書信公函格式范文

　　公函式商函的信文格式包括信頭、標題、函號、稱謂、正文、信尾、附件標注、附言等項。下面是小編為你帶來的書信公函格式范文，歡迎閱讀。

　　書信公函格式范文

　　1.信頭(函頭)信頭原屬英文商函的一種格式,由于商務活動的國際交往日益增多,近年來國內商函采用這種國際通用的信頭格式者日漸增多。信頭出現于信文首頁的上部,在左上方寫收件人地址、單位、職稱、職銜、姓名等;右上方寫發信人地址、法定名稱、姓名、電話、傳真、電報掛號、E-mail、郵政編碼、寄信日期等。

　　如:香港九龍觀塘協和街78號 中國·北京市啟德樓二樓B座Y西城區車公莊大街6號泵業國際集團 中國雙巴進出口總公司董事長云曉瓔先生 總經理×××電話:傳真:電報掛號:電子郵址:郵編:1999年10月1日

　　有些商業企業的信箋印有信頭,發信時在專用發函紙上按表格填寫即可。需注意:就目前而言,信頭并非中文商函的必備格式,國內商函往來多無信頭。

　　2.標題(事由)標題位置在信頭下方,居中書寫;不使用信頭則直接標寫在首頁上方中間。標題用來標明事由,使收信人通過標題一目了然就能知道信文的主要內容。商函標題常見有兩種形式:一是由事由加文種名稱“函”構成,類似于兩項式的公函標題,如“關于申請商標注冊咨詢函”。二是先寫“事由”二字,加冒號提示,然后直接標寫該信件的內容,如“事由:K-35超聲波儀索賠”。

　　3.函號(編號)函號即發函字號或發函編號。中文商函的編號常見有兩種形式:一是仿效行政公文發文字號的格式,形成“×函[20××]”或“(20××)×函第×號”的形式。如“瓊紡財函[2000]99號”或“(2000)瓊紡財函第99號”,這里的“瓊紡財函”是代指“海南省紡織公司財務處商函”,“99號”是該公司年度發函的順序號。但需注意,商函的發函字號不象行政公文發文字號那樣有嚴格的要求。二是采用直接編號,如“第23號”。設置函號是為了便于收發函雙方對商函的處理、歸檔、備查,是否需要編制函號或采用何種形式編排函號并無具體規定。函號的標注位置也沒有固定、統一的要求,通常出現在標題右下方或信頭的左上方。

　　4.稱謂(稱呼)稱謂是對收信人或收信單位的稱呼。稱謂的`位置在標題或函號的左下方,單獨占行,頂格書寫,后面用冒號。商函比較注重稱謂。若收信方是單位,應寫全稱或單位內的部門名稱;若寫給個人,要在公司名稱和對方名字之后加職務銜,以示尊重。如“××商場××總經理”、“×××董事長”等。不知對方職務或職稱時可用“負責同志”、“先生”、“女士”、“小姐”等稱呼。與港澳臺地區進行商務往來,依照習慣還應在稱呼上加一些文言敬語,如“×先生惠覽”、“××先生臺鑒”等。商函在稱謂之后一般不用寒暄語,直接進入正文,不必象私函那樣客套寒暄。

　　5.正文正文是商函的核心部分,敘述經貿業務往來聯系的實質性問題。正文可分開頭、主體、結尾三部分。開頭:開頭應直截了當、簡單扼要地說明發函意圖、緣由;復函則要引敘對方來函,以示復函的針對性。主體:主體表達信函的中心內容。一般是根據發函緣由詳細地陳述具體事項或是針對所要商洽的問題或所聯系的事項闡明自己的意見。結尾:結尾一般是簡要概括主體所敘之事,并提出本函的有關要求,如“希望速予辦理見復”等。有的商函在結尾時使用一些慣用語,如“此致”、“此復”等。也有的商函沒有結尾。結尾往往就是一兩句話,但卻是點睛之筆,應特別注意它的恰當得體。一般商函沒有祝頌語。個別商函如聯系信、慶賀信,為聯絡情感、表示禮儀,常常在結尾使用祝頌語,寫一些表示祝愿或致敬的話語,如“謹祝商安”、“敬祝健康”等。結尾慣用語和祝頌語可一行書寫也可分兩行書寫。一行書寫時可緊隨正文,也可以和正文空開兩格再寫;分行書寫時,“謹祝”、“敬祝”可緊隨正文,也可以和正文空開兩格再寫,“商安”、“健康”則轉行頂格書寫或轉行空兩格書寫。

　　6.信尾信尾包括落款、簽章、日期等。落款:落款通常寫在結尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發出的信函,落款可寫單位名稱或單位內具體部門名稱,也可同時署寫信人的姓名,有負責人姓名的還須注明職銜。使用專用發函紙,則填寫日期即可。簽章:簽字和加蓋公章。重要的信函,為鄭重起見要加蓋公章。有發函人署名的必須親自手簽具名,不能用圖章代替手簽,打印的信件在打印的姓名前面也必須簽署真名,因為商函是重要的憑證。日期:日期一般寫在署名的下一行或同一行偏右的位置。發函日期要寫明具體的年、月、日(甚至時)。做為憑據,日期是商函非常重要的一項格式,要求書寫完整,不可省略、遺漏。

　　7.附件標注附件是隨函附發的有關材料,如報價單、發票、確認書、單據等。由于文本頁數多或不便寫入正文,這些資料均可作為附件處理,附在信文之后。附件的標注位置可在落款之前也可在落款之后,靠左側寫“附件:”或“附:”字樣,然后注明附件的名稱和件數。如“附件:安圖公司最新地圖目錄三份”、“附:88號男式真絲睡衣彩色圖片一套”。

　　8.附言如果附言補敘的內容較多,應另寫一函,以示尊重。信函寫完后,發現內容有漏、或有補充說明之事、或有必須修正之處,可在落款左下方標寫“又及:”、“又啟:”、“再者:”、“再啟者:”字樣,然后提行予以補敘,交代有關事項。也可直接補敘有關事項,然后標寫“又及”、“雙啟”字樣。如“又及:×××經理特意囑筆問候”、“又啟:來函可郵寄新址”,或“×××經理特意囑筆問候。又及”、“來函可郵寄新址。又啟”。如果附言補敘的內容較多,應另寫一函,以示尊重。上述公函式商務信函的8項格式并不是每件商函所必須具備的,其中標題(事由)、稱謂、正文、信尾4項是必有的格式;而信頭、函號(編號)、附件標注、附言4項是或有的格式,寫作時可依實際需要選用。

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致XX公司商函

　　貴司與我司簽訂的.XX中段一層入口處之協議，現貴司由于特殊原因要求與我司解除合同。貴司承擔退還我司以交的租金XX萬元同時補償我司XX萬元的損失共計XX萬元整人民幣。現我司已同意該司要求，提前解除合同。我司撤離該店后其之前售后服務轉移至XX地區XX店(全國XX直營店面均可提供服務)。雙方簽字蓋章后生效!

　　甲方：xxx

　　乙方：xxx

　　代理人：xxx

　　代理人：xxx

　　日期：xxxx年xx月xx日

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