃相同，它們都是各級領導機關根據戰略方針，為實現總體目標 對某個地區或某 一事項作出長遠部署。不同的是綱要比規劃更為原則和概括，一般只對工作方向、目標提出綱領式要求和指導性措施。例：《××市2000年經濟發展綱要》。

　　設想　是一種粗線條的、初步的、預備性的非正式計劃。相對來講，其適用 時限較長。例：《××市拓展就業安置門路的設想》。

　　打算　也是一種粗線條的、其想法不太成熟的非正式計劃。相對設想，它的 內容范圍不大且考慮近期要做的。例《××學校爭創文明校園的打算》。

　　要點　是將計劃的主要內容擇要摘編，使之簡明突出，它適用于時間相對較 短的計劃。例：《××局19××年工作要點》。

　　方案　從目的、要求、方式、方法、進度等都部署具體周密有很強可操作性 的計劃。方案一 般適合專項性工作，其實施往往須經上級批準。例：《××市住房分配制度改革實施方案》。

　　意見　屬粗線條計劃，它適用于上級向下級布置工作任務并提供基本的思路 、方法，交待政 策，提出要求等。例：《××公司關于下屬企業19××年扭虧增盈全面提高經濟效益的意見 》。

　　安排　是短期內要做的，且范圍不大、內容單一、布置具體的一類計劃。例 ：《××系第×周工作安排》。?

　　(二)計劃的寫法

　　1、標題? 計劃標題一般由四個部分組成：計劃的制訂單位名稱、適用時間、內容性質及計劃名稱。視計劃文本的成熟程度，有可能出現第五個部分，即在標題尾部加括號注明：草案、初稿、征 求意見稿、送審稿等。如《××市19××年再就業工程實施方案(討論稿)》。

　　2、引言? 計劃通常有一個“前言”段落，主要點明制訂計劃的指導思想和對基本情況的說明分析。前言文字力求簡明，以講清制訂本計劃的必要性、執行計劃的可行性為要，應力戒套話、空話 。

　　3、主體? 如果說引言回答了“為什么做”的問題，那么主體要回答“做什么”、“怎么做”、“何時做”等問題。

　　目標與任務　 首先要明確指出總目標和基本任務，隨后應根據實際內容進 一步詳細、具體地 寫出任務的數量、質量指標。必要時再將各項指標定質、定量分解，以求讓總目標、總任務具體化、明確化。

　　辦法與措施　以什么方法，用什么措施確保完成任務實現目標，這是有關計 劃可操作性的關 鍵一環。所謂有辦法、有措施就是對完成計劃須動員哪些力量，創造哪些條件，排除哪些困難，采取哪些手段，通過哪些途徑等心中有數。這既需要熟悉實際工作，又需要有預見性， 而關鍵在于有實事求是的精神。唯有這般，制訂的措施、辦法才是具體的，切實可行的。

　　時限與步驟　工作有先后、主次、緩急之分，進程又有一定的階段性，為此 在計劃中針對具 體情況應事先規劃好操作的步驟、各項工作的完成時限及責任人。這樣才能職責明確、操作有序，執行無誤。

　　4、落款? 在正文右下方署名署時即可。

　　二、總結的寫作

　　總結是單位或個人對過去一個時期內的實踐活動作出系統的回顧歸納、分析評價，從中得出 規律性認識用以指導今后工作的事務性文書。

　　(一)總結的種類

　　從性質、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結，從內容分主要有綜合總結和專題總結 兩種。綜合總結又稱全面總結，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結經驗與教訓。專題總結是對某項工作或某方面問題進行專項的總結，尤以總結推廣成功經驗為多 見。? 總結也有各種別稱，如自查性質的評估及匯報、回顧、小結等都具總結的性質。

　　(二)總結的寫法

　　1、標題?

　　文件式標題　一般由單位名稱、時限、內容、文種名稱構成。例：《××局 19××年度擁軍優屬工作總結》。

　　文章式標題　以單行標題概括主要內容或基本觀點，不出現總結字樣，但對 總結內容有提示 作用。例某企業的專題總結《技術改造是振興企業之路》和某高校的專題總結《我們是如何實行教學與科研相結合的?》。

　　雙行式標題　即分別以文章式標題和文件式標題為正副標題，正題揭示觀點 或概括內容，副 標題點明單位、時限、性質和總結種類。例：《知名教授上講臺　教書育人放異彩——×× 大學德育工作總結》。

　　2、正文

　　前言　 一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結主旨并作出基本評價 。開頭力求簡潔，開宗明義。

　　主體　 應包括主要工作內容、成績及評價、經驗和體會、問題或教訓等。這 些內容是總結的 核心部分，可按縱式或橫式結構形式撰寫。所謂縱式結構，即按主體內容從所做的工作、方法、成績、經驗、教訓等逐層展開。所謂橫式結構即按材料的邏輯關系將其分成若干部分， 標序加題，逐一寫來。

　　結尾　作為總結的結束語可以歸納呼應主題、指出努力方向、提出改進意見 或表示決心信心等語作結，要求簡短利索。

　　3、落款? 一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜志或簡報刊用的交流經驗的專題總結，應在標題下方居中署名。

　　第四節 調查報告的寫作

　　人們在完成了調查工作之后，為了使調查的成果形成為文字，就要撰寫調查報告。那么調查報告是怎樣一種文章體裁呢?調查報告是根據調查研究的成果寫出的反映客觀事實的書面報 告。由于調查報告是調查與分析、實踐與理論、客觀與主觀相結合的實用性文體，是從調查目的通向社會效益和經濟效益的橋梁和工具，它在社會生活、經濟活動和人類的其他實踐活 動中具有十分重要的作用。

　　一、調查報告的類別

　　調查報告亦有別稱，像考察報告、調研報告及××調查等都是常見的。

　　從內容性質分，調查報告有以下六種：?

　　(一)專題型調查報告。

　　這是針對某個事情或問題撰寫的調查報告。它能及時 揭露現實生活 中的矛盾，反映群眾的意見和要求，研究急需解決的具體的實際問題，并根據調查的結果提出處理意見，或者對策，或是建議。?

　　(二)綜合型調查報告。

　　它是以綜合調查眾多的對象及其基本情況為內容的報 告。具有全面 、系統、深入和篇幅較長的特點。它與專題調查報告的主要區別點就在于它的綜合性上。它使讀者可以從報告中看到事物的相對完整的“鳥瞰圖。”

　　(三)理論研究型調查報告。

　　這是以學術研究為目的而撰寫的報告，它以收集 、分類 、整理資料并提出問題、報告結論為特點，大多發表在學術刊物上，或載于學術著作中。

　　(四)實際建議型調查報告。

　　這是由于實際工作需要而寫的調查報告，其主要 內容是為預測、決策、制定政策、處理問題等進行調查所獲得的材料及有關的建議。?

　　(五)歷史情況型調查報告。

　　這是根據需要以歷史情況為對象進行調查而形成 的調查報告。它可以供人們了解某一事物或問題的歷史資料和歷史真相。

　　(六)現實情況型調查報告。

　　它是以正在發生、發展的一些現實生活為對象進 行調查后所形 成的調查報告。人們可以通過它了解和認識某些事物和問題的客觀現實情況，以作為其它認識活動的依據或參考。

　　二、調查報告的寫法

　　調查報告的寫作方法主要是：一、熟悉調查報告的結構特點;二、把握調查報告的寫作程序 。

　　首先，我們來看調查報告在結構上有什么特點。一般來說，調查報告的內容大體有：標題、導語、概況介紹、資料統計、理性分析、總結和結論或對策、建議，以及所附的材料等。根據這些內容所形成的調查報告的結構，就包括標題、導語、正文、結尾和落款。

　　(一)標題

　　調查報告的標題有單標題和雙標題兩類。所謂單標題，就是一個標題。其中又有公文式標題和文章式標題兩種。公文標題為“事由+文種”構成，如《浙江省農村中學語文教學情況的調查報告》。文章式標題，如《××市的校辦企業》;其二是標明作者通過調查所得到的觀點的標題，如《調整教育政策　增加教育投入》。所謂雙標題，就是兩個標題，即一個正題、一個副題。如《為了造福 子孫后代——××縣封山育林調查報告》。?

　　(二)導語

　　導語又稱引言。它是調查報告的前言，簡潔明了地介紹有關調查的情況，或提出全文的引子 ，為正文寫作作好鋪墊。常見的導語有：一、簡介式導語。對調查的課題、對象、時間、地點、方式、經過等作簡明的介紹。二、概括式導語。對調查報告的內容(包括課題、對象、 調查內容、調查結果和分析的結論等)作概括的說明。三、交代式導語。即對課題產生的由來作簡明的介紹和說明。?

　　(三)正文

　　正文是調查報告的主體。它對調查得來的事實和有關材料進行敘述，對所作出的分析、綜合 進行議論，對調查研究的結果和結論進行說明。正文的結構有不同的框架。(一)根據邏輯關系安排材料的框架有：縱式結構、橫式結構、縱橫式結構。這三種結構，以縱橫式結構常 為人們采用。(二)按照內容表達的層次組成的框架有：“情況——成果——問題——建議 ”式結構，多用于反映基本情況的調查報告;“成果——具體做法——經驗”式結構,多用 于介紹經驗的調查報告; “問題——原因——意見或建議”式結構，多用于揭露問題的調查報告;“事件過程——事件性質結論——處理意見”式結構，多用于揭示案件是非的調查 報告。

　　(四)結尾

　　結尾的內容大多是調查者對問題的看法和建議，這是分析問題和解決問題的必然結果。調查 報告的結尾方式主要有補充式、深化式、建議式、激發式等。

　　(五)落款

　　調查報告的落款要寫明調查者——單位名稱和個人姓名，以及完稿時間。如果標題下面已注 明調查者，則落款時可省略。? 其次，我們要把握調查報告的寫作程序。調查報告寫作要經過以下五個程序：

　　(一)確定主題

　　主題是調查報告的靈魂，對調查報告寫作的成敗具有決定性的意義。因此，確定主題要注意 ：報告的主題應與調查主題一致;要根據調查和分析的結果，重新確定主題;主題宜小，且宜集中;要盡量與標題協調一致，避免文題不副。?

　　(二)取舍材料

　　首先，要選取與主題有關的材料，舍棄與主題無關的材料，使主題集中、鮮明、突出。其次 ，要經過鑒別，精選材料，不僅使每一材料都能有用，而且能以一當十。

　　(三)擬定提綱

　　這是調查報告構思中的一個關鍵環節。調查報告的提綱有兩種，一種是觀點式提綱，即將調 查者在調查研究中形成的觀點按邏輯關系一一地列寫出來。另一種是條目式提綱，即按層次意義表達上的章、節、目，逐一地一條條地寫成提綱。也可以將這兩種提綱結合起來制作提 綱。

　　(四)起草報告

　　這是調查報告寫作的行文階段。要根據已經確定的主題、選好的材料和寫作提綱，有條不紊 地行文。在寫的過程中，要從實際需要出發選用語言、標點符號和表達方法，還要注意靈活地劃分段落。

　　(五)修改報告

　　報告起草好以后，要認真修改。主要是對報告的主題、材料、結構、語言文字和標點符號進 行檢查，加以增、刪、改、調。在完成這些工作之后，才能定稿向上報送或發表。

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