秘書素養的公關禮儀知識

時間：2023-10-13 14:47:48 賽賽禮儀常識我要投稿

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關于秘書素養的公關禮儀知識

　　職場禮儀，是我們在職場中所應當遵循的一系列禮儀規范。學會職場禮儀規范，將使你的職業形象大為提高。會使你在工作中左右逢源，事業蒸蒸日上。以下是小編整理的關于秘書素養的公關禮儀知識，希望對大家有所幫助。

關于秘書素養的公關禮儀知識

　　秘書的禮儀修養介紹

　　一、服飾得體

　　秘書人員作為領導的直接輔助者，經常要協助領導接待各方面的來客，工作在經常直接與社會廣泛接觸的外向型崗位上，其良好的個人形象對于搞好關系、協調工作具有不可忽視的作用。在某種意義上，秘書的形象往往能反映一個單位的精神面貌和經營品質，所以，成功的秘書都懂得自己的良好開象推動企業(單位)文化建設，用禮儀架起信息溝通的橋梁。服飾禮儀展示的是一個人的外在形象，它在個人的職業生涯中起著十分重要的作用。

　　(一)、秘書服飾對個人的作用

　　1、交往中得體的服飾可以讓對方獲得良好的第一印象。根據心理學的人際吸引原則，在人際交往過程中“第一印象”往往會直接影響日后的交往能否順利進行。因為人們常以第一次交往的知覺作為判斷對方人品、能力的依據，并確定是否繼續交往以及交往的方式、交往的深度。心理學家的實驗結果表明，人們對他人的認識和看法，往往只是對第一印象的強化或弱化，因此有“公共活動的成敗取決于第一次接觸”的說法。人很難改變自己的容貌，但很容易改變自己的著裝，得體的著裝能給人眼前一亮的感覺。

　　2、得體的服飾可以增強秘書人員的自信心。學會用服飾裝扮自己是秘書人員改善自我形象、增強自信心，在公務活動中被人接受、受人歡迎的重要手段。信心是力量的源泉。秘書人員具備了充分的自信心，就能在公務活動中做到彬彬有禮，熱情大方，自尊而不自負，坦誠而不魯直，謙虛而不拘謹，老成持重而不圓滑世故。我們自己試試就可以發現：當你穿著整潔的西裝、打著標準的領帶與人交往時，無論是走姿還是坐姿都要比著休閑裝莊重許多、精神許多。

　　3、得體的著裝可以展示秘書人員良好的文化修養。良好的文化修養是建立在扎實的學識基礎之上的。秘書人員代表著企業和個人的雙重形象，秘書良好的形象反映著企業奮發向上的精神面貌。秘書人員維護個人形象也就是維護企業形象，社會公眾正是通過感受秘書的親和力而對企業產生好感的。

　　(二)、秘書服飾對企業的作用

　　1、秘書作為企業(組織)的一員，其服飾反映著企業的實力和經營理念。目前，世界經濟形勢正在發生重大變化，多元化經濟格局和國際市場一體化趨勢要求企業調動一切積極因素，利用一切有效手段，提高企業的知名度。“人靠衣裝，佛要金裝。”優雅得體的服飾可以顯示企業的實力，統一著裝可以顯示企業的團隊精神，在外觀上給人一種管理科學、制度嚴格、訓練有素的印象，也可以使員工增強對企業目標的認同感和作為企業一員的使命感、自豪感，產生對企業的歸屬感，從而形成強大的凝聚力。

　　2、得體的服飾展示著企業的獨特個性。每個企業都有其獨特的個性，不同的企業因經營理念的不同而有不同的經營管理方法、不同的品位。服飾反映著企業文化和員工的精神面貌，高雅得體的服飾有助于樹立企業富有省略的風格形象。如海爾集團的綠色工裝表明其“綠色家電”的理念，喜來登酒店員工的紅裝體現著朝氣與熱情，空中小姐的藍色服裝則給乘額以溫馨感、舒適美。這些不同顏色、不同風格的著裝充分體現了成熟企業的品位，突出展示了企業的文化，對于增強員工凝聚力和向心力具有不可估量的作用。

　　(三)、秘書著裝的要求

　　“秘書工作起著信息匯總和傳播作用。建立良好的、相互了解和信任的關系，樹立組織及秘書本人在各界公眾中的良好形象和信譽，是秘書公關的主要內

　　容。”秘書人員的著裝既要體現實用性，也要體現裝飾性，體現個體自身的審美素質和組織形象。要晝把服飾的自然屬性、社會屬性、情感屬性與秘書公關活動的禮儀屬性結合起來，盡可能避免因自己著裝不當而使企業的聲譽蒙受損失。

　　1、服飾著裝必須體現個性。人們戲言“鞋合不合適，只有腳知道”，說的就是著裝要因人而異。一件同樣的衣服穿在不同的人身上會產生不同的效果，這是因為不同的人性格氣質不同造成的。所以，穿什么衣服應根據個人的特點而定，只有使衣著與自己的年齡、性別、膚色、體形等特點相適應，特別是和自己的性格、氣質、個性特征相吻合才是得體的。如果在著裝上不顧個人的特點和自身條件，一味地趕時髦，就不僅不能展示自己的良好氣質還會鬧出東施效顰的笑話來。

　　2、選擇服飾要揚長避短。秘書人員選擇服飾一定要注意揚長避短，盡量避免穿戴與自己體形不協調的服飾，這樣才能充分展示自己身材的長處，使自己充滿自信地出現在各種社交場合。服飾著裝還要體現民族特色。改革開放以來，我國各個領域的對外交往日益擴大，秘書人員在各種對外交往活動中與其穿西式服裝，還不如穿民族服裝，這樣既不落谷套又易于引起對方注意。在每年召開的亞太經濟合作組織非正式會議上，與會各國領導都穿戴舉辦國的民族服裝，這表明民族服飾是受人歡迎和尊重的。

　　3、選擇服飾要以簡潔為美。簡潔是當今服飾發展的大方向，服飾越簡潔、越流暢，其美學效果就越好。秘書人員工作比較繁重，服飾過于煩瑣不但不利于工作上輕裝上陣，還會讓人當做“花瓶”“擺設”看待。而簡潔的服飾則會給人一種輕松、明快之感，有利于人際間的溝通。

　　秘書人員是公關活動的主體，如何穿戴、修飾會直接影響公眾心理，影響公關活動的過程和結果，對此我們必須有一個正確的認識。

　　二、服飾

　　服飾，是指人的服裝穿著、飾品佩戴、美容化妝幾個方面的統一，有時也單指衣著穿戴。

　　(一)、整體性原則

　　正確的著裝，能使形體、容貌等形成一個和諧的整體美。服飾的整體美構成因素是多方面的，包括：人的形體和內在氣質、服裝飾物的款式、色彩、質地、加工技巧乃至著裝的環境等等。著裝的整體美是由服飾的內在美與外在美構成的。外在美是指人的形體及服飾的外在表現;內在美指人的內在精神、氣質、修養及服裝本身所具有的“氣韻”。打扮是外在的，若能不斷充實自己的內涵，培養自己優雅的風度及高貴的氣質，那么著裝上一定是成功的。

　　(二)、個性化原則

　　著裝的個性原則不單指通常意義上的個人的性格，它是主要方面，還包括一個人的年齡、身材、氣質、愛好、職業等因素在外表上的反映所構成的個人特點。在了解服飾自身的特點后，才能選擇與自身個性和諧一致的服飾。

　　(三)、符合“社會角色”的原則

　　人們在社會生活是多方面的、多層次的，在不同的社會場合，扮演不同的社會角色。在社會活動中，人們的儀表、言行必須符合自身的身份、地位、社會角色，才能被人所接受。因此，利用得體的著裝，可以滿足他人對自己社會角色的期待，促成社動的成功。

　　(四)、TPO原則

　　服飾的基本運用原則是時間(Time)、地點(Place)和場合(Occa-sion)三者兼顧，簡稱T.P.O原則。

　　“T”原則，即時間原則，包含三個意思：一是指一天中時間的變化;二是指一年的四季的不同;三是指時代間的差異。日間是工作時間，著裝要根據自己的工作性質的特點，總體上以莊重大方為原則。如果安排有社交活動或公關活動，則應以典雅端莊為基本著裝格調。晚間可能可宴請、聽音樂、看演出、赴舞會等社交活動，由于空間的相對縮小和人們的心理作用，人們往往對晚間活動的服飾比白天活動時的服飾給予更多的關注和重視。因此，晚間著裝要講究一些，禮儀要求也要嚴格一些。晚間著裝以晚禮服為宜，以形成典雅大方的禮儀形象。西方許多國家都有一條明文規定：人們去歌劇字觀看歌劇一類的演出時，男士一律著深色晚禮服，女士著裝也要端莊雅致，以裙裝為宜，否則不準入場，這一規定旨在強調社交場合的文明與禮儀，同時也體現著西方國家所具有的尊重他人、可以營造成好的環境與氛圍的社會文化。所謂四季性是指服飾穿戴應考慮春、夏、秋、冬四季的氣候環境。拿服裝來說，夏天應著輕軟、涼爽的服裝;冬天應穿保暖、大方的服裝;不可冬服夏穿，夏衣冬穿，春秋天的服裝可以自然、隨意一些。所謂時代性是說，服飾應順應時代發展的主流和節奏，不可太超前，也不可大滯后。很難想象，一個漂亮的小姐穿著漢代的禮服或比基尼出席一個現代的正式公關活動會產生什么樣的后果。

　　“P”原則，即地點原則，主要是指服飾穿戴者將要出現的空間環境。地點原則要求公關人員對即將到達的正式場境有一個了解或估計，是辦公室還是碼頭車站?是高級賓館還是公園、綠地，還是荒郊野外???然后再選擇自己應穿的服裝和應戴的飾品，盡量做到在種類、質地、款式、花色等方面與所要參加的地點相協調。例如，女性在辦公室環境中工作時，其襯衫或內衣的領口就不能過低、過松或過于繁瑣.而應該高低適度、簡潔利索。

　　“O”原則，即場合原則，主要是指衣飾打扮應顧及活動場所的氣氛、規格。莊重、嚴肅的慶典、儀式活動應盡量正規;輕松、愉快的郊游、遠足應盡量隨便。很難想象，出席一個嚴肅的政治活動時穿一身睡衣，著一雙拖鞋，主人會覺得你是很重視，會對你表示尊重和感激。相反，如果是參加一個有親朋好友在一起的體育游藝活動或野炊郊游，你西裝革履、濃妝艷抹，大家一定會覺得你迂腐，俗氣，不合時宜，甚至于對你敬而遠之。因此，當參加遠足、郊游一類活動時，應穿舒適、便于活動的便裝。乘坐汽車、輪船、飛機等交通工具時，應穿寬松舒適的便裝。

　　只有認真遵循以上所講的T、P、O原則去選擇自己的恰當的服裝飾品，才可能在公眾中樹立起自己可親、可敬、可信的形象，也只有按照這個原則去搞好服飾穿著、美容化妝等各個方面、各個環節的統一、協調，才能利用服飾、化妝所形成的整體美在我們的社交活動中發揮合理的效果。

　　三、服飾的禮儀要求與技巧

　　(一)、禮服

　　禮服分為男士禮服和女士禮服，從廣義上講，禮服泛指一切適合于在莊重場合中或舉行儀式時所穿的服裝。

　　1.男士禮服

　　(1)晨禮服，又名常禮服。為日常用之禮服，通常上裝為灰色或黑色，后擺為圓尾形;其上衣長與膝齊，胸前僅有一粒扣。下裝為深灰色黑條褲，一般用

　　背帶，配白襯衣，灰、黑、駝色領帶均可，穿黑襪子、黑皮鞋，可戴黑禮帽，晨禮服是白天穿的正式禮服，適合參加典禮、婚禮及星期天到教堂做禮拜等活動。

　　(2)小禮服，也稱小晚禮服、晚餐禮服或便禮服。這是晚間集會最常用的禮服，其上衣與普通西裝相同，通常為全黑或全白，衣領鑲有鍛面，下裝為配有緞帶或絲腰帶的黑褲。系黑領結，穿黑皮鞋，一般不戴帽子和手套。這種禮服適用于晚上舉行的宴會、晚會、音樂會、觀看歌舞劇等場合。

　　(3)大禮服，也稱燕尾服，黑色或深藍色上衣，前擺齊腰剪平，后擺剪成燕尾狀，翻領上鑲有鍛面;下裝為黑或藍色配有鍛帶、褲腿外側有黑絲帶的長褲，一般用背帶，系白領結，可戴大禮帽，配黑皮鞋、黑絲襪，戴白手套。大禮服是一種晚禮服，適合于晚宴、舞會、招待會，遞交國書等場合。

　　(4)中山服。是我國男士的傳統禮服。其前門襟有五粒扣子;帶風紀扣的封閉式領口，上下左右共有四個貼袋，袋蓋外翻并有蓋扣;著中山裝腔作勢要保持整潔，熨燙要平整，衣領里可稍許露出一道白襯衫領。一般應為上下身同色的深色毛料精制。穿著時，應將前門襟、風紀扣。袋蓋扣全部扣好;口袋內不宜放置雜物，以保持平整挺括，配擦亮的黑色皮鞋。中山服可用于各種禮儀活動，以顯莊重、神氣、穩健、大方，富有中國男子氣派。

　　2.女士禮服

　　(1)晨禮服，也稱常禮服，通常由質料、顏色相同的上衣和裙子搭配而成，民可以是單件連衣裙。一般以長袖為主。可配帶手套和帽子，也可攜帶一只小巧的手包或挎包。晨禮服主要在白天穿，適用于參加在白天舉行的慶典、茶會、游園會和婚禮。

　　(2)小禮服，也稱小晚禮服或便服。通常是指長至腳面而不拖地的露背式單色連衣裙，其衣袖有長有短，著裝時可根據衣袖的長短選配長短適當的手套，通常不戴帽子或面紗。小晚禮服的地位僅次于大禮服，主要適合于參加晚上6點以后舉行的宴會、音樂會或觀看歌舞劇時穿著。

　　(3)大禮服。大禮服為袒胸露背的單色拖地或不拖地的單色連衣裙式服裝;配戴顏色相同的帽子和長紗手套以及各種飾物。大禮服是一種最正式的禮服，主要使用于在晚間舉行的最正式的各種活動，如官方舉行的正式宴會、酒會、大型正式的交際舞會等。

　　(4)旗袍。旗袍有各種不同的款式和花色。緊扣的高領;貼身，衣長過膝;兩旁開衩，斜式開襟，這些是旗袍的特點。在禮儀場合穿著的旗袍，其開衩不宜太高，應到膝關節上方一到兩寸為最佳，著旗袍可配穿高跟鞋或半高跟皮鞋，或配穿高級面料、制作考究的布鞋。

　　除以上各式男女常見禮服外，有時也可視情況穿著夾克衫、獵裝、各種連衣裙以及其它時裝參加一些社交活動。

　　參加葬禮和吊唁活動，男士應穿黑色或其他深色服裝，內穿白色或暗色襯衫，系黑領帶;女士著深色服裝，內穿白色或暗色襯衫，不用花手帕，不抹口紅，不戴裝飾品。

　　參加婚禮不一定穿十分新式的服裝，應當盡量美觀大方一些，女性應適當化妝打扮。

　　現在，世界上大多數國家在穿著方面正趨于簡單化，很少有人穿上述傳統禮服參加涉外社交活動，特別是穿燕尾服的人更是越來越少。在比較隆重正式的場合，只要穿著深色、質料好的西裝就可以了。

　　(二)、西裝

　　西裝是目前世界各地最常見、最標準、男女皆用的禮服。西裝的最大特點是簡便、舒適，它能使穿著者顯得穩重高雅、自然瀟灑。

　　目前，國際流行的西裝在外觀造型上可以分為三大流派——英式、美式、歐式。

　　英式西裝，肩部與胸部線條平坦、流暢，輪廓清晰明快，最能體現紳士派頭;面料一般采用純毛織物，色彩以深藍和黑色為主，配以白襯衣和黑領結。整體效果是威嚴、莊重、高貴。許多上層人物在正規場合都喜歡選擇英式西裝，故英式西裝素有正式西裝之稱。

　　美式西裝，重視服式機能性，面料較薄，且有一定的伸縮性，也不強調光澤的強弱，在造型上略收腰身，后背開單衩或雙衩，肩部不用過高的墊肩，胸部也不過分收緊，保持自然形態。這種西裝不那么刻板，穿著時比較隨便，反映了美國人自由清新的著裝觀念，美式西裝最適合用做日常的辦公室服穿用。

　　歐式西裝，剪裁得體，造型優雅、規矩，肩部墊得很高，有時甚至給人一種雙肩微微聳起的感覺，胸部用上等的襯做得十分挺括，面料多以黑、藍精紡毛織物為主，質地要求細密厚實。就整體造型來看，歐式西裝與英式西裝十分相似，但比英式更考究、更優雅，腰身緊收，袖管窄瘦，背后開雙衩，褲管呈錐形向下收窄。穿上歐式西裝，人顯得特別自信和挺拔，并略帶一點浪漫情懷。

　　以上三種風格流派的西裝，男士們可以根據自己的愛叟、身材和具體場合來選用。一般來說，在宴會、酒會、慶典、會見貴賓等高級社交場合，應穿英式西裝;在舞會上、訪友、參觀、會議等半正規場合可穿美式西裝。

　　西裝與襯衫、領帶、皮鞋、襪子、褲帶等是一個統一的整體。只有它們彼此間統一、協調，才能襯托出西裝挺括、飄逸、光彩奪目的美感。因此，下面我們按穿著時從內到外、從上到下的順序簡述一下西裝的穿著禮儀：

　　1.襯衫的選擇與穿著

　　能與西裝相配的襯衫很多，最常見的是白色或其他淺色。領子應是有座硬領、衣領的寬度應根據自己的脖子長短來選擇，比如說：脖子較短的人不宜選用寬領襯衫;相反，脖子較長的人也不宜選用窄領襯衫。領口不能太大，也不能太小，以扣上領口扣子以后，自己的食指能上下自由插進為比較標準。袖子的長度以長出西裝袖口2厘米左右為標準。

　　襯衫在穿著時，長袖或短袖硬領襯衫應扎進西褲里面，短袖無座軟領襯衫可不扎。如果在乎時，長袖襯衫不與西裝L裝合穿時，襯衫領口的扣子可以不扣，讓其敞開，但一般只能敞開一粒扣子，袖口可以挽起，但一般只能按袖口寬度挽兩次，絕對不能挽過肘部。如果與西裝上衣合穿，或者雖不合穿，但要配扎領帶時，則必須將襯衫的全部扣子都系好，不能挽起衣袖，袖口也應扣好。

　　秘書知識素養

　　對于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面:基礎知識、專業知識、相關知識

　　一、基礎知識

　　秘書工作者知識的第一個層次，是秘書工作者必備的知識和前提條件。秘書工作者的知識面要廣，基礎知識要扎實。為此秘書工作應掌握以下三個方面的知識。

　　1、科學文化知識

　　基礎知識的基礎，包括語文、數學、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學習，可以讓自己透過歷史的現象抓住內在的規律和本質的東西。

　　2、馬列主義理論知識

　　哲學、政治經濟學、黨的建設有實踐中不斷地學習，才能提高理論修養。

　　3、政策法規知識

　　這是作為秘書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規、法令等相關的知識，特別要注重后者的學習。因為它在平時的工作中接觸最多的知識。

　　二、專業知識

　　是秘書工作者知識結構的核心或者是主體，也是區別于其他領域的知識結構的方面。

　　1、理論知識，是秘書學和秘書工作總體的理論知識，是秘書工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，

　　也是秘書工作的基本理論知識，秘書指導思想。分門別類的理論，包括文書處理，信息處理，信息調研和秘書實務的理論。

　　2、業務知識，秘書工作中各個環節的操作常識，基本技能，操作規范，公文的起草等。

　　3、行業知識，秘書工作者所在機關的行業的基本知識。

　　三、相關知識

　　秘書工作者的輔助知識，它包括以下幾個方面的知識。

　　1、新的學科知識，社會科學和自然科學，是相關知識中的一個重要內容，包括行為科學、系統論、控制論、信息論。

　　2、管理學知識，行政管理，領導科學，決策等方面的知識。

　　3、社會交往知識，社會關系學，公共關系學，人際關系學等，以便秘書工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。

　　4、心理學知識

　　四、社會知識

　　國際知識，當前國際的基本問題，世界格局，政治，經濟，軍事，思想，科技，文化等方面知識的變化及發展情況。

　　國內知識，國情，民情，民俗，民風等。

　　秘書的職業素養

　　一、秘書的業務素質

　　秘書的業務素質表現為與秘書的本職工作密切相關的一些能力要求。由于秘書工作的內容豐富多樣，所以秘書的能力要求也很多，這些能力要求根據秘書工作的分類，大致可分為辦事、撰文和技術三種，我們對這三種能力分作介紹。

　　(一)辦事的能力

　　“秘書部門是辦事機構，秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力”。“辦事能力”是我們習慣上的說法，其實，它是由多種能力合成的，主要包括以下幾個方面。

　　1.調查研究的能力。“調查研究是指人們深入現場進行考察,以探求客觀事物的真相、性質和發展規律的活動”。調查研究是秘書人員重要的業務之一，為了當好領導的助手和參謀，為了為領導機構作出決策、制定政策提供依據，為了起草報告、處理公文、處理來信來訪、辦理議案提案都必須做好調查研究。為此，秘書必須熟練掌握調查研究的各項程序、調查研究的方式方法和處理調查材料的能力。

　　2.理解和領會能力。要有較高的理解領會能力，關鍵要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力和精湛的品評力。

　　3.口語表達能力。這是對秘書的特殊要求。會說話這是一門學問，而且是事關辦事的成敗的基礎。會說話最起碼要做到三點：口齒清楚;表達準確;懂得說話藝術。前兩條是基本的，第三條石進一步要求，它包括了感染力、說服力、風度、禮貌等，需要我們由淺而深的去掌握。

　　4.應變能力。世界上的事物是瞬息萬變、不斷發展的，人們辦事的計劃和方案，常常會與現實不太相符，甚至大相徑庭;有時會突然變化，把原來的計劃和方案完全打亂。在這種情況下，辦事人員要胸有成竹，臨機不亂，迅速作出決策，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置，以達到預期目的。

　　5.交際能力。處理人際關系是一門學問，而交際能力又是處理人際關系的重要因素。一個秘書如果很善于交際，見面就熟，是人很容易接近，也容易被人信賴，那么辦事的成功率就會比較高。“交際能力又大多體現在協調工作和與領導的相處當中，而這兩方面對于秘書人員事業的發展至關重要”，所以學習交際藝術，提高交際能力，并非無足輕重。

　　還有其他一些能力。總之，辦事能力是個綜合水平的體現。

　　(二)較強的文字處理能力

　　文字處理能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道，人們常把秘書成為“秀才”，道理正在于此。

　　“秘書人員的文字處理能力，不是單純的文筆技巧問題，它實際是較高的政治理論水平、豐富的科學文化知識和現實資料信息、較強的分析和認識問題的能力以及流暢的文筆等多方面素養的綜合反映，也是一種綜合性能力”。

　　秘書人員文字處理能力的形成和提高，既須作綜合的努力，有有賴于長期的、反復的、刻苦的寫作實踐。只有在寫作實踐中進一步對有關寫作知識加以消化，做到心領神會，下筆才能左右逢源。提高文字處理能力的關鍵是自己多寫多練。

　　(三)熟練掌握辦公自動化設備的技能

　　論秘書應具備的素質論秘書應具備的素質“隨著時代的發展，現代技術在辦公室已經普遍應用，辦公室很多工作日趨自動化，所以秘書人員為了完成本職工作，還必須熟練掌握辦公自動化設備”[⑥]。這些技術主要包括：微電腦技術、打字技術、復印技術、縮微技術、攝影技術、錄音錄像技術、速記技術、書法技術、編輯技術、校對技術。在目前條件下，秘書人員應掌握的主要技能有：會使用文字處理機、電子計算機、多功能電話、復印機、傳真機等，還要懂得其簡單構造，掌握維修保養方法。同時，學會用電腦起草、修改文件，以及檔案資料檢索，縮微攝影技術等。秘書人員不僅要學會硬件操作，而且軟件編制，成為既懂秘書業務又懂電腦技術的通才。一方面秘書隊伍應有一批專業的技術能手，另一方面所有人員都應掌握自己工作中要用到的技術手段。

　　二、智能素質

　　業務素質決定于智能的高低、強弱，智能是業務能力的基礎。因此，秘書人員的業務素質與他們的智能素質密切相關。

　　智能素質包括五方面：知識結構，思維能力，臨機處事能力，記憶能力和自省能力。

　　(一)完善的知識結構

　　秘書由于長期從事文字工作，這就要求他們有完善的知識結構作為其擁有良好文筆和敏捷才思的基礎。秘書應該具有的這種知識結構主要包括：國際政治，國內政策，歷史，文化，民族知識，邏輯科學，領導方法，民主集中制原則，決策科學等。此外，工作經驗、社會閱歷也是知識，而且是開發智力和才干的重要知識。這不是要求秘書人員對每一門知識都精讀，而是要求對一般只是懂得即可，而對有所側重的知識要懂得很多、很深，這樣才能做好秘書工作。這種完善的知識結構需要秘書在日常生活中要不斷學習積累才能完成。

　　(二)思維能力

　　人智能的高低，是有思維能力開發程度決定的。所以思維能力的開發尤其要引起秘書的注意。從秘書工作的角度看，這種思維能力主要包括：語言表達能力，邏輯能力，思辨能力，認識能力，領會能力等。

　　1.語言表達能力。語言是表達思想、進行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就沒有語言，沒有語言也就表達不出思維結果。思維越深刻、越復雜，越需要語言加以正確表達;詞匯越豐富、語言表達能力越強，表達思維的能力就越強。一個秘書人員，既不斷通靈道人打交道，有不斷同各種普通人打交道，缺乏思維能力，語言表達能力低，就會影響智能的發揮。

　　2.邏輯能力，思維能力，認識能力。這幾方面都是思維的基本功和基本要素。秘書人員應當加強這三方面的鍛煉，以提高思維的能力，從而能夠熟練地運用邏輯思維辨別、認識事物的現象和本質，這樣可以鍛煉一個人的智能。

　　3.領會能力。它包括聽力、反映反射能力，它是秘書人員必不可少的智能。上級交代意圖、布置工作要領會，下邊匯報情況、請示工作，也要領會。秘書人員必須反應快、領會準，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。

　　(三)臨機處事能力

　　“臨機處事能力和應變能力很相近，但還不只是應變能力，而是在一切情況下表現的反應迅速、思路敏捷、處置泰然、機制靈活的智能”。它是以知識、經驗和思維力做后盾的，并與心理素質、行為智能和精神狀態密切相關。這些，一要靠思維開發，二要在實際工作中學習和鍛煉。秘書工作內容豐富，千頭萬緒，缺乏臨機處事能力的秘書人員是做不好工作的。如果遇到緊急事件，一般都是秘書人員先知道然后報告領導人指示搶救，做好善后工作。秘書人員接到這樣的突發事件的信息后，要做到臨危不亂，搞清事件情況，及時準確向領導匯報。

　　(四)記憶能力

　　很強的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認人、記人、記事。這就要求秘書人員強記博取，應付自如。記人除了掌握方法、訣竅之外，主要還靠平時勤下功夫多動腦子。

　　(五)自省能力

　　自省能力又叫反思能力，是指一個人隨時回顧自己的言行，總結自己成功的經驗和失敗的教訓，發現自己的過失和不足。常常自省的人，容易開發智能和增長才干。秘書人員是腦力勞動者，多數情況下要靠發揮聰明才智完成各種任務，而他們的工作又是為領導機關、領導人服務的，特別要求事情辦得妥帖、得體，這就要不斷反思自己的言行。使智能和才干在不斷的總結中增長起來。

　　三、心理素質

　　秘書人員的心理素質與做好工作很有關系。就一般情況說，秘書人員應具備的良好心理素質包括以下幾方面。

　　(一)堅毅的意志

　　意志是自覺地確定目的，并支配行動，以實現預定目的的心理活動。意志有自覺性、堅韌性、果斷性和頑強性等積極品質;也有盲目性、脆弱性、優柔性和頑固性等消極品質。秘書人員要鍛煉和培養自己堅定意志的毅力，在確定目的和接受任務時，要加強自覺性，克服盲目性;在遇到困難和挫折時，要堅忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而廢;在復雜的情況下辦文辦事，協助領導處理問題時，在多出主意，有自信心，當發現問題時要及時上報，做錯事及時改正。

　　(二)隨和的性格

　　性格是表現在人的態度和行為方面的比較穩定的心理特征的總和。秘書作為“內管家”，要處處關心工作，關心集體和關心群眾，對集體不能漠不關心，對待群眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨怪僻，脫離群眾。性格內向的，要多看到工作中有利條件，增強自強，自信、自愛，千方百計的完成工作任務。一般來說，對秘書人員的性格要求是：豁達開朗、意志堅強、敏捷應變、幽默風趣、友愛合作。

　　(三)平穩的情感

　　情感是人的喜怒哀樂等心理狀態。秘書的情感是秘書對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。優秀的秘書應自覺培養自己良好的情感品質，清醒把握自己的情緒狀態，保持穩定的心境，能鎮靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。要加強情操的修養，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

　　(四)應變的興趣

　　興趣是人們力求認識某種事物或從事某種活動的傾向，即通常人們所說的愛好。興趣也是一種具有積極情緒色彩的心理傾向，是社會實踐中形成和發展起來的，也可以在社會時間中改變。當一個人對某種事物具有興趣時，他就把自己的注意力經常集中和趨向于某種事物上，同時對該事物產生一定的情感。優秀的秘書應自覺培養對本職工作的興趣，以百倍的精力、滿腔的熱情投入其中。培養了良好的興趣，能使之在工作中產生愉快、興奮的積極情緒體驗，自覺提高職業素質，高效完成工作任務。

　　四、職業道德素質

　　職業道德就是源于職業本質、具有職業特征的行為規范。職業道德是職業的生命。秘書的職業道德主要表現在以下幾個方面。

　　(一)“忠于職守，自覺履行各項職責各行各業的工作人員，都要忠于職守，熱愛本職。這是職業道德的一條主要規范”。作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項職責，認真輔助領導做好各項工作。要有強烈的事業心和責任感，不擅權越位，不摻雜私念，不瀆職。

　　(二)兢兢業業，甘當無名英雄兢兢業業，甘當無名英雄，就是要求秘書人員埋頭苦干，任勞任怨。秘書工作性質，決定其工作主要是實干。要圍繞領導的工作來展開活動，要求招之即來，來之能干，在具體而緊張的工作中，腳踏實地，密切聯系實際和群眾，不計個人得失，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

　　(三)謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務謙虛謹慎，應是秘書人員應具有的美德。秘書人員不能因為在領導身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽取他們的意見，在工作中要善于協調矛盾，搞好合作。辦事要公道正派。秘書人員對領導對群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來頭辦事情。只有公道正派的秘書人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。熱情服務。秘書人員要把為領導服務，為本單位各職能部門服務，為群眾服務當作自己的神圣職責，要充分認識自己所從事的工作所具有的重要作用。

　　(四)遵紀守法，廉潔奉公，不假借領導名義以權謀私遵紀守法、廉潔奉公，是秘書人員職業活動能夠正常進行的重要保證。遵紀守法指的是秘書人員要遵守職業紀律和與職業活動相關的法律、法規。廉潔奉公是高尚道德情操在職業活動中的重要體現，是秘書人員應有的思想道德品質和行為準則。它要求秘書人員在職業活動中要堅持原則，不利用職務之便假借領導名義以權謀取私利，不搞你給我一點“好處”，我回報你一點“實惠”的所謂“等價交換”。要以國家、人民和本單位整體利益為重，自覺奉獻，不為名利所動，以自己的實際行動抵制和反對不正之風。

　　(五)恪守信用，嚴守機密秘書人員恪守信用，就是要遵守信用、遵守時間、遵守諾言，言必信，行必果。遵守時間，領導找秘書人員匯報工作，秘書人員不準遲到。秘書人員自己安排的會議或會談，自己要事先到場，并做好一切準備工作。秘書人員要嚴格遵守諾言，一經允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說明原因，使人信服。嚴守機密。“秘書人員一個顯著的特點，是掌握的機密較多”，因此，要求秘書人員必須具備嚴守機密的職業道德，自覺加強保密觀念。

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