檔案管理制度

時間：2023-05-17 15:40:09 制度我要投稿

檔案管理制度范文

　　在學(xué)習(xí)、工作、生活中，很多場合都離不了制度，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編收集整理的檔案管理制度范文，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

檔案管理制度范文

檔案管理制度范文1

　　1目的

　　為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運(yùn)行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié)/場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運(yùn)行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。

　　對安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，在必要時實現(xiàn)可追溯性。

　　2范圍

　　本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程管理體系文件的控制。

　　本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控制。

　　3職責(zé)

　　各過程管理部門職責(zé)：

　　負(fù)責(zé)確定所管理的過程的文件需求。

　　負(fù)責(zé)對所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。

　　負(fù)責(zé)過程管理文件的組織編制。

　　負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。

　　負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容等。

　　生產(chǎn)部職責(zé)：

　　負(fù)責(zé)管理手冊的編制。

　　負(fù)責(zé)體系的認(rèn)證和日常維護(hù)管理工作。

　　各部門負(fù)責(zé)本部門各過程文件的編制、評審和批準(zhǔn)。

　　各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的建立與管理。

　　4程序內(nèi)容

　　確定文件種類

　　為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。

　　外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn);上級部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法;相關(guān)方的期望和要求。

　　綜合管理體系文件

　　a.方針、目標(biāo)和指標(biāo);

　　b.實現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃;

　　c.控制各業(yè)務(wù)過程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。

　　資料和記錄

　　相關(guān)的資料包括但不限于：

　　a.各類分析/評價/統(tǒng)計數(shù)據(jù);

　　b.特種設(shè)備及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察資料;c.建設(shè)項目可行性研究報告、HSE預(yù)評價報告、設(shè)計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見;

　　d.各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動記錄; e.專項風(fēng)險評價、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價報告;

　　f.化學(xué)危險品安全標(biāo)簽、安全技術(shù)說明書、儲存、使用防護(hù)指南; g.危化品應(yīng)建立一欄三卡

　　h.設(shè)施的設(shè)計、運(yùn)行技術(shù)資料;

　　i.供應(yīng)商和承包商檔案;

　　j.作業(yè)許可證等;

　　k.其他資料。

　　提出文件的編制和修改需求

　　公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過程負(fù)責(zé)人提出申請。

　　過程負(fù)責(zé)人確定所管理的過程的文件需求。指定編寫人

　　如需要編制或修改，對所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。管理手冊由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)編制;部門各過程管理類文件由過程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織編制;

　　進(jìn)行編寫

　　按照體系文件編寫的格式要求進(jìn)行文件編寫。文件格式基本內(nèi)容：

　　a.目的：明確編制本文件要達(dá)到的目的

　　b.范圍：本文件使用的范圍，包括活動范圍、職能范圍和管理范圍

　　c.定義：需要對使用人解釋的術(shù)語或詞匯

　　d.職責(zé)：本文件中的主要職責(zé)劃分，包括本文件的責(zé)任部門e.程序/規(guī)定內(nèi)容：針對各項活動提出具體的要求、職責(zé)、時限f.相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件g.相關(guān)記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄

　　i.文件概要/流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖文件的編號按如下要求：

　　記錄編號

　　文件層別號

　　文件類別

　　公司代號jP

　　其中：序號為阿拉伯?dāng)?shù)字，如：01，02，03等;

　　文件類別為：管理手冊用01標(biāo)識，程序文件用02標(biāo)識，公司級管理性制度用03標(biāo)識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標(biāo)識，如生產(chǎn)部用QG標(biāo)識。

　　例子：

　　文件編號：jP-AQ-0201《法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理程序》表格編號：編號jPL-AQ-0201/01，其中01表示對應(yīng)程序的第一張記錄。

　　所有文件必須有版本標(biāo)識，如有文件更新，版本隨之更新。

　　評審和審批

　　文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交

　　相關(guān)部門主管審閱會簽，并由文件批準(zhǔn)人應(yīng)對文件進(jìn)行仔細(xì)審核后，如果同意在批準(zhǔn)欄簽字;如果不同意將文件返回文件編寫人，待修改完畢后再批準(zhǔn)。

　　文件審批權(quán)限。

　　a.質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、總目標(biāo)、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責(zé)、公司各部門的主要負(fù)責(zé)人職責(zé)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。b.過程管理文件由過程負(fù)責(zé)部門主管審核，安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　c.技術(shù)類工藝操作規(guī)程、工藝指標(biāo)等、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)由技質(zhì)部主管審批。d.各部門內(nèi)部適用的文件由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　發(fā)放控制

　　生產(chǎn)部發(fā)布綜合管理體系文件,建立外發(fā)文件清單，該清單內(nèi)容包括：文件名稱、編號、版本、發(fā)放日期、數(shù)量、發(fā)至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過程中應(yīng)保持最新狀態(tài)。。

　　各過程負(fù)責(zé)人將所編寫的文件經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，將書面文件及電子版文件一同送交生產(chǎn)部，生產(chǎn)部保存文件原件。

　　各部門需建立《文件控制清單》，在發(fā)布/修改文件的同時，文件與文件清單保持一致。

　　使用控制

　　生產(chǎn)部組織負(fù)責(zé)更新管理體系有關(guān)文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態(tài);每季度備份一次電子版文件。

　　管理體系相關(guān)的文件必須妥善保存;各部門負(fù)責(zé)保管本部門相關(guān)文件;不得在文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。

　　文件更新

　　文件更改時，由過程管理部門持原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)的文件、填寫《文件更改通知單》，到辦公室登記備案后。同時更新《文件控制清單》，生產(chǎn)部保存批準(zhǔn)的文件原件。同時各部門下發(fā)的綜合管理體系受控書面文件應(yīng)立即回收并更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預(yù)期使用。

　　當(dāng)文件在實施過程中因組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生變化時，原文件編寫單位負(fù)責(zé)組織對文件進(jìn)行評審。如果需要進(jìn)行修改，由原文件編寫單位負(fù)責(zé)提出

　　文件更改申請后組織對文件進(jìn)行編寫并按原文件的審批程序進(jìn)行審批。

　　安全記錄管理

　　建立記錄清單

　　安環(huán)部制訂安全記錄臺帳，使用統(tǒng)一表格。內(nèi)容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質(zhì)、處置、類別等。安全記錄的使用

　　按規(guī)定的項目填寫，所有記錄應(yīng)及時、真實，字跡整潔、清楚，不得隨意涂改，不能使用鉛筆填寫。收集

　　定期對安全記錄進(jìn)行收集并整理記錄，放到指定的地點保存或交檔案室存檔。

　　儲存、保護(hù)

　　記錄可以是紙質(zhì)或電子媒體，對于電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計算機(jī)病毒干擾，應(yīng)留有備份。記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時還要做好標(biāo)識。

　　保存期限依據(jù)“安全記錄臺帳”中保存的期限規(guī)定。處置

　　記錄保存人按照“安全記錄臺帳”中規(guī)定的處置要求在保存期滿后進(jìn)行處置，包括銷毀或歸檔。

　　5相關(guān)文件

　　無

　　6相關(guān)記錄

　　AQ-0202/01文件控制清單

　　AQ-0202/02文件發(fā)放、回收記錄AQ-0202/03文件更改通知單AQ-0202/04安全記錄臺帳AQ-0202/05評審記錄檔案管理制度范文二：

　　為加強(qiáng)公司檔案業(yè)務(wù)管理，進(jìn)一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達(dá)到規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為公司各項工作服務(wù)，結(jié)合實際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：

　　1.檔案管理的范圍

　　本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動人事、培訓(xùn)教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

　　2.檔案的管理部門

　　公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復(fù)印件。

　　接收檔案必須認(rèn)真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護(hù)檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務(wù)。

　　3.檔案的分類

　　在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據(jù)公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類：行政管理、人事管理、財會檔案、生產(chǎn)經(jīng)營管理、技術(shù)質(zhì)量安全管理、基建檔案、外來文件、聲像檔案、實物檔案、其他檔案。財會檔案是公司財務(wù)工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。

　　實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實際情況分成若干小類進(jìn)行管理。

　　4.歸檔要求

　　歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

　　歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。

　　存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號。

　　檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的`時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項必須填寫清楚，字跡工整、清晰，裝訂整齊。

　　檔案盒內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

　　文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

　　歸檔時間：部門或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

　　5.檔案的查閱和借閱

　　查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時歸還。

　　查閱檔案資料時一般不得對其進(jìn)行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的，應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復(fù)制。

　　原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認(rèn)可。借出檔案時應(yīng)注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點：

　　借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴(yán)禁擅自打開檔案柜翻閱查找;

　　按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，網(wǎng)，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱;

　　要愛護(hù)檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人;所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫;借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對清楚;

　　檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事人責(zé)任;

　　調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　6.檔案的移交

　　檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。

　　7.檔案的保管

　　要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取補(bǔ)救措施。對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應(yīng)及時予以復(fù)制;對于已破損的檔案資料應(yīng)及時予以修復(fù)。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。

　　檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。

　　8.檔案的銷毀

　　公司對各類檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀

　　管理制度

　　1.為規(guī)范機(jī)關(guān)及項目部文印管理，提高文印質(zhì)量，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際，制定本制度。

　　2.文印工作必須堅持“統(tǒng)一管理，分級負(fù)責(zé)”的原則，公司綜合事務(wù)部為本公司文印管理職能部門，主管公司處理工作，各部、室、項目辦及各項目部負(fù)責(zé)本部室各自的處理工作。

　　3.公司必須由公司綜合事務(wù)部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷毀。

　　4.公司行文程序規(guī)定如下：

　　根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容，由相關(guān)職能部門承辦擬稿，部門負(fù)責(zé)人核稿簽字，如多部門聯(lián)合行文，必須由聯(lián)合行文的部門會簽后送公司綜合事務(wù)部審稿。屬行政序列文件須經(jīng)行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，公司綜合事務(wù)部統(tǒng)一編排字號和登記后，并打印出來。相關(guān)職能部門原擬稿人校對后，再繕印、用印和封發(fā)，文件底稿加蓋公章后由檔案室存檔。

　　5.各類的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆，不準(zhǔn)使用元珠筆和鉛筆。經(jīng)修改后的底稿，如果稿面較亂，必須由擬稿人或承辦部門清稿后交付簽發(fā)和打印。

　　6.上行文的呈辦，下行文的執(zhí)行、檢查，均由擬文部門負(fù)責(zé)。

　　7.公司設(shè)立檔案室，統(tǒng)管各類文件。實行文件立卷歸檔制度。檔案管理人員負(fù)責(zé)并及時地對各類文件進(jìn)行分類、標(biāo)引、立卷、存檔。

　　8.凡公司和各項目部在各項工作中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，均應(yīng)及時交檔案室統(tǒng)一歸檔。

　　9.嚴(yán)格履行文件閱辦手續(xù)。凡需借閱、傳閱文件，均須及時簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。

　　10.外單位人員需查閱本公司案卷，必須持介紹信。查閱一般性案卷，由綜合事務(wù)部部長審批;查閱重要和重要資料須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。

　　11.歸檔和資料的復(fù)印或復(fù)制，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并要在檔案管理人員的監(jiān)督下完成復(fù)印或復(fù)制工作。

　　12.嚴(yán)格保密制度，嚴(yán)守國家機(jī)密。凡屬機(jī)密文件，承辦部門或個人不得擅自帶出分散保存，一律交檔案室集中保管。密級文件未經(jīng)上級批準(zhǔn)，不允許復(fù)制。根據(jù)上級機(jī)關(guān)的要求和安排，人員應(yīng)按時上交標(biāo)密文件。

　　13.有關(guān)的具體處理辦法，按《處理辦法》執(zhí)行。

　　文檔管理制度

　　1.目的

　　為加強(qiáng)公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，特制定制度如下：

　　檔案管理包括公司所有的文檔、技術(shù)、設(shè)備、財務(wù)和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。

　　本公司所有職工有保護(hù)義務(wù)。

　　2.行文條例

　　公司行文由發(fā)文部門擬辦后呈部門負(fù)責(zé)人核稿，一般情況下報總經(jīng)理簽發(fā)，最后送至綜合事務(wù)部打印發(fā)文。

　　公司收發(fā)各類文件，根據(jù)文件性質(zhì)，報總經(jīng)理批示辦理，并及時做好文件的登記、歸檔工作。

　　公司領(lǐng)導(dǎo)不在時由指定的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)各類行政性文件的簽發(fā)、批示。

　　3.管理

　　工作人員在工作中形成的各種材料應(yīng)及時移交至本部門，集中管理，個人不得據(jù)為己有。

　　各部門的工程技術(shù)資料一般按年定期匯總移交至綜合事務(wù)部管理，綜合事務(wù)部根據(jù)文件資料性質(zhì)，定期匯總存檔。

　　公司舉辦重大活動應(yīng)通知檔案管理人員參加，收集活動中的材料，集中管理。

　　財務(wù)資料由財務(wù)人員按規(guī)定管理。

　　各種資料應(yīng)建立電子文檔，實行電子化檔案管理。

　　銷毀檔案必須經(jīng)過總經(jīng)理認(rèn)可，才可以銷毀。禁止管理人員擅自銷毀。

　　禁止個人將公司檔案及復(fù)印件送他人或出賣。第4/5頁

　　公司對保密檔案，落實專人妥善保管。

　　綜合事務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格按檔案性質(zhì)、類別、保存年限來處理檔案，意見先報公司總經(jīng)理。

　　4.責(zé)任

　　有下列行為者，將根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定和國家法規(guī)，給予責(zé)任行為人行政、經(jīng)濟(jì)處罰，情節(jié)嚴(yán)重的，給予解聘直至追究法律責(zé)任。擅自涂改檔案。

　　未按規(guī)定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。

　　未按規(guī)定向他人提供檔案。

　　損毀、丟失屬于公司所有的檔案。

　　檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失。

檔案管理制度范文2

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，特制訂本制度。

　　第二條本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第三條重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。

　　第二章檔案歸檔

　　第四條歸檔范圍

　　通用管理：證書、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、手冊、注冊申報資料等。工程基建：設(shè)計文件、圖紙、會議記錄、招投標(biāo)文件、造價、工程管理、工程驗收、工程報批資料等。

　　合同：原輔料采購、設(shè)備采購、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計合同、其他合同。

　　設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設(shè)備;生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè)備、Qc部設(shè)備等。

　　員工培訓(xùn)：培訓(xùn)計劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報告等。計量：化測類、力質(zhì)類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、流量類等，設(shè)備內(nèi)部校驗記錄歸于設(shè)備檔案中。

　　產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗資料、產(chǎn)品質(zhì)量回顧、變更情況、產(chǎn)品藥檢所檢驗報告、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。

　　檢驗方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等;

　　批記錄：批生產(chǎn)記錄、批檢驗記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。

　　驗證文件：驗證主計劃、廠房及公用系統(tǒng)、生產(chǎn)設(shè)備驗證、Qc設(shè)備驗證、工程部設(shè)備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。

　　行政類文件：

　　行政法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章規(guī)程等;

　　各類。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù);

　　各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書等;人事任命、勞動糾紛等;

　　各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、保修卡等;

　　所有加蓋公章的文件復(fù)印件;

　　在企業(yè)文化建設(shè)和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟等形式的'歷史記錄。

　　第五條歸檔時間

　　各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù);設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時產(chǎn)生隨時歸檔;

　　員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù);

　　計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù);

　　供應(yīng)商檔案按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的

　　資料到檔案室辦理歸檔手續(xù);手續(xù);

　　驗證文件隨時產(chǎn)生隨時歸檔，驗證主計劃按年度歸檔，于每年月25記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次;批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔

　　日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù);其他文件每周一集中歸檔一次。

　　未按要求及時歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，并根據(jù)情節(jié)

　　輕重予以相應(yīng)處理。

　　第六條歸檔份數(shù)

　　原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。

　　使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。

　　第七條歸檔要求

　　由檔案室和各部門指派一名專人負(fù)責(zé)歸檔事宜。對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。

　　文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。

　　第八條歸檔手續(xù)

　　各類文件歸檔時，歸檔部門應(yīng)填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認(rèn)。

　　第三章檔案的收集與整理

　　第九條檔案的收集

　　由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn)行分類、排列、編目后移交檔案室。

　　由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、

　　全面的整理。

　　收集時要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。

　　第十條檔案的整理

　　檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成，具體說明如下：

　　7、8、9位代表流水號001～999。、6位為檔案柜號。、4位為二級分類的編號。、2位為一級分類的英文縮寫。

　　第四章檔案建檔

　　第十一條分類梳理

　　歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當(dāng)天入庫，并建立《檔案明細(xì)臺賬》。第十二條檔案專用章

　　所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁紙加蓋藍(lán)色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條檔案編號章檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。第十四條檢索目錄

　　所有歸檔文件，由檔案員建立對應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對。

　　第十五條電子備份

　　重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。

　　第五章檔案使用和歸還

　　第十六條檔案使用

　　文件復(fù)印：由使用人填寫《檔案復(fù)印登記薄》，一般性文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要文件同時報分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、提供。

　　借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準(zhǔn);十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。

　　借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準(zhǔn)。

　　借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長不超過五個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會簽;五個工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù);原件借出后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會簽，檔案室保留復(fù)印件備查;

　　外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。

　　按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認(rèn)方可使用檔案;違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

　　第十七條檔案歸還

　　檔案使用者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經(jīng)檢查無誤后，應(yīng)在《檔案借出登記薄》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認(rèn)。

　　發(fā)生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失

　　的，由使用人全部承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

　　檔案歸還時內(nèi)容發(fā)生變更的，使用人應(yīng)及時知會檔案員進(jìn)行更新，以保持檔案的準(zhǔn)確性。

　　第十八條檔案保管與檢查

　　公司各類應(yīng)歸檔文件應(yīng)集中于檔案室管理，任何部門和個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當(dāng)事人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

　　每月底，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人將對檔案室的資料進(jìn)行抽查;每三個月與檔案員共同對檔案室的所有資料進(jìn)行一次徹查，并填寫《檔案清查記錄》。

　　檔案管理應(yīng)賬實相符。檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

　　第六章檔案保管期限和銷毀

　　第二十條檔案的銷毀

　　對需要進(jìn)行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷毀申請表》，并制作