關于在清點圖書中巧用匯文清點功能的論文素材

　　摘 要 文章主要闡述巧用匯文信息系統（以下簡稱匯文系統）典藏模塊中的清點功能清點圖書獲取實際館藏圖書清單的經驗體會。

　　關鍵詞 匯文系統 圖書清點 條形碼

　　Using Huiwen Counting Functions to Count the Books

　　WEI Xiaohong

　　（Library of Jiangsu Vocational College of Business， Nantong， Jiangsu 226011）

　　Abstract： The paper mainly expounds the clever use of Huiwen information system （hereinafter referred to as the Huiwen system） of collection module in the counting book checking to acquire practical experience library list.

　　Keywords： Huiwen system; counting the books; bar code

　　圖書清點工作是圖書館資產管理中的一個重要環節。館藏圖書經過一段時間的流通后，會出現丟失、損壞等現象，圖書館圖書財產因此減少，造成賬物不相符等問題。定期或不定期地進行圖書清點，可以摸清館藏圖書的具體情況，更好地進行館藏資產的管理，為讀者服務。

　　1 圖書清點的背景

　　2 清點的目標

　　3 清點方法

　　匯文系統具有圖書清點的功能，按常規操作這個功能可以達成我們此次清點圖書的部分目標，要完成此次清點的所有目標，需要巧用匯文系統的清點功能。

　　3.1 匯文系統圖書清點功能的原理

　　將采集到的某一典藏庫中的實物圖書的條形碼或財產號組成的集合與匯文系統中的數據集合進行對比，通過統計后生成統計結果。統計結果按以下四項顯示：a.未清點到的圖書：匯文系統數據庫中有，圖書狀態為正常，而在清點時沒有清點到的圖書。b.在館異常圖書：匯文系統數據庫中顯示圖書狀態為異常例如丟失已賠償的圖書，在清點時又清點到的圖書。c.非本館（本類）圖書：在清點某一典藏庫時清點到的圖書，在匯文系統數據庫中不是典藏在該清點庫中的圖書。d.館藏情況：包括理論館藏，清點到圖書，未清點到的圖書，在館異常圖書，非本館類圖書，外借圖書，實際館藏。

　　a、b、c三項結果是以清單形式顯示（包括條碼號、財產號、書名，作者，出版社，價錢，出版年月等內容）。d項只顯示最后的統計數據，不顯示清單。也就是說清點到的圖書是不顯示清單的。

　　3.2 匯文系統清點功能的輸出結果與本次圖書清點目標存在差距

　　3.3 巧使用匯文系統清點功能獲得清點到實物圖書清單

　　根據正常使用匯文清點功能清點某一典藏地（比如文學庫）的圖書時，能得到不屬于該典藏地（文學庫）的圖書的清單的啟發，我們設想可以建立一個存書為零的虛擬庫（此庫在實際的典藏庫中不存在）。所有的圖書都不是該虛擬庫中的圖書。用采集到的.實物圖書的條碼或財產號集合按虛擬庫進行清點時，匯文系統就會將采集到的實物圖書的信息以清單的形式在非本館（本類）圖書中顯示出來。

　　4.1 確定清點依據

　　匯文系統清點功能以條形碼或財產號為清點依據。條形碼與財產號每冊圖書都不同，是識別圖書的可靠依據。我館條形碼形式比較規范，條形碼的位數統一，比較好采集，但財產號形式多樣，位數也不統一，每次圖書館的重大變化，財產號的形式都會發生一些改變，而且我館圖書有較大部分的財產號是用打號機打印在圖書上的，采集不易。根據以上情況，我館決定本次清點以條形碼為依據。

　　4.2 確定清點方案

　　圖書流通一段時間后，有的圖書上的條形碼丟失或者損壞，掃描時會發生條形碼無效、無法讀取等現象，這部分圖書可能有書目數據，也可能沒有書目數據。館藏的書目數據也可能由于計算機故障造成一部分圖書的單冊數據丟失，雖然圖書上的條形碼完好無損，但也出現條形碼無效現象。條形碼丟失的圖書、條形碼損壞的圖書、條形碼無效的圖書通稱問題圖書。問題圖書分散存放在不同的典藏庫書架上，沒有規律可循，查找出來很不容易。

　　匯文系統提供的清點方案有兩種。一是逐本清點：將圖書搬到電腦前將條形碼逐一掃描到電腦中完成清點。優點能及時發現問題圖書并分離，缺點是工作量較大。二是批量清點：利用采集器采集條形碼，批量導入匯文系統完成清點。優點是操作方便，缺點是不能及時發現問題圖書，很難將問題圖書分離。

　　根據我館實際，我們決定先逐本掃描清點分離問題圖書，同時用采集器采集無問題圖書條形碼批量清點核對。

　　5 清點工作實踐

　　5.1 清點工作流程（如圖1）

　　圖1

　　5.2 分工合作各司其職

　　6 思考

　　參考文獻

　　[2] 方兵旺，秦萍.館藏清點的探討與實踐.大學圖書情報學刊，2010（6）：64-66.

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