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管理信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應用
當21世紀信息化的浪潮席卷全球的時候，信息化的腳步正以它前所未有的滲透力深入到社會生活的每個角落，信息技術成為當今最活躍，發(fā)展最迅速，影響最廣泛，滲透力最強的科學技術領域之一。信息化是一場深刻的革命，在社會許多領域對傳統(tǒng)的生產(chǎn)、生活和思維方式產(chǎn)生著巨大沖擊，并促進著經(jīng)濟和社會的快速和均衡發(fā)展，管理信息系統(tǒng)在信息化的大勢所趨下，它的完善與發(fā)展、越來越受到人們的普遍關注，它是企業(yè)現(xiàn)代化的重要標志，是企業(yè)發(fā)展的一條心由之路,其在管理現(xiàn)代化中起著舉足輕重的作用,它不僅是實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的有效途徑,同時，也促進了企業(yè)管理走向現(xiàn)代化的進程。
一、管理信息系統(tǒng)的概念及功能
管理信息系統(tǒng)（management information systems，MIS）是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡通訊設備以及其他辦公設備，進行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護，以企業(yè)戰(zhàn)略競優(yōu)，提高效率為目的，支持企業(yè)高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統(tǒng)。一個完整的MIS應包括：輔助決策系統(tǒng)（DSS）、工業(yè)控制系統(tǒng)（IPC）、辦公自動化系統(tǒng)（OA）以及數(shù)據(jù)庫、模型庫、方法庫、知識庫和與上級機關及外界交換信息的接口。
MIS具有多種功能，各種功能之間又有多種信息聯(lián)系，構成一個有機結合的整體，形成一個功能結構。其功能主要是：
1、數(shù)據(jù)處理，即數(shù)據(jù)的收集、輸入、傳輸、存儲、加工處理和輸出。
2、事務處理，即將管理人員從繁重的重復性的事務處理中解脫出來，以更多的精力思考管理問題，從事創(chuàng)造性勞動。
3、預測功能，即運用數(shù)學、統(tǒng)計或模擬等方法，根據(jù)過去的數(shù)據(jù)預測未來的情況。
4、計劃功能，即合理安排各職能部門的計劃，并按照不同的管理層提供相應的計劃報告。
5、控制功能，即對計劃的執(zhí)行情況進行監(jiān)測、檢查，比較執(zhí)行情況與計劃的差異，并分析其原因，輔助管理人員及時用各種方法加以控制。
6、輔助決策功能，即運用數(shù)學模型，及時推導出有關問題的最優(yōu)解，輔助各級管理人員進行決策。
組織是指完成計劃所需的組織結構、規(guī)章制度、人財物的配備等。信息技術是組織改革的有效技術基礎，信息系統(tǒng)的開發(fā)應用是組織規(guī)范管理、提高效率的契機。
二、管理信息系統(tǒng)在企業(yè)現(xiàn)代化管理中的重要地位
（一）管理信息系統(tǒng)能為企業(yè)的管理提供科學的計劃決策
計劃是管理的首要職能，是從現(xiàn)在通向未來的橋梁，它對未來事件作出預測，為管理活動提供基本依據(jù)，以制定出行動方案予以應對。管理信息系統(tǒng)可以從多方面快速地為計劃提供科學、準確的數(shù)據(jù)。一是促使計劃數(shù)據(jù)能夠快速、準確的獲得及存取。通過建立計劃信息數(shù)據(jù)庫可以使計劃數(shù)據(jù)得以快速、準確地獲得及存取，并實現(xiàn)計劃編制自動化，達到利用計算機進行生產(chǎn)指揮的高度，提高了管理效率。二是其擁有強大的統(tǒng)計分析功能。統(tǒng)計是信息加工的重要方法，它能反映管理經(jīng)營活動的成效、彼此的內(nèi)在聯(lián)系、發(fā)展趨勢和存在問題，是科學預測、制定計劃的前提。管理信息系統(tǒng)就提供了強大的統(tǒng)計分析功能。三是促進預測的準確性。科學的預測是計劃的基礎，而管理信息系統(tǒng)為科學的預測提供了準確的數(shù)據(jù)，通過吸取準確的數(shù)據(jù)，從而選擇適當?shù)牟呗裕瑸榭茖W決策打下良好基礎。四是支持計劃的優(yōu)化。通過信息系統(tǒng)的分析，可以利用最優(yōu)化和其它數(shù)學方法，選擇最優(yōu)或較佳方案。總之，管理信息系統(tǒng)的使用，不但使企業(yè)部門之間的溝通、員工與員工之間的溝通更加容易，上下層之間信息的傳輸更加迅速，而且更容易收集到客戶的產(chǎn)品需求信息、競爭對手的信息和其它市場信息，有利于生產(chǎn)計劃和銷售計劃的制訂。由于各種參考數(shù)據(jù)唾手可得，使領導的決策水平空前提高，達到“運籌帷幄之內(nèi)，決勝千里之外”的效果。
（二）管理信息系統(tǒng)能夠優(yōu)化企業(yè)管理的組織職能
組織是指完成計劃所需的組織結構、規(guī)章制度、人財物的配備等。信息技術是組織改革的有效技術基礎，信息系統(tǒng)的開發(fā)應用是組織規(guī)范管理、提高效率的契機。管理信息系統(tǒng)進行到一定階段必然會引發(fā)企業(yè)管理機制的變革和業(yè)務流程的重組；再者，管理信息系統(tǒng)本身是一種先進管理思想的載體，它要求企業(yè)進行相應的組織機構的調(diào)整或業(yè)務流程的重組。這兩者的相互作用將幫助企業(yè)進行“企業(yè)再造”和“管理重塑”。從業(yè)務流程分析到業(yè)務流程重組，減少迂回，消除延遲，提高效率。目前，縱橫交錯的計算機網(wǎng)絡改變了信息傳遞的方式，使其由階梯層型逐步變?yōu)樗叫停c信息傳遞方式緊密相連的管理組織結構也就從尖頂?shù)摹敖鹱炙毙妥兂杀馄降摹熬仃嚒毙停M織結構扁平化意味著打破部門之間的界限，任命跨職能部門的任務團隊。同時，高層決策者與基層作業(yè)者直接聯(lián)系的方式增多，基層作業(yè)者根據(jù)實際情況及時參與決策的機會增多。扁平化結構的非集中管理模式，減少層次，減少環(huán)節(jié)，增強了管理功能，提高了管理效率。
（三）管理信息系統(tǒng)促進了企業(yè)管理的領導職能的發(fā)揮
領導職能是指對所屬對象的行為進行發(fā)令、調(diào)度、檢查。確保把所有的管理對象集合起來，同時，建立默契的配合關系，保持整體平衡，以便共同為企業(yè)的發(fā)展做貢獻。管理信息系統(tǒng)正在成為企業(yè)管理的重要戰(zhàn)略手段和企業(yè)文化的一部分。多媒體和綜合業(yè)務數(shù)字網(wǎng)（ISDN）的利用，可以使企業(yè)通過聲音、圖象和文字來近地或遠程控制產(chǎn)品生產(chǎn)或服務提供的全過程，從而減少產(chǎn)品的不良率和提高顧客的滿意程度。通過計算機網(wǎng)絡和運行其上的應用系統(tǒng)，可以高效地、便捷地、經(jīng)濟地管理跨地域的分公司。公司總經(jīng)理坐在計算機前就可以快速對外地分公司下達指令和及時了解分公司當天的運營情況。總公司能更加容易控制分公司的業(yè)務活動，分公司的不透明性因素在減少、決策失誤在減少，通過管理信息系統(tǒng)的使用，可以加強信息溝通，掌握內(nèi)外動態(tài)，輔助決策制定，及時處理、解決問題，最大限度的發(fā)揮了領導的職能。
（四）管理信息系統(tǒng)支持企業(yè)管理控制職能的實現(xiàn)
控制是促使組織的活動按照計劃規(guī)定的要求展開的過程。控制職能是按照既定的目標、計劃和標準，對組織活動各方面的實際情況進行檢查和考察，發(fā)現(xiàn)差距，分析原因，采取措施，予以糾正，使工作能按原計劃進行。或根據(jù)客觀情況的變化，對計劃作適當?shù)恼{(diào)整，使其更符合于實際。控制職能與計劃職能密不可分。計劃是控制的前提，是控制的開始；控制是實現(xiàn)計劃的手段，控制活動為計劃的實現(xiàn)提供保證。信息的充分、準確和及時傳遞對實現(xiàn)控制職能起著舉足輕重的作用。
實施控制必須經(jīng)歷4個主要步驟：
1、收集數(shù)據(jù)：
2、處理數(shù)據(jù)；
3、解釋處理結果；
4、采取相應行動。
信息系統(tǒng)可以在前兩步給予具體的支持和實現(xiàn)，對后兩步也能起一定的輔助作用。管理信息系統(tǒng)對于各個不同管理層次的控制都可以支持：對作業(yè)層是確保作業(yè)有效實施；對戰(zhàn)術層是隨時掌握實際作業(yè)信息，將實際作業(yè)情況與計劃要求進行分析比較，并提供各種可能的解決方案；對戰(zhàn)略層是分析、提供各種縱向，橫向數(shù)據(jù)，預測未來，輔助制定戰(zhàn)略計劃。企業(yè)管理中的一些較為重要的控制都可在管理信息系統(tǒng)中協(xié)助實現(xiàn)，如庫存控制（定量控制、定時控制等）、質量控制（散點圖）、行為控制、生產(chǎn)進度控制、成本控制、財務預算控制等。
三、管理信息系統(tǒng)在煙草企業(yè)中的開發(fā)和應用
（一）網(wǎng)絡智能辦公系統(tǒng)的應用
目前，網(wǎng)絡智能辦公系統(tǒng)的應用在很多地方很多單位都比較普遍，它給工作帶來了很大的方便和幫助。就貴港煙草而言，目前，全市煙草系統(tǒng)的網(wǎng)絡已經(jīng)全部實現(xiàn)互連互通，基層網(wǎng)點的計算機可以通過網(wǎng)絡訪問局（公司）的網(wǎng)絡和系統(tǒng)，各個部門以及基層網(wǎng)點的廣大員工通過局（公司）的智能辦公系統(tǒng)了解公司的相關文件精神及信息，同時基本上都能正常運用智能辦公系統(tǒng)于日常的工作中，主要借助系統(tǒng)開展信息交流、工作交流、資料傳送、公文傳輸?shù)龋鸬搅撕芎玫淖饔茫鉀Q了員工相互間的有效交流。
我公司網(wǎng)站的主要功能模塊有：
1、文章管理：此模塊可以進行公司（部門）公告通知、圖片展示、視頻展示等；
2、資料管理：此模塊可以發(fā)布領導講話、工作文件、上級文件及政策、報刊文章、資源共享、業(yè)務培訓等等；
3、職能辦公室版塊：包括政工紀檢、督查考核、煙草專賣、營銷管理、物流管理、財務審計、安全工作、信息技術、整頓與基建、企業(yè)文化建設等等；
4、交流互動版塊：包括用戶中心、交互論壇、娛樂天地、鏈接交換、單位（部門）動態(tài)等等。員工可以通過網(wǎng)頁式的瀏覽，及時掌握公司及各單位各部門發(fā)布的文件、信息，提高工作效率和查看資料、文件的及時性。也可以將公司的新聞、公告、通知在主頁上以各種形式發(fā)布出來，還可以實現(xiàn)圖片新聞和視頻新聞的發(fā)布，豐富網(wǎng)站新聞的內(nèi)容和形式。同時，可以實現(xiàn)多種方式（網(wǎng)頁式、后臺上傳式、壓縮打包上掛等）的資料上傳下載。員工還可以通過功能強大的論壇系統(tǒng)，相互交流工作、生活、學習心得體會，加強員工與員工、員工與領導間交流溝通，加強企業(yè)的凝聚力。
（二）客戶關系管理（CRM）系統(tǒng)的應用
客戶關系管理簡稱CRM，是指通過采用信息技術，使企業(yè)市場營銷、銷售管理、客戶關懷、服務和支持等經(jīng)營環(huán)節(jié)的信息有序地、充分地、及時地在企業(yè)內(nèi)部和客戶之間流動，實現(xiàn)客戶資源有效利用的管理軟件系統(tǒng)。
CRM主要內(nèi)容包括3個方面：營銷自動化、銷售人員自動化和客戶服務。其核心思想是把客戶群體看作是企業(yè)寶貴的外部資源，并盡可能地納入企業(yè)的控制范圍內(nèi)，以增加客戶價值為中心，有效滿足客戶的個性化需求，改善客戶關系和提高企業(yè)的市場競爭力。
那么如何捕捉到真實的需求信息？如何穩(wěn)住給企業(yè)帶來80%利潤的老客戶？如何發(fā)現(xiàn)新的客戶，開拓新的市場領域？如何提供客戶滿意的售前和售后服務？
CRM就是在這種管理需求下，運用Internet技術、數(shù)據(jù)倉庫技術、電子商務平臺、計算機電話集成技術（CTI）等最新的信息技術發(fā)展起來的系統(tǒng)。貴港市公司要求客戶經(jīng)理根據(jù)管轄的零售客戶及走訪周期，在CRM系統(tǒng)中制訂詳細的日、周走訪計劃及重點走訪的對象，根據(jù)每天（周、月、季度）的工作開展情況編寫工作日記、周總結、月總結、季度總結及相關工作內(nèi)容，并通過CRM系統(tǒng)對市場及客戶進行分析，內(nèi)容包括銷售分析、重點品牌分析、客戶分析、存在問題及下一步工作計劃等，效果很好。在煙草商業(yè)企業(yè)中導入CRM的好處有兩個方面：一是通過對客戶信息資源的整合，實現(xiàn)資源共享，為客戶提供更快捷、周到的優(yōu)質服務，提高客戶滿意度和忠誠度；二是通過對業(yè)務流程的重新設計，更加有效的管理客戶關系，降低企業(yè)成本。
（三）WEB/GIS應用系統(tǒng)的開發(fā)
目前，煙草公司的卷煙零售客戶數(shù)量眾多，分布在不同的地理位置。這種特點決定了煙草公司95%以上的數(shù)據(jù)都有空間屬性，比如零售戶信息、區(qū)域銷售狀況、品牌區(qū)域銷售分布等，都與地理信息相關聯(lián)，僅以表格或文字的形式來展現(xiàn)統(tǒng)計分析結果，不僅形式呆板，不夠直觀，而且可能將一些重要的信息隱藏在文字背后，無法及時發(fā)現(xiàn)。而采用電子地圖表現(xiàn)的方式，將各個零售戶的數(shù)據(jù)與電子地圖關聯(lián)起來，從電子地圖上來觀察和分析這些數(shù)據(jù)之間的關系，便可以一目了然地得出數(shù)據(jù)之間存在的規(guī)律，幫助企業(yè)進一步完善業(yè)務過程，對企業(yè)經(jīng)營進行指導，輔助領導進行準確的決策、制定更加符合企業(yè)的經(jīng)營策略等，提升企業(yè)的決策、規(guī)劃、經(jīng)營能力。
WEB/GIS系統(tǒng)的應用使客戶經(jīng)理可利用電子地圖研究、掌握自己所管理的零售戶的分布狀況，合理安排自己的客戶拜訪計劃，高效地安排自己的工作路線與工作時間；品牌經(jīng)理可利用電子地圖對品牌宣傳、投放進行預測及效果分析，實現(xiàn)品牌合理布局、品牌選擇等工作；送貨員可利用電子地圖選擇最適合的送貨路線，及時、準確地把卷煙送達零售戶；稽查員可利用電子地圖來合理安排自己的市場巡查計劃，高效地安排自己的工作路線與工作時間。
在煙草商業(yè)企業(yè)中導入CRM的好處有兩個方面：一是通過對客戶信息資源的整合，實現(xiàn)資源共享，為客戶提供更快捷、周到的優(yōu)質服務，提高客戶滿意度和忠誠度；二是通過對業(yè)務流程的重新設計，更加有效的管理客戶關系，降低企業(yè)成本。
同時，GPS衛(wèi)星定位技術和無線網(wǎng)絡通訊技術可以實現(xiàn)對整個區(qū)域物流車輛的實時精確定位、調(diào)度，監(jiān)控管理，實現(xiàn)統(tǒng)一管理的集中模式，實現(xiàn)對銷售和物流數(shù)據(jù)的高度動態(tài)共享，物流車輛資源以及相關人力資源全盤監(jiān)控智能調(diào)度，實現(xiàn)實時的煙草配送管理調(diào)度、配送路線優(yōu)化、配送卷煙過程監(jiān)控、配送車輛報警救援和物流數(shù)據(jù)動態(tài)采集、領導決策輔助支持，最大程度地提升了為卷煙零售客戶服務的水平。
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