檔案管理的規(guī)章制度（通用12篇）
在生活中，需要使用制度的場合越來越多，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。到底應(yīng)如何擬定制度呢？以下是小編整理的檔案管理的規(guī)章制度，歡迎大家分享。
檔案管理的規(guī)章制度 篇1
為加強公司檔案業(yè)務(wù)管理，進(jìn)一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達(dá)到規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為公司各項工作服務(wù)，結(jié)合實際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：
一、檔案管理的范圍
本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動人事、培訓(xùn)教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。
二、檔案的管理部門
公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復(fù)印件。接收檔案必須認(rèn)真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護(hù)檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務(wù)。
三、檔案的分類
在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據(jù)公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：
1、行政管理。
2、人事管理。
3、財會檔案。
4、生產(chǎn)經(jīng)營管理。
5、技術(shù)質(zhì)量安全管理。
6、基建檔案。
7、外來文件。
8、聲像檔案。
9、實物檔案。
10、其他檔案。
財會檔案是公司財務(wù)工作過程中形成的憑證、賬簿、報表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。
實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實際情況分成若干小類進(jìn)行管理。
四、歸檔要求
1、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。
3、存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號。
4、檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。
5、檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
6、文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復(fù)文件，需要辦理銷毀手續(xù)。
7、歸檔時間：部門或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。
五、檔案的查閱和借閱
1、查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時歸還。
2、查閱檔案資料時一般不得對其進(jìn)行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的`，應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復(fù)制。
3、原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認(rèn)可。借出檔案時應(yīng)注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點：
（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴(yán)禁擅自打開檔案柜翻閱查找。
（2）按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱。
（3）要愛護(hù)檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。
（4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。
（5）借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對清楚。
（6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事人責(zé)任。
（7）調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
六、檔案的移交
檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。
七、檔案的保管
1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。
2、檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。
3、檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取補救措施。
4、對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應(yīng)及時予以復(fù)制；對于已破損的檔案資料應(yīng)及時予以修復(fù)。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。
5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。
八、檔案的銷毀
公司對各類檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀。
檔案管理的規(guī)章制度 篇2
為了加強和規(guī)范會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，根據(jù)《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合本單位工作實際情況，特制定本制度。
第一條會計檔案的歸檔范圍。
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、會計年度數(shù)據(jù)備份盤、會計核算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
（一）會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。
（二）會計賬簿類。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。
（三）財務(wù)報告類。包括月度、年度財務(wù)報告、其他財務(wù)報告，報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文說明。
（四）其他類。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。
第二條會計檔案的整理。
會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進(jìn)行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
（一）會計憑證
（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。
（2）分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
（3）裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
（二）會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
（1）會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”樣，不填其它內(nèi)容。
（2）會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
（4）會計賬簿的裝訂順序：
a、會計賬簿裝訂封面；
b、賬簿啟用表；
c、賬戶目錄；
d、按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項頁；
e、會計賬簿裝訂封底。
（5）裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。
（6）賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。
（7）裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。
（三）會計報表
會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第三條會計檔案的歸檔保管。
（一）當(dāng)年的'會計檔案在會計年度終了后，可暫由業(yè)務(wù)人員保管一年，期滿后轉(zhuǎn)入檔案室并由專人保管。
（二）會計檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。
（三）機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。
（四）磁性介質(zhì)會計資料的歸檔。年度終了，系統(tǒng)管理員將當(dāng)年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細(xì)標(biāo)注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數(shù)據(jù)備份盤；同期的操作系統(tǒng)、相關(guān)應(yīng)用程序軟件及會計核算系統(tǒng)軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質(zhì)保存的會計資料，根據(jù)保管期限，由系統(tǒng)管理員定期復(fù)制，且應(yīng)標(biāo)識清楚，雙份歸檔，異地存放。
第四條會計檔案的保管期限。
會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、xx年、15年、25年5類。詳見附表一。
第五條會計檔案的借閱。
（一）建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
（二）凡需借會計檔案的人員，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
（三）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
（四）借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。
第六條會計檔案的銷毀。
保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規(guī)定的情形外，按照以下程序銷毀：
（一）會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務(wù)人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
（二）局分管領(lǐng)導(dǎo)要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見、
（三）銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級檔案機構(gòu)、財政部門和審計部門派人員監(jiān)銷。
（四）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。
第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)。
原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷毀。
第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。
移交會計檔案時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱，卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號，應(yīng)保管期限，已保管期限等內(nèi)容。
交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第九條會計檔案的保管要采取嚴(yán)格的安全措施。
檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高溫、防塵、防蟲、防鼠，磁性介質(zhì)資料要做到防磁、防雷。重要資料實行雙備份，一份存檔案室，另一份異地存放。磁性介質(zhì)資料應(yīng)定期復(fù)制。經(jīng)過系統(tǒng)整理以后的檔案要入庫上架，排架管理，按全宗號順序依次排列，自左向右，自上而下地進(jìn)行排列，環(huán)境保持通風(fēng)透光。
第十條檔案管理人員做好會計檔案的保密工作，遵守保密制度。
檔案管理的規(guī)章制度 篇3
一、本辦檔案材料（包括音像檔案資料，下同）由綜合科和有關(guān)業(yè)務(wù)科集中統(tǒng)一管理，任何個人不得私自存放。
二、檔案的收集、整理、移出、銷毀必須按《檔案法》和上級檔案管理部門有關(guān)規(guī)定辦理，嚴(yán)禁擅自銷毀或出售檔案。
三、凡是調(diào)閱檔案，一律憑單位介紹信，經(jīng)檔案管理人員審核后，方可提供查閱。
四、檔案必須在檔案所在科室內(nèi)查閱，不得出借，如有特殊情況需出借、復(fù)印、抄錄等，須經(jīng)分管副主任同意后方可進(jìn)行。
五、嚴(yán)禁檔案使用者私自抄錄、復(fù)印、涂改、拆開、撕毀檔案。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在調(diào)閱者歸還檔案時進(jìn)行必要的檢查，確保檔案完好無損。
六、本局全體工作人員必須嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密、保衛(wèi)制度，杜絕檔案中機密文件和材料遺失、泄密事故的.發(fā)生，確保檔案安全。
七、檔案存放處要保持清潔衛(wèi)生，存放檔案要井然有序，排列有系統(tǒng)化，以便調(diào)閱。
八、檔案管理人員因工作調(diào)動，須按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
檔案管理的規(guī)章制度 篇4
第一章基本原則
第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務(wù)，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》特制定本制度。
第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。
第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全。
第二章體制、任務(wù)和人事檔案干部
第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。
第六條人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第七條人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風(fēng)正派，責(zé)任心強，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力做好本職工作。
第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。
第九條公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負(fù)責(zé)收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實準(zhǔn)確，完整齊全，文清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽的，應(yīng)在蓋章簽后方能歸入人事檔案。
第十一條不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細(xì)登記，并報請人力資源處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。
第十二條人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。？
第四章人事檔案的管理和利用
第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管，并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費。
第十四條對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。
第十五條根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫房應(yīng)是堅固的，具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。
第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作，干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十七條嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。
第十八條做好檔案管理的各項基礎(chǔ)工作，編制檢索工具，逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。
第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團(tuán)總公司人力資源處”公章，方能有效。
第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案室制定的《人事檔案查（借）閱制度》辦理。
第五章檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十一條人事檔案應(yīng)通過機要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。
第二十二條如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回，以防丟失。
第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務(wù)變動而及時調(diào)整，公司人力資源處應(yīng)將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人力資源處應(yīng)及時通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門應(yīng)在一個月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個月。
第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的.轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達(dá)之日算起，按有關(guān)部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。
第二十五條公司各單位、部門應(yīng)積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作，學(xué)生分配單位有變化時應(yīng)及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。
附件
人事檔案材料收集歸檔范圍
1、員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表（如職工履歷表、登記表），任免呈報表（包括上報的考察材料），鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉(zhuǎn)業(yè)部門審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續(xù)聘審批表，退職材料。
3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。
4、黨代會、人代會、政協(xié)會議的工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。
6、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團(tuán)時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表，組織審查報告，上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
8、黨團(tuán)組織建設(shè)中形成的入黨志愿書（1—2份系統(tǒng)的）和轉(zhuǎn)正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表，優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見；入團(tuán)志愿書、申請書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料；加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調(diào)查報告、結(jié)論、上級批復(fù)、個人結(jié)論的意見、檢查交待、旁證材料；甄別復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
10、表彰獎勵活動中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。
11、各種處分決定、調(diào)查報告、上級批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告；非正常死亡的調(diào)查報告。
15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生（學(xué)員）登記表、學(xué)習(xí)成績登記表、畢業(yè)登記表，授于學(xué)位的材料，學(xué)歷證明書，學(xué)習(xí)鑒定材料。
16、學(xué)生學(xué)籍變動記錄材料。
17、學(xué)生在校期間每學(xué)年的思想品德評定表。
18、畢業(yè)學(xué)生體檢表。
19、其他可供組織參考有保存價值的材料。
檔案管理的規(guī)章制度 篇5
教師業(yè)務(wù)檔案是教師教學(xué)工作基本情況的重要歷史記錄，其主要內(nèi)容有：教師登記表；統(tǒng)計考核鑒定（包括：考核鑒定表；教學(xué)檢查聽課評議情況等）；學(xué)術(shù)水平包括：論文；教材編寫；科研成果等；專業(yè)技術(shù)職務(wù)動態(tài)及獎懲情況等，是教學(xué)管理工作中的重要檔案之一。
1、教師業(yè)務(wù)檔案由教務(wù)處統(tǒng)一管理，每到學(xué)期、學(xué)年末，根據(jù)責(zé)任制考核情況，結(jié)合教師的`工作實際進(jìn)行全面考核，分別由教務(wù)處長、教學(xué)部填寫相應(yīng)部分。填寫力求實事求是，公正確切。
2、查閱和摘抄教師業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，管理員不得泄露檔案中的有關(guān)內(nèi)容。
3、核簽的教師業(yè)務(wù)檔案所載內(nèi)容，任何人不得隨意涂改和更換。
4、教師調(diào)離學(xué)校時其業(yè)務(wù)檔案并入本人人事檔案隨調(diào)，學(xué)校教務(wù)處可保留其業(yè)務(wù)檔案的復(fù)印件作為教學(xué)資料妥善保存。若有單位外調(diào)情況時，憑介紹信允許抄錄。
5、教師業(yè)務(wù)檔案屬永久性保存，必須妥善保管，防止蛀爛，填寫時一律用鋼筆或毛筆，字跡清楚工整。
6、教師業(yè)務(wù)檔案是記載衡量教師教學(xué)工作實績和水平的原始資料，也是教師晉級、提干、職稱評定的重要依據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格手續(xù)，認(rèn)真對待，不得弄虛作假、含糊敷衍或丟失。
檔案管理的規(guī)章制度 篇6
第一章 總 則
第一條 為了進(jìn)一步加強流動人員人事檔案的管理,維護(hù)人事檔案的真實性、嚴(yán)肅性,完善人才流動社會化服務(wù)體系,促進(jìn)人才合理流動,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》及有關(guān)法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱流動人員人事檔案是指:
1、辭職或被辭職的機關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
2、與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
3、待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案;
4、自費出國留學(xué)人員的人事檔案;
5、外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
6、外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)的中方雇員的人事檔案;
7、其它流動人員人事檔案。
第三條 流動人員人事檔案管理遵循:“集中統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章 流動人員人事檔案管理機構(gòu)
第四條 流動人員人事檔案管理機構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門素數(shù)的人才流動服務(wù)就(以下簡稱人才流動服務(wù)機構(gòu)),其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;嚴(yán)禁個人保管他人人事檔案。
第五條 跨地區(qū)流動的人員人事檔案,可由其戶籍所在地的人才流動服務(wù)機構(gòu)管理,也可由其現(xiàn)在工作單位所在地的人才流動服務(wù)機構(gòu)管理。
第六條 尚未建立人才流動服務(wù)機構(gòu)的地區(qū),流動人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。
第七條 人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動人員人事檔案的收集、管理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作,人證做好與流動人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作,經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務(wù)工作。
第三章 流動人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第八條 人才流動服務(wù)機構(gòu)憑符合國家有關(guān)政策規(guī)定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調(diào)檔函,原單位接到調(diào)檔函十五天內(nèi),將流動人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞通知單轉(zhuǎn)交人才流動服務(wù)機構(gòu),轉(zhuǎn)遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人才流動服務(wù)機構(gòu)經(jīng)審核無誤后,及時將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位。人才流動服務(wù)機構(gòu)發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來的檔案材料不齊全或不清楚,應(yīng)要求原單位補齊或查清楚。
第九條 流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞,應(yīng)通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。對流動人員本人自帶的人事檔案,人才流動服務(wù)機構(gòu)不得接受。
第十條 人才流動服務(wù)機構(gòu)接管人員人事檔案,須由流動人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)與流動人員或其現(xiàn)所在單位簽定檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容。
第十一條 人才流動服務(wù)機構(gòu)開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù),與機關(guān)、國有企事業(yè)單位開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)具有相同的效力。機關(guān)、國有企事業(yè)單位必須憑人才流動服務(wù)機構(gòu)開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù),方可接收流動人員人事檔案。
第四章 流動人員人事檔案的收集、整理與利用
第十二條 人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)加強與流動人員及其現(xiàn)在工作單位的聯(lián)系做好流動人員檔案材料的收集工作,不斷充實流動人員認(rèn)識檔案的內(nèi)容。收集的材料必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別。需經(jīng)單位蓋章或本人簽字的,簽字蓋章后方能歸入檔案。
第十三條 人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)按照干部檔案整理工作的有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真做好流動人員檔案材料的整理工作。在整理檔案過程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造流動人員人事檔案材料。
第十四條 人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)按照《干部檔案工作條例》中的有關(guān)規(guī)定,建立健全流動人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注意事項。
(一)查閱流動人員檔案應(yīng)辦理審批手續(xù)。查閱單位應(yīng)申名查閱理由,管檔單位根據(jù)規(guī)定和需要確定需提供的檔案材料。
(二)查閱單位應(yīng)派中共黨員到人才流動服務(wù)機構(gòu)查閱流動人員人事檔案。對不符合規(guī)定條件的,人才流動服務(wù)機構(gòu)可根據(jù)實際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關(guān)情況。
(三)人才流動服務(wù)機構(gòu)對高級專業(yè)技術(shù)人員和涉及國家秘密的流動人員人事檔案要嚴(yán)格保管,嚴(yán)格查閱手續(xù)。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
(五)查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
第五章 流動人員人事檔案的保管
第十五條 人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)具備流動人員人事檔案的物質(zhì)條件,建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房,配備鐵制的.檔案柜;經(jīng)常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。要不斷研究和改進(jìn)檔案的保管方法和保護(hù)技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
第十六條 建立健全流動人員人事檔案的內(nèi)部規(guī)章制度,加強流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究,實行目標(biāo)管理,不斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質(zhì)量。
第十七條 流動人員人事檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。檔案管理人員必須是黨性強、作風(fēng)正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業(yè)知識的共產(chǎn)黨員。
第六章 監(jiān)督與處罰
第十八條 對違反本規(guī)定有下列情形的,由黨委組織部門和政府人事行政部門會同有關(guān)部門進(jìn)行處理:
1、擅自管理流動人員人事檔案的單位或個人;
2、擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的;
3、擅自向外公布、泄露檔案材料的;
4、在流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作中,出現(xiàn)違反本規(guī)定行為,造成嚴(yán)重后果的。
檔案管理的規(guī)章制度 篇7
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的'齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實進(jìn)行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機密。
檔案管理的規(guī)章制度 篇8
第一條設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進(jìn)行存放、保管，并指派專人負(fù)責(zé)，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保守檔案機密，任何人不得擅自進(jìn)入檔案室，以保證維護(hù)檔案的完整性和安全性。
第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應(yīng)科學(xué)合理，便于查找。在排列上架時，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的'排列，以便于管理和查找。
第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。
第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。
第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構(gòu)或企業(yè)移交的檔案后，應(yīng)對移交檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務(wù)能順利開展。
第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統(tǒng)計、登記電子檔工作。
第七條各類外借檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。
第八條定期對庫房檔案進(jìn)行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修補或復(fù)制。
檔案管理的規(guī)章制度 篇9
1、產(chǎn)生目的
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計等工作，特制定本制度。
2、適用范圍
適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
3、正文
3.1 文件資料的收集
3.1.1 收集范圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：
3.1.1.1 上級來文
(1) 上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件;
(2) 上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
(1) 會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等;
(2) 公司發(fā)布(包括轉(zhuǎn)發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;
(3) 公司的請示與上級批復(fù)文件，下級單位的請示與公司的批復(fù)文件;
(4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告;
(5) 反映公司業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料;
(6) 公司檢查下級單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料;
(7) 公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料(包括計算機盤片等)、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;
(8) 公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的重要文件材料;
(9) 公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動中形成的重要信件、電報、電話記錄;從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料;
(10)公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項目的科技文件材料;
(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料;
(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料;
(14)公司干部任免(包括備案)、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊、報表以及職工的.錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料;
(15)公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根;
(16)公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊;
(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;
(18)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料;
(19)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等;
(20)各種普查工作中形成的文件材料。
3.1.2 收集中應(yīng)注意的問題
3.1.2.1 公務(wù)電報要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2 正文和附件要同時收集。
3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。
3.1.2.4 作者、時間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補充完整后再立卷歸檔。
3.1.2.5 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。
3.1.2.6 有請示無批復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。
3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。
3.1.2.8 經(jīng)多方查找，證明確實已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
3.2.2 文件材料的分類
應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。
3.2.3 立卷分工
3.2.3.1 各單位形成的文件，自行立卷;
3.2.3.2 下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷;
3.2.3.3 上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷;非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。
3.2.4 歸檔
3.2.4.1 各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負(fù)責(zé)管理)。
3.2.4.2 各種文件、資料，按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。
3.2.4.3 不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨立卷。
3.2.4.4 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3.3.3 底圖入庫要認(rèn)真檢查，平放或卷放。
3.3.4 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復(fù)制。
3.4 檔案借閱
3.4.1 借閱檔案必須當(dāng)面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
3.4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。
3.4.3 借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.4 歸還檔案時，由檔案管理人員當(dāng)面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。
3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
3.4.6 底圖一般不予外借。
3.5 檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。
3.6 檔案統(tǒng)計
3.6.1 銷毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。
3.6.2 要及時對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計。
3.6.3 除按上級主管部門的要求及時填報統(tǒng)計資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)工作。
3.6.4 統(tǒng)計數(shù)字要準(zhǔn)確真實。
3.6.5 對永久、長期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計，以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢。
3.7 檔案保密
3.7.1 檔案工作人員要嚴(yán)守機密，檔案存放要單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
3.7.2 不得傳播、議論有關(guān)機密問題。
3.7.3 檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。
檔案管理的規(guī)章制度 篇10
目錄
檔案工作崗位責(zé)任制
文件、材料收集歸檔制度
檔案鑒定制度
檔案借閱管理制度
檔案保密管理制度
檔案復(fù)制制度
檔案統(tǒng)計制度
檔案庫房管理制度
檔案銷毀制度
檔案工作崗位責(zé)任制
一、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動。
2、加強對局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。
3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、局檔案員職責(zé)
1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。
2、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、負(fù)責(zé)收集出國考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。
4、負(fù)責(zé)管理全局各種門類和載體的檔案，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務(wù)。
5、按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。
6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。
三、分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專（兼）職檔案人員，并保持相對穩(wěn)定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。
3、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。
4、疏通渠道，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。
5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。
6、負(fù)責(zé)檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。
四、各處、室專（兼）職檔案人員職責(zé)
1、堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。
2、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡明扼要。
4、保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主動接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時間向檔案室移交。
6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具。
8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計年報表。
文件、材料收集歸檔制度
一、收集歸檔范圍
本機關(guān)在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
(一)本級文件
1、各種代表會議、工作會議、專業(yè)會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀(jì)要。
2、工作計劃、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報、簡報、通報、通知。
3、各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查、檢查、考察等報告。
4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復(fù)、通知。
5、各項決定、決議、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級領(lǐng)導(dǎo)的報告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。
7、反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝情況底圖、藍(lán)圖及文字材料。
8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。
9、反映本機關(guān)、本地區(qū)重要活動的'照片、錄音帶、錄像帶。10、電報、重要電話記錄、機關(guān)工作日記。
11、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本情況綜合。
12、本機關(guān)制發(fā)的獎狀、獎證、獎?wù)隆ⅹ勂臁ⅹ勂贰?/p>
13、有關(guān)房產(chǎn)、財產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來信及處理材料。
16、本機關(guān)編輯、出版的書刊、資料樣板。
17、本機關(guān)(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調(diào)配培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨、團(tuán)干部名冊、年終統(tǒng)計、報表、干部的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。
(二)上級文件材料
1、上級(包括各部門及派駐本機關(guān)的調(diào)查組、檢查組、工作組，下同)有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)工作或問題的決定、決議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗材料。
2、各級領(lǐng)導(dǎo)同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機關(guān)、本地區(qū)時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級發(fā)給本機關(guān)的獎狀、獎冊、獎?wù)隆ⅹ勂臁ⅹ勂贰?/p>
4、上級報刊刊載有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)情況的文章。
(三)同級文件材料
1、有關(guān)單位與本機關(guān)聯(lián)合召開會議，共同進(jìn)行工作，協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。
2、有關(guān)單位與本機關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。
3、有關(guān)單位與本機關(guān)涉及比較重要的工作或問題的來往文書。
4、有關(guān)單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。(四)下級文件材料
1、年季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。
2、重要的調(diào)查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經(jīng)驗、重要的請示、法規(guī)性的備案文件。
3、重要的名冊、登記表。
4、大事記、基本情況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編。
二、歸檔份數(shù)
文書檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。
三、歸檔時間和方法
(一)凡經(jīng)過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。
(二)凡各部門發(fā)出的文件，由各部門辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結(jié)束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關(guān)人員，將進(jìn)行該項工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。
(四)外出開會、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項活動結(jié)束時交由文書檔案員歸檔。
(五)年度工作總結(jié)、各種年報、黨員、干部名冊，應(yīng)于翌年一月底前交文書檔案歸檔。
(六)每年的二月底前進(jìn)行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。ニ摹⒐櫚狄求
(一)應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊。
(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔。
(三)歸檔文件材料注意：檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了，文件沒有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、文件沒有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。
，檔案管理制度
(四)歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，不得用復(fù)制件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。
(六)凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
檔案鑒定制度
１、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作。
２、檔案鑒定工作，是一項科學(xué)性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發(fā)展觀點。
３、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。
４、檔案鑒定工作，必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行，一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行。
５、凡是經(jīng)過認(rèn)真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù)。
６、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴(yán)肅、慎重地對待鑒定工作，嚴(yán)格遵守檔案鑒定工作制度。
檔案借閱管理制度
為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。
2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出。
3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理。
4、查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但借出時間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。
檔案保密管理制度
一、檔案是國家的寶貴財富，企業(yè)各門類檔案本身具有機要性質(zhì)，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接動用。
三、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。
四、利用絕密、機密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的，嚴(yán)禁提供利用。
五、外單位查閱檔案，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門批準(zhǔn)。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件，統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴(yán)格按照審批手續(xù)提供，任何單位和個人一律無權(quán)外供。對于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者，必須追查責(zé)任，對于嚴(yán)重?fù)p害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責(zé)任。
六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統(tǒng)一銷毀，其他任何單位和個人一律無權(quán)處理或自行銷毀。
七、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件，應(yīng)立即報告，及時追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。
九、不允許將機密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴(yán)禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。
十、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作，總結(jié)經(jīng)驗，堵塞漏洞嚴(yán)防失密、泄密發(fā)生。
檔案復(fù)制制度
1、本單位工因工作需要復(fù)制一般文件材料時要經(jīng)檔案室審批；本單位工復(fù)制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意；復(fù)制機密檔案材料（局會議記錄等）須經(jīng)局檔案員和分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)審批后方可復(fù)制。
2、外單位一般不予復(fù)制，確因工作需要應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案員同意方可復(fù)制。
3、復(fù)制后要及時進(jìn)行登記。
檔案統(tǒng)計制度
１、檔案統(tǒng)計工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對象，以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。
２、統(tǒng)計作用。檔案統(tǒng)計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開展檔案科學(xué)研究，進(jìn)行定性分析與定量分析，提供科學(xué)的依據(jù)。
３、統(tǒng)計內(nèi)容。對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。
４、統(tǒng)計任務(wù)。對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計分析、提供資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督。
５、統(tǒng)計對象。對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計。
６、統(tǒng)計方法。檔案統(tǒng)計工作，必須把零星的個別的原始資料，進(jìn)行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進(jìn)行分析和研究，總結(jié)出典型性的經(jīng)驗教訓(xùn)，以提高檔案的科學(xué)管理水平。
７、按期統(tǒng)計。平時必須積極收集資料，做好單項的統(tǒng)計；半年必須做好各項工作的初步統(tǒng)計；年終必須進(jìn)行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計。
８、專人統(tǒng)計。配備統(tǒng)計人員，熟悉統(tǒng)計業(yè)務(wù)；掌握統(tǒng)計資料，數(shù)字統(tǒng)計連貫；準(zhǔn)確統(tǒng)計數(shù)字，按時統(tǒng)計上報。
檔案庫房管理制度
１、檔案保管工作，是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對檔案實行科學(xué)保管和保護(hù)，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護(hù)檔案安全。
２、按專業(yè)類項進(jìn)行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，以利于檔案的保護(hù)管理。
３、堅持以防為主、防治結(jié)合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。
４、加強庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，逐步購置先進(jìn)設(shè)備，改善庫房管理條件；引用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，實行科學(xué)管理。
５、庫房要保持溫度在攝氏１４－２４°Ｃ，相對濕度在４５－６０％之內(nèi)；保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。
６、庫房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進(jìn)行搶救。
７、接交進(jìn)館的檔案，要認(rèn)真清點，履行簽字接交手續(xù)；檔案外借，要認(rèn)真清點，履行批準(zhǔn)手續(xù)，并保證按期歸還；非工作人員不得進(jìn)庫房，以防意外；在庫房里不準(zhǔn)吸煙。
檔案銷毀制度
１、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。
２、檔案銷毀，必須按照國家規(guī)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進(jìn)行鑒定。
３、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報告，列出檔案銷毀清冊。
４、檔案銷毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)。
５、批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。
６、檔案的銷毀，必須在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。
檔案管理的規(guī)章制度 篇11
一、必須設(shè)有專門庫房或?qū)９駥Ω黝悪n案進(jìn)行保管。
二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。
四、庫房內(nèi)除密集架、檔案裝具和調(diào)卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關(guān)的物品，檔案裝具排放，應(yīng)做到整齊劃一，符合通風(fēng)、防塵要求。
五、根據(jù)檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設(shè)備，并定期保養(yǎng)，使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14—24℃，相對濕度40%—60%之間的規(guī)定要求。
六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應(yīng)用白熾燈；檔案室不應(yīng)靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的'場所。
七、檔案管理人員必須每季度對庫房內(nèi)的檔案進(jìn)行核對，做到帳物相符。
八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負(fù)責(zé)保管，不得丟失。
檔案管理的規(guī)章制度 篇12
一、檔案科所有工作人員都有保護(hù)檔案義務(wù)，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。
二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》
三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的`委托人，經(jīng)過相關(guān)審批流程后方可借閱。
四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經(jīng)科長簽字批準(zhǔn)，方可查閱。
五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。
七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等，應(yīng)立即知會辦公室進(jìn)行處置。
八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。
九、借出和歸還檔案時，應(yīng)做好清點手續(xù)，由檔案管理員與借閱者當(dāng)面核對清楚。
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