接電話(huà)的基本禮儀有哪些
接電話(huà)要及時(shí)
電話(huà)鈴響之后,一定要在三聲鈴響之內(nèi)拿到聽(tīng)筒,否則會(huì)有怠慢客人之嫌。如果一時(shí)騰不出空來(lái),讓電話(huà)響了四聲以上,拿起電話(huà)后應(yīng)向?qū)Ψ降狼福骸皩?duì)不起,讓您久等了。”然后不要等著人家問(wèn)什么說(shuō)什么,首先應(yīng)報(bào)單位名稱(chēng)及所屬部門(mén)。
如果你另有電話(huà)要去接,要事先告訴他,不要讓他在電話(huà)那邊等待時(shí)間過(guò)長(zhǎng),一般要在15秒中之內(nèi)對(duì)擱置的電話(huà)有所回應(yīng),表明你時(shí)刻關(guān)注著對(duì)方。
接電話(huà)要注意聲音語(yǔ)調(diào)
在接電話(huà)的時(shí)候,由于你的姿態(tài)、笑容、表情對(duì)方完全看不見(jiàn),因此,你的善意,友好,完全依靠你的語(yǔ)言和聲調(diào)來(lái)表達(dá)。在平時(shí),你講話(huà)的聲調(diào)不太好,你對(duì)語(yǔ)言不大講究,別人還可以看見(jiàn)你的態(tài)度舉止和你的面部表情。
但在通話(huà)時(shí),一切只能依靠聲音來(lái)表達(dá)。所以你必須很小心的控制你的聲調(diào),讓你的聲調(diào)能夠溫暖、親切的、舒適的、悅耳的傳達(dá)出你的友好,同時(shí),你的口齒也要清晰的傳達(dá)出你談話(huà)的`內(nèi)容。
請(qǐng)注意,你的口要正對(duì)著話(huà)筒,口唇離開(kāi)話(huà)筒大約半寸,音量不要太大或太小,咬字要清楚,說(shuō)話(huà)速度要比平時(shí)略慢,必要時(shí)把重要的話(huà)重復(fù)兩次,提到時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)目時(shí)一定要交代的非常仔細(xì)。
接電話(huà)要面帶微笑
微笑不只表示自己的心情好壞與否,那種親切明確的快樂(lè)會(huì)感染身邊的每一個(gè)人。所以工作的時(shí)候不要把自己的不良情緒帶給大家,即使生活中有很多的不如意,還是要以一個(gè)樂(lè)觀(guān)的心態(tài)去面對(duì),把快樂(lè)帶給身邊的每一個(gè)人。
接電話(huà)的時(shí)候也是一樣,即使對(duì)方看不到你的表情,但是愉悅的笑容會(huì)使聲音自然、輕快、悅耳,可以留給對(duì)方很好的印象。由于臉部表情可以影響聲音的變化,所以在通電話(huà)時(shí)也要抱著對(duì)方正在看著自己的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。
禮貌接聽(tīng)打給別人的電話(huà)
如果你接到了打給周先生的電話(huà),你可以這樣說(shuō):
(電話(huà)響起)
小王:早上好,銷(xiāo)售部,我是小王。
客戶(hù):周先生在嗎?
小王:您找周先生是嗎?
如果周先生在你身邊,你可以大聲一點(diǎn),讓旁邊的他聽(tīng)到,迅速作出反應(yīng),要是周先生愿意接聽(tīng),就說(shuō)請(qǐng)稍等,若是周先生不愿意接聽(tīng),你可以說(shuō):“對(duì)不起,他剛走開(kāi),請(qǐng)問(wèn)您是哪位?”對(duì)方此時(shí)留言,你可大聲重復(fù)一遍,讓周先生決定是否接聽(tīng),如果周先生又愿意接聽(tīng)了,你還可以說(shuō):“請(qǐng)稍等,他回來(lái)了。”這是個(gè)既能表現(xiàn)自己的禮貌,又能幫同事避免尷尬的好方法。
接到打錯(cuò)的電話(huà)要保持禮儀
萬(wàn)一對(duì)方撥錯(cuò)了電話(huà)或電話(huà)串了線(xiàn),也要保持禮儀風(fēng)度,切勿發(fā)脾氣耍態(tài)度。確認(rèn)對(duì)方撥錯(cuò)了電話(huà),應(yīng)先自報(bào)一下“家門(mén)”,然后再告之電話(huà)撥錯(cuò)了。對(duì)方如果道了歉,不要忘了以“沒(méi)關(guān)系”去應(yīng)對(duì),而不要教訓(xùn)人家“下次長(zhǎng)好眼睛”“看仔細(xì)了”。
如果有可能,不妨問(wèn)一問(wèn)對(duì)方,是否需要幫助他查一下正確的電話(huà)號(hào)碼。真的這樣做了,是借機(jī)宣傳了本單位以禮待人的良好印象。
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