辦公室文員崗位說明書

時間：2022-11-02 20:30:39 崗位說明書我要投稿

辦公室文員崗位說明書(5篇)

辦公室文員崗位說明書1

　　一、文件管理

辦公室文員崗位說明書(5篇)

　　1.成文

　　(1)內部通啟(MEMO)成文：(2)根據經理要求撰寫初稿;(3)請經理核查簽字; (4)部門管理制度成文：(5)根據經理要求撰寫初稿; (6)審核通過后，在《發文本》上填寫的內容包括：文件標題、發文時間、擬稿部門、請求審批時間、主送及抄報、抄送部門、有附件的，應列明名稱; (7)審核通過后，送企業管理部審批; (8)呈報總經理審批。

　　2.發文

　　(1)將文件原件復印存檔;(2)在《發文登記簿》上登記下發文件的名稱、發文時間、接收部門名稱; (3)到相關部門下發文件;(4)請相關部門的文員以上管理人員在《發文登記簿》中 “外收發簽字”一欄簽收。

　　3. 收文

　　(1)收到各部門發出的酒店內部文件后，簽收并上報經理; (2)將 VIP 信息填寫在辦公室 VIP 信息欄上; (3)將報紙等需要張貼的材料，在規定版面張貼;(4)監督部門人員在閱讀文件后，在文件上簽字。

　　4.分類存放

　　(1)對于時效性較強的文件，如《貴賓團體接待服務計劃單》、MEMO 等設專用表格夾存放; (2) 對于本部門下發的文件原件設專用文件夾存放，規章制度存放于相應的制度夾中;(3)對于酒店下發的規章制度根據發放的部門進行分類存放; (4)在文件的每頁右上角用鉛筆標明該文件在目錄中的序號、總頁數及當前頁數；(5)在存放新下發的制度時，對于制度中已明確標明作廢的舊制度要作出作廢標志，同新下發的制度一并進行存放，對于一些補充規定，要將原文件找出后，與新文件一并存放，同時在目錄上作出標注;

　　5.裝訂整理

　　(1)每月月底將當月的《貴賓團隊接待通單》、 MEMO 等整理匯總，裝訂成冊，在封皮上寫明年、月、日以及保存期限; (2)每月月底要對存放的制度進行整理，對于內容有相互聯系的要進行合并存放。

　　6.借用

　　(1)部門員工借用文件時要在《借用登記表》上登記，注明借用文件的名稱、借用日期、借用人及需借用的時間; (2)對于外部門借用文件的，要經經理同意后方可辦理借用手續; (3)外部門辦理借用文件手續時，要持對方負責人簽字的 MEMO，注明借用的原因、借用的文件名稱及所需借用的時間，并在《借用登記表》上登記文件名稱、時間及借用人; (4)文件歸還后，要查看有無遺失、破損現象，并由借用人在《借用登記表》上簽字，記錄歸還時間。

　　7.銷毀

　　(1)對于到保存期限的《貴賓團體接待服務計劃單》、MEMO 等文件，請示是否銷毀; (2)同意后，以 MEMO 的形式，列明需銷毀文件的名稱、文件下發日期、保存的起止日期，上報審批簽字; (3)將審批簽字后的 MEMO 上報質檢部進行審批;(4)接到質檢部同意銷毀的書面批復后，方可銷毀;(5)銷毀時根據表格數量的大小可采取到鍋爐房燒毀或用碎紙機粉碎等方式; 工作項目名稱：

　　二、表格管理

　　1.申領

　　(1)對于酒店統一外出印刷的表格按照酒店核定的表格月用量，每月列入《物品月計劃申報單》中申領;(2)對于部門專用表格月用量在三十張以上的，按照部門月用量，每月月初填寫《印刷申請單》，經審批簽字后，上報質檢部審批; (3)對于月用量較少，但長期使用的表格，亦應根據實際使用情況，定期申請印刷使用; (4)接到表格印刷完畢的通知后，到美工室將表格領回，并在《印刷申請單》中部門確認一欄簽字確認;(5)對于酒店統一使用但沒有外出印刷的表格，按照酒店規定的表格領取時間到質檢部領取。

　　2.登記

　　(1)對于領取的表格要進行登記，設立表格臺帳;(2)部門員工在領用表格時，要在《領用登記表》上登記，注明日期、名稱、數量及領用人;(3)月末將當月表格領用情況匯總，并在表格臺帳支出欄內登記當月發放的總數量。

　　3.整理

　　(1)對于使用過的不需當天上交給相關部門的表格，要每十天進行一次整理;(2)月末將當月的表格進行匯總、裝訂，在封皮上標明名稱、月份;(3)對于需要進行總結分析的，要統計出有關數據。 ⒈對表格要進行分類整理。

　　4.存放

　　(1)在表格存放櫥內標明存放期限，如一個月、三個月、半年等; (2)將整理好的表格按照保存期限分開存放。

　　5.借用

　　(1)對于各部門需要借用使用過的表格時，需經經理同意后方可辦理借用手續; (2)外部門辦理借用表格手續時，要持對方負責人簽字的 MEMO，注明借用的原因，借用的表格名稱、借用日期及所需借用的時間，并在《借用登記表》上登記表格名稱、借用日期及借用人; (3)表格歸還后，要查看有無遺失現象，并由借用人在《借用登記表》上簽字，記錄歸還時間。

　　6.銷毀

　　(1)對于到達保存期限的表格，需請示是否銷毀; (2)征得同意后，以 MEMO 的形式，列明需銷毀的表格名稱、日期、表格保存的起止時間由審批簽字;(3)將經理審批簽字的 MEMO 上報質量管理部進行審批;(4)接到質檢部同意銷毀的書面批復后，方可銷毀;(5)銷毀時根據表格量的大小可采取到鍋爐房燒毀或用碎紙機粉碎等方式;

　　三、物資管理

　　1.盤點

　　(1)每月 20 日對部門辦公用品、固定資產、低值易耗品及機油等物資進行盤點，并分別與其臺帳的帳面結存數量進行核對，保證帳物相符; (2)如盤點中發現物資短缺現象應及時查明原因，并上報部門。

　　2.編制月計劃

　　(1)每月 24 日前根據盤點情況及部門下月的工作計劃，作出下月物資申領計劃;(2)填寫一式四份的《物品月計劃申報單》，列明物品品名、規格、上月用量、本月結存、本月申報、物品單價、每種物品的申報金額，并計算累計金額，對于特殊申領的物品，要在用途一欄單獨注明申領原因，在經手人一欄簽字。

　　3.審核上報

　　(1)將填寫好的《物品月計劃申報單》上報經理審批簽字;(2)將經理審批通過的《物品月計劃申報單》在每月 25 日前上報倉管部。

　　4.領取

　　(1)持酒店審批通過的《物品月計劃申報單》在規定領取物資的時間內到倉管部記帳員處開具《物品申領單》，并由經理簽字確認; (2)持《物品申領單》到倉管部相關庫房辦理物品領用手續，領取物品。

　　5.登記

　　物品領回后，按照實際領取的物資名稱及數量分別在相關的臺帳上進行登記。

　　6.發放

　　(1)物品發放時，應在臺帳支出欄內做好登記; 由領用人在《領用登記表》上簽字確認。(2) 領用登記表

　　7.借用

　　(1)其它部門因工作需要借用物品時，應征得理同意;(2)借用時應持借用物品部門負責人簽 MEMO，注明借用的物品名稱、借用的原因、需借用的時間，《借用登記表》進行登記;(3) 并在上歸還時，要檢查物品是否完好，如有損壞應由借用部門予以賠償;(4)檢查合格后予以接收，并由借用人在《借用登記表》上進行簽字并記錄歸還時間。

　　四、勞保用品管理

　　1.制定計劃

　　(1)每月 5 日按照《勞保用品規定》將需要領用的勞保用品填列在一式兩份的《物品月計劃申報單》中。(2)遇節假日提前制定計劃;

　　2.審核上報

　　(1)將列好的《物品月計劃申報單》上報審批簽字;(2)審批通過后，持勞保用品申領計劃到人事部勞保福利員處開具;

　　3.領取

　　到倉管部辦理領取手續。

　　4.登記

　　勞保用品領回后，在臺帳上登記。

　　5.發放

　　(1)發放時，在臺帳上做好登記;(2)由領用人在《領用登記表》上簽字確認。

　　五、出勤統計

　　1.整理表格

　　(1)每天上班后整理前一日的《出勤登記表》，核對應出勤人數和實際出勤人數，查看有無遲到、早退、請假情況，并在《出勤登記表》上注明;(2)對出勤登記與實際情況不符的問題，上報部門經理; (3)根據部門出勤情況填寫《工作出勤日報表》;(4)以上表格填寫完畢，在填表人一欄簽字; (5)按照酒店要求檢查前日的《員工離崗去向跟蹤調查表》，并在檢查人一欄簽字確認。

　　2.填寫《出勤表》

　　(1)按照實際出勤情況填寫《出勤簿》;(2)如有請假單，要粘貼在《出勤簿》的背面。

　　3.上報審批

　　(1)將填寫好的《工作出勤日報表》連同《出勤登記表》和《員工離崗去向跟蹤調查表》上報經理審批簽字;(2)將檢查中發現的問題列出明細，匯報給經理; (3)審批簽字后，于每天中午 12:00 前將上述表格與《出勤簿》一起上報人事部;

　　4.取《出勤簿》

　　每天 16:00 后到人事部將《出勤簿》取。

　　5.匯總統計

　　(1)每月 2 日前，參照《出勤簿》將上月部門每名員工的出勤情況，并將統計情況填寫到《月份出勤情況報表》上，對于缺勤情況寫明缺勤天數及原因;(2)對于當月新到崗員工，應注明到崗時間;(3)將填寫好的《月份出勤情況報表》上報部門經理審批簽字; (4)每月 2 日前報送人事部;

　　六、獎金核算

　　1.抄寫獎金撥入數

　　(1)接到人事部勞動工資核算員抄寫部門獎金撥入數的通知后，應于當日到人事部抄寫;(2) 抄寫時，注意核查所撥入的獎金數額是否正確，如有異議向人事部勞動工資核算員咨詢。

　　2.分解酒店扣罰

　　(1)到質檢部領取上月酒店對部門的《扣罰匯總表》; (2)按照《扣罰匯總表》上所列的扣罰情況核對《罰款單》，對《罰款單》不全的，要立即到相關部門進行領取;(3)按酒店扣罰及連帶比例，對《罰款單》進行分解，責任到人;(4)按分解好的扣罰，填寫《扣罰明細表》。

　　3.申請減免

　　(1)對需要申請酒店給予減免的扣罰，應以 MEMO 形式列出處罰項目及罰款單號，注明申請減免的原因;(2)將寫好的減免申請上報經理審批簽字;(3)于酒店下發獎金撥入數之日起三日內，將經理簽字確認后的減免申請上報質檢部進行審批。

　　4.統計內部扣罰

　　(1)參照《員工日考評表》統計部門員工個人的部門內部扣罰總數; (2)匯總部門內部扣罰總數。

　　5.計算獎金

　　(1)對部門的獎金撥入數進行二次 (2)請示經理如何進行內部加發;(3)員工當月獎金實發金額=員工當月獎金應發金額+加發金額-酒店扣罰金額-部門扣罰金額。

　　6.填表

　　(1)將每位員工的獎金應發金額、加發金額、酒店扣罰金額、部門扣罰金額、實發金額分別填寫到《月份獎金發放明細表》上;(2)在《月份獎金發放明細表》的填表人一欄簽字。 ⒈月份獎金發放明細表

　　7.審批上報

　　(1)將做好的《月份獎金發放明細表》連同《扣罰明細表》一起上報經理審批簽字;(2)在人事部下達的規定上交的時間內將經理審批簽字的《月份獎金發放明細表》上報給人事部勞動工資核算員。

　　8.發放

　　(1)當接到財務部現金出納員通知領取獎金的通知后，到財務部辦理領取手續 (2)按照《月份獎金發放明細表》上所列的實發金額進行發放，并由領取人簽字。

　　9.交表

　　將員工領用簽字的《月份獎金發放明細表》交財務部現金出納員;

　　七、用心做事事例匯總

　　⒈篩選每天對員工上報的用心做事事例經篩選后，填寫在《以情服務、用心做事典型事例匯總表》上。

　　⒉上報 (1)將填寫好的《以情服務、用心做事典型事例匯總表》上報經理進行審閱;(2)于每天下班前將經理審閱簽字后的《以情服務、用心做事典型事例匯總表》上報企業文化部。

　　⒊登記將當天上報的員工用心做事的事例登記在《用心做事事例匯總表》上，要注明姓名、事例發生日期及內容。

辦公室文員崗位說明書2

　　1、負責綜合部日常事務性工作；負責中心各種文稿的打印、發送，負責中心文件材料的領取；

　　2、認真貫徹執行黨和國家各項法規、政策及中心各項規章制度；

　　3、負責辦理各類文件的收發、登記、閱簽、清退、整理、歸檔、保密工作；

　　4、負責辦公室的日常管理工作，負責受理投訴和來訪接待、收發傳真、考勤登記、接聽電話等工作；

　　5、負責中心會議的籌備、會議通知的擬寫、下發工作，負責會議記錄和文字材料的整理。

　　6、負責收集和撰寫有關信息，及時向領導提供信息參考和建設意見。提請領導應盡快辦理的有關工作；

　　7、負責人事、勞資、倉庫管理等工作。

　　8、完成領導交辦的其它工作。

辦公室文員崗位說明書3

　　1。負責營銷系統員工的人事檔案的日常維護工作。

　　2。辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調、獎懲和離職等具體手續。

　　3。接聽、轉接電話；接待來訪人員。

　　4。負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

　　5。負責傳真件的收發工作，傳真信息必須在五分鐘內送達相關人員，

　　6。負責收發管理報紙、信函；

　　7。負責考勤和加班申報單的報表與匯總，并起到有效監督和引導作用。

　　8。協助其他部門的工作，并和其他部門友好相處。

　　9。負責總經理辦公室的清潔衛生：如煙缸不得超過十個煙蒂，訪客離去后，十分鐘內必須清洗好煙缸、茶杯。

　　10。負責接待工作：如有訪客進入接待廳，應抬頭行注目禮“您好，請問找誰”，并請訪客入坐，請示后引入相關區域，在一分鐘內端上茶水，并負責加水、更新煙缸；

　　11。總機服務工作：鈴響三聲內必須接聽，“您好，‘XX 公司‘。”；若自動轉撥，三分鐘內必須轉為人工；來電找“總經理”，判定是廣告類，不應直接轉入，應問清何事后轉接相關部門；

　　12。安全工作：下班前檢查復印機關機，關閉所有電源，負責關好門窗；

　　13。上面交辦的其它臨時工作。

　　辦公室文員個人月度總結

　　辦公室文員工作是我從事的第一份工作，是我職業生涯的一個起點，我對此也十分珍惜，盡最大努力去適應這一崗位。現在就20xx年的工作情況總結如下：

　　一：以踏實的工作態度，適應辦公室工作特點

　　辦公室是企業運轉的一個重要樞紐部門，對企業內外的許多工作進行協調：溝通，做到上情下達，這就決定了辦公室工作繁雜的特點。每天除了本職工作外，還經常有計劃之外的事情需要臨時處理，并且一般比較緊急，讓本人不得不放心手頭的工作先去解決，所以這些臨時性的事務占用了比較多工作時間，經常是忙忙碌碌的一天下來，原本計劃要完成的卻沒有做。但手頭的工作也不能耽誤，今天欠了帳，明天還會有其他工作要去處理，所以，本人經常利用休息時間來進行[補課]，把一些文字工作帶回家去寫。

　　辦公室人手少，工作量大，特別是企業會務工作較多，這就需要部門員工團結協作。在20xx年里，遇到各類活動與會議，本人都積極配合做好會務工作，與部門同事心往一處想，勁往一處使，不會計較干得多，干得少，只期望把活動圓滿完成。

　　過去的20xx年是企業的效益與服務年，而辦公室就是個服務性質的部門，本人認真做好各項服務工作，以保障工作的正常開展。部門之間遇到其他同事來查閱文件或是調閱電子文檔，本人都會及時辦妥;下屬機構遇到相關問題來咨詢或者要求幫助，本人都會第一時間解答與解決。以一顆真誠的心去為大家服務。

　　二：盡心盡責，做好本職工作，20xx年以來，本人主要完成了一下工作：

　　1：文員工作嚴要求

　　1：公文傳閱歸檔及時。文件的流轉：閱辦嚴格按照企業規章制度及ISO標準化流程要求，保證各類文件擬辦：傳閱的時效性，并及時將上級文件精神傳達至各基層機構，確保政令暢通。待文件閱辦完畢后，負責文件的歸檔：保管以及查閱。

　　2：下發公文無差錯。做好分企業的發文工作，負責文件的套打：修改：附件掃描：紅文的分發：寄送，電子郵件的發送，另外協助各部門發文的核稿。企業發文量較大，有時一天有多個文件要下發，本人都是仔細去逐一核對原稿，以確保發文質量，20xx年以來共下發紅文XX份。另外負責辦公室發文的擬稿，以及各類活動會議通知的擬寫。

　　3：編寫辦公會議材料，整理會議記錄。每個月末對各部門月度計劃的執行情況進行核對，催收各部門月度小結：計劃，并擬寫當月工作回顧，整理辦公會議材料匯編成冊，供領導室參考。辦公會議結束后，及時整理會議記錄，待領導修改后，送至各部門傳閱。

　　2：督辦工作強力度

　　督辦是確保企業政令暢通的有效手段，過去的20xx年以來，作為督辦小組的`主要執行人員，在修訂完善督辦工作規程，并以紅文的形式將督辦工作制度化后，通過口頭：書面等多種形式加大督辦工作力度。抓好企業領導交辦與批辦的事項：基層單位對上級企業精神貫徹執行進度落實情況以及領導交辦的臨時性工作等，并定期向領導室反饋。

　　3：內外宣傳講效果

　　宣傳工作是企業樹立系統內外社會形象的一個重要手段與窗口。過去的20xx年在內部宣傳方面，本人主要是擬寫企業簡報，做好[辦公室報]協辦的組稿工作，以及協助板報的編發，外部宣傳方面完成了分企業更名廣告：司慶祝賀廣告：元旦賀新年廣告的刊登，另外每月基本做到了有信息登報。

　　4：完成辦公室文員職責工作。

　　辦公室文員工作是一個講責任心的工作。各個部門的比較多請示：工作報告都是經由本人手交給領導室的，并且有些還需要保密，這就需要本人在工作中仔細：耐心。20xx年以來，對于各部門：各機構報送領導室的各類文件都及時遞交，對領導室交辦的各類工作都及時辦妥，做到對領導室負責，對相關部門負責。因為這個工作的特殊性，為了更好地為領導服務，保證各項日常工作的開展，每天本人基本上6點多鐘才下班。有時碰到臨時性的任務，需要加班加點，本人都毫無怨言，認真完成工作。

　　5：企業文化活動積極參與

　　20xx年以來積極參與了司慶拓展訓練：員工家屬會：全省運動會：中秋爬山活動：比學習競賽活動等多項活動的策劃與組織工作，為企業企業文化建設，凝聚力工程出了一份力。20xx年以來，無論在思想認識上還是工作能力上都有了較大的進步，但差距與不足還是存在的：例如工作總體思路不清晰，還處于事情來一樁處理一樁的簡單應付完成狀態，對自我的工作還不夠鉆，腦子動得不多，沒有想在前，做在先;工作熱情與主動性還不夠，有些事情領導交代過后，沒有積極主動地去投入太多的精力，辦事有些惰性，直到領導催了才開始動手，造成了工作上的被動。

　　20xx年有新的氣象，面對新的任務新的壓力，本人也應該以新的面貌：更加積極主動的態度去迎接新的挑戰，在工作上發揮更大的作用，取得更大的進步。