秘書室工作禮儀規范介紹

時間：2022-12-14 10:36:01 禮儀常識我要投稿

秘書室工作禮儀規范介紹

　　面對同樣的工作機遇，同樣的發展平臺，為什么有的秘書在很短的時間內平步青云，成為領導眼前的紅人，進入團隊的領導層?而有的秘書雖然付出很多，卻依然得不到領導的青睞，甚至還淪為公司裁員的對象?下面是小編收集整理的秘書室工作禮儀規范介紹，歡迎閱讀！

秘書室工作禮儀規范介紹

　　秘書室工作禮儀規范介紹 1

　　一、匯報工作

　　向領導匯報工作時應按約定時間到達，進領導辦公室時應先敲門示意，待聽到應呼后再進門；匯報工作時舉止要文雅大方，彬彬有禮，做到站有站相，坐有坐相；匯報、請示時應實事求是，要點突出，中心明確，吐字清晰，切忌表示不滿或頂撞。結束匯報應由領導提出，領導未作結束表示前，不可頻繁看表、打哈欠，以示焦急或不耐煩。告辭時，應順手把茶具或桌椅等擺正或作適當處理。

　　二、陪同視察

　　陪同領導視察時，應注意一定的禮節。一般兩人同行時，以前者、左者為尊；三人同行時，并行以中者為尊，前后行時，以前者為尊。進門、上車時，應讓尊者先行；上樓時尊者在前，下樓時則相反。在室內，以朝南或對門的座位為尊位。乘電梯時，陪同人員先走一步按下電梯按鈕，一手擋住電梯門一側，待尊者進入后，自己再進入。如果客人或上級人數很多，則應自己先進去按鈕以便領導同志從容而進。電梯進門左側為上，要主動留給客人或上級。

　　領導視察工作時要做好引領工作。引領時應稍側身走在領導側前方，與領導保持兩三步距離，并適時以手示意，一面交談，一面配合領導的腳步。切忌獨自在前，背對著領導。

　　三、接打電話

　　（一）接聽電話。接聽電話時要文明禮貌，接聽人應先客氣地自報家門：“您好，這里是某地委辦公室秘書室，請講”然后詢問情況，嚴禁使用“喂，你是誰？”，“干什么”，“找誰”等生硬語言。如果對方詢問姓名，應耐心作答，對于對方詢句之事也應盡量詳盡答復。如果對方要找的人是其他同事，受話人可說一聲“請稍等”，并盡快幫忙尋找。如果對方要找的人不在，應禮貌地告訴對方，并可適當詢問“請問您有什么事要轉告嗎”，如有，則應認真記錄，并盡可能復述一遍，以確保無誤，最后說聲“再見”。

　　接到打錯了的電話，態度要友好，應禮貌地告訴對方，這里不是其要找的單位，請他重撥，不應不加解釋地將電話掛斷。如有可能的話，可幫助對方查找他所要部門的電話。

　　接到領導電話，應主動說出自己的部門、職務和姓名。領導如果找本部門負責人通話，要迅速通知，并請領導稍等。如果本部門負責人不在，要請示領導能否轉達，如領導同意，要將領導發話內容認真記錄下來，以便向本部門領導傳達。最后應主動詢問領導還有什么要求，待領導放下電話后再掛上電話。

　　接聽電話，要善于處理電話內容和有關事項。對要求報告領導的，不能接一次電話就報告一次，以盡量不打斷領導辦公為宜。具體辦事人員，可根據情況匯總報告，但重大或緊急事項不能壓下不報，更不能擅自處理。

　　對通話時間較長、通話內容復雜的電話，要弄明白對方意圖，并準確、全面地將電話內容認真記錄在專門簿冊上，記明電話內容的五個要素，即：來話時間，來話人姓名、單位及職務，電話號碼，來話內容（時間、地點、人物、事項或需要解決的主要問題）。另外，如有初步結果的，要記錄領導意見和處理情況，最后記錄人署名。

　　（二）撥打電話。

　　撥打電話時，首先要理清通話的內容和要點。電話接通后，打電話的人應當首先問一聲“您好”，然后自報家門。不使用電話免提鍵撥打電話。電話內容要簡明扼要，表達清楚、準確。

　　如果撥錯了電話號碼，應向對方表示道歉。讓對方轉接或傳呼某人時，應注意措辭，并適時道謝，如“請（麻煩）您轉某某處”，“請（麻煩）您叫一下某某”。對方幫你去找人時，話筒不應離開耳邊，更不應與別人高聲談笑。通話結束時，應道聲“再見”。

　　如果與領導辦公室距離很近，盡量不要用電話聯系，應直接當面請示或匯報工作。給領導打電話時，要稱呼領導職務，然后通報自己的部門、職務和姓名，簡潔、準確地說明需要請示或匯報的內容。領導的指示或意見應準確、全面地記錄，通話結束時應主動詢問領導還有什么指示或要求，并主動說“再見”。通話完畢后，應待領導放下電話后自己再掛上電話。

　　給基層單位和部門打電話時，態度要謙和，不得盛氣凌人。

　　四、介紹來賓

　　（一）介紹的順序

　　在為他人做介紹時，應注意介紹的順序。為了體現對長者、上級和女士的尊重，在介紹時應按以下順序進行：

　　1．將年輕者介紹給年長者。在同性別的兩人中，應首先向年長者介紹年輕者，以表示對年長者的尊敬。

　　2．將職位低的介紹給職位高的。譬如兩個人當中，一位是王處長，另一位是丁科長，這時介紹人應首先將科長介紹給處長：“王處長，這位是丁科長。”

　　3．將男士介紹給女士。在介紹陌生男女相識時，介紹人通常是把男士引導到女士面前，首先向女士介紹男士。若兩人當中，男士年齡比女士大很多或地位比女士高，這時應先向年長的或地位高的男士介紹年輕女士。

　　若被介紹人都是同性別、年齡相差無幾而又無辨別其地位時，可按座位順序或站立順序依次介紹。

　　（二）介紹的姿勢和語言

　　介紹時，介紹人和被介紹人都要起立。介紹人應引導兩個被介紹人相向而立，自己站在側旁，面對他們，將手掌伸開，手心向上，手指指向被介紹人的一方，不可只用一個手指指點或去拍打被介紹一方的肩或背。

　　在正式場合，介紹時一般用“請允許我向您介紹……”的說法。向眾人介紹一人時，可以說：“請允許我把“秘書工作”介紹給諸位。”在一般的、非正規場合進行介紹，所用的語言比較簡單、活潑。如“這位是××”，“這位是××科長”等。

　　被介紹的雙方在介紹完畢后應相互握手問候，可以說“很高興認識您”、“您好”等。

　　五、接待工作

　　（一）一般接待禮儀規范

　　這是接待人員應共同遵守的基本禮儀規范，也是“窗口”接待的基本原則和要求。

　　1．做到“五要”：

　　一要儀容嚴整——接待人員要衣著整潔，精神飽滿，舉止端莊。

　　二要態度和藹——接待人員要誠懇、自然，認真聽取對方談話，不耍威風、擺架子。

　　三要語言文明——接待人員一般應講普通話，使用禮貌用語，語氣謙和、客氣，不講粗話、臟話。

　　四要講究效率——對客人要求辦理的事情，凡符合政策、法律，手續齊全的應及時辦理，不能推諉、拖延。對不能解決的，要講明原因，并及時轉有關單位接待、解決。

　　五要一視同仁——接待時應本著公平、公開的原則秉公辦事，不循私情，不開“后門”，不應以地位、年齡、身份、生熟等區別對待。

　　2．接待人員，要儀容整潔大方，舉止從容端莊，不論來訪客人是事先約好的，還是不約而來的，不論是常來的，還是生疏的，客人進門，接待人員要馬上起立相迎。

　　對事先約好的客人，接待人員要熱情迎接。對事先未與領導約好的客人，一定要禮貌地詢問姓名、身份，弄清其來訪目的，待請示領導后根據領導要求迅速做出處理。不得直接讓其去領導辦公室或告訴其領導去向。

　　如果客人要找的領導或其他人員不在，應妥善予以處理。若自己知道領導及有關人員在較短的時間內能夠回來，可請客人坐下來等候，并送上茶水、飲料和報刊。客人等的時間較長時，應不斷給客人倒開水，以免客人有被遺忘、被冷落的感覺。如果自己手頭沒有什么要緊的工作，也不防陪客人談話。當客人表示沒有時間等候時，可以問明客人來訪的大致內容，待相關人員回來后轉告。

　　（二）迎送禮儀規范

　　1．迎送的準備

　　迎接來訪的代表團，應事先了解對方的來訪目的與要求，要確定來訪人員的姓名、性別、年齡、身份、人數、職務、級別等，并以此確定迎送規格，安排相應的接待人員和食宿環境。一般來說，對上級主要領導的到來，要通知某地委主要領導親自出面迎送和陪同；兄弟單位負責同志的到來，可通知辦公室主要領導或副職出面接待。食宿應根據其級別作相應的安排，規格既不宜過高，也不要過低。

　　為了提前安排食宿和交通工具，應準確地了解掌握客人所乘交通工具的抵、離時間。

　　2．迎送中的具體事項

　　去機嘗車站接送的人員，其職務可比對方低一級，同級領導可在賓館迎候。迎接人員應在客人抵達之前到達機嘗車站，如果客人是首次前來，互不認識，接待人員可事先制作特定的標志，如小旗或牌子等，讓客人容易看到，以便主動前來接洽。

　　在客人到達后，迎接的領導應上前握手，致以問候。相互介紹時，主人應將前來歡迎的人一一介紹給客人。安排接待人員時，應考慮周到，以相對固定為好，切忌隨意更換。

　　接待人員應及時將客人食宿安排等發到每個人手中，或通過對方的聯絡秘書轉達，以便讓客人心中有數。迎接身份高的客人，要事先在迎送地點安排貴賓休息室，客人抵達后，應稍作休息，再開展其他活動。

　　客人離開時，主人可到住地或機嘗車站等送行。直接去機嘗車站送行時，應在客人登機（車、船）之前抵達，而且要留出足夠時間保證客人辦理有關手續。

　　3．回贈禮品

　　對重要客人，確實需要贈送禮品的，要請示有關領導，提前安排好。

　　秘書室工作禮儀規范介紹 2

　　秘書服飾禮儀要求

　　秘書人員的著裝既要體現實用性，也要體現裝飾性，體現個體自身的審美素質和組織形象。要晝把服飾的自然屬性、社會屬性、情感屬性與秘書公關活動的禮儀屬性結合起來，盡可能避免因自己著裝不當而使企業的聲譽蒙受損失。

　　1、服飾要以簡潔為美

　　簡潔是當今服飾發展的大方向，服飾越簡潔、越流暢，其美學效果就越好。秘書人員工作比較繁重，服飾過于煩瑣不但不利于工作上輕裝上陣，還會讓人當做花瓶擺設看待。而簡潔的服飾則會給人一種輕松、明快之感，有利于人際間的溝通。

　　2、揚長避短

　　秘書人員選擇服飾一定要注意揚長避短，盡量避免穿戴與自己體形不協調的服飾，這樣才能充分展示自己身材的長處，使自己充滿自信地出現在各種社交場合。

　　3、體現個性

　　人們戲言鞋合不合適，只有腳知道，說的就是著裝要因人而異。一件同樣的衣服穿在不同的人身上會產生不同的效果，這是因為不同的人性格氣質不同造成的。所以，穿什么衣服應根據個人的特點而定，只有使衣著與自己的年齡、性別、膚色、體形等特點相適應，特別是和自己的性格、氣質、個性特征相吻合才是得體的。

　　秘書日常接待禮儀

　　接待來客是秘書最頻繁的日常事務之一。秘書是代表單位接待來客的,其接待態度如何, 直接影響著單位的形象,決定了來客對單位的印象,關系著業務能否順利進行。所以,秘書應當盡量做到讓每一位來客滿意而歸,這就得掌握接待的基本禮節。

　　一、打招呼

　　當客人到來時,秘書應馬上停下手頭的工作,抬起頭,禮貌而熱情地招呼來客。打招呼的用語要正式規范。秘書說話時聲音應舒緩,咬字吐音要清楚。表達要簡潔流暢。

　　二、招待

　　秘書日常接待的來客大致分事先約好的和沒有預約的兩種。對經過詢問、甄別,沒必要由領導人會見,或經請示后領導人無意會見的來客,秘書可以婉言拒絕。對初次來訪的人,引見時,秘書要走在來客左前方一尺處,并隨時轉頭注意客人,引導方向。

　　1、座次

　　秘書引導或陪同客人去面見領導時，到達接待室后應將客人引至上座的位置上。引導就座時，長沙發優于單人沙發，沙發椅優于普通椅子，較高的座椅優于較低的座椅，距離門遠的為最佳的座位。

　　2、奉茶

　　上茶應在主客未正式交談前。正確的步驟是：雙手端茶從客人的`左后側奉上。要將茶盤放在臨近客人的茶幾上，然后右手拿著茶杯的中部，左手托著杯底，杯耳應朝向客人，雙手將茶遞給客人同時要說您請用茶

　　奉茶的順序：上茶應講究先后順序，一般應為：先客后主;先女后男;先長后幼。

　　奉茶的禁忌：盡量不要用一只手上茶，尤其不能用左手。切勿讓手指碰到杯口。為客人倒的第一杯茶，通常不宜斟得過滿，以杯深的2/3處為宜。繼而把握好續水的時機，以不妨礙賓客交談為佳，不能等到茶葉見底后再續水。

　　秘書電話禮儀

　　一、接聽電話前

　　1、準備筆和紙：如果大家沒有準備好筆和紙，那么當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要準備好筆和紙。

　　2、停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現。

　　3、使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。

　　4、帶著微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。

　　二、接聽電話

　　1、三聲之內接起電話;

　　2、主動問候，報部門介紹自己;

　　3、注意接聽電話的語調，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當中能聽出你是在微笑;

　　4、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;

　　5、轉接電話要迅速：每一位員工都必須學會自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉接正確的分機上，并要讓對方知道電話是轉給誰的。

　　6、電話留言要遵循5W1H原則： When何時、Who何人、Where何地、What何事、Why為什么、HOW如何進行等。

　　三、打電話禮儀

　　1、確定合適的時間，當需要打電話時，首先要考慮此時此刻對方是否方便聽電話，應該選擇對方方便的時間打電話，盡量避開在對方忙碌或是休息的時間打電話。

　　2、開頭很重要

　　無論是正式的電話業務還是一般交往中的不太正式的通話，自報家門是必須的，這是對對方的尊重，即使是你熟悉的人，也應該主動報出自己的姓名，因為接電話方往往不容易通過聲音準確無誤的確定打電話人的身份。

　　3、通話盡量簡單

　　在工作電話中一般一個電話最常三分鐘，超過三分鐘應該改成其他的交流方式。

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