秘書規章制度

時間：2023-02-22 17:37:29 規章制度我要投稿

秘書規章制度9篇

　　隨著社會不斷地進步，大家逐漸認識到制度的重要性，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，以下是小編為大家收集的秘書規章制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

秘書規章制度9篇

秘書規章制度1

　　傳統的秘書的協調工作在我國計劃經濟的不同時期以及由計劃經濟向市場經濟轉軌的過程中對推進部門的職能工作起到過重要作用。但是隨著我國市場經濟的深入，特別是中國加入wto以來，在新的形勢和新的要求下，我國秘書協調工作面臨著新的挑戰。

　　（1）立足傳統的協調工作觀念，端正心態，正確對待企業工作中的新的協調工作。

　　秘書協調工作的作用、秘書協調工作的內容與特點、秘書協調工作的方法與形式以及協調工作對秘書人員的素質要求，這些作為我國秘書工作的經典部分，作為秘書人員要融會貫通，運用自如，但是隨著中國加入wto，中國與世界各國交往更加頻繁，部門的職能工作將由過去“主內”轉變為“內外兼顧”。由過去以管理職能為主，而今變為以引導和服務職能為主，例如：計劃經濟時期，政府為了貫徹自己的行政意圖總是通過各種會議，利用各種行政公文，采取行政干預手段對基層以及所屬企事業單位的運轉和經營進行指令性調控，要求基層和所屬企事業單位嚴格按照自己的意圖行事。這樣造成自上而下的遵循、服從，由此造成各種權力牢牢地控制在政府手里，嚴格制約著基層和組織的經營自主權，隨著中國加入wto，市場經濟的成份更加完善，部門權力下放，基層特別是企業單位按照經濟規律，依據國家法律自主經營的成分更多、更廣，由此，秘書人員的角色在轉變，秘書協調工作的內容和方式也在轉變，那種傳統的行政命令的會議和公文傳達的行政管理手段應該逐漸以政策引導和積極服務方式來代替，引導外商來投資，引導自己的企業納入國際競爭，走向國際市場。為國內外企業的生產經營作好服務，提供優質的市場環境。

　　（2）秘書人員要懂經濟，懂法律，懂管理，懂國際慣例，使中國秘書協調工作逐步與世界接軌

　　中國加入了wto，一方面體現的是中國的經濟與世界各國經濟的滲透與融合，另一方面體現的是中國與世界各國的全方位的交往，政府職能部門作為維護國家的利益，促進商貿往來的主體，其秘書人員勢必有大量的協調工作要做。

　　首先要懂經濟，熟悉經濟學原理，能夠運用會計手段，對各項經濟事務進行及時、準確、有效的監控和預測，以便爭取中方經濟的更大利益，避免由于政府人員的.失察，失職，造成國有資產的流失和中方經濟的損失；其次，秘書人員要懂中國的現行法律，特別是各國與各地區的法律和國際法。同時還要認識并了解到中國現有法律條文和外商交往過程中相抵觸的部分而又未重新立法的新情況新問題，立足中方利益，靈活協調；再次，秘書人員在協調過程中要懂管理，系統掌握管理學，財政金融學，會計學，生產管理、市場營銷管理、國際工商管理以及戰略管理等相關管理學科的知識，合理組織、領導、決策、規劃并執行，使企業行為更適應市場經濟規律，使中外企業在政府的宏觀調控和直接引導下，各項經濟工作有序運轉；再次，熟悉國際慣例，國際慣例是長期以來，世界各國在公共交往過程中逐漸形成的而成為習慣性的處理事務方式的一些先例。在紛繁復雜的往來過程中，往往存在許多棘手問題，作為秘書協調工作往往需要熟悉國際慣例，按國際公共準則行事。

　　（3）秘書人員要迅速充實自己，提高協調工作的能力

　　傳統的協調工作中掌握政策尺度，利用靈活的協調技巧手段，在應對一般政府職能工作中起到過重要作用，然而，隨著市場經濟的深入，我國與世界各國交往日益頻繁，在各種協調工作中，秘書人員要熟練運用語言，應準確無誤的利用語言進行書面表達和口頭表達。用外語進行廣泛的協調工作，過去我們外事活動較少，政府專門設置了外事機構協調，那是以外事活動單一且數量較少為前提的，而今面臨的是外事活動驟增，我們所面臨的是全方位的多空間的外事往來，那么，單靠外事機構人員來處理紛繁復雜的外事活動是不夠的，企業秘書人員在協調過程中運用外語進行公文制作和傳遞，進行外文翻譯的文字工作和口頭表達能力尤為重要。除了外語能力外，計算機技術的應用也很重要，秘書人員在處理各種政務工作中，可以利用計算機使其有序化，更主要的是進行遠距離傳輸和存貯，由此節約時間、節約經費、提高效益。

　　（4）加強修養，不卑不亢，樹立中國政府秘書人員良好形象。

　　近代中國，由于中國的落后，中國人民受盡了西方列強的欺壓，中國政府成了西方列強的傀儡政府，洋人成了統治中國的太上皇，政府人員成了洋人的奴才。新中國成立后，中國人民站起來了，但是幾十年來，我們幾乎是半封閉狀態，十一屆三中全會以后，我們逐漸打開了國門與更多的國家進行交往。而今我們面臨的是中國與世界各國的接軌與融合，企業的事務日益國際化，秘書人員將處理日益紛繁復雜的國際事務，由此，秘書人員必須加強自身修養，協調內外事務熱情大方，注重效率，維護國家利益。尤其是對外不卑不亢，實事求是，樹立中國政府秘書人員良好形象，樹立中國人民的良好形象。

　　總之，秘書的協調工作的作用是更好地貫徹落實黨的路線方針政策，完成具體工作任務的必要手段，實現思想統一、政策統一、步調統一的有效方式。秘書協調的內容復雜，范圍寬廣，本身固有的內在的若干特征，要求秘書人員采取靈活多樣的協調方法和技巧，由此對秘書提出了很高的要求。然而，隨著改革開放的深入，市場經濟的形成，特別是中國加入了wto，中國經濟與世界經濟正逐步接軌，新的形勢，新的要求下，秘書的協調內容將會更豐富、更復雜，這就要求秘書人員要不斷學習，加強自身修養，立足國情，放眼世界，洋為中用，采取更為靈活多樣的協調技巧去處理各種紛繁復雜的工作，這是新時期秘書工作要研究的一個非常緊迫的問題。

秘書規章制度2

　　第一、秘書處各成員工作職責秘長職責。

　　1、協調主席團，整體把握學生會工作動態，在各項活動及學生會各部常規活動中進行有效指導。

　　2、針對系學生工作實際，提出切實可行的工作改革建議，或組織主席團會議、部長級會議、全體學生會會議，負責主席團會議的記錄工作。

　　3、審議各部提交的工作改革辦法。在重大活動中，及時組織、協調。

　　4、對秘書處的工作進行全面監督，做好承上啟下的工作;根據學生會階段性的具體情況和工作重點研究安排各項相關工作，并制定相關工作計劃，并與副秘書長進行溝通交流。

　　5、負責秘書處工作的審核、落實和工作總結，協調秘書處開展工作。

　　副秘書長職責

　　1、配合秘書長做好主席團工作的安排和落實。對秘書處秘書進行工作分派，確保各部、各班工作具體到人。

　　2、主持秘書處常規工作，安排各部人員在規定時間到學生會辦公室值班，確保學生會工作照常進行。

　　3、負責學生會部長級會議的會議記錄。各項資料歸檔工作必須安排到個人。

　　4、負責部內各組工作的分配、調控，協調秘書處成員與其它部門成員之間的關系，并對部員的表現進行評估考核。

　　5、負責部內成員的檔案和活動資料的管理。注意發現和培養優秀部員，關注他們的進步，為他們的發展創造必要的條件和環境。

　　6、負責秘書處內部工作，協調委員之間的關系，在內部工作會議時向秘書長反映委員的表現和工作情況。

　　秘書職責

　　1、按照分工對學生會各部、班內情況進行資料存檔和工作監督。

　　2、負責協調各部值班人員按時值班，對各部各班資料進行存檔歸類，安排每周的學生會會議，按時收繳會議記錄和活動相關資料。

　　3、并對各項通報進行歸檔存放。對各部所上交的各項材料進行定期的匯總和整理。

　　4、認真及時地完成上級分配的工作，在活動的策劃審核時發揮創新意識，提出富有創新性的`建議和倡議。

　　5、團結協助，注重團隊協作精神;始終保持著對工作的熱情;做好每次例會的會議記錄，登記會議出勤情況、匯總會議結束后的意見及討論結果。

　　6、協助其他各部門完成各項活動的后勤工作，如資料收集、場地布置、秩序維持等。

　　7、負責對學生會成員的通知及其聯絡工作。

　　第二、規章制度

　　一、日常：

　　1、秘書處成員要嚴于律己，遵守學生會的管理制度，互助共勉，樹立秘書處良好的形象和聲譽，如發現部內成員有嚴重損害秘書處形象的，當即予以辭退;

　　2、秘書處成員不得以權謀私，不得以秘書處或學生會的名義有不當行為，一經發現，視情節輕重，分別處以批評，警告、直至辭退;

　　3、秘書處成員在執行工作中，出現錯誤應追究該組負責人及當事人的責任，如因主觀原因出現一次重大錯誤或者三次小錯誤，即予以除名;

　　4、秘書處成員如察覺自己無法勝任秘書處工作，可以向秘書長或副秘書長提出辭職，并上交辭職報告。經秘書長和副秘書長根據實際情況，得到老師同意，并且工作移交完整后方可離開秘書處。

　　二、會議：

　　1、秘書處根據實際工作需要，或于每周三下午4：30召開內部工作會議，委員應準時參加例會，例會前專設一名委員登記本次例會的出勤情況并做好會議記錄;

　　2、部內成員應遵守例會紀律，不得討論與會議無關的話題，保證討論的議題順利進行;

　　3、委員應認真完成會議記錄，對于有異議的地方可以會后討論解決，或向秘書長或副秘書長提出;

　　4、如遇特殊情況應事先向秘書長或副秘書長請假并說明理由，事后明確會議內容，委員遲到、早退達五次或無故缺席三次者，予以內部處理。

　　第三、獎懲條例

　　為了提高部門成員在工作上的責任意識，加強部門內部管理建設每學期將對部內委員工作成績進行評定，特擬條例如下(實行百分制)。

　　委員最終考核成績有兩部分組成，秘書長及副秘書長對其考核成績分數占總分的60%，委員自評成績占總分的40%;每位委員的基礎分為70分;嚴格按照分數高低評選出優秀委員;每次評選優秀委員人數不超過總人數的20%。

　　獎懲細則：

　　1、及時傳達各項任務加2-5分/次，不能及時傳達工作任務將視其情節扣2-5分/次。

　　2、積極完成下達的工作任務視其效果加2-5分/次，對不能完成任務而無情況說明者將視其情節扣2-5分/次。

　　3、在執行工作中，認真負責加5-10分;玩忽職守，扣5-10分/次。若造成嚴重后果、有損學生會或部門形象者，將給予警告或開除。

　　4、在活動策劃及開展中，提出創新意見者加2-5分/次。

　　5、對于每次例會，應準時參加，生病或有事應事先請假。無一次缺勤者加5分;如無故缺席扣其5分/次，遲到扣2分/次。

　　6、秘書處委員參加秘書處活動一律不得加分。

秘書規章制度3

　　工作職責

　　一、負責市政府領導和市政府辦公室領導的政務和事務服務工作。

　　二、負責市政府及市政府辦公室收進

　　的上級部門、市直部門、各縣區文電的簽收、登記、傳遞、交辦、催辦等收文處理和歸檔工作，以及市政府研究室、市地方志辦公室的文電處理工作。

　　三、負責市政府及市政府辦公室有關文件及材料的起草工作，以及市政府辦公室文電的登記、編號、用印、分發等發文處理和歸檔工作。

　　四、負責市政府全體會議、市政府常務會議、市長辦公會、市長碰頭會、秘書長主任會議、秘書長主任辦公會議、辦公室室務會議、辦公室全體會議等會議的會務工作。

　　五、負責管理市政府辦公室及市政府研究室的印章。

　　六、完成領導安排的調查研究任務。

　　七、協調市政府辦公室各科室的政務服務工作。

　　八、完成有關信息的采編整理。

　　九、負責市政府辦公室的政務值班安排和檢查工作。

　　十、完成領導交辦的其他工作。

　　十一、科長在市政府秘書長、副秘書長和辦公室主任、副主任的領導下工作，主要職責是：

　　1、負責秘書科的全面工作。

　　2、負責市政府全體會議、市政府常務會議、市長碰頭會、市長辦公會、秘書長主任會議、辦公室室務會議、辦公室全體會議等會議的有關會務工作，以及市政府常務會議和秘書長主任會議的記錄和紀要的起草。

　　3、負責秘書科的信息和衛生等工作。

　　4、完成領導交辦的其他工作。

　　十二、副科長在分管副主任和科長的領導下工作，主要職責是：

　　1、協助科長負責秘書科的日常工作。

　　2、負責監督管理秘書科的收文、發文處理工作。

　　3、協助科長完成有關文件及材料的起草。

　　4、負責市政府辦公室室務會議的記錄和紀要起草。

　　5、負責有關信息的采編整理。

　　6、完成領導交辦的其他工作。

　　十三、秘書科科辦員在科長和副科長的領導下工作，主要職責是：

　　1、負責市政府辦公室收文的簽收、登記、傳閱、歸檔和信訪信批辦件的登記、轉交、催辦，以及市政府研究室、市地方志辦公室的文電處理工作。

　　2、負責市政府辦公室的各類明傳電報和密碼電報的簽收、登記、傳遞、歸檔工作。

　　3、負責市政府辦公室各類文電（正式文、函字、工作通報、明傳電報、送閱件、常務會議紀要、市辦公會議紀要）的編號、用印、分發和歸檔。

　　4、負責秘書科承辦的有關會議的會務工作，以及市政府辦公室全體會議的記錄。

　　5、負責管理市政府辦公室和市政府研究室印章。

　　6、負責有關信息的'采編整理。

　　7、負責大事記及市政府領導一周主要活動安排匯總編寫。

　　8、完成領導交辦的其他工作。

　　工作程序

　　一、堅持分工負責、協調配合的原則，實行逐級負責制，除特殊情況外，一般不得越級行事。

　　二、市政府領導的講話以及有關文件材料的起草，由科長負總責，組織安排完成。除辦公室領導直接交辦的以外，一般先交科長審核把關后，再呈送辦公室領導審閱。

　　三、公文處理等內務工作按工作分工由內務人員具體負責，嚴格按《市政府辦公室政務工作細則》辦理。副科長負責監督管理，重大事項要及時報告科長。

　　四、整理報送的信息，由科長或副科長審核后送信息技術科。

　　五、大事記、市政府領導一周活動安排由內務人員整理，科長或副科長審核后送分管副主任審閱。

　　六、市政府辦公室、市政府研究室印章的使用和介紹信的開具，要嚴格按照有關規定執行，除文電用印外，必須經辦公室領導同意后方可用印。

　　科室管理

　　一、科室管理工作由科長負責，對科室工作進行合理分工，做到任務清楚，責任明確，達到有序、規范、高效的工作目標。

　　二、在積極參加辦公室集體學習的基礎上，建立學習制度，堅持開展經常性的自學，廣泛學習政治理論和業務知識，不斷提高科室人員的理論修養、政策水平和工作能力。

　　三、嚴格遵守單位規章制度，嚴明紀律，全體人員必須按時上下班，不得遲到早退，有事不能到崗時必須按權限向科長、副科長或辦公室領導請假。

　　四、認真貫徹執行《領導干部身邊工作人員廉潔自律的規定》，尊重和維護領導與機關形象。

　　五、加強保密管理，強化保密意識，科室人員必須嚴守秘密，對應當保密和限定擴散范圍的會議內容及重大事項，不得向外泄露。

　　六、科室人員要加強溝通協調，互相關心、互相支持，科長要經常性的、有針對性的開展談心交流活動，及時了解和掌握科室人員情況，充分調動和發揮

　　好每一個工作人員的積極性、主動性，保證科室各項工作任務的完成。

秘書規章制度4

　　一、秘書部的任務

　　本部門的工作是為了維持本協會的活動項目能夠順利進展的不可或缺的后勤工作，是聯系各大部門一起團結開展工作的一條鏈條，是本協會的重要橋梁。

　　二、秘書部日常具體工作安排

　　1．負責各會議、各活動的收發通知工作（注意格式及說話語氣）。

　　2．每次會議至少需有一秘書到場進行詳細會議記錄，會議后將會議內容(用word形式)整理交給該部門部長、會長及負責該部門的副會長。

　　3．每一位秘書負責一個部門的日常記錄工作并總結情況，每一月將總結情況在月底最后三天內匯報給秘書長。記錄內容包括：部門各成員各種會議、活動出勤情況（遲到、早退、缺席）；工作完成情況。

　　4．每月至少舉行一次部門例會，總結上一月的工作情況，布置新的工作任務，例會后部長總結具體情況匯總給會長及負責該部門的副會長。

　　5．每次的活動后三天內，秘書長帶領各副部長、干事做好總結以及收集各部門的工作總結，將總結整理存檔，并將情況匯總給會長及負責該部門的副會長。

　　6．負責各項會議、活動教室場地的申請。

　　7．管理協會的財務，各項支出與收入，并作詳細記錄。

　　8．活動總結的整理存檔，管理以及整理協會成員的各項資料。

　　三、工作要求

　　1．有較強的時間觀念，無論是參加會議還是各項活動，佩戴個人工作證和記錄本，提前5至10分鐘到場做好準備工作和各項安排事宜，不能出現遲到、早退或缺席現象。

　　2．有認真、負責的工作態度，有吃苦耐勞的精神，每項工作必須有效率、有效果的完成，不能出現拖拉或者不按質量完成的情況。

　　3．協會成員之間要保持良好的聯系，特別是活動進行時更需要保持聯系，（若不能立即接電話，也要在事后盡快回復電話或信息給對方，說明情況并詢問對方事情）。

　　4．各部門成員之間、整個協會成員之間，都要保持和諧、融洽的關系，成員與成員之間互相尊重，待人友善、言談得當，舉止大方、熱情、有禮貌。（若出現矛盾，及時匯報給正部長、會長或副會長，以求盡快分析問題所在點，積極解決問題，化解誤會，避免矛盾擴大化）。

　　5．學會隨機應變，善于處理由于一些突發原因引發的事情，冷靜、理性、迅速地解決，若個人不能處理的，及時聯絡各部長、副會長、會長，及時解決，保證活動的順利進行。

　　6．發揮積極主動、團結合作的精神，相互配合；同時，體諒其他成員的難處，工作中相互配合；杜絕出現相互推卸等不負責任的行為（若出現，則給予嚴重警告或勸退處分）。

　　7．要處處維護好本協會的形象與聲譽，不做有損本協會形象的事，一經發現做違背本協會的事情，則給予嚴重警告或勸退處分。

　　8．會議或活動若有其他工作相阻礙，必須親自提前向部長請假，并說明請假原因。

　　四、辭職管理制度

　　1．部門干部、干事辭職需要提前一個月提交書面辭職書，寫明辭職原因。干部辭職需經理事會討論決定，干事辭職需要會長、副會長以及部長同意；

　　2．經理事會、會長及部長同意后，干部、干事離職前一周內完成自己負責事務的`交接工作；

　　五、獎懲制度（獎懲記錄、總結由負責各部門的秘書負責，需要專門對獎罰和各部門會議內容進行記錄，每月將情況匯總給部長）

　　使用積分管理制度（每人每月基礎分100分，每月總結一次，期末做大總結）

　　1．獎勵方面

　　（1）按時參加全體會議或部門會議，每次加5分。

　　（2）按時完成協會交待完成的任務，視情況加5-10分。

　　（3）對協會的工作提出好的建議，并被采納者加5分，經實踐證明起了重大貢獻的加10分。

　　（4）工作積極主動者，視實際情況加10-15分。

　　2．懲罰方面

　　（1）會議遲到、早退、缺席者，部長、副部長扣10分每次，干事扣5分每次。

　　（2）會議沒有帶上筆記本的部長、副部長扣10分每次，干事扣5分每次。

　　（3）未能按時完成交待的任務，視情節扣10-15分。

　　（4）無故不參加協會會議或集體活動者，部長、副部長扣15分每次，干事扣10每次分。

　　（5）會議或活動時，無視會場紀律，在會場惡意破壞者扣20分每次，影響到會議或活動正常進行者在前面基礎上再扣10分。

　　（6）損害社協會名譽者扣20分每次。

　　六、獎懲措施（部門總結上表揚部門前2名；集體大會上表揚各部門前2名；期末獎勵部門前3名）

　　1．獎勵

　　（1）月總結部門會議上對月工作積極優秀者口頭表揚

　　（2）協會集體大會對工作積極優秀者通報表揚

　　（3）期末大總結時，對工作積極優秀者進行表揚并獎品獎勵

　　2．懲罰

　　（1）月總結部門會議上對月工作懶散消極者口頭批評，被批評者需3天內上交個人書面檢討給部長（副會長或會長）。

　　（2）若做出有損協會形象或聲譽的人員，視實際情況給予一定的處分，嚴重者勸其退會或除名。

　　七、本部門成員需嚴格遵守本規章制度。

秘書規章制度5

　　秘書處作為保證學生會內部溝通組織的部門，且擔任著學生會與各個班級之間信息傳遞的特殊功能。所以保證秘書處工作的通暢性，時效性，和可靠性是十分重要的。為了實現以上各項特點的完整。特此設置學生會秘書處工作規章制度，用以更好的完成本部門工作。也請借此制度，使外界有監督，指導本部的依據。

　　一：例會項目

　　1：如無放假或特殊情況，秘書處應每周組織學生會和各班班長展開例會。且秘書處具有確定會議地點，通知參會人員會議時間地點的.義務。且不得私自更改會議時間地點。

　　2：舉行會議期間，秘書處應有組織會場紀律，點名等責任。

　　3：如有突發情況需要臨時通知緊急會議的，應由秘書處通知參會人員且安排會議大項。

　　二：班級評比

　　1：秘書處應在每周一，中午之前計算出財經系各個班級的班級量化考核評比。應發布到財經系官方博客上并予以備份。除特殊情況外遲發文件屬于秘書處違規。

　　2：秘書處應溝通學生會各個部門，在周日晚班會結束之前，把各個部門的檢查結果采集完整。進行計算。

　　3：在每周一班級評比公示以后，應給與各班兩天時間檢查結果。公示應在周三晚結束。如有疑問的秘書處應給予調查。如發現錯誤的應及時修改并給予當事人道歉。公示兩日后封單。任何數據將不予修改。

　　三：學生會內部工作

　　1：應做好構建學生會內部管理。溝通聯誼各個部門。做好維護學生會團結的工作。

　　2：應在每月開頭，和次月結束，向學生會各個部分收取每月工作計劃和每月工作總結。且學期結束的時候收取各部的學期工作總結。

　　3：應積極配合其他學生會部門的工作。在其人員不足和工作有沖突的時候給予義不容辭的支持和幫助。

　　4：應該做到從學管辦傳遞信息到學生會和從學生會傳遞給各班信息的義務。且應保證時效性。

　　以上是學生會秘書處的工作制度。如有更新。應以最新制度為準。此制度從指定公示之日起實行。如和學生會總條例有沖突，應以學生會總條例為準。本制度僅具有約束秘書處的效能。不對其他部分實施影響。

秘書規章制度6

　　1、機構與部門職責

　　原有的秘書機構、秘書部門如何適應新時期的日益增加的秘書工作范圍、數量、質量、效率的要求，這是機關、單位領導和主管部門高度重視和關心的問題，與每一個秘書人員業也密切相關。過去，工作量增加了，或是出現了某項新任務，往往是新增設機構或部門，增加人員。久而久之，形成了機構臃腫、部門重迭、人浮于事的現象。中央早就提出“精兵簡政”，這次又提出“要合理地調整”、“確定分工職責，使每個部門都各司其職，各盡其責”。

　　2、崗位責任制

　　秘書崗位責任制是秘書工作的制度和規定之一。就是由秘書部門和行政管理部門規定每一個秘書人員的工作崗位名稱和實質內容，包括：職務、職能、責任、權利、義務、紀律以及與上下左右成員的合作要求等。每個崗位都應有盡可能明確的質量和數量要求。比如，打字可以規定其速度為每分鐘不少于多少字，差錯率不超過萬分之幾;每天收發的文件、信函、報刊等必須在多少時間內完成;起草文稿和接待任務則只能以文字表達質量、來訪者滿意度或時限部為要求等。做到既各盡其責、各負其責，又密切配合、共同完成任務。

　　崗位責任制必須與崗位目標管理、考核管理、獎懲制度科學地結合起來，形成完整的.、有效的競爭機制和激勵機制，保證各項工作的高質量、高效率。

　　3、工作程序和工作方法

　　秘書工作在其長期的實踐中，由于經驗積累自然形成了一套行之有效的工作程序和工作方法。當達到一定的成熟程度和合適時機，即由秘書部門或行政領導加以匯總、修訂，使之標準化、統一化、規范化，最后形成規章或制度，再用以指導工作，使工作質量和效率得以改善、提高。

　　所謂工作程序，是指工作中的每一個環節和它們之間的先后排列次序、操作步驟。環節不能隨意的增加或減少;次序也不能任意地顛倒或隨便排列。

　　所謂工作方法，是指工作的技能和操作要求。它既需要秘書人員具有一定的知識、技術、能力為基礎，又要善于綜合運用，善于轉化為實際的效果。

　　4、信息系統

　　從系統論的觀點來看，任何事物都是大小不一的系統，既各自獨立，自成體系，又互相關聯甚至互相包容。從秘書工作來看，秘書部門是一個較大的系統，部門中的每一個成員則是他領屬下的若干小系統。信息系統則是秘書工作的重要系統之一。它可大可小，大而言之，全國行政機關上至國務院，下至鄉政府，既有各自的信息部門和信息人員，又互相聯網、配套，形成一個大系統;小而言之，各級機關、部門的信息系統的又是眾多的中小系統。

　　所謂信息系統，就是由若干個運動著的子系統構成并相互連接、相互作用，形成信息環流、回路的工作系統。這些子系統包括：信息收集、反饋系統、信息加工系統、信息保障、支持系統，信息內反饋系統、信息傳遞系統，抗干擾系統、信息控制系統、信息傳輸系統等等。

　　一九九二年五月國務院提出：經過三、五年努力，基本建成以現代計算機技術和通訊技術為主要手段的全國行政首腦機關辦公決策服務系統，實現國務院辦公廳與各地區、各部門辦公廳(室)或信息中心之間計算機聯網，對電子信息資源進行管理，高效率、高質量地為國務院和各地區、各部門宏觀管理、科學決策服務。截至20xx年上半年，這一目標已經完成，國務院辦公廳、各省級政府辦公廳、市、縣級政府辦公室的計算機已經連網，部分發達地區已達到了鄉、鎮政府。彼此的各類政務信息可以通過網絡交換，國務院文件實現了同版異地印刷，有些地區的政府機構逐步實施政務信息化，試行電子郵件網絡辦公。

　　5、辦公自動化

　　辦公自動化(簡稱OA)，是研究如何有效地將計算機技術、通信技術、系統科學和行為科學應用于數據信息和非數據信息的辦公活動。

　　辦公自動化涉及三方面內容。第一是人，即辦公室工作人員，應具有現代思想和現代技術。第二是信息，即辦公人員對各類辦公信息的收集、處理、傳遞、儲存、輸出過程。第三是科學的工作程序和先進的辦公設備。統稱為人——機工程。

　　辦公自動化設備包括：電子計算機、文字處理機、傳真機、復印機、多功能電話機等。這些設備的綜合運用能進行文字處理、數據處理、語音處理、圖形與圖像處理，能進行決策支持、網絡通信、信息資料查詢和行政管理工作，如編制日程安排、制定工作計劃，做備忘錄，擔任會務簽到、檢計選票及財務報表、物質清單等。

秘書規章制度7

　　總則

　　國際貿易系學生會秘書處，是學生會的重要有機組成部分，是與其他部門聯系的橋梁，直接對國際貿易系學生會主席團負責。為了讓大家更加了解秘書處的工作、監督秘書處，特制定本規定。

　　宗旨：關注學生，服務學生；提高自我，完善自我。

　　原則：公平、公正、公開。

　　中心：“團結、協作、自信、高效、創新”

　　工作范圍：主要負責團總支學生會各項活動相關資料的匯總等事務性日常工作；對學生會人事檔案進行管理；及時傳達各項文件的通知；對團總支學生會的會議進行記錄；整理修改各項活動的通訊并及時報導；對團總支學生會的財務管理等等。

　　第一章秘書處各成員工作職責

　　一、秘書長職責：

　　1、是學生會的一員，參與對學生會的管理工作，對學生會負責。協助團總支學生會對各個部門的工作做好相關協調工作；

　　2、負責秘書處的對外工作，協調好與學生會其它部門及學院其它系學生會的合作關系。對秘書處的工作進行全面監督，做好承上啟下的工作；并及時做好每次活動的登記；

　　3、根據學生會階段性的具體情況和工作重點研究安排各項相關工作，并制定相關工作計劃，并與副秘書長進行溝通交流；

　　4、負責秘書處工作的審核、落實和工作總結，協調秘書處開展活動；

　　5、負責我系每周團總支學生會會議記錄以及各部門重要會議記錄的整理；

　　6、負責國際貿易系團總支學生會物品采購的統一管理。及時進行財務登記，及時報銷，及時總結，及時報賬，賬目清晰公開。

　　二、副秘書長職責：

　　1、直接對團總支學生會負責，接受秘書長的領導。在處理決策性問題上及時與秘書長進行溝通與交流；

　　面負責秘書處內部工作，協調干事之間的關系，在工作會議時向秘書長反映干事的表現和工作情況。

　　3、負責部內各組工作的分配、調控，協調秘書處成員與其它部門成員之間的關系，并對部員的表現進行評估考核。

　　4、主管部內人事，負責部內成員的檔案和活動資料的管理。

　　5、注意發現和培養優秀部員，關注他（她）們的進步，為他（她）們的發展創造必要的條件和環境。

　　6、審核整理國際貿易系所有活動通訊，并做好記錄。

　　三、干事職責：

　　1、認真及時地完成上級分配的工作，在活動策劃時發揮創新意識；

　　2、團結協助，注重團隊協作精神；

　　3、始終保持著對工作的熱情；

　　4、做好每次例會的會議記錄，登記會議出勤情況、匯總會議結束后的意見及討論結果；

　　5、負責與各部門的`聯系，于每周五將本周通訊發送至副部長郵箱；

　　6、負責各項活動的后勤工作，如資料收集、場地布置、秩序維持等。

　　第二章規章制度

　　一、日常：

　　、秘書處成員要嚴于律己，遵守學生會的管理制度，互助共勉，樹立秘書處良好的形象和聲譽，如發現部內成員有嚴重損害秘書處形象的，當即予以辭退；2、秘書處成員不得以權謀私，不得以秘書處或學生會的名義有越權行為，一經發現，視情節輕重，分別處以批評，警告、直至辭退；

　　3、秘書處成員在執行任務中，出現錯誤應追究該組負責人及當事人的責任，如因主觀原因出現一次重大錯誤或者三次小錯誤，即予以除名；

　　4、秘書處成員如察覺自己無法勝任秘書處工作，可以向秘書長或副秘書長提出辭職，并上交辭職報告，秘書長和副秘書長根據實際情況討論后，當工作移交完整后方可離開秘書處。

　　二、會議：

　　1、秘書處根據實際工作需要，于每周一中午12:30召開工作會議，干事應準時參加例會，例會前專設一名干事登記本次例會的出勤情況；

　　2、部內成員應遵守例會紀律，不得討論與會議無關的話題，保證討論的議題順利進行；

　　3、干事應認真完成會議記錄，對于有異議的地方可以會后討論解決，或向秘書長或副秘書長提出；

　　4、如遇特殊情況應事先向秘書長或副秘書長請假并說明理由，事后明確會議內容，干事遲到、早退達五次或無故缺席三次者，予以辭退處理。

　　三、通訊：

　　1、每篇通訊要求有時效性，于活動結束的當天上交；字數為200—250字左右；

　　2、我系工作簡報要求的通訊分為黨建工作、教學科研動態、學生工作、表彰獎勵、就業信息五部分，每部門應安排負責人及時跟蹤報導；

　　3、副秘書長將收到的所有通訊整理后，于每月10日和25日發送至院報；每月18日將我系舉辦的大型活動的通訊發送至系

　　3調研部（注：每學期與我系聯系的調研部干事會有所變動，需每學期與調研部保持緊密聯系）。

　　四、基層培訓：

　　1、每學年開始，針對我系各部門新招聘干事進行基層干事培訓，主要包括對各部門工作的認識以及相關注意事項；

　　2、在每次團總支學生會進行換屆改選后，針對我系新任干部以及各班級團支委成員進行基層干部培訓；

　　3、每次培訓結束后，培訓成員須上交心得小結；由秘書處統一進行整理保管。

　　五、采購制度

　　1、為了規范我系團總支學生會各部門采購物品，確保物品領用的公開化，從而保證各位學生干部及部門成員的工作效率，特制定采購制度如下：

　　2、采購者須以集體利益為采購原則，嚴禁一切損害集體利益的行為；

　　3、各部門應根據各自的需要合理的確定采購商品的種類和數量，不得采購私人物品；

　　4、各部門須采購物品時應當到秘書處填寫采購登記表（見附表）并按要求詳細完整的填寫，經團總支同意后采購，未經審核同意的將不予報銷；

　　5、采購商品過程中，采購者應向銷售商索要發票以證明資金去向；

　　6、若由于采購者的疏忽而購買了錯誤的商品，則由采購者承擔責任，并盡快購買到正確商品；

　　7、采購金額在100元以下時，采購者在采購結束后持相關發票到負責老師處辦理采購報銷，采購金額在100元以上時，可要求先行預支部分資金，采購者在采購結束后持相關發票到負責老師處辦理余額的報銷；

　　第三章獎懲條例

　　為了提高部門成員在工作上的責任意識，加強部門內部管理建設每學期將對部門干事工作成績進行評定，特擬條例如下（實行百分制）：干事最終考核成績有兩部分組成，秘書長及副秘書長對其考核成績分數占總分的60%，干事自評成績占總分的40%；每位干事的基礎分為70分；嚴格按照分數高低評選出優秀干事；每次評選優秀干事人數不超過總人數的20%。

　　獎懲細則：

　　1、及時傳達各項任務加2~5分/次，不能及時傳達工作任務將視其情節扣2~5分/次；

　　2、積極完成下達的工作任務視其效果加2~5分/次，對不能完成任務而無情況說明者將視其情節扣2~5分/次；

　　3、在執行工作中，認真負責家5~10分；玩忽職守，尋私舞弊者，扣5~10分/次。若造成嚴重后果、有損學生會或部門形象者，將給予警告或開除；