大廈客服部內部檔案管理制度

　　在日新月異的現代社會中，制度使用的情況越來越多，制度是指一定的規格或法令禮俗。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編為大家收集的大廈客服部內部檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。

　　A、文件資料的形成與歸檔

　　1、資料的形成：

　　各部工作中形成的具有保存價值的文件資料都必須歸檔；

　　B、資料的歸檔：

　　1、文件資料的歸檔范圍

　　①物業管理

　　●清潔衛生管理

　　●綠化管理

　　●值班記錄

　　●樓宇巡檢記錄

　　②其他資料

　　2、歸檔要求

　　①歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨筆等書寫材料。

　　②歸檔的文件材料要完整、系統、準確、真實。

　　③歸檔的文件必須是原件。

　　④保管歸檔文件資料之間的歷史聯系，并進行科學分類、立卷和編目編號。檔案目錄應編制總目錄、案卷目錄、卷內目錄。

　　⑤案卷題名應確切反映卷內文件的內容，并區分保管期限。

　　⑥所有文件資料必須及時歸檔。

　　3、每月底進行一次庫藏檔案清理，核對和保管質量的檢查工作，做到帳物相符。對破損或變質檔案，要及時修補和復制。

　　4、檔案的接收、轉移、外借必須履行登記手續，借出檔案須在規定時間內歸還。

　　C、檔案借閱

　　1、公司員工都應重視保護檔案，并按閱檔批準權限辦理手續后借閱有關檔案。

　　2、文書檔案只閱不借。

　　3、所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

　　4、服從管理人員的管理，在借閱范圍內借閱，保密檔案不供查閱。

　　5、借出與歸還檔案時，應辦理清點、簽名登記手續，由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚。

　　6、檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密，須立即寫出書面報告，按情節追究當事人的法律和行政責任。

　　7、調離公司的人員必須清理移交，歸還借閱檔案及該歸檔的資料，方可辦理調離手續。

　　D、檔案管理人員職責

　　1、忠于職守，嚴格遵守公司檔案管理制度及本細則，積極開展工作。

　　2、負責收集、接收本公司各業務、管理等檔案資料，做好職守、補充、配套、保管和提供查閱。

　　3、及時立卷歸檔，編制總目錄，卷內目錄，編排入檔。要熟悉管理的檔案，協助查閱檢索。

　　4、熟練掌握計算機數據庫軟件系統的操作和運用。

　　5、妥善管理檔案，嚴格執行檔案供閱制度，建立借閱登記，對供出資料按期催還。

　　6、定期清理，由次年初進行全部檔案的清理核對。核對后將公司所有檔案集中存放、保管。

　　7、嚴守機密，確保檔案安全；完成領導交辦的其它工作。

　　E、公司內外檔案文件管理：

　　1、公司內部的各種檔案應按照部門進行分開存檔。

　　2、公司對外部相關單位的文件應與公司內部文件分開，每個單位都應有一個獨立的檔案。

　　3、所有存入檔案應按照日期先后進行存檔，并做好檔案目錄，以便查找。

　　4、相關檔案存放一年后，應統一放進檔案袋封存，以便日后復查。

　　F、檔案銷毀

　　1、如有任何文件無需繼續存放，需做銷毀處理，不可隨意亂丟。

　　2、保密文件（如租戶檔案等）應使用碎紙機處理，如是普通文件且文件較多，應撕毀后處理。

　　3、所有存檔的文件均應定期進行檢查，以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現。

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