最新公司文件管理制度
在不斷進步的社會中，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。大家知道制度的格式嗎？下面是小編為大家收集的最新公司文件管理制度（精選8篇），大家一起來看看吧。
最新公司文件管理制度1
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。
3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。
4職責
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。
4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責
4.3.1各部門負責制定部門職責范圍內(nèi)的制度文件。
4.3.2管理者代表負責組織相關(guān)部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5文件分級分類
5.1文件分級
5.1.1一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營管理規(guī)范等。
5.1.2二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。
5.1.3三級文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。
5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。
6文件編號、標識與控制
6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間
注：各部門代號
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
6.2文件的標識與控制
文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關(guān)場所應(yīng)用的文件及提供給審核機構(gòu)的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標識;
長期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;
一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。
7文件編制、審核、批準和發(fā)布
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負責編制。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;
(3)各個部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號，并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。
c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。
(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當文件不適應(yīng)需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時相關(guān)的文件應(yīng)進行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。
(3)文件修改內(nèi)容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時應(yīng)進行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內(nèi)容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。
7.4文件的作廢與銷毀
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標明回收日期。
(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。
7.5外來文件管理
7.5.1外來文件接收與歸口
(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。
7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：
文件密級發(fā)放、傳閱范圍
絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對信息形成部門的負責人及公司領(lǐng)導(dǎo)認為需要讓其知悉的對象
機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認為需要讓其知悉的對象
秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認為需要讓其知悉的對象
最新公司文件管理制度2
一、總則及范圍
為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預(yù)算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預(yù)算單、決算單的管理。
二、管理業(yè)務(wù)與分工
1.技術(shù)部負責人。負責本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項的確定。
2.技術(shù)員。負責總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術(shù)文件的管理工作。
三、管理內(nèi)容與要求
1.技術(shù)文件的種類
（1）技術(shù)類文件
由技術(shù)部負責的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書。
（2）管理類文件
由技術(shù)部負責的項目的合同；項目資料；項目預(yù)算單、決算單等。
2.文件登記
（1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺賬》，掌握技術(shù)部文件的情況。其臺賬應(yīng)包括：編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間。
（2）文件接收后，技術(shù)員應(yīng)及時對文件進行分類編號并作記錄。
3.文件的歸檔及保管
技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進行保管。
4.文件的借用
（1）文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準，方可借閱。
5.文件的修改與審批
（1）當某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時，由技術(shù)部該專業(yè)的工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負責人）分析確定是否需要修改。
（2）技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專業(yè)工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負責人）填寫《設(shè)計更改單》。
《設(shè)計更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容：
（a）技術(shù)文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；
（b）更改理由；
（c）會審意見、會審簽名；
（d）設(shè)計、工藝負責人簽名；
（e）修改內(nèi)容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）。
（3）技術(shù)文件的xx與批準
一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計更改單》交技術(shù)部負責人進行xx和簽字批準即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會議通過審定后，由技術(shù)部負責人簽字后交公司批準。
（4）技術(shù)員接到《設(shè)計更改單》后，應(yīng)立即著手工作，更改時，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應(yīng)同時將舊圖紙收回并登記）。
（5）技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時應(yīng)作出標記）。
最新公司文件管理制度3
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。
3職責
3.1公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。
3.2總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責
3.4.1總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2財務(wù)部負責制定公司財務(wù)管理制度文件。
3.4.3客服部負責制定公司客服管理制度文件。
3.4.4生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件。
3.4.5質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件，并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導(dǎo)書等文件。
3.4.6設(shè)計部負責制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標準、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)輸出文件（設(shè)計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標準、規(guī)范測試）等文件。
3.4.7工廠負責制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件（由打樣工廠負責）。
3.4.8公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經(jīng)理批準。
3.4.9公司及各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。
3.5質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。
4.定義
4.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。
4.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件，
4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）
5.工作程序
5.1文件的分類
5.1.1文件屬性分類
（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)流程等。
（4）技術(shù)性文件：產(chǎn)品標準、設(shè)計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等。
（5）外來文件：國家有關(guān)法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標準、供應(yīng)商/客戶提供文件、設(shè)備文檔等。
5.1.2文件階層分類
（1)一階文件：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計劃、質(zhì)量手冊。
（2)二階文件：公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件。
（3)三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、外來文件等。
（4)四階文件：各記錄表單、報表等。
最新公司文件管理制度4
一、總則
1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括:
1)開發(fā)計劃階段:方案設(shè)計、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗要求。
2)開發(fā)設(shè)計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計評審記錄表。
3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。
4)產(chǎn)品維護階段:設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須貼合國家相關(guān)標準和規(guī)定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。
三、技術(shù)文件的提交
1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中，設(shè)計人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性。
2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段，設(shè)計人員都必須按時提交設(shè)計文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當設(shè)計文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。
3、設(shè)計文件的提交以starteam為準，設(shè)計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。
4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進行刪除。
四、技術(shù)文件的歸檔
1、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準；技術(shù)文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責、權(quán)、利。
2、技術(shù)文件應(yīng)保證標題欄中的編號、名稱、日期，設(shè)計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。
4、各類歸檔文件經(jīng)確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。
5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時，須填寫《設(shè)計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。
五、技術(shù)文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法堅持不具權(quán)限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可經(jīng)過獲得的`授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進行查閱。
3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情景需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。
5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。
六、職責追究
各部門應(yīng)嚴格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴重者公司將保留追究法律職責的權(quán)利。
最新公司文件管理制度5
1、目的
為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2、職責
2.1總經(jīng)理負責公司所有對外發(fā)文審批。
2.2管理中心經(jīng)理負責管理中心文件的審批。物業(yè)部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。
2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、文件種類
3.1上行文:請示，報告，計劃，總結(jié)；
3.2下行文:批復(fù)，決定，通知，通告，通報，制度，規(guī)定；
3.3平行文:信函，會議紀要。
4、文件格式
4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料:如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；
4.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負責人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關(guān)于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應(yīng)寫發(fā)文日期；
4.9.2制度或會議經(jīng)過的文件應(yīng)寫經(jīng)過的日期；
4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的日期；
5、文號
5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M行統(tǒng)一編號；具體文號編制規(guī)則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理；
5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。
6、用印
6.1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。
6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；
6.3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、文件管理
7.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。
7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責，應(yīng)本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理。
7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8、相關(guān)文檔
8.1文號編碼規(guī)則
8.2《文件編號使用登記表》
8.3《對外發(fā)文登記表》
8.4《對內(nèi)發(fā)文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發(fā)文格式
8.10對內(nèi)發(fā)文格式
8.11報告總結(jié)格式
8.12會議紀要格式
8.13會議記錄格式
9、修訂及實施
9.1本規(guī)定由全公司各部門實施，行政人事部進行監(jiān)督。
9.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。
9.3本規(guī)定從20xx年xx月一日實行。
最新公司文件管理制度6
為使公司安全生產(chǎn)文件管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使得每次安全生產(chǎn)檢查能夠有確切可以查閱的資料和記錄，充分發(fā)揮各項安全記錄文件在安全生產(chǎn)中的重要作用，根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。
安全文件管理目標及內(nèi)容：
1、 安全管理各項臺賬要有專門的存放地點，并由專門人員進行管理。
2、 要對文件的內(nèi)容、份數(shù)、標題等逐一核對，如發(fā)現(xiàn)不符應(yīng)及時向上級報告。
3、 應(yīng)及時送交領(lǐng)導(dǎo)，不要擠壓。
4、 應(yīng)及時登記編號、分類整理并存檔，做好詳細記錄。
5、 保存時，要保持文件的完整性。
6、 需上報的文件必須經(jīng)過負責人及法人的審核、簽字批準后方可上報，文件上必須詳細寫明文件標題、主送單位、經(jīng)辦人等。
7、 存檔人員應(yīng)及時分類整理、存檔，并統(tǒng)計編號、編制目錄等，以方便查閱。
8、 存檔時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
9、 傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和詳細規(guī)定，不得將有密級文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場所。
10、 借閱時要明確責任人借閱時間和歸還時間。借閱人必須做好保密工作，不得翻印和復(fù)印，不能轉(zhuǎn)借他人。
11、 對于不具備存檔和存查價值的文件應(yīng)填寫《文件銷毀清單》，經(jīng)安全科長批準后，可以銷毀。
最新公司文件管理制度7
第一條 管理要點
1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。
2、 文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范，表達無歧義。
4、 根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規(guī)范
1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)行。
2、 公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、 公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。
4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準后方可借閱。
7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、 按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。
第三條 文件管理流程設(shè)計
1、 內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
最新公司文件管理制度8
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
三、職責
1、安保部負責制定本制度，并負責綜合監(jiān)督管理。
2、各部門負責本部門文件檔案的管理，并負責監(jiān)督檢查和考核；
3、各部門安全員負責本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時將安全生產(chǎn)檔案上報公司安全職能部門備案。
四、內(nèi)容
1、文件資料的收集
安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：
（1）國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標準規(guī)范及其它要求；
（2）上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會議資料等；
（3）公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學(xué)習資料、住建指示材料等；
（4）安全生產(chǎn)工作計劃、總結(jié)、報告等；、
（5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；
（6）供應(yīng)商、承包商、施工單位相關(guān)材料等；
（7）安全設(shè)施檢測、檢驗報告、記錄等；
（8）食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告等；
2、立卷歸檔
（1）文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用；
（2）應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；
（3）安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔，統(tǒng)一保存；
（4）各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明、編寫頁碼、標定卷內(nèi)文件資料目錄；
（5）不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當區(qū)別管理，單獨立卷；
3、檔案保管
（1）檔案應(yīng)入架、科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放；
（2）應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；
4、檔案借閱
（1）文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)；
（2）借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人；
（3）歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷；
5、檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄；
五、相關(guān)記錄
《文件檔案清單》
六、本制度由安保部制定并負解釋，自發(fā)布之日起實施。
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