高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)論文
高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一。檔案是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的重要組成部分。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，高校檔案信息化建設(shè)已成為高校檔案管理的主要內(nèi)容。為切實(shí)加強(qiáng)我校高校檔案信息化建設(shè)，加快推進(jìn)檔案信息資源的數(shù)字化、管理利用一體化、服務(wù)在線網(wǎng)絡(luò)化步伐，更好地為學(xué)校的改革與建設(shè)發(fā)展服務(wù)，學(xué)校檔案館近期在檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施、軟件平臺(tái)、網(wǎng)站建設(shè)、人才培養(yǎng)等方面情況，進(jìn)行了全方位的自查整改建設(shè)，內(nèi)容包括：
1、搭建平臺(tái)，為推動(dòng)檔案工作科學(xué)發(fā)展奠定基礎(chǔ)
近幾年，我校檔案信息化建設(shè)引起了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，檔案建設(shè)步伐明顯加快，取得了明顯的成績(jī)，得到了社會(huì)各界認(rèn)可，主要體現(xiàn)在以下幾方面：
（1）領(lǐng)導(dǎo)重視，責(zé)任落實(shí)到位。按照云南省檔案局及云南省教育廳的工作要求，我館召開專題會(huì)議，制定檔案管理工作的各項(xiàng)措施，責(zé)任落實(shí)到各科室，將各部門、各學(xué)院歸檔管理納入到年終績(jī)效考核中，建立獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，為我館以后的檔案信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。
（2）建立檔案信息平臺(tái)。目前檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中已經(jīng)有10余萬(wàn)條檔案目錄，經(jīng)過(guò)篩選之后開通了部分文件目錄的查詢權(quán)限，并且建立了檔案室局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)資源共享。我室在省內(nèi)也是較早計(jì)算機(jī)管理檔案的單位，我校經(jīng)常安排檔案工作人員到省內(nèi)部分高校和地州檔案館參觀學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)交流。
（3）加大資金投入力度，軟硬件設(shè)施逐漸加強(qiáng)。近幾年來(lái)，學(xué)校對(duì)檔案館投入的經(jīng)費(fèi)逐步增多，檔案館目前有計(jì)算機(jī)3余臺(tái)，服務(wù)器1臺(tái)，掃描儀1臺(tái)。自2006年，檔案館與計(jì)算機(jī)專業(yè)公司合作開發(fā)了綜合檔案管理系統(tǒng)，對(duì)全校的專兼職檔案人員集中培訓(xùn)，并與學(xué)校的OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，提高了檔案信息著錄、檔案查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的效率，加大了電子文件歸檔力度，并將原來(lái)的不同格式數(shù)據(jù)庫(kù)文件導(dǎo)入的新開發(fā)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，豐富了數(shù)據(jù)庫(kù)信息。
（4）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。2000年專職檔案人員只有1人，沒(méi)有兼職檔案人員，隨著檔案信息化建設(shè)的要求越來(lái)越高，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求也越來(lái)越高，目前我室有專職檔案工作人員3人，副研究館員有1人，檔案專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)人員均占較高比例，專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)合理。每個(gè)部門都配備兼職檔案人員，目前有兼職檔案管理人員有70多人。
2、查找問(wèn)題，明確努力方向
（1）檔案利用服務(wù)手段滯后。我校建校早，館內(nèi)資源全面，涉及到多個(gè)檔案門類。現(xiàn)今是一個(gè)信息時(shí)代，在此背景下我校也順應(yīng)時(shí)代的潮流，使用網(wǎng)絡(luò)文檔一體化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)歸檔，檔案查詢更加便捷。但似乎更注重的是收藏而非利用，其服務(wù)工作的作用并沒(méi)有被充分的發(fā)揮出。另外，檔案（如學(xué)籍檔案）的利用率是很高的，所以導(dǎo)致提供檔案利用服務(wù)的需求量也十分大，因工作效率低，在檔案館時(shí)常會(huì)出現(xiàn)排隊(duì)查閱檔案的情況，上述現(xiàn)象的產(chǎn)生是基于以下三方面的原因：
①?zèng)]有完善好檔案信息資源基礎(chǔ)建設(shè)，檔案館內(nèi)雖藏儲(chǔ)著巨大的資源，但因沒(méi)做好前期的檔案管理，如數(shù)據(jù)著錄有缺失，導(dǎo)致檔案歸檔管理沒(méi)能夠良好的和利用服務(wù)進(jìn)行，進(jìn)而使服務(wù)質(zhì)量難以得到保證。
②利用服務(wù)的手段缺乏多樣性，現(xiàn)今大部分的檔案館只是將館藏原件提供給檔案利用者閱覽，很少采用為利用者提供更多樣化的服務(wù)，如：文獻(xiàn)匯編、網(wǎng)上遠(yuǎn)程文件查詢等。
③沒(méi)有較強(qiáng)的檔案服務(wù)意識(shí)，相關(guān)的工作人員只是進(jìn)行查詢借閱，并不會(huì)思考這過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題借，那就更別提什么解決措施了，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)較為缺乏。
（2）專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)急需完善。自成立檔案室起就開始對(duì)館藏資源實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)目錄管理，2006年啟用綜合檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化，但是隨著檔案信息的豐富，人們的要求也在不斷提高，更注重檔案的個(gè)性化和精品化，為了滿足人們對(duì)檔案信息的需求，需要建立各種門類的專題數(shù)據(jù)庫(kù)。例如學(xué)生出國(guó)需要英文成績(jī)單，這就需要建立成績(jī)翻譯專題數(shù)據(jù)庫(kù)；教師每年都要進(jìn)行職稱評(píng)定和人事任免，需要建立職稱專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和人事檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)等。但是，在前期的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)還有不盡如人意之處，如：
①專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)目的不明確。其主要的目的是便于利用，對(duì)館藏資源進(jìn)行深層次的開發(fā)，借此來(lái)更好的滿足用戶的需求，但是實(shí)際上的建設(shè)過(guò)程中卻出現(xiàn)了較多的負(fù)面狀況，如過(guò)于重視數(shù)量指標(biāo)、忽視數(shù)據(jù)的質(zhì)量以及服務(wù)效能等。
②沒(méi)有明確好專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的利用需求。選題是其建立的核心，而選題又依賴于對(duì)檔案用戶需求的深入分析。檔案用戶需求分析的缺失必然會(huì)為檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)之后的利用埋下隱患。而目前的檔案系統(tǒng)在未建設(shè)檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)前，在幾乎很少去分析用戶需求，進(jìn)而無(wú)法保證數(shù)據(jù)庫(kù)利用率。
③沒(méi)有統(tǒng)一好專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)階段建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫(kù)的最大難題就是怎樣將其標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。從現(xiàn)今而言，還未對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的標(biāo)引體系、數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)、軟件開發(fā)技術(shù)等方面制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這勢(shì)必會(huì)給檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之后的一系列工作（如檔案數(shù)據(jù)交換等）造成嚴(yán)重的影響。
3、檔案信息化建設(shè)的思考
（1）改變檔案管理理念。檔案事業(yè)隨著檔案信息化得到了巨大的機(jī)遇以及挑著，為了能夠更好的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，加強(qiáng)建設(shè)檔案信息化是必然的，只有這樣才能夠有效的提高檔案信息的服務(wù)水平。想要做到檔案信息化，第一步需改變管理理念，樹立更重的新意識(shí)，如效益、服務(wù)以及信息意識(shí)，借此來(lái)提升檔案工作水平。
①建立完善的檔案管理制度。在此方面須遵循下列要求：a.規(guī)章制度要科學(xué)合理且緊貼單位實(shí)際以及檔案管理要求。b.制度要簡(jiǎn)明實(shí)用，具有較強(qiáng)的可操作性，便于發(fā)揮出制度的規(guī)范以及指導(dǎo)作用。c.在始終保持嚴(yán)格的執(zhí)行制度。檔案部門有著雙重身份，它同時(shí)肩負(fù)檔案規(guī)章制度的制定者以及執(zhí)行者兩種身份。在落實(shí)規(guī)章制度的時(shí)候，一定要做到獎(jiǎng)罰分明，將制度的權(quán)威性給充分的體現(xiàn)出來(lái)。
②加強(qiáng)對(duì)檔案工作宣傳力度。a.每年都要定期對(duì)學(xué)校各歸檔部門兼職檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證檔案歸檔的完整性。b.將檔案工作和校史展覽工作良好的結(jié)合在一起，將校史展覽作為引子，進(jìn)一步的提升師生員工的檔案意識(shí)，帶動(dòng)檔案資源的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)史志和檔案工作的聯(lián)動(dòng)，較好的發(fā)揮出校史展覽在育人方面的作用，使檔案工作能夠進(jìn)一步的走進(jìn)學(xué)校中心的工作，為學(xué)校中心的工作提供更好的服務(wù)。
（2）檔案管理手段和服務(wù)要?jiǎng)?chuàng)新。在我校的“十二五”規(guī)劃中，學(xué)校在信息化建設(shè)中明確提出“推進(jìn)數(shù)字化檔案館建設(shè)，提高檔案管理、利用的科學(xué)化水平”，檔建設(shè)案信息化的主要目的就是實(shí)現(xiàn)應(yīng)用信息技術(shù)、檔案信息資源共享，借此來(lái)進(jìn)一步的提升檔案利用服務(wù)水平。當(dāng)前檔案館通過(guò)提高檔案管理水平和計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以用更快捷的方式為我校師生提供服務(wù)，一改之前被動(dòng)服務(wù)，利用擁有的檔案信息優(yōu)勢(shì)，挖掘檔案數(shù)據(jù)，積極主動(dòng)地為學(xué)校的改革和發(fā)展盡一份力量。
①完善專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合。開展檔案信息資源整合和專題數(shù)據(jù)庫(kù)的研究應(yīng)用工作，建立高等學(xué)校檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，以檔案館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中不同全宗、不同類別、不同校區(qū)的重要的、利用價(jià)值高的檔案信息資源（如研究生論文、學(xué)籍檔案、職稱職務(wù)、精品課程檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、人物檔案、重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案等）為主要來(lái)源，經(jīng)過(guò)廣泛收集、數(shù)據(jù)分析、加工整合、篩選整理，進(jìn)行信息的二次開發(fā)，之后再將整合后的信息交換至專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，借此來(lái)填補(bǔ)通用檔案管理系統(tǒng)缺失部分，可以提供給利用者另外一種的視覺(jué)感受，不但更好的滿足了利用需求，還進(jìn)一步的優(yōu)化了利用模式，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的信息資源共享。
②建立多層次、全方位的檔案利用新模式。a.建立健全內(nèi)部借閱管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)是高效的檔案利用服務(wù)的基礎(chǔ)，不無(wú)論用戶是到檔案館查詢利用檔案還是在網(wǎng)絡(luò)提交利用申請(qǐng)，用戶都都必須到計(jì)算機(jī)上提交查詢申請(qǐng)，檔案工作人員在按照用戶所提供的申請(qǐng)，相應(yīng)的提供服務(wù)工作，在借閱工作完成之后，檔案管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)把利用者的身份信息以及檔案工作人員查詢利用信息添加到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，這對(duì)于檔案館后期的利用登記和統(tǒng)計(jì)工作是十分有利的。b.增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)編研，現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)于新時(shí)期的檔案編研工作而言是十分有利的`，因此在進(jìn)行此方面的工作時(shí)，一定要對(duì)其進(jìn)行充分的利用。現(xiàn)今人們的要求隨著信息化在不斷的提高，需求也呈現(xiàn)多樣化，因此需要檔案館的信息資源進(jìn)行開發(fā)以及深度的挖掘，借此來(lái)使得檔案信息能夠提供增值服務(wù)，如高校檔案編研工作能夠通過(guò)整理以及優(yōu)化組合分散的檔案信息，將其進(jìn)一步的編輯成系統(tǒng)化的檔案史料，使得其能夠更好的為學(xué)校的科研、教學(xué)提供服務(wù)，同時(shí)還能夠在一定程度上為各部門管理提供決策方面的依據(jù)。開展檔案編研工作是高校開發(fā)、優(yōu)化檔案信息資源最有效的方式。開展檔案編研工作可以為檔案利用者提供主動(dòng)的、系統(tǒng)的和有針對(duì)性的服務(wù)，從而提高檔案利用工作的效率和檔案管理整體水平的提高。
（3）全面提高檔案工作者的素質(zhì)。檔案事業(yè)之前發(fā)展緩慢是不爭(zhēng)事實(shí)，要從根本上改變這種面貌，不是通過(guò)購(gòu)買幾臺(tái)計(jì)算機(jī)和管理軟件就能改變的，而是培養(yǎng)出一批信息化建設(shè)的技術(shù)型、管理型以及復(fù)合型的人才，讓其具備較強(qiáng)的檔案信息意識(shí)和檔案信息獲取能力、分析問(wèn)題的能力、開發(fā)利用能力等，有效地開展檔案咨詢和信息服務(wù)。
①加強(qiáng)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作有著較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性，同時(shí)檔案管理工作的質(zhì)量極大程度上受限于檔案工作的業(yè)務(wù)素質(zhì)。就現(xiàn)階段而言，檔案管理方面的專業(yè)人員較少，大部分現(xiàn)有的檔案管理人員都不是科班出身，所以導(dǎo)致檔案學(xué)、檔案管理方面的知識(shí)較為分散，缺乏一定的系統(tǒng)性，專業(yè)程度不夠。正因此如，相關(guān)的檔案工作人員更應(yīng)該積極注定的加強(qiáng)業(yè)務(wù)方面的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步的增強(qiáng)檔案意識(shí)，提升自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，借此來(lái)更好的完成相關(guān)的工作，替高校的規(guī)范管理和長(zhǎng)期發(fā)展打好基礎(chǔ)。
②加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力。信息技術(shù)的出現(xiàn)同時(shí)改變了原先檔案管理模式以及思維方式，我們?cè)谝龊脵n案的歸檔同時(shí)，也要做好檔案歸檔的后續(xù)工作，例如各項(xiàng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、檔案高效利用、檔案信息開發(fā)以及參加檔案文獻(xiàn)的研究工作等，這些工作的開展除了需要檔案方面的知識(shí)外，還需要計(jì)算機(jī)技術(shù)、統(tǒng)計(jì)學(xué)技術(shù)等多方面的知識(shí)，因此檔案工作者要養(yǎng)成可持續(xù)終身教育模式，才可保證檔案人員的素質(zhì)隨著時(shí)代的進(jìn)步而進(jìn)步。
總而言之，高校想要做到檔案工作的話，必然要建設(shè)檔案信息化，保管檔案的目的在于檔案信息資源開發(fā)的利用，高校檔案館只有全面開展檔案工作數(shù)字化、信息化建設(shè)，才能提供齊全完整豐富的檔案信息資源為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。
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