淺談秘書信息工作論文
在日常學(xué)習(xí)、工作和生活中，大家都嘗試過寫書信吧，書信是寫給具體收信人的私人通信。你知道書信要怎么寫才正確嗎？下面是小編為大家整理的淺談秘書信息工作論文，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
淺談秘書信息工作論文 篇1
摘要:信息社會中，秘書的信息工作顯得尤為重要，論文指出了秘書信息工作中存在的一些問題，只有提高秘書的信息素養(yǎng)，發(fā)揮個人主觀能動性，注重創(chuàng)新精神，才能夠勝任秘書的信息工作。
關(guān)鍵詞：秘書；信息工作；信息素養(yǎng)；創(chuàng)新
二十一世紀(jì)的秘書工作將是一個知識和信息高度密集的領(lǐng)域，秘書工作的信息化程度也越來越高。秘書信息工作包括收集，鑒別、儲存、處理、輸出、反饋等各個環(huán)節(jié)。作為一個秘書工作者，必須做到在信息工作領(lǐng)域內(nèi)運籌帷幄，為決策者提供有效服務(wù)。
一秘書信息工作的重要性
秘書部門的信息工作，主要是指根據(jù)上級與主管部門的要求了解情況，掌握動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題，然后進(jìn)行篩選處理，綜合分析，提供信息資料給領(lǐng)導(dǎo)參考。
（一）輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，必須依靠信息
信息是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的依據(jù)和必要條件，沒有信息，就沒有科學(xué)決策。進(jìn)行預(yù)測和確定目標(biāo)，必須將過去和現(xiàn)在的各種信息進(jìn)行收集、加工、傳遞和利用；擬定各種可供選擇的決策方案，必須對收集到的各種信息進(jìn)行歸納、推理、評價，也就是具體地利用信息；決策方案的選擇、實施、修正等等，其客觀依據(jù)依然是大量的信息。
（二）起草文件必須依靠信息
秘書人員撰擬公文，是在掌握各種信息的基礎(chǔ)上，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，經(jīng)過分析、綜合，形成更系統(tǒng)、更準(zhǔn)確的新的書面信息。秘書撰擬公文，就是運用信息為機關(guān)服務(wù)。
（三）信訪咨詢工作需要依靠信息
秘書在接待群眾來訪、處理群眾來信時，必須運用所掌握的政策精神、規(guī)章制度、領(lǐng)導(dǎo)意圖、實際情況等信息，經(jīng)過分析、判斷，去回答來訪，回復(fù)來信，或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門處理。
（四）做好日常管理工作必須依靠信息
秘書要辦好機關(guān)各項公務(wù)，不僅靠領(lǐng)導(dǎo)意圖、個人學(xué)識，還必須依靠各種信息作依據(jù)、作借鑒。信息多了，綜合判斷、處理事務(wù)的能力就強。秘書人員必須會運用各種信息，把相關(guān)部門聯(lián)系、協(xié)調(diào)起來，明確分工，消除矛盾，同步協(xié)作去完成共同的任務(wù)。
二秘書信息工作中存在的問題
秘書部門有著比其他部門更多的信息優(yōu)勢，信息本身所具有的特點和秘書部門所具有的信息優(yōu)勢，為秘書提供了資本和社會對這種資本的需求。
（一）開設(shè)新的信息通道，改變信息的流向
秘書工作者收集、處理信息，有著非常明確的目的性，也就是圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策制定和貫徹執(zhí)行服務(wù)。秘書信息的傳遞對象和范圍是具體的。然而社會對信息的需求的范圍很廣，社會上的信息需求者要想獲得信息，就有可能通過“尋租”的方式來獲取信息，有些秘書為謀取一己之私，不惜以身試法，開設(shè)新的信息通道，改變信息的流向，泄露信息。
（二）改變信息傳遞的時間
信息具有時效性，信息快速地從信息的來源傳遞到信息的歸宿地，這需要一個快速的過程。信息傳遞的工具和方式是影響信息傳遞時間的重要因素，而秘書操縱著信息傳遞工具和方式的選擇，可以隨間延長或縮短信息從信源到信宿的時間。
（三）設(shè)置信息傳遞的障礙
首先是擋駕和截留。為給領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造一個好的工作環(huán)境，使領(lǐng)導(dǎo)能夠擺脫各種事務(wù)干擾，集中時間和精力思考和決定重大問題，秘書常常要對領(lǐng)導(dǎo)的來訪、電話和事務(wù)等進(jìn)行擋駕和截留，但秘書也可以根據(jù)自己的需要利用它來堵塞信息通道，不讓對自己或自己有關(guān)的人不利的信息進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的視線。
其次是增加信息傳遞的環(huán)節(jié)。各個環(huán)節(jié)對同一信息進(jìn)行不同角度的信息過濾、加工，使信息內(nèi)容與本來面目發(fā)生變化，甚至面目全非。
再次是制造信息通道阻塞。選擇不當(dāng)?shù)男畔鬟f通道，使過窄的信息通道不能快速傳遞超負(fù)荷的信息流量，使信息傳遞減速，從而使信息不能適時地到達(dá)信宿。
四、做好秘書信息工作具體措施
（一）從信息角度治理秘書
秘書一方面利用職務(wù)之便，培育著自己的信息優(yōu)勢，另一方面又不斷地制造機會，使自己的信息優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為個人財富，滿足自己的私欲。而查處秘書也必須以信息為依據(jù)，具體說，應(yīng)從三個方面進(jìn)行反腐對策的思考：一是加快信息公開的步法，實施陽光行政，杜絕暗箱操作；二是加快信息工作程序化、標(biāo)準(zhǔn)化等制度建設(shè)，減少秘書信息工作的主觀化；三是開通信息工作本身的信息反饋的渠道，加強監(jiān)督檢查，加大查處的機率和懲罰的力度。
（二）提高秘書信息素養(yǎng)
信息素養(yǎng)的培養(yǎng)教育已受到世界各國的高度重視，提高秘書人員的信息素養(yǎng)，關(guān)鍵也在于培養(yǎng)教育。
1.制定明確的培養(yǎng)目標(biāo)
培養(yǎng)目標(biāo)既是培養(yǎng)現(xiàn)代秘書信息素養(yǎng)的出發(fā)點，也是秘書人才信息素養(yǎng)的評價標(biāo)準(zhǔn)。它不僅能規(guī)范培訓(xùn)的內(nèi)容和方法，而且能引導(dǎo)培訓(xùn)對象按照標(biāo)準(zhǔn)自覺地去努力和追求。有的秘書部門要求秘書必須“換筆”，學(xué)會用計算機進(jìn)行文字處理等，這些要求對提高信息素養(yǎng)產(chǎn)生了極大推動作用。
2.創(chuàng)建良好的培養(yǎng)環(huán)境
領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充分認(rèn)識信息工作和提高秘書人員信息素養(yǎng)的重大意義，帶頭學(xué)習(xí)信息知識，掌握必需的信息技能。倡導(dǎo)和支持秘書人員學(xué)習(xí)計算機技術(shù)，營造濃厚的提高信息素養(yǎng)氛圍。
信息素養(yǎng)培養(yǎng)離不開一定的軟硬件基本建設(shè)。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃，為秘書人員信息素養(yǎng)培養(yǎng)提供必需的物資、器材和場地，逐步改善秘書部門辦公自動化水平。
良好的制度環(huán)境是秘書人員信息素養(yǎng)培訓(xùn)的有效保證。從當(dāng)前我國秘書隊伍培訓(xùn)實踐來看，除了繼續(xù)搞好在職培訓(xùn)、堅持自學(xué)制度外，還應(yīng)建立和健網(wǎng)絡(luò)使用和管理制度和是信息設(shè)備更新制度。
3.突出信息技能的教育和訓(xùn)練
從現(xiàn)實情況看，信息技能是制約秘書人員信息素養(yǎng)提高的一個關(guān)節(jié)點。信息技能其發(fā)展變化快、知識含量和技術(shù)含量比較高，學(xué)習(xí)掌握起來頗有難度，成為部分秘書人員“頭疼”的問題。因此，在提高秘書人員的信息素養(yǎng)過程中，應(yīng)突出信息技術(shù)的教育和培訓(xùn)。
4.發(fā)揮院校信息教育的職能和作用
院校有充分的信息教育資源，一是院校的圖書情報系統(tǒng)比較完整齊全；二是院校的信息網(wǎng)絡(luò)比較發(fā)達(dá)。因此，依托院校開展教育培訓(xùn)，能夠使秘書人員在較短時間內(nèi)比較系統(tǒng)地掌握常用的信息知識和基本技能。
（三）做好信息工作要注重創(chuàng)新精神
1.在思想認(rèn)識上創(chuàng)新
首先，要把“三個代表”重要思想貫穿于信息工作的全過程，不僅在指導(dǎo)思想上要體現(xiàn)“三個代表”重要思想的要求，而且在信息工作思路，信息內(nèi)容取向，信息網(wǎng)絡(luò)布局，信息活動方式等方面都要體現(xiàn)“三個代表”重要思想；其次，必須強化主體意識。各級領(lǐng)導(dǎo)都要切實加強對秘書信息工作的領(lǐng)導(dǎo)。要進(jìn)一步健全和落實緊急信息報告責(zé)任制。第三、必須強化服務(wù)意識。秘書人員應(yīng)該不斷充實信息內(nèi)容，提高信息實效，使信息工作符合新時期的要求。
2.在信息內(nèi)容取向上創(chuàng)新
首先，要多渠道關(guān)注熱點信息。各級秘書部門不僅要及時報送本職工作情況的信息，報送有關(guān)經(jīng)濟和社會事業(yè)發(fā)展的信息，而且要注意報送事關(guān)群眾、事關(guān)全局的苗頭性、傾向性信息；其次，要剖析難點。要注意扣緊群眾反映強烈、黨委關(guān)注的各種矛盾和問題。不僅要善于發(fā)現(xiàn)問題和反映問題，而且要深入剖析原因，尤其是對決策實施中遇到的“腸梗阻”、不落實問題，要廣泛聽取各方面意見，從政策、體制、干部作風(fēng)等方面查找原因，有針對性地提出對策建議。
在秘書的日常工作中，撰寫文稿，輔助決策，會議準(zhǔn)備工作以及文書的處理等都與信息密切關(guān)聯(lián)。對信息的深刻理解，綜合處理以及合理利用就是秘書活動的基本職能，只有在信息領(lǐng)域不斷推陳出新，及時有效的掌握信息，才能在秘書工作中如魚得水，游刃有余。
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淺談秘書信息工作論文 篇2
摘 要：在信息化時代，高校院系秘書信息工作關(guān)系到整個學(xué)院信息化的建設(shè)。高校院系秘書要認(rèn)識到信息工作的重要性,不斷提高自身信息素養(yǎng),將信息技術(shù)運用到實際工作中,才能更好的為學(xué)院服務(wù)。
關(guān)鍵詞：院系秘書 信息工作 提高效率
隨著科技的不斷發(fā)展,社會的不斷進(jìn)步,信息化速度的加快，社會信息化程度越來越高,已經(jīng)滲透到社會生活各個領(lǐng)域,并發(fā)揮著重要的作用。這也推進(jìn)了高職教育信息化的建設(shè),促進(jìn)了“數(shù)字化校園”的發(fā)展。信息工作也成為新時期高校院系秘書的日常工作,為院系秘書工作提出了新的要求。
一、高校院系秘書信息工作的意義
高校院系秘書工作在學(xué)院的發(fā)展建設(shè)中起著重要的作用，它在宣傳貫徹學(xué)校工作精神、保證日常工作的正常運轉(zhuǎn)、各部門之間的協(xié)調(diào)合作、學(xué)院與師生的聯(lián)系等工作中都是不可或缺的。其工作任務(wù)繁重，頭緒眾多，這不但使院系秘書身心疲憊、工作效率低下，而且嚴(yán)重影響學(xué)院日常教學(xué)工作的正常運轉(zhuǎn)，有時候甚至?xí)䦟φ麄�學(xué)院的工作帶來不利影響。因此，將信息服務(wù)運用到日常管理工作中，不斷提高信息科學(xué)知識和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)辦公自動化、現(xiàn)代化才能跟上時代的步伐,才能提高工作效率,更好的為院系服務(wù)。高效的、合理的、科學(xué)的信息工作是新時期高校院系秘書重要工作之一。
1、方便快捷、提高了工作效率
信息工作以其系統(tǒng)全面、快速便捷、高效準(zhǔn)確等優(yōu)勢，提高了院系秘書的工作效率,優(yōu)化了服務(wù)質(zhì)量,營造了和諧融洽的工作氛圍，有利于和諧校園工作的開展。信息服務(wù)可以更為合理利用現(xiàn)有人力資源，提高服務(wù)質(zhì)量。
2、減少重復(fù)、有利于資源共享
信息工作在高校秘書工作中起著橋梁和紐帶的作用,它能迅速將學(xué)校各種信息及時有效地傳達(dá)給教師和學(xué)生，也能將教師和學(xué)生的信息及時的匯總給學(xué)院相關(guān)的部門。利用網(wǎng)絡(luò)等手段可以減少信息文件的重復(fù),又可以使多個部門共享一個信息資源,提高信息資源的利用率。信息技術(shù)的應(yīng)用有力地推動了信息資源的共享,開辟了高校秘書工作現(xiàn)代化的新途徑。
3、及時準(zhǔn)確、實現(xiàn)科學(xué)化管理
信息工作是高校秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)化管理的需要。在高校的改革發(fā)展建設(shè)中,對教學(xué)、科研、師資隊伍建設(shè)等制度的制定和相關(guān)資料的匯總,都離不開秘書的信息工作。管理的科學(xué)性和正確性依靠院系秘書們利用各種信息手段及時、準(zhǔn)確、全面地收集各類信息,并經(jīng)過分析、整理后提供給領(lǐng)導(dǎo),作為指導(dǎo)工作、進(jìn)行科學(xué)決策的依據(jù)。信息技術(shù)的提高加快了收集信息和加工信息的過程,提供了更加及時準(zhǔn)確的文件資料,是新時期高校院系秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的一項重要工作。
二、高校院系秘書信息工作面臨新的挑戰(zhàn)
高校信息工作不僅給秘書們帶來了方便與快捷的工作效率，同時院系秘書的信息工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。現(xiàn)今階段信息工作缺少系統(tǒng)化的管理,各職能部門也沒有完全達(dá)到資源共享,信息技術(shù)有待于繼續(xù)完善。網(wǎng)絡(luò)信息條件下,高校秘書的信息工作內(nèi)容、方式及服務(wù)手段都發(fā)生了變化,如果具備操作、利用與開發(fā)網(wǎng)絡(luò)信息的能力,不僅可以大大提高工作效率,而且可以獲得準(zhǔn)確、及時、全面的信息資料,更好地為二級院系服務(wù)。
三、如何做好高校院系秘書的信息工作
信息時代的到來,給高校院系秘書工作帶來了許多的發(fā)展空間,如何做好信息工作,具備與時俱進(jìn)的信息意識和素養(yǎng)，學(xué)會利用信息技術(shù)開展工作,以提高秘書工作的效率和質(zhì)量。
1、樹立信息觀念、強化信息意識
作為高校院系秘書要認(rèn)識到信息工作的重要性，才能保證信息的及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面,信息工作不是臨時性的、應(yīng)付性的工作,而是經(jīng)常性的、持續(xù)性的工作。只有這樣,才能有效地利用信息的價值,才能提供給領(lǐng)導(dǎo)作為決策的依據(jù)。積極地去了解、使用網(wǎng)絡(luò),可以大大提高工作效率,減少很多不必要的重復(fù)勞動。良好的信息觀念,就要尊重知識,崇尚科學(xué),終身學(xué)習(xí),善于接受新生事物。新時期高效院系秘書要增強信息意識,敏銳地感受到社會信息的變化,準(zhǔn)確捕捉學(xué)院及部門的信息資料。
2、學(xué)習(xí)信息知識、掌握信息能力
高校院系秘書除了充分利用各種內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)以外,還應(yīng)掌握并建立自己的常規(guī)信息渠道,善于開發(fā)新的秘書工作信息資源,并及時、準(zhǔn)確、全面地獲取所需要的信息。秘書人員必須學(xué)會準(zhǔn)確無誤地理解、識別、判斷、篩選所遇到的信息，以達(dá)到去粗取精、去偽存真、為我所用的目的。學(xué)會利用計算機和網(wǎng)絡(luò)等信息手段準(zhǔn)確地概述、綜合、改造和表達(dá)所需要的信息，并掌握一定的計算機應(yīng)用技術(shù)，如數(shù)據(jù)庫、電子文檔、表格、幻燈片及網(wǎng)頁的處理制作能力,提高個人的信息素養(yǎng),更好地適應(yīng)教育管理信息化、現(xiàn)代化的要求。
3、靈活運用、敢于創(chuàng)新
新時期社會發(fā)展加快,信息周期大大縮短,高校院系秘書必須具備敏銳的觀察力和創(chuàng)新精神,靈活運用信息知識。在獲取和處理信息的基礎(chǔ)之上,把自己的思想和見解融入其中,并通過恰當(dāng)?shù)那腊堰@些信息傳遞給他人,善于運用已掌握的信息解決日常管理工作中的實際問題,使信息發(fā)揮最大的效益。
4、信守職業(yè)道德、增強服務(wù)意識
隨著信息傳遞速度的越來越快,傳遞過程中不可避免地帶有一定的主觀偏見,院系秘書的信息工作中要遵守職業(yè)道德，做好信息的保密工作,準(zhǔn)確的傳達(dá)信息。維護好教師和學(xué)生的利益,不能在享受信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來便利的同時,給院系和個人帶來不必要的麻煩。
總之,信息時代的快速發(fā)展決定了高校院系秘書信息服務(wù)的變化,關(guān)系到整個學(xué)院信息化的建設(shè)。高校院系秘書要認(rèn)識到信息工作的重要性,不斷提高自身信息素養(yǎng),才能更好的為學(xué)院服務(wù),才能在未來的發(fā)展中立于不敗之地。
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淺談秘書信息工作論文 篇3
摘要：教務(wù)秘書，是整個高職院校教務(wù)管理系統(tǒng)中的一個重要角色，在日常的教學(xué)管理中起著舉足輕重的作用。隨著高職院校信息化水平的不斷提高，教學(xué)管理的信息化、現(xiàn)代化是未來的發(fā)展趨勢。因此對教學(xué)秘書的工作提出了新的要求，本文主要討論信息化情況下的教務(wù)秘書的工作特點。
關(guān)鍵詞：教務(wù)秘書 信息化 特點
1 教務(wù)秘書在教學(xué)管理中的位置
設(shè)立高等院校的目的是為了社會培養(yǎng)適合并且是優(yōu)秀的人才，以適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展需要，就像企業(yè)必須生產(chǎn)出合格的產(chǎn)品滿足市場需要一樣。公司用現(xiàn)代企業(yè)管理制度來保證產(chǎn)品的質(zhì)量，同樣，高校必須用現(xiàn)代化的教學(xué)管理手段來保證教學(xué)質(zhì)量。高效的教學(xué)管理方法才能生產(chǎn)出優(yōu)秀的人才，因此，在高校的日常管理工作中，教學(xué)管理是重中之重。
在教學(xué)管理的`各級各類管理隊伍中，有一個角色即特別，又重要，這就是教務(wù)秘書。在絕大多數(shù)實行二級管理的學(xué)院中，都設(shè)置了教務(wù)秘書一職，該職位主要負(fù)責(zé)本學(xué)院的日常教學(xué)管理工作，并是學(xué)校教務(wù)處和二級學(xué)院聯(lián)系的紐帶。然而本文并不是討論二級學(xué)院的教務(wù)秘書，而是教務(wù)處的教學(xué)秘書。不論從工作任務(wù)的繁重程度還是在教學(xué)管理中所處的位置，教務(wù)處的教學(xué)秘書要比二級學(xué)院的教學(xué)秘書起著更大的作用。
首先，在教務(wù)處跟各個二級學(xué)院之間所有教學(xué)工作的連接當(dāng)中，教務(wù)秘書擔(dān)當(dāng)主要作用。教務(wù)秘書是教務(wù)處對各學(xué)院、系部的日常教學(xué)工作進(jìn)行組織、管理的聯(lián)絡(luò)人，是命令和任務(wù)的主要傳達(dá)者和具體執(zhí)行者。教務(wù)處下達(dá)的各類教務(wù)文件和通知．都由教務(wù)秘書安排執(zhí)行，并在過程中進(jìn)行必要的催促督察。最后，由教務(wù)秘書統(tǒng)一匯總和整理，上交到教務(wù)處處長。在教務(wù)教學(xué)的整個具體執(zhí)行過程中，教務(wù)秘書既是命令的下達(dá)者，又是執(zhí)行者和管理者。另外，學(xué)校的其他職能部門，如人事處、財務(wù)處、保衛(wèi)處、后勤處、工會等，都跟教務(wù)秘書進(jìn)行經(jīng)常的工作聯(lián)系。
其次，教務(wù)秘書作為教務(wù)處處長的得力助手，直接參與各項教學(xué)管理工作，是高校教學(xué)管理隊伍中的精英力量。從課程教學(xué)大綱、計劃的制定執(zhí)行，教師授課計劃表的驗收上交，到每學(xué)期的公選課、必修課、體育選項排課，再到教師備課、上課情況的督查，以及每學(xué)期協(xié)助質(zhì)控部進(jìn)行期中教學(xué)質(zhì)量檢查等等。在各種形式的教學(xué)管理活動中，教務(wù)秘書都是直接的參與者。
最后，教務(wù)秘書接觸的人群遠(yuǎn)遠(yuǎn)比二級學(xué)院秘書廣泛很多，教務(wù)秘書不僅僅要面對二級學(xué)院秘書、各個系部的一把手，教務(wù)處的各個同仁，還要面對全校的不同教職工和在校生。
教務(wù)處的各項工作，例如學(xué)生對任課教師課堂教學(xué)效果的收集和處理；選課的組織；專業(yè)的分流和學(xué)籍移動，四、六級考試；實習(xí)材料收交歸檔；畢業(yè)生資格審查；畢業(yè)生證書發(fā)放等各種大小事務(wù)，都決定了教務(wù)秘書必須面對復(fù)雜的人群。
2 教務(wù)秘書在信息化下的工作要求
2.1 具備較強的業(yè)務(wù)能力。教務(wù)教學(xué)秘書的基本要求是必須懂得教育教學(xué)規(guī)律，了解和掌握教學(xué)管理常規(guī)工作，明白教學(xué)各個環(huán)節(jié)的要求和標(biāo)準(zhǔn)。要非常熟悉教務(wù)處制定的規(guī)章制度，確保教務(wù)管理的規(guī)范化和制度化，掌握教務(wù)工作規(guī)范及流程，不斷增強教務(wù)管理運作能力、組織能力和協(xié)調(diào)能力，具備與所從事教務(wù)管理相關(guān)學(xué)科的基本知識。了解全校教學(xué)大綱、教學(xué)計劃和課程設(shè)置，了解各科教學(xué)大綱的要求和各門課程之間的聯(lián)系，熟悉教學(xué)過程和教學(xué)規(guī)律。雖然不能面面俱到，但是一定要做到心中有數(shù)。具備一定的檔案管理與歸納能力。從管理實踐經(jīng)驗來看，計算機和信息化類專業(yè)比較適合擔(dān)任教務(wù)秘書。
2.2 教務(wù)秘書必須具有掌握和運用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)的能力，以便于提高工作效率。教務(wù)秘書自己必須提高認(rèn)識，樹立全面的信息化工作觀念，適應(yīng)教務(wù)教學(xué)管理的信息化和科學(xué)化，必須確立以現(xiàn)代教育理論為指導(dǎo)的信息化工作理念。必須變革傳統(tǒng)的工作模式、管理模式、管理方法，充分吸收其他行業(yè)信息化管理的有益經(jīng)驗，探索基于信息化、現(xiàn)代化條件下的高校教務(wù)秘書工作新模式。
教務(wù)秘書必須能夠熟練的使用計算機進(jìn)行日常工作的文檔、表格處理，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和教學(xué)管理系統(tǒng)實現(xiàn)辦公自動化。這不但能提高工作效率，而且能減輕管理中的部分工作量，為各級教學(xué)管理部門提供便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。教務(wù)秘書要重視收集教育教學(xué)各方面的信息，例如老師對管理工作的意見、對專業(yè)設(shè)置的感受和人才培養(yǎng)方案的評價。同時，教務(wù)秘書要收集其它兄弟院校的信息；例如其它高校相關(guān)專業(yè)的設(shè)置和調(diào)整及教學(xué)管理模式。對已經(jīng)收集到的信息，教務(wù)秘書要及時地整理歸納，然后向教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)反饋，以便領(lǐng)導(dǎo)能全面的掌握整個學(xué)校的教學(xué)現(xiàn)狀，做出正確的決策。所以，信息化的資料管理和積累，對積累教學(xué)經(jīng)驗，改進(jìn)教學(xué)質(zhì)量，提高管理水平，探索信息化條件下高校教學(xué)管理規(guī)律具有重要的意義。 教務(wù)秘書要加強自身信息化能力的培養(yǎng)。隨著現(xiàn)代化教育技術(shù)的迅速發(fā)展，教務(wù)秘書不能僅僅滿足于打印文件、查詢成績等簡單的計算機操作，還應(yīng)該會運用現(xiàn)代教學(xué)管理系統(tǒng)進(jìn)行日常教學(xué)管理，回答教師和學(xué)生的管理咨詢，網(wǎng)上辦公等計算機應(yīng)用技能。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及、教學(xué)技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)化已成為必然。因此，為了保障教育教學(xué)適應(yīng)教育現(xiàn)代化的要求，要求教務(wù)秘書能嫻熟地運用各種現(xiàn)代化的教育技術(shù)裝備，為教師提供一流的教學(xué)服務(wù)。教務(wù)秘書要抽時間參加必要的計算機類應(yīng)用技能的培訓(xùn)，加強對網(wǎng)頁制作、圖像處理等基本的多媒體應(yīng)用技術(shù)的學(xué)習(xí)和使用，以便于對學(xué)生的照片等多媒體類資料的存檔和編輯。為了適應(yīng)管理的需要，保證教學(xué)管理系統(tǒng)的暢通，必須充分利用校園網(wǎng)，學(xué)習(xí)并使用現(xiàn)代化的校園計算機管理信息平臺，熟練操作排課系統(tǒng)、學(xué)籍與學(xué)歷系統(tǒng)、成績管理系統(tǒng)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)、命題與考試系統(tǒng)等教學(xué)管理系統(tǒng)，提高自動化管理工作中的水平，減少人工管理和人為因素的影響，達(dá)到即時、規(guī)范、高效的管理。將教務(wù)系統(tǒng)管理員和教務(wù)處秘書的職位合二為一，是一種不錯的管理嘗試，在實際管理中也取得了不錯的管理效果。
2.3 教務(wù)秘書要有較強的組織管理能力和協(xié)調(diào)溝通能力。教務(wù)秘書應(yīng)該具備獨立開展工作的能力，在完成上級下達(dá)任務(wù)的同時，依據(jù)實際情況靈活主動的工作，對責(zé)任范圍內(nèi)的工作能得心應(yīng)手的組織實施。同時應(yīng)具備駕馭復(fù)雜局面的能力，協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，尤其是教與學(xué)的關(guān)系，學(xué)校和家長的關(guān)系，應(yīng)該積極的避免矛盾的激化，作為學(xué)校、希部、教師、學(xué)生之間的橋梁和紐帶，在日常工作減少不必要的摩擦和爭端，創(chuàng)造一個和諧的工作氛圍，提高工作效率。良好的協(xié)調(diào)溝通能力是教務(wù)秘書必須具備的主要素質(zhì)能力之一。具體表現(xiàn)為要做好教務(wù)處與二級學(xué)院的協(xié)調(diào)溝通工作，保證教學(xué)任務(wù)、考試、調(diào)停課、計劃和大綱等各項工作的順利開展，做好教務(wù)處內(nèi)部的協(xié)調(diào)溝通工作，保證開學(xué)初課表的發(fā)放，教學(xué)任務(wù)的下達(dá)、期中教學(xué)檢查、期末考試安排，監(jiān)考的落實以及聽取教師對教學(xué)管理工作的建議，最后是與其它系部的教學(xué)秘書保持良好的關(guān)系，這樣不僅有利于教務(wù)處開展工作，并且可以真實的反饋各個系部的教學(xué)信息和存在的問題，必須迅速與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，向有關(guān)方面反應(yīng)，及時的解決問題。由此可見，教務(wù)秘書必需具有良好的協(xié)調(diào)溝通能力，與方方面面都建立起一種穩(wěn)定默契的關(guān)系，才能順利地開展工作。
3 教務(wù)秘書工作中的新問題
高校教務(wù)秘書承擔(dān)繁重的教學(xué)任務(wù)，在教學(xué)管理中具備重要的作用。但是教務(wù)秘書工作內(nèi)容繁雜、不易量化，非常瑣碎，且工作難度和業(yè)績不易體現(xiàn)，因此教務(wù)秘書往往不被重視。
在工作、學(xué)習(xí)和生活中遇到困難和阻力時，需求和動機無法得到滿足，由于高校管理體制的原因，對于教務(wù)秘書缺乏有效激勵、晉升機制，在政治待遇、利益分配和職稱評定等方面長期處于劣勢地位，高校在教務(wù)秘書的出路和未來發(fā)展問題上缺乏相關(guān)政策。因此，教務(wù)秘書在工作中看不到希望，致使積極性受挫，悲觀失望，甚至消極怠工，影響了心理健康和工作效率，這都是目前急需解決的問題。
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